王志麗

（赤峰學(xué)院 人事處，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

人事檔案是以文字材料形式保存的，詳細(xì)記錄和反映了每一位教職員工個(gè)人的工作經(jīng)歷、成長過程，包括履歷、鑒定、考核、任免、職稱、學(xué)歷學(xué)位、工資、獎(jiǎng)勵(lì)以及處分等等，也踏實(shí)地反映了每個(gè)教職員工的政治面貌、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績等方面的歷史情況，是每位參加工作人員在校期間個(gè)人的歷史記錄和憑證，是高校發(fā)現(xiàn)人才、使用人才和管理人才的重要依據(jù).同時(shí)也是學(xué)校檔案管理工作的一部分，是組織部門選好人、用好人必不可少的途徑，是學(xué)校建設(shè)發(fā)展選拔棟梁之才的重要渠道.人事檔案的保密工作，是人事檔案管理工作中的一個(gè)重要的環(huán)節(jié)，作為人事檔案的管理者要忠于職守，嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，維護(hù)檔案的完整和安全，堅(jiān)決貫徹執(zhí)行人事檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，增加保密意識(shí)，增進(jìn)保密法制觀念，增強(qiáng)責(zé)任感.保密工作像其他工作一樣，必須用制度約束人，用制度規(guī)范人，采取科學(xué)的措施進(jìn)行保管和保密.

首先，要確保檔案室環(huán)境的保密性.檔案室屬保密要害部門，不能設(shè)在底層與頂屋，同時(shí)要做到檔案室、閱檔室及辦公室三室分開，檔案庫房區(qū)禁止無關(guān)人員隨意出入.對(duì)檔案室要加固門窗，安裝專業(yè)保險(xiǎn)鎖、保險(xiǎn)柜、防盜門及監(jiān)控設(shè)施.鑰匙要專人管理，檔案管理人員在辦公場所工作時(shí)要做到門開人在，人離門鎖，杜絕因疏于防范而導(dǎo)致竊密、泄密的事情發(fā)生.為確保檔案庫房達(dá)到防蟲、防高溫、防有害氣體、防火、防盜、防光等“六防”要求，要配備鐵質(zhì)檔案密集柜，配備滅火器等，使檔案庫房達(dá)到了標(biāo)準(zhǔn)化要求.檔案室的科學(xué)配置與嚴(yán)格管理是做好檔案保密工作，維護(hù)檔案安全的基本保障.

其次，要確保檔案管理制度的科學(xué)性.就高等院校而言，維護(hù)好檔案的完整與安全，既是檔案管理的基本任務(wù)也是保管檔案的根本目的.

（1）要制訂與完善人事檔案管理的各項(xiàng)制度.如閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等，根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)不同層次、級(jí)別的利用人員確定不同的利用權(quán)限，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循、有據(jù)可查.第一類，對(duì)于校內(nèi)的與檔案室有固定業(yè)務(wù)往來的部門，主要是組織部、人事處等部門，這些部門既是檔案的主要利用者，又是形成檔案材料的責(zé)任者，在一般情況下，只要利用者所利用的范圍不超越規(guī)定，可滿足他們的查閱、借閱要求.第二類，校內(nèi)與檔案室有經(jīng)常性聯(lián)系的各院、各部門的黨政負(fù)責(zé)人，黨支部因發(fā)展黨員、申報(bào)職稱、職務(wù)提升等事因需要利用檔案的，只要手續(xù)齊全，不超出規(guī)定的利用范圍，可查閱、借閱其本部門職工的檔案材料.第三類，本校教職工因辦理“公證”，或報(bào)考上一級(jí)學(xué)校等，需要檔案部門出具有關(guān)證明的，可由管理者按規(guī)定給予辦理.第四類，對(duì)于來自外單位的利用者，如：商調(diào)、外調(diào)、辦案、編纂地方志或人物志等，需要利用檔案的必須按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，有本單位出具的介紹信，經(jīng)檔案主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才可以辦理，所有涉密文件、資料不允許帶離檔案室，在借閱人查閱檔案時(shí)要提高警惕，防止檔案被纂改、被調(diào)換，以規(guī)范嚴(yán)格的借閱手續(xù)確保檔案的保密與安全.

