李淼

摘要：“跨學(xué)科、跨領(lǐng)域、跨機構(gòu)”是科研工作發(fā)展的重要趨勢，如何適應(yīng)新形勢下科研檔案工作的需要是現(xiàn)代檔案工作者必須要面對的問題。本文在分析跨學(xué)科、跨領(lǐng)域、跨機構(gòu)科研項目檔案管理特點的基礎(chǔ)上，從制度規(guī)范、管理體系、共享機制等方面總結(jié)其存在的問題，并進一步提出管理的策略，為新形勢下科研檔案的管理提出建設(shè)性意見。

關(guān)鍵詞：科研項目科研檔案檔案管理

在科研活動日益社會化、信息化的背景下，科研項目（課題）呈現(xiàn)出跨學(xué)科、跨領(lǐng)域、跨機構(gòu)（以下簡稱“三跨”）的典型性特征。與一般性科研項目相比，“三跨”項目往往集合了各機構(gòu)相關(guān)領(lǐng)域的優(yōu)勢力量，研究成果更具有顯示度，檔案的信息含量和科技含量更大，如何有效收集、保存和利用這些科研檔案資源是檔案人員必須要思考的問題。同時“三跨”科研項目研究周期較長，具有跨機構(gòu)、跨學(xué)科、跨地域、跨平臺等諸多新特點，依靠傳統(tǒng)的科研檔案管理模式和方法難以全面、系統(tǒng)地管理這些資源，需要我們提出新的管理方法和模式。

一、“三跨”項目檔案管理的特點分析

（一）歸檔主體的多口性

“三跨”科研項目范圍大、成員多，往往需要多學(xué)科交叉、多部門協(xié)調(diào)、多單位合作，因而建檔材料形成的主體較多，涉及的機構(gòu)包括主管單位、依托單位（負(fù)責(zé)單位）、參加單位，涉及的人員包括項目負(fù)責(zé)人、課題負(fù)責(zé)人、項目（課題）參加人、業(yè)務(wù)管理人員、綜合管理人員（包括財務(wù)人員、設(shè)備采購人員、人事管理人員等），并且根據(jù)項目開展需要聘請院外甚至是國外知名專家或?qū)＜覉F隊。這些機構(gòu)或個人會形成各種檔案資源，這些來源不同卻又產(chǎn)生于同一科研活動中的資源，共同構(gòu)成了一個“三跨”科研項目的全部檔案。

（二）歸檔內(nèi)容的電子化

一方面，“三跨”科研項目電子檔案資源超量增長。隨著科研信息化程度的不斷提高，“三跨”科研項目會應(yīng)用更先進的信息技術(shù)和電子化設(shè)備，科研人員習(xí)慣于在自己的工作現(xiàn)場和研究過程中電子化地進行信息交流和處理，從而形成了大量的交流性材料、實驗性數(shù)據(jù)和各種結(jié)果性數(shù)據(jù)。另一方面，這些電子檔案具有異構(gòu)性的特征。由于“三跨”科研項目需要國內(nèi)國際不同領(lǐng)域的機構(gòu)和人員協(xié)同工作，會涉及多個單位多種應(yīng)用平臺多個數(shù)據(jù)庫資源，不同的科研人員又會在自己的電子設(shè)備中保存不同的數(shù)據(jù)內(nèi)容，從而不可避免的產(chǎn)生多種結(jié)構(gòu)、多種載體的電子檔案。

