鄧大平

（四川警察學(xué)院 四川瀘州 646000）

公安警察院校學(xué)生檔案管理存在的問題及對(duì)策

鄧大平

（四川警察學(xué)院 四川瀘州 646000）

大學(xué)生檔案是每個(gè)學(xué)生在校期間的真實(shí)記錄，它從德、智、體、美、勞等方面客觀反映了學(xué)生在校的表現(xiàn)與發(fā)展情況。學(xué)生檔案是個(gè)人檔案的基礎(chǔ)，是關(guān)系學(xué)生就業(yè)、擇業(yè)及用人單位篩選人才的重要資訊。然而，目前許多公安警察學(xué)校的學(xué)生檔案管理工作仍存在不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)象，使得檔案不能恰如其分地描繪出學(xué)生真實(shí)情況，給學(xué)生的個(gè)人發(fā)展造成一定的不良影響。要提高公安警察院校的檔案管理水平和效率，應(yīng)該加強(qiáng)學(xué)生檔案意識(shí)，對(duì)檔案進(jìn)行歸口統(tǒng)一管理，加速學(xué)生檔案工作現(xiàn)代化的步伐，按學(xué)習(xí)階段整理檔案和材料，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息安全建設(shè)和檔案信息保密工作，從而完善公安警察院校學(xué)生檔案的建設(shè)和發(fā)展。

公安警察院校；學(xué)生檔案管理；問題；對(duì)策

目前，檔案工作在多數(shù)高校的地位不高，有的甚至還停留在“說起來(lái)重要，做起來(lái)次要，忙起來(lái)不要”的地步。這種狀況在公安警察院校中表現(xiàn)較為突出。在學(xué)校機(jī)構(gòu)改革中，由于對(duì)檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置定位不準(zhǔn)確，不少檔案室的地位被削弱，致使檔案硬件建設(shè)、管理軟件和制度建設(shè)達(dá)不到檔案管理工作應(yīng)有的水平，只看到其服務(wù)功能，而忽視其行政協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)的職能，具體問題主要表現(xiàn)在學(xué)生檔案意識(shí)淡薄、管理隊(duì)伍薄弱、管理手段落后、檔案材料整理散亂、檔案監(jiān)管不嚴(yán)等方面。尤其是近年來(lái)普通高校的擴(kuò)招，公安警察院校招錄的學(xué)生也逐漸增多，這給公安高校的檔案管理工作帶來(lái)了更大壓力和挑戰(zhàn)。

大學(xué)是人才培養(yǎng)和科學(xué)研究的重要基地，是文明傳承和創(chuàng)新之所。而每所高校的檔案資源建設(shè)則是檔案工作“對(duì)校史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來(lái)著想”的根本保證。如果說“歷史是一面鏡子”，則高校檔案便是這面鏡子的承托之地，它既是凝聚校友的紐帶，又是吸引、感染并啟迪青年學(xué)生愛國(guó)榮校的課堂，還是展示學(xué)校軟實(shí)力的重要窗口，對(duì)外交流合作的大平臺(tái)。因此，根據(jù)檔案法和有關(guān)規(guī)定，通過對(duì)教育部和國(guó)家檔案局制定的《高等學(xué)校檔案管理辦法》的深入研究，進(jìn)而探討公安警察院校學(xué)生檔案管理中需要解決的一些問題，對(duì)于準(zhǔn)確、完整地提供人才信息、促進(jìn)公安警察院校學(xué)生就業(yè)，甚至于對(duì)完善國(guó)家人事檔案管理都有著不可小覷的現(xiàn)實(shí)意義。

一、公安警察院校學(xué)生檔案管理存在的問題

學(xué)生檔案是校園文化不可或缺的一部分，它記錄了每一位學(xué)生在校期間的奮斗里程，具有延續(xù)校史淵源、資政育人的重要作用。做好學(xué)生的檔案管理工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)，在公安教育的建設(shè)發(fā)展中有著不可忽視的地位。目前，公安警察院校的學(xué)生檔案管理雖日趨規(guī)范，但仍然存在一些問題，主要表現(xiàn)在：

