周瑋　畢鴻雁　孟成民　夏靖嫻

教學(xué)檔案是反映學(xué)校教學(xué)管理、教學(xué)實踐和教學(xué)研究過程的真實記錄，是衡量一所高校教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量的重要標(biāo)志之一。從高校教學(xué)檔案信息化管理的必要性出發(fā)，針對高校教學(xué)檔案信息化管理存在的問題，提出了相關(guān)對策。

檔案管理 教學(xué)檔案 信息化

教學(xué)檔案是反映學(xué)校教學(xué)管理、教學(xué)實踐和教學(xué)研究過程的真實記錄，其內(nèi)容具有原始性、真實性，主要包括教學(xué)綜合類、師資隊伍建設(shè)、專業(yè)建設(shè)、課程建設(shè)、教材建設(shè)、實驗實習(xí)、畢業(yè)論文等。教學(xué)檔案是學(xué)生管理的重要組成部分，是衡量教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量的重要標(biāo)志之一。

隨著學(xué)生招生規(guī)模的進(jìn)一步擴(kuò)大以及教育體制改革的進(jìn)一步深入，教學(xué)檔案管理工作在教學(xué)與科研中的地位越來越重要，其能夠充分反映高校實際教學(xué)活動，也是管理機(jī)構(gòu)了解學(xué)生學(xué)習(xí)以及教學(xué)管理等情況的重要手段。積極探索教學(xué)檔案的先進(jìn)管理辦法，不斷提高教學(xué)檔案管理水平，保證教學(xué)檔案的科學(xué)化、規(guī)范化、系統(tǒng)化、常態(tài)化，實現(xiàn)教學(xué)檔案資料齊全、立卷編目、按序歸檔、便于查閱的規(guī)范管理，不僅可為高校人才培養(yǎng)工作提供能動指導(dǎo)作用，而且也可以促使學(xué)校教學(xué)質(zhì)量與管理水平的全面提升。

一、高校教學(xué)檔案信息化管理的必要性

2008年9月1日，由國家教育部和國家檔案局聯(lián)合頒發(fā)的《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確規(guī)定了高校檔案信息化建設(shè)與學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)同步進(jìn)行的重要性。國家檔案局于2002年11月印發(fā)的《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》也明確提出了全國檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和主要任務(wù)：本著統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、分級建設(shè)、安全保密的原則，加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，推動館藏檔案的數(shù)字化和數(shù)據(jù)庫建設(shè)，在部分中心城市建設(shè)示范性數(shù)字檔案館，開展公眾網(wǎng)上查詢檔案信息服務(wù)，加快推進(jìn)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系、安全保障體系和人才隊伍建設(shè)。因此，高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)是高校教學(xué)檔案管理的必要工作，也是高校信息化建設(shè)的必然趨勢。

1.無紙化辦公模式的建立需要以信息化管理為前提

當(dāng)前，大部分的高校教學(xué)檔案仍以紙質(zhì)版本為主，其收集、整理、保管、使用等多是人工進(jìn)行。一旦發(fā)生水災(zāi)、火災(zāi)、地震，檔案被毀，可能造成無法挽救的損失。

教學(xué)檔案信息化管理是響應(yīng)學(xué)校無紙化辦公模式的推廣，響應(yīng)數(shù)字化校園建設(shè)，適應(yīng)信息化時代的要求。依托計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加快檔案信息化建設(shè)步伐，是新形勢下對高等學(xué)校教學(xué)檔案管理新的要求。

2.高效管理及運作模式急需信息化變革

目前，高校教學(xué)檔案普遍存在檔案材料保存不統(tǒng)一、教學(xué)檔案資源得不到充分利用的現(xiàn)象，而且高校教學(xué)檔案材料在管理過程中也耗費了大量的人力物力。利用信息技術(shù)，將紙質(zhì)文件數(shù)字化，將教學(xué)檔案材料信息化，建立高效、規(guī)范、準(zhǔn)確與安全的教學(xué)檔案管理信息化系統(tǒng)，并通過設(shè)定訪問權(quán)限，實現(xiàn)學(xué)生、教師以及社會不同群體對檔案信息資源的共享，這不僅可以大大提高高校教學(xué)檔案管理工作的效率，也可以實現(xiàn)高校教學(xué)檔案資源的充分利用。

