池海霞
信息管理是企事業(yè)單位中的一項重要活動。在管理活動中的一切行為都是圍繞著使用信息來進行的,管理活動的核心就是利用信息來進行決策。在這樣的環(huán)境下,企事業(yè)單位迫切需要一種高效率的信息處理技術和工具。電子信息管理平臺與計算機有著密切的聯(lián)系,計算機技術是電子信息管理平臺的必要條件。如果沒有計算機和計算機網絡的強大的功能支持,電子信息管理平臺只不過是一句空談。在實際運用中,一個完整的電子信息管理平臺幾乎包含了一個單位所有的業(yè)務活動。
一、建立電子信息管理平臺前的準備工作
(一)開發(fā)電子信息管理平臺的決策。一個企事業(yè)單位是否要開發(fā)電子信息管理平臺,無非是考慮兩方面因素:成本和效果。研究如何成功實施電子信息管理系統(tǒng)及評價實施效果,對決策是很有必要。
(二)建立可靠的領導小組。在實施電子信息管理平臺的計劃之前,企事業(yè)單位一定要事先成立一個可靠、穩(wěn)定,這將是電子信息管理平臺開發(fā)得以成功的保證。
(三)宣傳和培訓。在單位上上下下進行改革創(chuàng)新的宣傳和培訓工作,讓單位所有員工都能夠接受新的管理模式。這也是電子信息管理平臺能夠成功實施的保障。
(四)數據的統(tǒng)計和整理。對企事業(yè)單位的各項運行數據進行統(tǒng)計、整理,準備好電子信息管理平臺運行前的各種數據清單。
(五)內部調查。對企事業(yè)單位內部進行詳細的調查,整理詳細的調查報告,在必要的時候進行企事業(yè)單位的業(yè)務流程重組。
二、電子信息管理平臺的設計開發(fā)過程
(一)系統(tǒng)開發(fā)方法。電子信息管理平臺的設計開發(fā)是一個相當長的過程,一個比較好的方法就是將其分割為相互關聯(lián)的幾個階段來進行,這種開發(fā)方法就是系統(tǒng)開發(fā)生命周期法(System Development Life Cycle,SDLC)。在實際的應用過程中,很少有直接使用SDLC過程的,經常使用的是SDLC的幾種類型的變體。
1.基于生命周期的變體。主要代表是瀑布模型,它強調生命周期階段之間的順序關系,一旦一個階段完成了就不能再回頭。這就要求在SDLC的設計過程中必須進行相當精確仔細地計劃。
2.基于迭代的變體。主要代表是蛛網模型,它強調生命周期階段之間高度的迭代,隨著需求的不斷修改不斷地增加迭代的次數,并在不斷的迭代中接近最后的目標。
3.以用戶為中心的變體。主要代表是社會技術系統(tǒng),它包括社會與技術兩個子系統(tǒng),并將其放在一個階段中進行考慮。
(二)實際的電子信息管理平臺開發(fā)階段。
1.項目計劃階段。在這個階段,主要的任務是確定新系統(tǒng)的作用域,確保項目的可行性,制定項目的開發(fā)進度表,分配資源并進行項目開發(fā)的預算分析。其中,最重要的可能就是確定新系統(tǒng)的作用域,即確定新系統(tǒng)將要解決的問題與這個問題所需要的解決方案的范圍。下一步,確定項目是否可行。這將包括財務可行性、技術可行性與進度可行性等三個項目的分析。然后,制定出大致的項目開發(fā)進度表,為每個進度分配人員與資源,同時生成一份預算報告。最后,正式啟動項目。
2.分析階段。在這個階段,主要的任務是了解確定企事業(yè)單位的商業(yè)需求與處理要求,并整理出書面的文件。一般來說,包含收集系統(tǒng)信息、確定系統(tǒng)需求、建立需求原型、劃分需求的優(yōu)先級、提出幾個可以互相替代的解決方案、選定方案等幾個步驟。
3.設計階段。在這個階段,正式進入系統(tǒng)的設計、編碼階段。其主要部分是設計工作:設計并集成網絡、設計應用程序結構、設計用戶界面、設計系統(tǒng)界面、設計并集成數據庫、設計系統(tǒng)的細節(jié)部分、集成系統(tǒng)控制。等到設計部分的工作真正完成,才能夠轉入編碼階段的工作,這個部分的工作比較單純,主要是根據系統(tǒng)的設計方案組織編碼實現(xiàn)并進行單元測試。
4.實施階段。項目這個時候應該已經初具雛形,在這個階段,主要的任務是建立、測試、安裝最后的系統(tǒng)。但是,這個階段的任務不僅僅是提供一個能夠運行的電子信息管理平臺,而是要確保培訓所有的用戶并使企事業(yè)單位得到切實的利益。其詳細的工作包括構造軟件的最后部件、檢驗與測試、轉化舊有的數據、整理文檔、對最終用戶進行培訓、安裝系統(tǒng)、確保與舊系統(tǒng)的切換等
5.支持階段。這個階段是在系統(tǒng)開始正常運營之后開始的,其目標是在今后的一段時間里確保系統(tǒng)的正常運營,這主要包括兩個部分:對最終用戶的支持與對系統(tǒng)的增強與維護。這個階段將一直持續(xù)到系統(tǒng)升級為止。至此,電子信息管理平臺的構建過程已經基本完成。