（一）學(xué)生檔案意識(shí)淡薄。

學(xué)生檔案能綜合反映在校學(xué)生德、智、體、美、勞等多方面情況。但目前許多學(xué)生檔案意識(shí)薄弱，檔案知識(shí)缺乏，加之學(xué)院未開設(shè)專業(yè)檔案管理課程，學(xué)生又不了解相關(guān)的檔案管理法律、法規(guī)。還有相當(dāng)多的學(xué)生對(duì)自己的檔案不珍惜，不重視檔案的填寫、保存和利用，甚至在填寫歸檔材料時(shí)不認(rèn)真、不仔細(xì)，有的字跡潦草，有的項(xiàng)目填寫不全等。由于存在這些不符合要求的現(xiàn)象，現(xiàn)存檔案不能全面反映學(xué)生的綜合素質(zhì)情況，致使檔案材料質(zhì)量不高，影響了學(xué)生檔案的真實(shí)性和完整性。

（二）學(xué)生檔案管理不集中，管理隊(duì)伍薄弱。

檔案管理是一項(xiàng)工作量大、時(shí)間集中、涉及部門多的繁瑣工作，必須安排專業(yè)的檔案管理人員才能勝任，同時(shí)隨著《高等學(xué)校檔案管理辦法》的頒布與實(shí)施，要求高校學(xué)生檔案應(yīng)嚴(yán)格歸口檔案部門集中統(tǒng)一管理，但由于許多公安警察院校存在對(duì)檔案管理“低關(guān)注、投資少”的問題，導(dǎo)致其學(xué)生檔案管理較分散，未建立統(tǒng)一、規(guī)范的檔案館和配備專職檔案管理人員，學(xué)生檔案可由招生就業(yè)處、學(xué)生處、教務(wù)處、學(xué)員大隊(duì)、輔導(dǎo)員、政治部或是各院（系）保管，常常出現(xiàn)檔號(hào)不規(guī)范、案卷標(biāo)題不規(guī)范、部分案卷缺少卷內(nèi)目錄或是組卷混亂現(xiàn)象。同時(shí)，由于單位不嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)法規(guī)，檔案法制意識(shí)淡薄，在制定分配方案時(shí)厚此薄彼，將檔案系列專業(yè)技術(shù)職稱人員的崗位津貼、績(jī)效津貼與同等級(jí)的教學(xué)科研系列專業(yè)技術(shù)職稱人員降低一個(gè)檔次，未依法“同工同酬”，這樣不僅使管理人員在工作中難以充分發(fā)揮其技術(shù)特長(zhǎng)，而且有可能造成管理人員消極怠工，嚴(yán)重挫傷了檔案管理人員的工作積極性。加之原本公安院校檔案管理隊(duì)伍的力量就比較薄弱，人員不足且專業(yè)知識(shí)水平普遍不高，影響了其工作積極性與主動(dòng)性的充分發(fā)揮，造成學(xué)生檔案偶爾出現(xiàn)信息缺漏等現(xiàn)象，給學(xué)生的畢業(yè)和就業(yè)帶來(lái)一定的麻煩。

（三）檔案管理手段落后，增大了管理難度和成本。

隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，電子文件已成為新產(chǎn)生文件的主體，是檔案資源的重要組成部分。同傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件相比，電子文件操作方便、信息量大、存儲(chǔ)空間小，信息傳輸、處理、利用高效、便捷，不受時(shí)間和距離的影響。而如今，公安警察院校的學(xué)生檔案雖多數(shù)已采用電子文檔保存，但仍有一部分采用手工抄寫和紙質(zhì)保存，這不僅增大了工作量，工作效率也低，同時(shí)，由于收集檔案后未及時(shí)進(jìn)行科學(xué)、細(xì)致的整理，很可能造成學(xué)生檔案信息的破壞或缺失，不利于學(xué)生檔案的開發(fā)和利用。此外，隨著高校擴(kuò)招，學(xué)生檔案的數(shù)量逐年增加，學(xué)院應(yīng)當(dāng)投入一定的人力、物力、財(cái)力來(lái)支持檔案管理工作，但由于缺乏相應(yīng)的經(jīng)費(fèi)保障，檔案管理經(jīng)費(fèi)未納入預(yù)算計(jì)劃，這也給檔案管理人員帶來(lái)了一定的壓力。隨著素質(zhì)教育的開展，檔案內(nèi)容也不斷豐富與充實(shí)，特別是近幾年實(shí)行網(wǎng)絡(luò)招生錄取工作后，又產(chǎn)生了大量的電子檔案，因此，加速學(xué)生檔案管理工作現(xiàn)代化的步伐就顯得十分迫切和必要。

