徐春艷

【摘 要】 無論何種工程中，檔案的收集整理的標準化都是在管理檔案時非常重要的環(huán)節(jié)之一，只有標準化的檔案管理才能使得文檔的保管與利用的價值達到最大化，保存檔案更完整，檢索時更方便快捷，大大提高工作效率，建設(shè)工程中也不例外，因此，我們要在思想和意識上強化檔案標準化、系統(tǒng)化的重要性，在收集和整理建設(shè)工程檔案時，做到標準化、規(guī)范化。

【關(guān)鍵詞】 建設(shè)工程 檔案收集整理 標準化

一、建設(shè)工程檔案標準化的收集過程

在建設(shè)工程中，檔案管理以及相關(guān)部門中，雖然在工作時可以執(zhí)行相關(guān)的部門所制定的標準，但在實際工作中并無收集整理檔案的一套標準方案與規(guī)程，大多數(shù)的部門都是按照自己以往的工作經(jīng)驗或者部門自己制定的標準執(zhí)行，使得檔案的管理混亂無序，往往要耗費大量的無謂的時間，并且檔案的完整性也存在一定的欠缺，一旦要查閱或調(diào)用檔案，就會遇到很多麻煩。因此，制定一套標準化的切實可行的建設(shè)工程檔案的收集整理辦法是非常必要的。

（1）傳統(tǒng)的建設(shè)工程檔案收集的標準化

1.建設(shè)單位是工程建設(shè)的第一責任主體。因此工程的項目建設(shè)檔案的文件材料（如工程的立項、勘察設(shè)計、招投標、施工、竣工驗收等）必須要收集全，這對建設(shè)單位來說是工作時的難點。

檔案的質(zhì)量在一方面上反映了工程的質(zhì)量。工程檔案涉及廣泛的領(lǐng)域、多樣化的記錄形式、文件材料眾多、建設(shè)周期長等等許多特點，使得檔案的收集格外困難和混亂。因此建立一套標準化的工程檔案收集體系勢在必行。

要建立分類的檔案管理制度以及檔案管理網(wǎng)絡。將工程所需的文件，如工程準備階段的文件、施工文件、監(jiān)理文件和竣工驗收的文件等等分別分類并收集齊全?？⒐ず蠼?jīng)過規(guī)范的整理，即依據(jù)建設(shè)工程的檔案分類規(guī)范和國家規(guī)范后移交給主管部門以及城建部門。

2. 建設(shè)工程檔案的主要責任單位是建設(shè)單位，工程文件的收集、組織和管理實施都是建設(shè)單位的職責所在。一旦工程開始立項，工程檔案就要開始按規(guī)定進行收集，在工程的各個項目部門和施工現(xiàn)場等地都要派有專門的檔案員來負責收集現(xiàn)場資料，經(jīng)整理后向規(guī)定的檔案室移交檔案。一般來說，建設(shè)工程項目的檔案可以在完成項目后收集，但是對于建設(shè)周期長，建設(shè)工程文件較多的建設(shè)項目，一次性收集和整理工作量非常大，這時，就要采取階段完成的措施。歸檔文件的質(zhì)量要符合標準，編制單位和日期頁碼等要準確，公章清晰，合同、協(xié)議書等重要文件上，法人代表的簽字必須正規(guī)。

3. 建設(shè)單位在交付建設(shè)工程的檔案時，往往沒有達到合格的標準。因此城建部門的工程檔案管理人員要嚴格按照相關(guān)標準對建設(shè)單位所交付的建設(shè)工程檔案實行檢查和驗收工作。只有在達到合格的標準后才能對建設(shè)單位發(fā)放證明檔案合格的證書。在未達到合格標準之前有事要進行反復的檢查和驗收。只有通過了預驗收與驗收這兩道程序，才能正式發(fā)放檔案合格的證書。在進行預驗收時要羅列出出現(xiàn)的問題以及對問題的解決以及補充。通過驗收的建設(shè)工程檔案要按照分類大綱以及相關(guān)的國家規(guī)范按照“建設(shè)時間”、“建設(shè)程序”和“建設(shè)階段”等關(guān)鍵的分類標準分類，詳細注明建設(shè)單位和部門，并且責任到責任人。責任人對歸檔范圍要做到一清二楚，以便日后查找和使用。

（2）利用現(xiàn)代計算機技術(shù)使得工程檔案收集標準化

通過計算機技術(shù)建立一套軟件系統(tǒng)來對工程檔案進行收集整理和管理在當今時代是完全可行的，并且使得檔案收集和整理標準化變得簡單易行。

在預驗收時，可將工程資料表格化，將竣工圖按照不同的專業(yè)進行分布排列，并逐項檢查每一套資料是否合格。如果有某一個專業(yè)相關(guān)的資料缺乏或者不合格，就可以將不合格之處登記在表格上，注明修改的時間和日期，再由移交人與簽收人簽字，認可修改。通過這種方式，審查的整個過程就會留下相應的記錄，日后查證時就會極為方便。

