王霄

摘要：在公文寫作實(shí)踐中，很多從業(yè)者模糊對(duì)會(huì)議記錄和會(huì)議紀(jì)要的概念區(qū)別，往往“一視同仁”，導(dǎo)致會(huì)議紀(jì)要成了“全程錄音”。本文結(jié)合多年的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，對(duì)會(huì)議紀(jì)要的寫作原則進(jìn)行總結(jié)并側(cè)重進(jìn)行“略”、“詳”分析，以理清該公文文種的寫作誤區(qū)，對(duì)從業(yè)者特別是新人具有一定的指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞：企業(yè) 公文寫作 會(huì)議紀(jì)要 “略”“詳”重點(diǎn)

1 略記會(huì)議過程

1.1 簡(jiǎn)要描述會(huì)議過程 形同于新聞寫作的導(dǎo)語，會(huì)議紀(jì)要也需要對(duì)整個(gè)會(huì)議過程進(jìn)行簡(jiǎn)要描述。它的主要功能是：印證、備查，承上啟下。簡(jiǎn)要描述是會(huì)議紀(jì)要的“帽子”，無需繁瑣、只留主干即可。例如：《×××?xí)h紀(jì)要》的開篇寫到：“×年×月×日，在××?xí)h室召開了××?xí)h。會(huì)議審議了《×××》等××議題，通過××項(xiàng)決議?！痢脸鱿藭?huì)議?！眱H用3句話就將會(huì)議概況交代清楚，語言精練，一目了然。因此，會(huì)議過程簡(jiǎn)要描述要“略”，力求文字簡(jiǎn)潔、惜墨如金。本文作者從查閱的部分會(huì)議紀(jì)要中發(fā)現(xiàn)：此部分內(nèi)容缺失現(xiàn)象嚴(yán)重；有的述而不精、文字冗長。這些現(xiàn)象的出現(xiàn)，在很大程度上受起草人自身素質(zhì)的制約。

1.2 簡(jiǎn)要描述的方法 會(huì)議紀(jì)要的簡(jiǎn)要概述部分（會(huì)議過程）“略”的方法可以參考新聞寫作中消息的導(dǎo)語寫作，將會(huì)議的“時(shí)間、地點(diǎn)、人物、議題”等略記即可滿足要求。但是，公司制企業(yè)特別是國有企業(yè)往往設(shè)有子公司，在一些重要問題上，往往會(huì)有母公司領(lǐng)導(dǎo)人出席。因此，要特別注意上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與會(huì)議過程的相互融合簡(jiǎn)述。

例如：“×處安全辦公會(huì)議紀(jì)要”的概述為：“公司××、××領(lǐng)導(dǎo)出席會(huì)議，分公司××、××及部門負(fù)責(zé)人參加會(huì)議。會(huì)議重點(diǎn)研究部署了××工作”（會(huì)議共研究××項(xiàng)議題）”較為合適。

從企業(yè)會(huì)議類別看，一般的業(yè)務(wù)工作會(huì)議部門參加人較多。大多數(shù)起草人認(rèn)為，如不詳細(xì)記錄參會(huì)者特別是部門參會(huì)者名單，又不便于追蹤備查要求。但一一記錄又將破壞會(huì)議紀(jì)要整體體例，往往陷入兩難境地，有些人進(jìn)而拆分為：時(shí)間、地點(diǎn)、參加人。筆者認(rèn)為，將會(huì)議紀(jì)要的概況部分寫作照搬會(huì)議記錄的時(shí)間、地點(diǎn)、參加人格式并置于文首，有違文法體例。但可以略記參會(huì)人員，而將具體參會(huì)人員名單列于文尾（作為附注），既可以滿足“略記”要求又做到“備查”，且不破壞會(huì)議紀(jì)要體例。

2 詳記會(huì)議決議

2.1 提煉議題決議 會(huì)議的中心在“議題”，會(huì)議紀(jì)要的重點(diǎn)在“決議”。這是會(huì)議紀(jì)要的心臟部分，是重中之重。復(fù)述會(huì)議有關(guān)議題的決議，決不能復(fù)制會(huì)議記錄，事無巨細(xì)全部羅列，而要善于總結(jié)提煉，突出中心和重點(diǎn)，善于忠實(shí)于觀點(diǎn)并綜合歸納意見。簡(jiǎn)單地說，要從“詳細(xì)”的記錄中提煉出“精要”，要從“精要”的會(huì)議議題決議中體現(xiàn)出“詳細(xì)的觀點(diǎn)”。

