楊緒英

摘 要：近年來隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的完善和普及，檔案信息的利用與開發(fā)已經(jīng)取得了長足的發(fā)展和進(jìn)步，但隨之而來也產(chǎn)生了一些問題，我們有必要對這些問題進(jìn)行細(xì)致的分析，以此推進(jìn)檔案管理的信息化。我國檔案信息資源在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下開發(fā)利用存在一些問題，提出有針對性的對策建議如下：提高網(wǎng)絡(luò)檔案信息的開發(fā)能力，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)檔案管理人員的培養(yǎng)，完善網(wǎng)絡(luò)檔案信息體系的建設(shè)，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源的集約化。

關(guān)鍵詞：信息資源；檔案管理；網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1002-2589（2013）08-0167-02

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理工作是一種交互式的服務(wù)，其服務(wù)理念是消除檔案管理部門之間和檔案使用者之間的區(qū)域性距離，使檔案信息的交流更為快捷和頻繁。在開展檔案網(wǎng)絡(luò)化信息建設(shè)過程中，可以改變檔案原有的特征，通過對檔案的收集、整理、加工，使紙制檔案數(shù)字化，并借助網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行數(shù)字信息和數(shù)字檔案的傳遞，實(shí)現(xiàn)信息檔案的跨區(qū)域服務(wù)。

對于檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，歐美等發(fā)達(dá)國家是一種從實(shí)踐到理論的發(fā)展模式。他們約從20世紀(jì)90年代中期開始大規(guī)模的檔案信息發(fā)布，各級各類檔案館紛紛在因特網(wǎng)上建立網(wǎng)站，發(fā)布檔案信息，開發(fā)檔案信息資源。目前檔案網(wǎng)站多數(shù)初具規(guī)模，廣為利用。這些檔案網(wǎng)站介紹檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案館的職能、歷史、職責(zé)，介紹館藏檔案信息資源，提供檔案信息和利用服務(wù)。一些檔案館的網(wǎng)上利用已成為檔案利用的主要方式。

一、檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的內(nèi)容分析

隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，我國檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)也在逐年發(fā)展，但與國外的檔案信息網(wǎng)絡(luò)化相比還較為落后。近年來，隨著電子政務(wù)的發(fā)展，檔案的網(wǎng)站數(shù)量逐年提升，這給檔案信息的網(wǎng)絡(luò)傳遞以及提高檔案信息的利用率帶來了新的發(fā)展契機(jī)。

1.我國網(wǎng)絡(luò)檔案信息的缺陷

目前我國的網(wǎng)絡(luò)檔案信息還存在一定的缺陷，主要表現(xiàn)在整體性和層次性上，對比發(fā)達(dá)國家的網(wǎng)絡(luò)檔案信息，我國的網(wǎng)絡(luò)檔案信息還處在起步階段。發(fā)達(dá)國家的網(wǎng)絡(luò)檔案信息從基礎(chǔ)性上看比較系統(tǒng)，幾乎每個省或州都有網(wǎng)絡(luò)檔案館，并且檔案館逐級分步，如：市級檔案館、大學(xué)檔案館、企業(yè)檔案館、私人檔案館等，檔案館的信息類型也較多，如：行業(yè)組織、學(xué)術(shù)團(tuán)體、技術(shù)信息等。對比而言，我國的網(wǎng)絡(luò)檔案信息網(wǎng)站還是以省級或市級的檔案館網(wǎng)站為主，大學(xué)檔案和科研檔案網(wǎng)站為輔，其中學(xué)術(shù)團(tuán)體和科研網(wǎng)站較少，這造成我國的檔案信息整體上和綜合性存在一定的缺陷，缺乏專業(yè)方以及其他領(lǐng)域的網(wǎng)絡(luò)檔案信息。

2.網(wǎng)絡(luò)檔案信息數(shù)量不足

我國的網(wǎng)絡(luò)檔案信息因基礎(chǔ)信息較少，所以提供于網(wǎng)絡(luò)的檔案信息數(shù)量明顯不足，具體因素主要表現(xiàn)在以下幾個方面：一是網(wǎng)站數(shù)量不足，我國的檔案網(wǎng)絡(luò)信息建設(shè)起步較晚，造成網(wǎng)站較少，已開通的網(wǎng)絡(luò)檔案網(wǎng)站只有200多個。二是網(wǎng)站檔案信息內(nèi)容不健全，我國的檔案網(wǎng)站信息類別單一，網(wǎng)站內(nèi)容主要集中在：功能介紹、信息服務(wù)、法律法規(guī)、本館館藏、檔案索引等，其中每個類別都只是介紹，具體的功能使用不健全。三是沒有完善的館藏檔案信息，網(wǎng)絡(luò)檔案館的信息沒有全善，一般信息都是二次信息，缺乏一次檔案信息的建立和整理，而檔案全文信息更是罕見。四是網(wǎng)絡(luò)檔案的信息模式較為單一，網(wǎng)絡(luò)檔案的信息應(yīng)包括：文本、圖片、視頻、音頻、數(shù)字檔案等，而現(xiàn)今我國的檔案網(wǎng)站所提供的信處查詢還是以文本和圖片為主，視頻文件幾乎沒有。五是網(wǎng)站的檔案信息更新較慢，現(xiàn)今許多的檔案網(wǎng)站缺乏有效的管理，網(wǎng)站信息更新的周期較長，往往半年更新一次，造成信息的利用下降，并且網(wǎng)站的訪量巨減。六是檔案網(wǎng)站信息的交流缺乏組織，從網(wǎng)站的建立模式來看，站內(nèi)的導(dǎo)航、搜索、信息反饋等都是交流的基礎(chǔ)，這非常有利于檔案信息的組織，同時還可以完善檔案信息的建設(shè)。