還可以在電子軟件系統(tǒng)中包含一個預驗收的記錄，歸納建設(shè)工程檔案中所存在的問題。在經(jīng)過整改到達驗收標準之后，再由這個電子軟件系統(tǒng)，打印出一份制作好的建設(shè)工程檔案的預驗收合格證，發(fā)給建設(shè)單位的相關(guān)負責人。

建設(shè)工程檔案所存在的額問題整改完畢之后，工程檔案經(jīng)驗收達到合格標準，即可經(jīng)電子軟件的系統(tǒng)再打印一份建設(shè)工程檔案的合格證書。將預驗收合格證書與驗收合格證書分別編號記錄，以便日后的核對檢查。

在這個電子軟件系統(tǒng)中有兩個表格和兩個證書，分別是建設(shè)工程的檔案移交單、建設(shè)工程檔案的預驗收審查記錄、建設(shè)工程檔案的預驗收合格證以及建設(shè)工程檔案的合格證。有了這套電子軟件系統(tǒng)，建設(shè)工程檔案收集的各個過程就會有一個清晰明了的記錄，包括所出現(xiàn)的問題以及問題的整理改正過程等等。檔案的保存也比傳統(tǒng)的模式方便很多。

二、 建設(shè)工程檔案標準化的整理過程

（1） 傳統(tǒng)的建設(shè)工程檔案的標準化整理過程

由于目前的技術(shù)條件不夠成熟加上建設(shè)工程檔案涉及廣泛的領(lǐng)域、文件材料眾多、建設(shè)周期長等特點，建設(shè)工程的檔案在整理時還是普遍依賴相關(guān)人員的手工操作。在這種情況下，工程檔案的整理工作的隨意性大大增加，沒有標準工具來確定標準。因此，很多的建設(shè)單位移交給城建檔案館的建設(shè)工程檔案資料的排序都很混亂。雖然依據(jù)建設(shè)部提出的GB/T50328-2001的標準，可以對這些檔案資料進行系統(tǒng)化，將檔案資料的順序進行規(guī)范化。但在實際應用中，這個過程是非常復雜的。每個項目檔案的內(nèi)容都相去甚遠，千差萬別，難以統(tǒng)一進行系統(tǒng)化和規(guī)范化。

為解決這一難題，檔案管理人員可以使用和設(shè)計一個網(wǎng)格狀的容器設(shè)備來實現(xiàn)建設(shè)工程檔案的整理過程。設(shè)計的這種容器，我們要將其分成很多的小格子，再依據(jù)建設(shè)部的GB/T50328-2001 標準對每個小格按一定的順序進行相應的標注。比如：將第一個格子標注為某建設(shè)工程的施工許可證，第二個格子標記為會審記錄，第四個格子標注為核定技術(shù)的核定單......依次標注完成。將這些資料的名稱標簽張貼在這些格子的顯著位置，分類整理完成后再根據(jù)這些資料的時間順序排列匯總，就形成一套相對完整的建設(shè)工程檔案的資料。通過這種標準化的方式，人為的誤差會大大減少，工作效率也會大幅度提高，不僅如此，檔案工作人員的工作也將輕松許多。

（二）利用現(xiàn)代計算機技術(shù)實現(xiàn)檔案管理的標準化過程

在可預見的未來，計算機所存儲的影像數(shù)據(jù)檔案文件將漸漸代替紙質(zhì)的檔案文件資料。那時，檔案的管理就會方便的多也快捷的多。建立一個有關(guān)建設(shè)工程的數(shù)據(jù)庫，然后將每一個工程的所有檔案資料根據(jù)時間或內(nèi)容進行逐級分類，形成一個樹狀的結(jié)構(gòu)，比如：存儲一個某建筑工程的全部檔案，不同的工程的名稱都是按時間先后的順序排列的，打開這個建筑工程的名字后，就會顯示出按時間順序排列的工程的施工許可證與會審記錄、技術(shù)的核定單以及所用的主要原料、配件出場的證明、試驗單目錄等等，其中試驗單目錄打開后又包括所有的實驗單。這樣這項工程的檔案條理清晰，一目了然。而且數(shù)字化的數(shù)據(jù)不易丟失，可以多備份幾份，以免發(fā)生意外。通過數(shù)據(jù)庫系統(tǒng) 查找相關(guān)資料也相當迅速。人工的查找速度與電腦相比相去甚遠。因此，使用現(xiàn)代技術(shù)對建設(shè)工程的檔案實施管理標準化是未來發(fā)展的必然趨勢。

結(jié)束語：隨著技術(shù)越來越先進，建設(shè)工程的檔案收集與整理的標準化也變得越來越易于操作，但我們要勇于開拓，不斷創(chuàng)新，最大限度地提高工作效率，減少工作人員的勞動時間和勞動強度。

參考文獻

[1] 趙士峰，燕開良.檔案工作指南[M].北京：中央文獻出版社.1999

[2] 城建檔案業(yè)務管理規(guī)范[M].北京：光明日報出版社，2011