（三）檔案收集過程的復(fù)雜性

“三跨”科研項目研究周期長，一般為3至5年，從立項到結(jié)項驗收每個環(huán)節(jié)都需經(jīng)過反復(fù)研究和試驗，取得最終成果往往要耗費很長時間，這就使得檔案資料的收集整理時間跨度大、周期長。在項目進行中一般采用階段管理的方式，在每一重要階段主管單位對執(zhí)行情況（包括階段科技目標(biāo)的實現(xiàn)、階段性成果的形成、創(chuàng)新隊伍建設(shè)、經(jīng)費使用情況等）進行綜合考核評估；同時每個項目會分不同課題，每個課題也會根據(jù)需要進行階段性檢查。在項目整體推進過程中不可避免地會出現(xiàn)成員離職、調(diào)職等非正常情況，在每一階段或特殊情況下檔案人員都要及時跟進，保證歸檔文件材料的齊全、完整、有效。

（四）檔案資源的共享性

“三跨”科研項目的立項會經(jīng)過嚴(yán)格的論證和審批程序，每個課題的設(shè)置也必須緊密圍繞總體目標(biāo)，相互有機聯(lián)系，能針對關(guān)鍵性科學(xué)技術(shù)問題組織多學(xué)科、多方位的交叉研究和協(xié)同攻關(guān)，在項目進展過程中，同步進行的類似課題的進展會直接影響到相關(guān)課題的時效性和完成程度。這種狀況下，項目要盡量實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源、信息資源、知識資源等各種資源的全面共享，需要打通原有檔案資源的壁壘，建立互聯(lián)互通的檔案資源共享環(huán)境，根據(jù)項目中不同課題的科研人員利用需求提供最新的、全面的、即時的科研檔案信息內(nèi)容。

“三跨”科研項目檔案管理的這些特點決定了要采用新的管理方法和模式，但目前的管理卻存在諸多問題。

二、“三跨”科研項目檔案管理存在的問題分析

（一）缺乏針對“三跨”科研項目檔案管理的指導(dǎo)規(guī)范

首先，從國家層面看，已有相關(guān)的科研項目和檔案管理規(guī)范，但缺乏直接針對“三跨”科研項目和檔案管理的專項規(guī)范，缺少針對科研信息化發(fā)展的內(nèi)容。

我國對科研項目和其檔案的管理規(guī)范可分為兩類，第一類是通用的科研項目與檔案管理法規(guī)和規(guī)范，如《國家科技計劃管理暫行規(guī)定》等項目管理規(guī)定和《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定》等通用科研檔案管理規(guī)定。這些規(guī)定基本為科技項目和檔案管理的一般性規(guī)范，沒有針對“三跨”科研項目或其他重大科技項目檔案管理的相關(guān)規(guī)定[1]。同時這些管理規(guī)范基本是八十年代、九十年代初提出的，缺少對新信息環(huán)境下科研項目和檔案工作的思考。

第二類是專用科研項目與檔案管理的規(guī)章和規(guī)范，如《國家高技術(shù)研究發(fā)展計劃（863計劃）管理辦法》、《國家高技術(shù)研究發(fā)展計劃（863計劃）文檔材料管理辦法》（試行）等。這些針對863項目的管理規(guī)范在一定程度上與“三跨”科研項目管理相似，但總體來說仍有缺失，在各單位具體操作層面缺乏細(xì)則性的規(guī)定，很多工作還要參照老標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行[2]。

其次，從地方層面看，很多省市機關(guān)、高校等項目主管部門制定了項目與檔案管理規(guī)范，如《北京市科技計劃項目（課題）檔案管理辦法》、《上海市科學(xué)技術(shù)研究項目檔案管理辦法》等，這些規(guī)范相比國家規(guī)范進一步細(xì)化，更具有執(zhí)行性，如《北京市科技計劃項目（課題）檔案管理辦法》進一步明確了各相關(guān)方的職責(zé)[3]、《上海市科學(xué)技術(shù)研究項目檔案管理辦法》則提出要加強科研項目的動態(tài)管理和過程管理。但另一方面仍缺少對專項科研項目和檔案管理的相關(guān)規(guī)定，無法直接指導(dǎo)“三跨”科研項目的檔案管理工作。