二、網(wǎng)絡(luò)檔案信息發(fā)展的優(yōu)勢

1.檔案信息資源為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)

隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的逐步深入，企業(yè)可以利用網(wǎng)絡(luò)檔案信息進(jìn)行深入的管理，以此來完善現(xiàn)代企業(yè)的管理制度，并且提高企業(yè)的核心競爭力。企業(yè)要想在市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展中求得生存和發(fā)展，這在很大程度取決于領(lǐng)導(dǎo)的正確決策，而網(wǎng)絡(luò)檔案的信息管理，可以為科學(xué)決策提供理論依據(jù)，通過比較與反復(fù)論證，切實(shí)提出可行的方案和對策。

2.利用網(wǎng)絡(luò)檔案信息為企業(yè)發(fā)展服務(wù)

檔案的網(wǎng)絡(luò)化可以為經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會發(fā)展服務(wù)，同時也可以為企業(yè)的管理提供必要的保障。企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)檔案信息應(yīng)從企業(yè)自身的需求出發(fā)，緊緊地圍繞著企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展和管理效率，更好地發(fā)揮檔案信息管理參謀與助手的作用。例如：關(guān)注人員的檔案信息，做好人事管理；做好科研項(xiàng)目的檔案管理，促進(jìn)企業(yè)技術(shù)的發(fā)展；做好企業(yè)產(chǎn)品信息的管理，為企業(yè)下一步的發(fā)展做決策依據(jù)；提高網(wǎng)絡(luò)檔案信息的交流，提高企業(yè)檔案信息交流的效率等。在計劃經(jīng)濟(jì)向市場經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)軌的過程中，必然會出現(xiàn)各種各樣的矛盾與紛爭，要保持企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展，也必將更多地依賴和利用各類檔案。

3.提高網(wǎng)絡(luò)檔案信息意識

檔案信息意識是指人們對檔案的價值、性質(zhì)，以及檔案工作的作用、本質(zhì)、地位的綜合性理解，其實(shí)質(zhì)是人們在參與檔案管理和檔案建設(shè)中對保護(hù)檔案和利用檔案的具體要求。長時間以來，大量的檔案資料封存于檔案室或檔案館內(nèi)，人們無法通過合理的途徑了解檔案信息，而計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，提高了檔案管理的水平，同時也提升了人們對檔案信息的理解，所以說網(wǎng)絡(luò)檔案信息必須要從意識培養(yǎng)出發(fā)，我國也出臺了《關(guān)于調(diào)整我國檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制的請示》的通知，其內(nèi)容明確指出：“檔案工作是維護(hù)黨和國家歷史真實(shí)面貌的重要事業(yè)，是黨和國家各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)不可缺少的環(huán)節(jié)”。我們在進(jìn)行檔案宣傳時，不能只依靠報刊、廣播、電視等手段，一定要與時俱進(jìn)，通過現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)來宣傳檔案信息的重要性，同時最大限度地提升檔案信息的利用效率，以達(dá)到為社會公眾服務(wù)的目的。

三、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源開發(fā)利用新途徑

1.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源的開發(fā)與利用

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源的開發(fā)與利用，一定要從時代的發(fā)展需要和社會的進(jìn)步程度出發(fā)，注重檔案信息的質(zhì)量和利率用。首先網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息資源必須要遵守知識產(chǎn)權(quán)的相關(guān)法律法規(guī)，對不合法的轉(zhuǎn)載和下載等行為，一定要給予嚴(yán)厲的打擊。其次，要加強(qiáng)檔案管理人員的管理，避免檔案管理人員對網(wǎng)絡(luò)檔案信息的侵害，保護(hù)檔案信息的真實(shí)性和可追溯性。再次，強(qiáng)化對網(wǎng)絡(luò)檔案信息的保護(hù)，尤其是涉及隱私或機(jī)密的檔案，必須加強(qiáng)保護(hù)，避免將此類信息發(fā)布到網(wǎng)站上，更不可以進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)傳遞。最后，要求強(qiáng)化檔案用戶和使用者的管理，檔案信息不同于其他網(wǎng)絡(luò)信息，其自身具有的社會價值是不可估量的，在人們利用檔案信息時一定要做好自我約束，并要求使用者和管理者互相約束和監(jiān)督，使雙方行為合理合法。

