于建軍

(江蘇科大匯峰科技有限公司，江蘇 鎮(zhèn)江 212003）

1.引言

溝通管理是項目管理中的一個重要環(huán)節(jié)，做好各個方面的溝通是項目經理必備的能力之一。本項目是某市房管局以實現(xiàn)房管工作規(guī)范化、數(shù)字化、網絡化和信息化為目標，以建設“數(shù)字房管”，切實打造“網上房產”為目的，在市委市政府的大力支持下，開發(fā)商品房銷售合同網上備案系統(tǒng)，為房產管理工作“實踐先進性、服務新跨越”搭建信息平臺。

該系統(tǒng)主要包括8個模塊：登陸系統(tǒng)、開發(fā)企業(yè)信息、企業(yè)開發(fā)項目、銷售項目、房源管理、合同管理、用戶管理、消息管理。系統(tǒng)采用B/S開發(fā)模式，JAVA作為前臺開發(fā)工具，后臺數(shù)據(jù)采用Qracle大型數(shù)據(jù)庫。運用該系統(tǒng)，可以獲得用于房地產市場分析和需求預測的基本基礎數(shù)據(jù)，為上級分析決策提供可靠的數(shù)據(jù)支持；對房源信息實行三審進網，從源頭上就遏制了商品房重復銷售，面積缺斤短兩、合同不規(guī)范等擾亂市場秩序，加大了市場監(jiān)管力度；通過開通房地產業(yè)信息網，市民免費登陸查詢，網站從系統(tǒng)自動獲取房源相關信息，提升服務質量；從開發(fā)企業(yè)項目申請、房管部門核準、房源信息錄入到合同簽定均從網上實現(xiàn)。

本人在項目實施期間非常重視項目的溝通管理，結合公司的戰(zhàn)略，通過靈活運用多種溝通方式，直接與項目干系人進行溝通。下面總結了項目溝通管理主要采取的一些策略。

2.理清項目干系人，建立清晰的溝通管理計劃

項目開始之前，結合銷售部門的信息，梳理整個項目的干系人，主要包括項目需求方、項目開發(fā)團隊本身、公司高層領導、有關職能經理等。根據(jù)項目干系人在項目中的不同影響，制定項目溝通計劃。項目溝通計劃的作用非常重要，但是常常被忽視，經常出現(xiàn)的問題是項目經理憑自己的經驗進行口頭溝通，隨意性很強，造成的結果是不能完全反應各個干系人對項目的要求，會造成返工現(xiàn)象。因此，在項目計劃階段就要制定嚴格的溝通計劃。

3.保持溝通渠道暢通，靈活運用多種溝通方式，直接與項目組成員溝通

迅速、通暢的溝通渠道可以使管理溝通有更快的速度、更大的信息容量、更寬的覆蓋面積、更高的準確性和成功率。因此，結合項目組的實際情況設計了一套正式溝通和非正式溝通、傳統(tǒng)溝通和現(xiàn)代溝通相結合的溝通渠道。在項目實施過程中采用的溝通的方式有：電話溝通、電子郵件溝通、書面聯(lián)系單、各職能經理定期會議等方式。

在項目的實施期間，定期和項目成員進行一些非正式的活動，與他們進行一些隨意的交談，了解他們的需求，并探討他們在工作中遇到的問題，征集一些觀點和看法。每周進行一次進度評審，在每個里程碑，舉行一次正式的小組會議，對之前的工作情況確認和總結。

平時，也通過電子郵件進行溝通，要求項目組成員大膽地反映實際問題，積極參與項目的決策與管理，多提建議和意見。為了激勵成員的熱情，凡是被采納的建議，給予鼓勵，提出帶有普遍性問題的郵件，及時給予答復。對特別重要的問題或者決定，都會采取傳統(tǒng)的溝通方式—書面方式，讓項目組成員能感覺到壓力。

4.發(fā)揮良好的溝通技能，善于運用傾聽和反饋

要做好溝通管理，首先，自身要學會“傾聽”，傾聽會使溝通變得全面和深入。積極的傾聽不僅要用耳，而且要用心。有效的傾聽不僅能幫助接收者理解字面意思，更能體會對方的情感。其次，在表達自己的意見時，要抓住中心思想，措詞要清晰、明確，還要注意情感上的細微差別，力求準確，使對方能有效接收所傳遞的信息。最后，需要注意“角色轉換”，就是要多站在對方的角度上思考和分析，肯定對方的長處，善于聆聽各方面的看法和意見，以便更好地理解對方。

5.召開高效的項目會議

項目會議是項目經理溝通項目信息，跟蹤項目進展，制定項目計劃，形成項目決策，解決項目沖突，確保項目按計劃順利進行的有效手段。在本項目中，啟動階段召開了項目啟動動員大會，由主要項目干系人參與，主要目的是為了統(tǒng)一思想，明確目標。每周舉行一次項目例會，由項目組成員全體參與，主要是檢查項目計劃的完成情況，發(fā)現(xiàn)偏差，并制定和落實糾偏措施。每個工作結點會舉行一次項目評審會議，主要目的是總結上階段工作，布置下階段任務。在該項目結束后，召開項目總結大會，公司高層領導、各部門經理、項目組全體成員都參加，主要目的是為了總結經驗，檢討過失。項目運行一段時間后，召開后評價會議，由邀請的專家參與，主要是學習和反饋，對項目進行總結。每次開會之前，都確定了會議的日程、議題、參與人、地點等，并提前通知與會者。同時控制會議的規(guī)模。僅邀請必需人員參加，并要求按時開會，按時結束，制定防止開會遲到、早退的制度。

6.建立溝通反饋機制

完整的溝通管理必然具備完善的反饋機制。這種反饋要求是雙向的，下級經常給上級提供信息，同時接受上級的查詢。上級也要經常向下級提供信息，同時對下級提供的信息進行反饋，從而形成一種信息環(huán)流。在一般溝通中，反饋也許是可有可無的，但在項目管理溝通中，反饋不可或缺。因為通過反饋，一方面可以提高針對性，減少信息提供者的盲目性；另一方面可以加強信息發(fā)送者和接收者之間的心理溝通，讓項目組成員意識到項目經理樂于傾聽他們的意見，他們所做的一切都在被關注，從而增強項目經理和成員之間的理解、相互尊重和感情交流。

通過項目組成員的齊心協(xié)力，項目順利交付，系統(tǒng)運行正常，客戶對項目的滿意度較高。經過總結，覺得在溝通管理方面還是有欠缺的地方，項目組成員常常因為技術問題而爭論，當發(fā)生沖突，在解決沖突方向時，仍有處理不好的地方。在今后的項目管理中，爭取揚長避短，更好地完成項目管理工作。

[1]汪櫻燦.論項目的溝通管理[J].電腦知識與技術，2009，5(14).

[2]丁瓊，淺談軟件項目的溝通管理[J].電腦知識與技術，2009，(18).