（二）缺少針對“三跨”科研項目檔案工作自上而下的管理體系

由于管理規(guī)范或制度中對檔案工作內(nèi)容的缺失，造成項目各主體對檔案工作認(rèn)識的偏頗，沒有建立起針對“三跨”科研項目檔案工作的管理體系。

首先，從下達“三跨”科研項目的主管機構(gòu)看，沒有定制項目的檔案管理指導(dǎo)規(guī)范，缺少對檔案工作的總體把控與協(xié)調(diào)，檔案工作無法納入立項、階段檢查、總驗收等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，從而造成檔案資源的失控與失存。

其次，從主要承擔(dān)項目的依托單位看，依舊無法對項目的整體檔案工作進行統(tǒng)一規(guī)劃。雖然項目負(fù)責(zé)人會指派相關(guān)檔案人員或課題秘書完成歸檔工作，但目前依托單位只對單位內(nèi)部檔案工作進行管理，對項目的二級課題承擔(dān)單位沒有進行相關(guān)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。因依托單位并不能保存全部項目檔案材料，并且因為各課題分頭管理導(dǎo)致復(fù)印件多、原件少，紙質(zhì)材料多、其他載體材料少等現(xiàn)象，從而影響和制約了“三跨”科研項目檔案的收集整理與開發(fā)利用。

最后，從項目的課題參加單位看，由于缺少項目主管單位的指導(dǎo)和管理，基本采用原有的一般性科研項目檔案管理模式，不能根據(jù)“三跨”科研項目的特殊性要求制定歸檔范圍、歸檔計劃，檔案工作無法納入“三跨”科研課題管理工作中。同時科研人員缺乏檔案意識，重視科學(xué)研究實踐活動和科研成果的發(fā)表與獲獎，輕視檔案資料積累工作，甚至不愿意上交自己手中的材料；檔案人員缺乏檔案開放意識，重視材料的收集整理、輕視資源的開發(fā)與利用，兩者工作方式的沖突造成單位內(nèi)部科研檔案工作推進的困難。

綜上，由于“三跨”科研項目檔案管理工作仍主要依據(jù)一般性的項目檔案管理辦法和模式，缺乏相應(yīng)的管理制度和實施細(xì)則，對各責(zé)任方缺乏配套和有效的制約手段，造成“三跨”科研項目檔案工作管理失控，不能做到自上而下的集中統(tǒng)一管理。

（三）缺少對“三跨”科研項目檔案資源的共享機制與手段

對“三跨”科研項目檔案資源的共享需求可分為三個層次，即項目組內(nèi)共享、單位內(nèi)共享和社會共享。

首先，項目的各組成部分（課題、機構(gòu)、人員）是密不可分的整體，其研究過程數(shù)據(jù)、成果信息、管理性材料是大家所關(guān)注的內(nèi)容，但目前這些檔案資源歸屬在不同的科研單位和主管機構(gòu)中，而這些機構(gòu)相對獨立，項目檔案資源缺少共享的機制，且暫時無法提供資源共享的技術(shù)手段。

其次，“三跨”科研項目集中了各單位相關(guān)領(lǐng)域的優(yōu)勢力量，形成的是有顯示度的原創(chuàng)性科研成果，在項目完成后，除涉密和涉及知識產(chǎn)權(quán)保護之外的已歸檔信息資源有必要在單位內(nèi)部共享。而目前的項目檔案資源只停留在各自為“用”的狀態(tài)，無法形成網(wǎng)絡(luò)化的管理模式。

最后，從全社會發(fā)展的角度看，科技部《國家科技計劃項目管理暫行辦法》中已經(jīng)提出“各類國家科技計劃必須建立相互兼容的數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)信息、數(shù)據(jù)資源共享”，但目前在缺少共享機制和平臺的條件下，“三跨”科研項目檔案資源的共享利用只能成為美好愿景。