（四）監(jiān)管機(jī)制不夠嚴(yán)格，查詢手段相對(duì)落后。

公安警察院校的學(xué)生檔案管理制度普遍較為松弛，缺乏標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。其中，管理紀(jì)律不嚴(yán)，管理人員保密意識(shí)較差尤為突出。如：學(xué)生在畢業(yè)時(shí)要填寫畢業(yè)生登記表，其中有成績(jī)、有鑒定、有組織評(píng)語(yǔ)等歸學(xué)生自己填寫。老師對(duì)學(xué)生鑒定評(píng)語(yǔ)也千篇一律，收回后也不檢查和審核就立即歸檔，一切從簡(jiǎn)。這使得學(xué)生有隙可鉆，從而也反映了學(xué)校管理上的弱點(diǎn)。而且學(xué)生檔案材料傳遞情況復(fù)雜，很容易造成對(duì)學(xué)生檔案暗箱操作、隨意刪改等失真現(xiàn)象，導(dǎo)致了一份檔案根本不能客觀地反映學(xué)生的真實(shí)情況。另外，由于公安警察院校仍存在一部分檔案采用紙質(zhì)存儲(chǔ)歸檔，不但數(shù)量大、種類多，而且極容易損壞、丟失，不利于永久保存，這對(duì)學(xué)生檔案信息的查詢帶來(lái)了很大的難度。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，公安警察院校應(yīng)該注重運(yùn)用現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)，開發(fā)檔案管理系統(tǒng)，提高檔案檢索效率，充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)檢索方式而非手工檢索，在編制檢索工具時(shí)也要注重求“精”而不求“多”，以此來(lái)推動(dòng)公安警察院校學(xué)生檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

二、加強(qiáng)公安警察院校學(xué)生檔案管理工作的思路及對(duì)策

從上述問題來(lái)看，目前公安警察院校的學(xué)生檔案管理工作已遠(yuǎn)跟不上社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的步伐，為使公安警察院校檔案管理工作在新形勢(shì)下發(fā)揮更大的作用，就必須強(qiáng)化學(xué)生檔案意識(shí)，改進(jìn)檔案管理手段，提高檔案人員素質(zhì)，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息安全建設(shè)和檔案信息保密工作。

（一）強(qiáng)化學(xué)生檔案意識(shí)。

“思路決定出路，觀念是行動(dòng)的先導(dǎo)”。無(wú)論是政審、招警、考研、職稱評(píng)審，還是工資晉升，都必須出具各種證明材料，需要查閱檔案內(nèi)容，因此必須給學(xué)生傳授一些必要的檔案知識(shí)。增強(qiáng)學(xué)生的檔案意識(shí)，采取多種形式開展檔案知識(shí)宣傳、教育工作。同時(shí)，可根據(jù)實(shí)際情況開設(shè)專業(yè)檔案管理課程，提高學(xué)生對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)和重視，使其隨時(shí)關(guān)心自己的檔案，并及時(shí)幫助檔案管理者整理相關(guān)檔案，共同促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。如：公安警察院校檔案工作者可充分利用校報(bào)、廣播、校園網(wǎng)等載體加強(qiáng)宣傳教育，提高大家對(duì)檔案和檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，形成人人關(guān)心檔案，人人支持檔案工作的良好氛圍，還可以開設(shè)選修課，或利用新生入學(xué)教育講授檔案有關(guān)知識(shí)，使學(xué)生認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，檔案并非可有可無(wú)。

（二）歸口統(tǒng)一管理，加大經(jīng)費(fèi)投入，加強(qiáng)學(xué)生檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)。