2.提高網(wǎng)絡(luò)檔案信息的開發(fā)能力

網(wǎng)絡(luò)檔案信息的開發(fā)應(yīng)包含以下幾個關(guān)鍵因素：調(diào)查研究，充分地了解檔案信息在社會中的需求，并從實(shí)際需求出發(fā)進(jìn)行開發(fā)；了解專業(yè)性檔案收藏的社會價值，并能收藏的檔案進(jìn)行編目、著錄、索引、提高網(wǎng)絡(luò)檔案信息的使用價值；研究編制檔案的史料，編寫網(wǎng)絡(luò)檔案參考資料、撰寫有關(guān)網(wǎng)絡(luò)檔案信息管理的文章，強(qiáng)化檔案信息加工能力的提升；對檔案信息進(jìn)行宣傳介紹、推廣應(yīng)用的能力。

3.加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)檔案管理人員的培養(yǎng)

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的檔案信息開發(fā)工作應(yīng)涉及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)站建設(shè)等多元的知識結(jié)構(gòu)，這就要求檔案信息開發(fā)人員和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員進(jìn)行交互式的學(xué)習(xí)，拓寬彼此的知識面，調(diào)整檔案管理人員和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員的知識結(jié)構(gòu)，切實(shí)的把檔案信息和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相結(jié)合。如果檔案管理人員沒有掌握網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，僅靠服務(wù)外包來完成將很難完成理想的檔案信息網(wǎng)站，同時更不能有效地開展網(wǎng)絡(luò)檔案信息的建設(shè)與服務(wù)。因此需要對現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行全方位的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓(xùn)，對知識層次不同的人員要進(jìn)行分類，層次較低的人員要負(fù)責(zé)簡單的檔案信息管理和系統(tǒng)操作，而專業(yè)性較強(qiáng)的工作人員，需要進(jìn)行信息的分類與開發(fā)，如：檔案信息網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的開發(fā)、數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、索引分類的建設(shè)等。只有強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)信息檔案工作人才的培養(yǎng)，才能更好地促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)檔案信息化的建設(shè)，另外，要強(qiáng)調(diào)實(shí)踐能力的提升，創(chuàng)造實(shí)踐環(huán)境，使在管理人才能夠熟悉業(yè)務(wù)知識，操作流程和規(guī)范，培養(yǎng)出更多知識扎實(shí)，實(shí)踐能力強(qiáng)的檔案人才。

4.完善網(wǎng)絡(luò)檔案信息體系的建設(shè)

網(wǎng)絡(luò)檔案信息建設(shè)的基礎(chǔ)是檔案館（室）的館藏信息，豐富的館藏的信息是網(wǎng)絡(luò)檔案資源的源泉。因此網(wǎng)絡(luò)檔案信息體系的建設(shè)要以館藏信息的數(shù)字化為基礎(chǔ)。在館藏資源的建設(shè)上，我國的法律法規(guī)做出了明確的規(guī)定：“屬于中央級和省級、市級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔案單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿20年即向有關(guān)的國家檔案館移交；屬于縣級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應(yīng)當(dāng)自檔案形成之日起滿10年即向有關(guān)的縣級檔案館移交”。同時通過各種措施征集民間殘存的珍貴檔案，也是豐富館藏資源的重要工作之一。另外，為了防止館藏資源的丟失，應(yīng)對資源進(jìn)行整合，開展機(jī)構(gòu)間的相互合作，實(shí)現(xiàn)大范圍的資源共享。

5.加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源的集約化

檔案信息資源的集約化不僅提高了資源的利用效率，也減少了管理和開發(fā)成本。要做到集約化管理，首先要在檔案機(jī)構(gòu)之間加強(qiáng)聯(lián)系，使數(shù)據(jù)庫形成統(tǒng)一的對接端口，以方便各地區(qū)之間的信息對接工作，最終形成統(tǒng)一的信息網(wǎng)絡(luò)；另外要加強(qiáng)資源共享，減少重復(fù)開發(fā)信息資源造成的浪費(fèi)，使現(xiàn)有資源在網(wǎng)絡(luò)上共享，并為不斷提供新信息節(jié)省了資源。

綜上所述，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息開發(fā)，即能提升網(wǎng)上檔案信息資源的價值，又可以更主動地為利用者提供優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)。同時它還是原始檔案信息的延伸，也是單位檔案部門檔案信息資源建設(shè)的新內(nèi)容。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊公之.檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論[M].北京：中國檔案出版社，2001.

[2]吳開平.網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源的收集與保存策略[J].檔案與建設(shè)，2007，（8）.

[3]趙屹.檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)[M].北京：北京圖書館出版社，2003.

[4]單愛民.新形勢下檔案信息資源開發(fā)與利用初探[J].水運(yùn)工程，2004，（4）.

[5]李越.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的企業(yè)檔案工作創(chuàng)新[J].湖北檔案，2002，（4）.