三、“三跨”科研項目檔案管理的策略分析

（一）加強對項目檔案和檔案工作的集中統(tǒng)一管理

首先，要將檔案管理納入項目管理的范疇，從頂層對檔案管理做出總體設(shè)計。

在項目管理規(guī)范中明確檔案集中統(tǒng)一管理的原則，加入檔案管理的總體內(nèi)容和要求，保證立項、結(jié)項、鑒定等關(guān)鍵環(huán)節(jié)檔案工作到位。如將“三跨”科研項目檔案驗收作為項目驗收中的重要環(huán)節(jié)，在項目結(jié)題、鑒定、報獎時提出“需由檔案部門出具立卷歸檔文件材料完整準(zhǔn)確的證明”的要求等。

其次，要制定“三跨”科研項目檔案管理規(guī)范，明確歸檔范圍。

只有由項目主管機構(gòu)或由其指派相關(guān)檔案部門根據(jù)“三跨”科研項目的特點制定并頒發(fā)檔案管理規(guī)范，才能根本上保證項目檔案的系統(tǒng)性和完整性。第一要制定針對“三跨”科研項目檔案內(nèi)容的歸檔范圍表，項目檔案分類中除科研檔案外還會有基建、設(shè)備、電子檔案等不同門類，如果按目前實行的按門類管理檔案的模式，會破壞“三跨”科研項目檔案的系統(tǒng)與完整性，為日后的利用帶來不便，所以可考慮建立以“三跨”科研項目為主體、綜合各門類檔案和項目各階段內(nèi)容的系統(tǒng)的檔案資源結(jié)構(gòu)模型和歸檔范圍表。第二要根據(jù)科研信息化的特點規(guī)范電子文件的歸檔內(nèi)容與形式，保證歸檔文件的長期可讀、可用，因為“三跨”科研項目中會形成不同載體、不同形式的電子文件，同時會有海量電子數(shù)據(jù)產(chǎn)生，需要主管部門會同其他機構(gòu)制定針對電子科研數(shù)據(jù)的歸檔保存策略。

最后，要明確項目各主體的職權(quán)范圍，加強對檔案工作的分級管理。

為解決保存與利用的矛盾，從既有利于檔案的規(guī)范管理又方便各課題組科研人員利用的角度出發(fā)，探索以主管機構(gòu)為中心，以項目為紐帶的檔案工作分級管理模式?？蓪嵭兄鞴軝C構(gòu)抓依托單位，依托單位抓項目組，項目組抓課題組，課題組抓科研人員，一級抓一級，管理網(wǎng)絡(luò)化。檔案部門必須加強與有關(guān)職能部門的配合，建立聯(lián)合監(jiān)督檢查制度[4]。主管機構(gòu)檔案部門負(fù)責(zé)各項目的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督，將具體工作任務(wù)分解到各項目組；每個項目組確定一名兼職檔案人員負(fù)責(zé)其項目研究過程中與項目有關(guān)的檔案工作，對各課題檔案工作進行跟蹤指導(dǎo)；每個課題組確定一名兼職檔案人員，對科研人員的歸檔工作進行跟蹤指導(dǎo)。同時項目組要為項目檔案管理提供必要的服務(wù)、經(jīng)費和保障條件，爭取將檔案管理工作納入項目管理與年度績效考核內(nèi)容。

（二）建立基于項目業(yè)務(wù)流的全過程管理

“三跨”科研項目檔案管理需要基于項目業(yè)務(wù)流和業(yè)務(wù)主體，將檔案管理工作全過程嵌入到項目管理流程，實行全面的、系統(tǒng)的、過程的管理。

“三跨”科研項目主要有三方業(yè)務(wù)主體負(fù)責(zé)六個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的工作，業(yè)務(wù)主體指：主管機構(gòu)、依托單位、參加單位，業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)主要包括分析論證階段、研究實驗階段、成果鑒定驗收階段、推廣應(yīng)用階段、成果獎勵申報階段、申請專利和成果轉(zhuǎn)讓階段?；诖诵纬上颉叭纭笨蒲许椖繕I(yè)務(wù)流的檔案管理流程，見圖1。