檔案館是檔案工作得以順利開展的必備場(chǎng)所，檔案人員則是連接檔案與利用者的橋梁和紐帶。公安警察院校應(yīng)貫徹落實(shí)教育部、國(guó)家檔案局發(fā)布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，按照法規(guī)把學(xué)生檔案統(tǒng)一歸口到檔案管理職能部門，建立規(guī)范的檔案館或綜合檔案室，加大人、財(cái)物投入，配備一批高素質(zhì)的檔案管理人員，熱心于檔案事業(yè)，要樹立新觀念，全心致力于檔案管理工作以實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值而非為工作而工作，同時(shí)具備較好的組織管理能力，具有開拓創(chuàng)新意識(shí)和精神，既懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、又精通檔案業(yè)務(wù)。對(duì)專職從事檔案工作的人員，要實(shí)行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制或者職員職級(jí)制，同時(shí)修改完善公安警察院校內(nèi)部分配制度，調(diào)整崗位津貼、績(jī)效津貼發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)，落實(shí)同等級(jí)職稱的檔案專業(yè)技術(shù)人員與同等級(jí)職稱的教學(xué)、科研人員享受同等待遇政策，使檔案管理工作得以順利進(jìn)行，并且做到有章可循、有法可依、規(guī)范管理，依法治檔。此外，公安警察院校應(yīng)盡可能地為在職檔案管理人員提供業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育的機(jī)會(huì),定期組織人員進(jìn)行檔案管理知識(shí)的學(xué)習(xí)，通過彼此交流經(jīng)驗(yàn)，拓寬知識(shí)面,優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu),使其能夠掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、外語(yǔ)縮微攝影等有關(guān)方面的知識(shí)技能，提高業(yè)務(wù)水平和工作能力。同時(shí)，建立、健全檔案工作的檢查、考核與評(píng)估制度，定期布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作，明確崗位職責(zé)，強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)，進(jìn)而提高檔案管理水平。

（三）加速學(xué)生檔案工作現(xiàn)代化的步伐，提高檔案管理工作效率。

全面推進(jìn)檔案信息化網(wǎng)絡(luò)化數(shù)字化建設(shè)，有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息的資源共享。當(dāng)前，四川省制定和推行的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范有 《四川省電子文件歸檔與管理暫行規(guī)定》、《文書檔案著錄細(xì)則與機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)交換格式》、《四川省檔案資料數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)》等，公安警察院?？勺⒅亟梃b《四川省紙質(zhì)文檔數(shù)字化加工系統(tǒng)》，根據(jù)實(shí)際開發(fā)適合高校的檔案管理系統(tǒng)，這樣既能提高檔案管理效率，又便于檔案信息查詢。為此，檔案人員要培養(yǎng)提高信息處理的能力，充分掌握信息學(xué)的有關(guān)基礎(chǔ)知識(shí)和方法，掌握計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，學(xué)會(huì)用計(jì)算機(jī)處理檔案信息，從計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中貯存檢索檔案信息，并能夠利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案信息的應(yīng)用和開發(fā)，提高檢索能力和工作效率，最終實(shí)現(xiàn)“無(wú)紙化”檔案管理。

（四）制定相應(yīng)的檔案管理模式，按學(xué)習(xí)階段、學(xué)員層次整理檔案材料。

首先，根據(jù)公安警察院校的管理機(jī)制不同，主要有以下幾種模式供參考：

1．校、系（處、部）兩級(jí)管理模式。學(xué)生檔案管理工作由學(xué)生處宏觀管理和調(diào)控，負(fù)責(zé)學(xué)生各類歸檔材料的最終審核工作，各系部對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行分別集中管理。這樣有效地將學(xué)生檔案管理工作系統(tǒng)化、責(zé)任化，適用于系部管理學(xué)生模式。

2．職能部門聯(lián)合管理。學(xué)生檔案由學(xué)生處和招生就業(yè)處共同管理。其中，在校生檔案的材料歸檔工作主要由學(xué)生處負(fù)責(zé)管理，畢業(yè)生檔案的發(fā)送及留存畢業(yè)生檔案的調(diào)取和服務(wù)工作由招生就業(yè)處負(fù)責(zé)管理。

3．院辦集中管理。由院辦負(fù)責(zé)在校生和畢業(yè)生檔案的全程管理工作，學(xué)生各類檔案材料的歸檔工作都集中在院辦檔案管理工作人員責(zé)任下。

其次，公安警察院校應(yīng)分層次、分階段地整理學(xué)生檔案，并將各層次、各階段的檔案材料裝進(jìn)不同的檔案袋。收集、整理材料時(shí)明確歸檔時(shí)間、歸檔內(nèi)容和歸檔范圍，對(duì)不屬于歸檔內(nèi)容的材料及時(shí)剔除，對(duì)不符合歸檔要求的材料及時(shí)補(bǔ)救，對(duì)缺失的材料及時(shí)催收，并附上各階段檔案內(nèi)容清單，對(duì)缺損情況予以注明。通過整理，盡量使學(xué)生檔案規(guī)范、齊全。同時(shí)，建立歸檔材料收集和備份制度。

