宋麗萍

摘要：2006年11月底，微軟推出了Microsoft Office 2007，與它的前一個版本Microsoft Office 2003相比，Microsoft office 2007的界面與Microsoft Office 2003相比更加美觀，Microsoft Office 2007功能更加強(qiáng)大，向下兼容性也很好，可以打開之前所有老版本的格式文件。

關(guān)鍵詞：Office 2007；PDF；文件格式；新增功能

中圖分類號：TP2 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-4437（2013）03-0034-03

在眾多的辦公自動化軟件中，Microsoft Office是現(xiàn)有辦公自動化軟件中應(yīng)用最為廣泛的軟件，幾乎每個人都離不開它。下面逐一介紹Microsoft Office 2007的新增功能和特點。

一、Office 2007全新的界面

Microsoft Office 2007全新的用戶界面美觀而實用，用戶可以針對個人工作的需求，更快速簡便地找到相應(yīng)的功能。在剛接觸Microsoft Office 2007時，用戶可能會由于用戶界面變化過大而感到使用不便，這主要是因為已經(jīng)習(xí)慣于Microsoft Office2003的界面和操作方法。新的用戶界面以“面板”和“模塊”形式替代了Microsoft Office 2003的“文件菜單”和“按鈕”形式。如圖1-1所示為Microsoft Office Word 2007的新界面。

二、新的文件格式

Microsoft Office 2007除了在用戶界面上發(fā)生的巨大改變以外，新的Microsoft Office 2007在文件格式上也有所創(chuàng)新，原先的Microsoft Office 2003版本默認(rèn)的文件擴(kuò)展名是，doc、.ppt和.xls，而在Microsoft Office 2007程序中引進(jìn)了一種基于XML的全新默認(rèn)文件格式，Word 2007、PowerPoint 2007和Excel 2007默認(rèn)的文件擴(kuò)展名變成，docx、.pptx和.xlsx，這類新格式文件比舊版Office文件格式要小很多。這樣一來用戶在裝有Microsoft Office 2007的計算機(jī)上默認(rèn)保存的文件在安裝Microsoft Office其他版本的計算機(jī)上是無法打開的，解決這個問題可以有三種辦法：

1.修改Microsoft Office 2007的默認(rèn)保存設(shè)置，具體的設(shè)置是：單擊左上角的Office按鈕，選擇“保存”，在彈出的“另存為”窗口的左下角有“工具”選項，點擊“工具”，選擇其中的“保存選項”，在彈出的Word選項窗口中就可以設(shè)置保存格式，這樣在點擊保存按鈕后，文檔將會自動保存為MicrosoftOffice 97-2003格式（如圖1-2所示）。

2.在編輯完文檔時點擊左上角的Office按鈕，在彈出的選項欄中選擇“另存為”I“Word 97-2003”文檔（如圖l一3所示）。

3.到網(wǎng)站上下載Microsoft Office兼容包，用戶點擊下載后，將此兼容包安裝到裝有Microsoft Office 97-2003的計算機(jī)上，這樣就可以打開，docx、.pptx和.xlsx等擴(kuò)展名的Microsoft Office 2007的文檔了。

三、可以直接輸出為PDF格式文件

PDF（Portable Document Format，便攜文檔格式）格式是Adobe公司在其PostScript語言的基礎(chǔ)上創(chuàng)建的一種主要應(yīng)用于電子出版的文件規(guī)范系統(tǒng)。PDF文件可以將文字、字型、格式、顏色及與設(shè)備和分辨率獨(dú)立的圖形圖像等封裝在一個文件中，該格式文件還可以包含超文本鏈接、聲音和動態(tài)影像等電子信息，支持特長文件，集成度和安全可靠性都較高。

隨著PDF格式文件使用的范圍越來越廣，我們有時候就需要將，doc、xls、.ppt等格式的文件轉(zhuǎn)換成PDF格式的文件使用，以前，我們要想將，doc、.xls、.ppt格式的文件轉(zhuǎn)換成PDF格式的文件，需要從網(wǎng)上下載一個Adobe Acrobat軟件，安裝以后就可以方便地將其文檔轉(zhuǎn)化成PDF文件了。現(xiàn)在，你可以不再需要Adobe acrobat的支持，借助Office 2007直接輸出為PDF格式的文檔，包括Word2007、PowerPoint2007、Excel2007在內(nèi)的所有組件都對PDF格式提供了全方位的支持。

打開任何一個Office 2007組件，都可以單擊Office按鈕，然后在“另存為”菜單下選擇“PDF或XPS”命令，如圖1-4所示，按照程序提示操作即可，單擊“選項”按鈕還可以對范圍、發(fā)布選項、非打印信息進(jìn)行更廣泛的設(shè)置，而且所輸出的PDF文檔可以在Adobe acrobat reader等軟件中正常瀏覽，如圖1-5所示。

不過，Office 2007暫時還無法正常瀏覽其他軟件生成的PDF文檔，即使強(qiáng)行導(dǎo)人，所看到的無非是一堆亂碼而已，也就是所謂的“單向支持”。

四、實時預(yù)覽文檔

在Office 2007格式默認(rèn)設(shè)置下，已經(jīng)自動啟用實時預(yù)覽功能，當(dāng)鼠標(biāo)懸停在不同選項上時，可以顯示該功能的文檔效果預(yù)覽，例如通過下拉列表框設(shè)置字體、字號時，相應(yīng)的效果會立即在文檔中反應(yīng)出來（如圖1-6所示），而不再需要確認(rèn)后切換回文檔窗口查看具體的效果是否正確顯示，這是一種非常高級的所見即所得的效果，對用戶來說相當(dāng)實用和方便。

如果實時預(yù)覽功能沒有生效，你可以從“Office按鈕下的Word選項一常用”選項卡中勾選“啟用實時預(yù)覽”復(fù)選框，確認(rèn)后即可生效。

五、Microsoft Office Word 2007產(chǎn)生稿紙效果

在Microsoft Office 2003中要想讓W(xué)ord產(chǎn)生稿紙那樣的效果，通常的做法是先插入一個表格，調(diào)整表格中的每個單元格大小，然后在每個單元格中打字，這種方法雖然可行，但是卻太過麻煩！如今Word 2007新推出了稿紙設(shè)置功能，利用Word 2007的“稿紙設(shè)定”模式，即可輕松做出稿紙效果，方法如下：

在Word2007中，點擊“頁面布局”菜單，進(jìn)入“稿紙”選項卡，然后按下“稿紙設(shè)置”，彈出“稿紙設(shè)置”對話框，在“格式”下拉選單中選擇要設(shè)定的稿紙樣式，例如選擇“方格式稿紙”這個樣式。然后再從“列數(shù)×欄數(shù)”選單中設(shè)定稿紙的格子數(shù)量，最后將“方向”設(shè)置為“縱向”，按下“確認(rèn)”后會彈出一個對話框，顯示目前格式轉(zhuǎn)換的進(jìn)度，等到轉(zhuǎn)換完成后，整個Word頁面就會變成一張稿紙。效果如圖1-7所示。

六、結(jié)束語

Microsoft Office 2007可以說是微軟Office辦公套裝的又一個里程碑，通過默認(rèn)保存格式.docx、.pptx和.xlsx保存的文件將會大幅度減小Office文檔所占用的空間，Microsoft Office 2007不僅帶給人們更加美觀和人性化的界面，而且新增加的軟件和功能將會使辦公更加方便快捷。