侯曉琳

摘 要：由北京東華合創(chuàng)數(shù)碼科技股份有限公司（簡稱東華合創(chuàng)公司）承建，陜西賽威信息工程監(jiān)理評測有限公司（簡稱賽威信息公司）負責監(jiān)理的《神華寧夏煤業(yè)集團公司協(xié)同辦公管理系統(tǒng)》（簡稱OA系統(tǒng)），通過一年多的時間的需求分析，軟件設計編制工作已基本完成。進入實施上線階段的工作流程。

關(guān)鍵詞：神華 寧夏煤業(yè) 集團公司 協(xié)同 辦公系統(tǒng) 實施方案

中圖分類號：TD82 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）03（a）-0014-02

1 制定測試計劃及系統(tǒng)功能測試

確定測試時間、協(xié)調(diào)測試人員、安排集中測試地點及環(huán)境，測試人員積極反饋功能測試中遇到的問題。

1.1 測試

2009年3月1日至3月3日，OA系統(tǒng)進入到功能測試階段。

由神華寧夏煤業(yè)集團公司辦公室、科技發(fā)展部、組宣部、人力資源部、電視新聞網(wǎng)絡中心組織相關(guān)人員進行功能測試；由神華寧夏煤業(yè)集團公司科技發(fā)展部、電視新聞網(wǎng)絡中心會同東華合創(chuàng)公司、賽威信息公司組成綜合測試組進行系統(tǒng)測試。測試責任單位為賽威信息公司。

功能測試計劃主要測試OA系統(tǒng)中公文管理、辦公事務、電子郵件、企業(yè)論壇、個人辦公、集成接口等功能模功是否滿足需要。

以集中測試方式，參與測試人員到指定地點進行測試。針對參與測試的相關(guān)部門的相關(guān)人員進行簡單的系統(tǒng)使用及測試流程培訓。測試過程中，測試人員以不同角色用戶身份進入系統(tǒng)，進行流程審批、驗證系統(tǒng)功能。由綜合測試組現(xiàn)場指導，監(jiān)理進行過程跟蹤記錄。

1.2 功能測試報告

測試形成《功能測試計劃》、《功能測試報告》、《功能測試反饋記錄》。

通過3天的頻繁測試，總結(jié)出調(diào)試記錄中的主要問題分為功能調(diào)整（40條）、流程調(diào)整（16條）、新增功能及要求（13條）、操作（1條）、需要用戶協(xié)調(diào)及確認（7條）、測試組建議（6條）、無法實現(xiàn)功能（4條）七類共計97條意見和建議。

1.3 解決方案

按照功能測試反饋信息調(diào)整系統(tǒng)。東華合創(chuàng)公司項目組對測試組明確提出需要修改的功能性問題，經(jīng)過分析討論，可以在試點單位、試用之前（2009年3月9日）按照要求修改和測試，并保證不影響其他功能模塊的試用。對于門戶頁面的調(diào)整，東華合創(chuàng)公司美工進行方案的設計，會盡快提供幾套方案供客戶評審、確定采用。

針對于客戶已經(jīng)明確的流程調(diào)整，在試點單位培訓、試用之前（2009年3月9日），按照要求調(diào)整測試完畢。

針對新增功能，進行開發(fā)，在整體試運行之前（2009年3月25日）測試完畢。

2 試點單位培訓及試用

2.1 試點單位培訓

功能測試工作完成，按照客戶要求進一步完善系統(tǒng)，系統(tǒng)滿足試點單位試用的條件。

2009年3月12日至3月13日對神華寧煤協(xié)同辦公系統(tǒng)操作培訓。同時神華寧夏煤業(yè)集團公司確定由羊場灣煤礦、金能煤業(yè)分公司、汝芨溝煤礦、麥垛山煤礦籌建處、大武口洗煤廠、物資公司、能源工程公司、紅梁煤業(yè)公司、信息技術(shù)中心，神華寧夏煤業(yè)集團公司辦公室、科技發(fā)展部等11個試點單位試運行，并進行培訓。

針對試點單位辦公室綜合、文書業(yè)務人員及計算機網(wǎng)絡管理員共計30人的培訓，使各位學員能熟練掌握系統(tǒng)操作方法，并成為各單位業(yè)務骨干，討論系統(tǒng)業(yè)務功能及流程、收集相關(guān)信息。

通過培訓，進一步驗證了系統(tǒng)功能，參訓人員基本掌握了系統(tǒng)的相關(guān)操作使用。明確了試點單位各項流程，上報各單位人員及部門信息等。

通過培訓、調(diào)研與各試點單位的業(yè)務人員的討論交流，完善了具體的相關(guān)業(yè)務流程。同時要求神華寧夏煤業(yè)集團公司提供基層單位的人員信息，并且提供神華寧夏煤業(yè)集團公司機關(guān)各門部門及基層單位人員排列順序。門戶界面二方案選一。訂購RTX2000用戶滿足現(xiàn)階段使用需求，逐步分批次使用郵箱和RTX系統(tǒng)。