（2）要做好檔案的鑒別審核、整理分類、編目歸檔等日常工作.要充分認(rèn)識(shí)新形勢下加強(qiáng)人事檔案工作的重要意義，以對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來著想的高度政治責(zé)任感，把珍貴的干部人事檔案管理好、利用好，充分發(fā)揮干部人事檔案資治存史的重要作用.把人事檔案管理工作達(dá)標(biāo)升級(jí)作為新的起點(diǎn)，從強(qiáng)化檔案管理、建立健全檔案管理機(jī)制和各項(xiàng)規(guī)章制度入手，以建設(shè)高質(zhì)量的檔案管理體系為目標(biāo)，確保該部檔案工作逐漸達(dá)到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的要求，使干部人事檔案工作邁上新臺(tái)階.規(guī)范管理，提升質(zhì)量.全面實(shí)行人事檔案目標(biāo)管理，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)范化，切實(shí)做到收集歸檔程序化、鑒別管理規(guī)范化.歸檔材料必須完整真實(shí)、文字清楚、對(duì)象明確、手續(xù)完備.隨時(shí)關(guān)注人員信息變動(dòng)，與材料形成部門保持密切的聯(lián)系，做到“口勤”、“手勤”、“腿勤”，確保信息反饋及時(shí)與準(zhǔn)確.重點(diǎn)核查干部的“三齡二歷一身份”，核查干部升學(xué)、招工、錄用、調(diào)動(dòng)、提拔等環(huán)節(jié)，核查近年來新錄用的、部隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)的、交流調(diào)任的及新提拔的干部.規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的檔案管理制度是做好保密工作的重要措施，它能有效地發(fā)現(xiàn)并及時(shí)糾正檔案利用過程中出現(xiàn)的不利于檔案保密的各種不良行為，做到既有效利用檔案，又保證了檔案的完整與安全.

（3）要確保計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)用的安全性.按照《干部檔案工作條例》和《干部人事檔案工作目標(biāo)管理考評(píng)標(biāo)準(zhǔn)》要求，人事檔案管理要配備專用計(jì)算機(jī)設(shè)備，人事檔案的計(jì)算機(jī)管理是實(shí)現(xiàn)高校人事檔案工作的現(xiàn)代化的必須之路.要利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將文字、圖片甚至聲像資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，使人事檔案數(shù)據(jù)化、信息化.通過檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)的建立，不僅可以記錄固定信息，而且可以記錄動(dòng)態(tài)信息，還可以隨時(shí)準(zhǔn)確地更新信息，保證人事檔案信息的時(shí)效性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，為高校人才資源的動(dòng)態(tài)管理打好基礎(chǔ).同時(shí)，還應(yīng)建立相應(yīng)的人事檔案計(jì)算機(jī)的檢索系統(tǒng)、人事信息綜合查詢系統(tǒng)等，才能加快高校人事檔案的現(xiàn)代化建設(shè)步伐.因此，計(jì)算機(jī)在管理檔案中發(fā)揮著越來越重要的作用，計(jì)算機(jī)使用的安全性也成為檔案管理的重要部分.對(duì)檔案信息網(wǎng)保密管理要嚴(yán)格恪守“控制源頭，加強(qiáng)檢查，明確責(zé)任，落實(shí)制度”的原則，在工作中本著“誰主管，誰負(fù)責(zé)，誰使用，誰負(fù)責(zé)”的態(tài)度，加強(qiáng)檔案信息管理.對(duì)涉密計(jì)算機(jī)使用保管要專人負(fù)責(zé)，做到涉密不上網(wǎng)，上網(wǎng)不涉密.加強(qiáng)保密檢查工作，及時(shí)消除安全隱患，積極預(yù)防病毒，切實(shí)做好涉密計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的保密管理工作.