公安警察院校學(xué)生層次的特殊性決定了其學(xué)生檔案管理的特殊性。據(jù)此，以高效地進(jìn)行檔案管理工作為目的，可將公安警察院校學(xué)生歸為全日制學(xué)生（包括體制改革生）、在職培訓(xùn)學(xué)生兩大類。檔案材料方面的工作應(yīng)該在此分類收集、整理的基礎(chǔ)上再劃分為三個(gè)階段。首先，針對(duì)學(xué)歷生及體改生來(lái)說，第一個(gè)階段是收集在招生時(shí)形成的和大學(xué)入學(xué)前的檔案材料；第二個(gè)階段，收集除平時(shí)有規(guī)律地收集學(xué)生在校期間的所形成的警察意識(shí)和紀(jì)律作風(fēng)養(yǎng)成學(xué)分和綜合素質(zhì)拓展學(xué)分考核情況、學(xué)年鑒定表、德智體美勞、各類社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)、各種競(jìng)賽、體能測(cè)試、普通話水平測(cè)試、英語(yǔ)三、四、六級(jí)和計(jì)算機(jī)一、二考試及各類證書復(fù)印件等材料外，還要從黨、團(tuán)組織收集其入黨、團(tuán)組織的材料，向教務(wù)處、團(tuán)委和學(xué)生處收集評(píng)優(yōu)評(píng)獎(jiǎng)等材料。第三階段則是最重要的收集階段，即畢業(yè)之際對(duì)學(xué)生在大學(xué)期間德智體美勞的總結(jié)和評(píng)價(jià)材料，大致可形成的材料有：畢業(yè)生登記表、畢業(yè)生鑒定表、成績(jī)總表、大學(xué)生體能合格登記卡、畢業(yè)生體檢表等材料，并且形成學(xué)生檔案材料的單位都要明確負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)對(duì)各階段形成的檔案材料及時(shí)收集。同樣，對(duì)于在職培訓(xùn)生來(lái)說，仍然應(yīng)從三個(gè)階段來(lái)收集其檔案，即入學(xué)階段、培訓(xùn)期間及培訓(xùn)結(jié)束階段。這樣既有利于學(xué)生檔案材料的及時(shí)而全面地收集歸檔，又有利于材料收集過程中的保密與安全。

（五）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息安全建設(shè)和檔案信息保密工作。

由于學(xué)生檔案涉及個(gè)人隱私，公安警察院校應(yīng)健全檔案管理監(jiān)查力度，推進(jìn)檔案管理制度建設(shè)，嚴(yán)格檔案?jìng)鬟f，規(guī)范檔案管理體制，提高檔案管理人員的保密意識(shí)和職業(yè)素質(zhì)。盡量避免檔案?jìng)鬟f復(fù)雜化，保證檔案材料真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。而且必須加強(qiáng)對(duì)檔案信息的安全與保密措施管理，一方面對(duì)網(wǎng)上公布的檔案信息要嚴(yán)格仔細(xì)審查，涉及到學(xué)生個(gè)人保密的信息不能隨意發(fā)布。另一方面要保護(hù)上網(wǎng)的檔案信息安全，從進(jìn)口、傳輸、使用方面采取安全保密措施，還要注意學(xué)生檔案信息的備份。采用防火墻、安全代理、權(quán)限控制等技術(shù)保護(hù)手段防止泄密和數(shù)據(jù)丟失，確保學(xué)生檔案信息的安全。

[1]宋雄偉．現(xiàn)代信息技術(shù)環(huán)境下的高校學(xué)籍檔案管理[J]．教育信息化，2005，（3）．

[2]高平茹．新時(shí)期下高校學(xué)生檔案管理存在的問題及解決辦法探討[J]．商情·科學(xué)教育家，2008，（5）．

[3]鄧大平．高校檔案工作創(chuàng)新探析[J]．四川警官高等?？茖W(xué)校學(xué)報(bào)，2007，（4）．

（責(zé)任編輯：賴方中）

D631.15

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1674-5612（2013）01-0136-04

2011-04-15

鄧大平，（1965— ），男，四川瀘州人，四川警察學(xué)院副研究館員，研究方向：檔案管理。