（三）逐步構(gòu)建“三跨”科研項目檔案資源平臺

構(gòu)建資源庫是科研信息化發(fā)展的必然要求，它一方面可以實現(xiàn)橫向共享，為項目組間的溝通交流提供平臺；另一方面能全面、系統(tǒng)的積累“三跨”科研項目檔案資源，為資源的縱向積累和利用提供基礎(chǔ)。

首先，要建設(shè)基于“三跨”科研項目應(yīng)用平臺的歸檔保存系統(tǒng)。目前很多項目的實施都依托于一定的應(yīng)用平臺，這些不同的平臺中會產(chǎn)生大量的科研電子數(shù)據(jù)信息，它們是記錄科研過程的重要信息資源，必須歸檔保存。所以要在項目開始階段即提出電子科研檔案永久保存的功能需求，甚至在各平臺設(shè)計之初就將檔案管理系統(tǒng)的功能嵌入到平臺內(nèi)，保證歸檔電子文件信息的原始性和全面性；

同時要考慮不同平臺異構(gòu)信息的采集，保證其能夠完整、有效的歸入檔案管理系統(tǒng)。

其次，是建立“三跨”科研項目檔案中央數(shù)據(jù)庫。這一數(shù)據(jù)庫需要在主管機構(gòu)的支持下，在檔案部門的配合下完成，以項目為單元有不同的業(yè)務(wù)主體全過程的記錄、積累科研過程數(shù)據(jù)。同時隨著數(shù)據(jù)量的增加可在此基礎(chǔ)上構(gòu)建成果數(shù)據(jù)庫，揭示相關(guān)的科研項目管理情況、研究過程、成果水平等信息，使“三跨”科研項目科研成果檔案信息得到推廣。

最后，要在主管機構(gòu)的支持下建立“三跨”科研項目檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和科研檔案信息開放查詢系統(tǒng)。首先實現(xiàn)檔案資源網(wǎng)絡(luò)共享，各項目組兼職檔案人員或單位檔案人員及時進行動態(tài)更新；同時考慮構(gòu)建科研檔案信息開放查詢系統(tǒng)，提供科研檔案信息的服務(wù)，充分發(fā)揮已歸檔資源的作用，打破各機構(gòu)間檔案實體共享的限制，使“三跨”科研項目成果的利用更加廣泛和深入[5]。

“三跨”科研項目檔案管理涉及范圍廣、人員多，需要從主管機構(gòu)到基層科研單位的多方支持，原有的檔案管理方式和模式已不能滿足實際需要，檔案人員需要根據(jù)科研工作發(fā)展的新情況新趨勢創(chuàng)新性地開展檔案管理工作，以全面、系統(tǒng)地保存科研檔案信息資源，服務(wù)科研一線服務(wù)社會。

注釋：

[1]科學(xué)技術(shù)部.國家科技計劃項目管理暫行辦法.2001-1-20；國家科委，國家檔案局.科學(xué)技術(shù)研究檔案管理暫行規(guī)定，1987-3-20

[2]科學(xué)技術(shù)部.國家高技術(shù)研究發(fā)展計劃[863計劃]管理辦法.2001- 8；科學(xué)技術(shù)部.國家高技術(shù)研究發(fā)展計劃（863計劃）文檔材料管理辦法（試行），2003-3-25

[3]北京市科委.北京市科技計劃項目（課題）檔案管理辦法，2008-7-1

[4]關(guān)宏玉，劉洋，安小米.我國科研文件檔案管理模式特點問題與建議：典型案例研究[J].山西檔案，2011（7）.

[5]劉巍.對科技檔案資源共享問題的思考——以海洋專項檔案為例[J].中國檔案，2006（4）.

作者單位：中國科學(xué)院檔案館