（4）完善監(jiān)督機(jī)制，加大人事檔案管理監(jiān)督力度.要注意把好“三關(guān)”：一是審查關(guān).組織、人事和檔案管理部門要嚴(yán)格履行審查手續(xù)，從人事檔案材料形成伊始就把真實(shí)性、合法性和實(shí)用性作為人事檔案材料鑒定和取舍的標(biāo)準(zhǔn).二是程序關(guān).人事檔案形成涉及多個(gè)部門和環(huán)節(jié)，既有組織形成的材料，也有個(gè)人提供的材料，要把好人事檔案材料形成程序，增加透明度，不論是檔案對(duì)象自己填寫有關(guān)材料，還是組織填寫有關(guān)材料，盡量注意做到透明、公開、以形成組織和個(gè)人相互監(jiān)督、相互制約的互動(dòng)機(jī)制.三是處罰關(guān).要嚴(yán)肅處理檔案材料的弄虛作假或故意不作為兩種極端行為，對(duì)偽造檔案、篡改檔案、泄密檔案等行為，要給予嚴(yán)厲的制裁.作為人事檔案管理的直屬部門領(lǐng)導(dǎo)，要實(shí)行不定期對(duì)人事檔案管理人所保管的人事檔案進(jìn)行檢查，督促人事檔案管理人員及時(shí)入柜保存和定期歸檔，以防止泄密.同時(shí)要抓好重點(diǎn)部門、關(guān)鍵崗位的保密工作.

再次，要嚴(yán)把管理人員的政治、業(yè)務(wù)、文化素質(zhì)關(guān).在檔案保密管理中，工作人員素質(zhì)是非常重要的.檔案管理員特殊的地位和身份，決定其具有知密早、知密多的特點(diǎn)，他們也是各項(xiàng)管理制度的直接貫徹落實(shí)者，對(duì)保守黨和國家的秘密負(fù)有比一般工作人員更為重大的責(zé)任，因此只有具備較高的政治素質(zhì)才能做到堅(jiān)持原則、遵守制度、嚴(yán)守紀(jì)律、保守秘密.檔案管理人員在工作中還要防止無意識(shí)的泄密，由于了解的情況多，秘密會(huì)隨著管理員的工作生活無形中帶入社交活動(dòng)領(lǐng)域，在不知不覺中就泄露了秘密，所以檔案管理員無論在何種場合都應(yīng)做到提高政治警惕、守口如瓶、謹(jǐn)言慎行.特別是在干部任免、組織考核、民主評(píng)議、黨員發(fā)展等相對(duì)敏感的工作中，要做到不該問的不問，不該說的不說，嚴(yán)守組織秘密.這就要求管理人員要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，敏銳的工作力、觀察力，能獨(dú)立處理好檔案利用過程中出現(xiàn)的復(fù)雜問題具備對(duì)檔案真?zhèn)蔚谋孀R(shí)鑒定等問題的專業(yè)知識(shí)，也要熟悉與檔案相關(guān)的國家政策、政治局勢、經(jīng)濟(jì)知識(shí)、歷史背景、等文化知識(shí)，以豐富扎實(shí)的文化底蘊(yùn)促進(jìn)檔案管理的發(fā)展.總結(jié)和分析檔案利用中的經(jīng)驗(yàn)和問題，從中掌握檔案管理工作的發(fā)展規(guī)律，確保檔案保密工作的開展.

結(jié)合高校人事檔案管理實(shí)際，要提高檔案管理人員的保密技能與保密意識(shí)，就要堅(jiān)持保密教育與檔案管理相結(jié)合，抓好與檔案管理有關(guān)的所有人員的保密教育培訓(xùn)工作，組織進(jìn)行專題講座，認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹《國家保密法》及黨和國家有關(guān)保密工作的方針、政策及規(guī)定.增強(qiáng)檔案管理人員的保密意識(shí)、責(zé)任感，不斷提升人事檔案保密工作的管理水平.

總之，檔案管理應(yīng)保密，但保密的根本目的是為了更好的利用，在日常工作中，要處理好檔案保密與利用的關(guān)系，要在保密工作中不斷加強(qiáng)保密措施，把保密工作做的扎實(shí)細(xì)致，充分發(fā)揮檔案還原歷史，維護(hù)真相的作用，為高校事業(yè)發(fā)展做出積極的貢獻(xiàn).

〔1〕吳衛(wèi)，李繼偉.高校人事檔案信息化管理的思考[J].黑龍江檔案，2009（3）.

〔2〕陳國英.淺談高校人事檔案管理[J].浙江檔案,2000(5).

〔3〕王志剛.淺談如何做好干部人事檔案管理的保密工作[J].科學(xué)之友,2012(3).