2.2 詳細(xì)的記錄方法 詳細(xì)描述決議，要講究表述方式。主要的方法方式有以下3種：①概述式：根據(jù)會(huì)議程序，將會(huì)議概況、議題、討論意見、決議事項(xiàng)依次寫出。此種方法簡(jiǎn)明扼要，適用于各層次、各類會(huì)議。②歸納式：認(rèn)真總結(jié)提煉會(huì)議記錄，刪繁去簡(jiǎn)，去枝除葉，只留主干。此種方式條理清晰，重點(diǎn)突出，層次分明，適用于各層次、各類會(huì)議。③發(fā)言記錄式：即把與會(huì)人員發(fā)言內(nèi)容依次摘要

整理。此種方式適用于座談會(huì)、學(xué)術(shù)會(huì)議以及高層領(lǐng)導(dǎo)會(huì)議。

作者從搜集的會(huì)議紀(jì)要資料對(duì)比分析看出，大部分的會(huì)議紀(jì)要往往采用的是以上三種方式方法的綜合雜糅。以安全辦公會(huì)議紀(jì)要為例：會(huì)議概況化身為時(shí)間、地點(diǎn)、人物的詳細(xì)記錄（前文已經(jīng)詳述），違背了“簡(jiǎn)要”的要求；主體部又分為會(huì)議部署安排了什么、領(lǐng)導(dǎo)要求了什么。既有概述式的影子，又有歸納式、發(fā)言記錄式的糅雜?？此坪虾鯐?huì)議紀(jì)要的文法要求，實(shí)則未把握其實(shí)質(zhì)內(nèi)涵。因此，結(jié)合企業(yè)各類會(huì)議實(shí)際，筆者認(rèn)為采用“歸納式”撰寫會(huì)議紀(jì)要更切合實(shí)際，較為合理。

3 會(huì)議紀(jì)要的寫作素質(zhì)要求

3.1 文秘工作人員要能夠理清企業(yè)會(huì)議紀(jì)要的細(xì)微區(qū)別 主要有三類：①辦公性質(zhì)會(huì)議紀(jì)要：主要是指經(jīng)營管理層圍繞企業(yè)發(fā)展目標(biāo)和各項(xiàng)具體工作任務(wù)，對(duì)所涉及的生產(chǎn)經(jīng)營、安全管理等事項(xiàng)，進(jìn)行部署安排召開的會(huì)議形成的紀(jì)要，多傾向于事務(wù)性會(huì)議。②決議性質(zhì)會(huì)議紀(jì)要：主要指經(jīng)營管理層研究企業(yè)發(fā)展規(guī)劃、政策制定、體制機(jī)制建設(shè)等涉及企業(yè)管理重大事項(xiàng)召開的會(huì)議形成的紀(jì)要。③專項(xiàng)性質(zhì)會(huì)議紀(jì)要：主要指企業(yè)內(nèi)部各專業(yè)部門舉辦的各類技術(shù)評(píng)審、交流、座談、研討等專題性會(huì)議形成的紀(jì)要。

3.2 客觀認(rèn)識(shí)會(huì)議紀(jì)要撰寫過程中問題 ①文秘工作人員對(duì)會(huì)議召開的背景，議定事項(xiàng)的意義、作用等認(rèn)識(shí)不深，領(lǐng)會(huì)不準(zhǔn)，掌握不透，對(duì)主要領(lǐng)導(dǎo)的意圖、意見表述不到位。②會(huì)議記錄與會(huì)議紀(jì)要界定不清。照抄照搬，認(rèn)為會(huì)議紀(jì)要是會(huì)議記錄的刪減稿，對(duì)會(huì)議形成的意見缺乏分析歸納、總結(jié)提煉。③語言和文風(fēng)存在問題。主要表現(xiàn)為：結(jié)構(gòu)布局、格式不嚴(yán)謹(jǐn)，表述邏輯不夠嚴(yán)密，層次條理不夠清晰，語言冗長，修飾語多，文字不夠凝練簡(jiǎn)潔。

3.3 要完整準(zhǔn)確表述會(huì)議精神 參會(huì)的文秘工作人員要樹立走進(jìn)事內(nèi)、站在事外的工作思想和方法。會(huì)前，掌握會(huì)議材料和核心議題，做到心中有數(shù)。會(huì)中，要認(rèn)真傾聽，詳細(xì)記錄，確保會(huì)議記錄的完整性和客觀性。會(huì)后，要趁熱打鐵，盡快整理紀(jì)要。不參會(huì)的文秘工作人員，在會(huì)議紀(jì)要起草過程中必須有疑必問，不能含糊馬虎。紀(jì)要初稿形成后，要逐一送達(dá)參會(huì)者特別是主要與會(huì)者，嚴(yán)防語意轉(zhuǎn)述變形、錯(cuò)誤。

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