2.2 試點單位試用

試用問題反饋、修改。

2009年3月25日進入試點單位試運行階段。安排培訓地點，組織培訓人員，由每個試點單位的系統(tǒng)管理員和對辦公業(yè)務比較熟悉的人員參加。

參與培訓人員掌握系統(tǒng)模塊功能使用，并能指導他人正確使用系統(tǒng)，根據(jù)試用意見及反饋調(diào)整系統(tǒng)。

3 通過對需求的評審、確認

針對不同的問題需要用戶協(xié)調(diào)及確認的問題，存在提出的需求與前期調(diào)研、需求評審會不符或不能確定的流程及業(yè)務，另外基層單位的流程及表單不統(tǒng)一等等。

（1）召開需求報告審查會議。由神華寧夏煤業(yè)集團公司有關(guān)領導參加需求評審會，修改需求分析報告，建議相關(guān)協(xié)調(diào)確認，按照最終需求調(diào)整系統(tǒng)。

（2）提出了《需求審查紀要》。測試組針對相應的需求，提出了修改建議，對無法實現(xiàn)功能等也提出了具體的意見。要求東華合創(chuàng)公司盡快開發(fā)程序解決問題。

（3）確定了門戶界面的統(tǒng)一信息管理聯(lián)運方式，個人用戶的CA認證登錄權(quán)限，聯(lián)接幾個運行系統(tǒng)如生產(chǎn)調(diào)度、安全監(jiān)測、經(jīng)營管理、財務管理、銷售管理等，實現(xiàn)同平臺的信息鏈接。加入了西部CA公司的電子印章技術(shù)，在公文處理中能夠加蓋電子印章，以確認文件的權(quán)威性、合法性。

（4）從2009年5月6日開始，為期54天，制做了神華寧夏煤業(yè)集團公司各單位和各部門的各類電子印章共計230多枚。并于2009年6月29日下發(fā)各單位使用保管。

4 系統(tǒng)培訓、推廣及試運行

（1）東華合創(chuàng)公司同時進行系統(tǒng)試運行前準備工作，包括導入用戶、權(quán)限分配、制作模板等。《系統(tǒng)使用說明書》、錄制培訓視頻課件。各基層單位按照項目組要求提供權(quán)限分配說明、文件紅頭、正文模板等。

（2）機關(guān)用戶培訓。

2009年5月3日至4日，安排神華寧夏煤業(yè)集團公司所屬機關(guān)，各部門綜合人員50人進行為期二天的重點培訓。通過人機對話的方式，熟練掌握了OA系統(tǒng)模塊功能的使用方法，并要求學習結(jié)束后教授給所在部門的全體工作人員，使神華寧夏煤業(yè)集團公司機關(guān)工作人員掌握系統(tǒng)使用方法。為試運行做準備。

（3）基層用戶培訓。

2009年5月20日至21日，集中組織了神華寧夏煤業(yè)集團公司各單位的辦公室綜合、文書業(yè)務人員及計算機網(wǎng)絡管理員共計80人的培訓班，通過人機對話的方式，針對各模塊功能進行了詳細的培訓演練。并要求學習結(jié)束后教授給所在單位的全體工作人員掌握系統(tǒng)使用方法。

（4）系統(tǒng)試運行、系統(tǒng)階段性驗收。

2009年3月25日到2009年6月進行了為期三個月的OA系統(tǒng)試點單位試運行工作，形成了《系統(tǒng)試用反饋》及《系統(tǒng)試用結(jié)論》等。

在試運行的過程中，出現(xiàn)了一些問題，也進行了相應的調(diào)整和修改，針對特殊的問題進行整改，形成了《系統(tǒng)試運行報告》。系統(tǒng)基本滿足運行條件。

2009年6月底完成了階段性驗收。

5 項目驗收與移交

2009年7月1日至2010年2月3日OA系統(tǒng)試運行。

在試運行期間，召開了多次OA系統(tǒng)平衡會，對模塊功能進行多次的溝通與修改，使得系統(tǒng)日趨完善，功能符合辦公要求，性能穩(wěn)定。

在試行期間，集團公司對所屬基層單位進行了針對協(xié)同辦公系統(tǒng)試運行的三期培訓，共計培訓人員223人次，多次的培訓使所有用戶對OA系統(tǒng)有了進一步的了解，輕松的使用OA系統(tǒng)，簡化了公文流程，并對此有了一定的依賴。

于2010年2月3日集團公司組織相關(guān)人員進行系統(tǒng)驗收。驗收通過并形成了驗收報告。項目逐步移交至集團公司。負責一年的系統(tǒng)無償維護期。