3.時代進(jìn)步和科技發(fā)展加快高校檔案管理信息化建設(shè)的步伐

在信息量不斷遞增的當(dāng)今校園，如何充分利用信息技術(shù)來提高高校教學(xué)檔案管理的工作效率，創(chuàng)新高校教學(xué)檔案管理的工作模式，是高校教學(xué)檔案管理工作者應(yīng)當(dāng)關(guān)注和解決的問題。構(gòu)建高校教學(xué)檔案信息化管理系統(tǒng)，對提高高校教學(xué)管理水平乃至教學(xué)水平有著十分重要的意義。

二、高校教學(xué)檔案信息化管理存在的主要問題

當(dāng)前，雖然我國各高校教學(xué)檔案管理工作已經(jīng)形成了一套相對完善的管理體系，但仍然存在著一系列比較突出的問題。

1.教學(xué)檔案信息化程度低

許多高校學(xué)生培養(yǎng)流程已經(jīng)實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化管理，而教學(xué)檔案，如專業(yè)建設(shè)、師資隊伍建設(shè)及課堂教學(xué)文件等材料卻仍以手工操作的手段完成收集、整理、統(tǒng)計、檢索。教學(xué)檔案管理的現(xiàn)代化程度低也直接導(dǎo)致了教學(xué)檔案利用率低。由此可見，教學(xué)檔案管理的信息化將是高校教學(xué)檔案建設(shè)的必經(jīng)之路。它既可提高工作效率，又可提高教學(xué)檔案的利用率，適應(yīng)時代發(fā)展的需要。

2.教學(xué)檔案管理不規(guī)范

一些高校對教學(xué)檔案材料的收集與整理具有較大的隨意性，沒有配套的教學(xué)檔案管理制度，沒有明確的歸檔范圍、要求和標(biāo)準(zhǔn)，沒有提出獎懲措施，導(dǎo)致教學(xué)檔案收集不全。教學(xué)檔案管理的不規(guī)范，在一定程度上影響了高校教學(xué)培養(yǎng)管理工作的發(fā)展。

3.教學(xué)檔案管理人員不穩(wěn)定

由于工作的兼職性，院級教學(xué)材料檔案管理員流動性大，影響了檔案工作的連續(xù)性、穩(wěn)定性和系統(tǒng)性，同時，因其沒有受過檔案管理專業(yè)知識的培訓(xùn)，對檔案管理專業(yè)理論知識和檔案信息化建設(shè)業(yè)務(wù)技能掌握有限，這也嚴(yán)重影響了教學(xué)檔案的質(zhì)量。

隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，辦公自動化的普遍應(yīng)用，傳統(tǒng)檔案管理工作的手工管理方式已不能滿足信息化時代的要求，越來越多的教學(xué)檔案將以電子文檔形式出現(xiàn)，但電子文件材料歸檔還沒有形成系統(tǒng)的管理制度，很多問題還有待解決。

三、教學(xué)檔案信息化管理對策

教學(xué)檔案信息化建設(shè)是一項重大的系統(tǒng)工程，高效且規(guī)范化的檔案信息管理工作可以為教學(xué)評估、人才培養(yǎng)、團(tuán)隊建設(shè)等提供服務(wù)和支持，使教學(xué)檔案在高等教育發(fā)展中起到重要的作用。

1.加強(qiáng)教學(xué)檔案信息資源統(tǒng)一管理模式建設(shè)

教學(xué)檔案信息資源建設(shè)主要包括兩大方面，一是現(xiàn)有教學(xué)檔案（包括紙質(zhì)檔案、縮微膠片影像、錄音檔案和錄像檔案等）的數(shù)字化；二是收集和接收各種形式的電子文件，然后集成到統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫中。

建立一套科學(xué)、規(guī)范、可行的高校教學(xué)檔案信息化管理制度，并根據(jù)不同的教學(xué)檔案類型建立相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范是一項重要的基礎(chǔ)工作。

2.加強(qiáng)安全的信息化網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)

由于電子檔案通過網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行傳輸，而網(wǎng)絡(luò)具有開放性，計算機(jī)病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客的出現(xiàn)，使得信息化的管理必然會面臨網(wǎng)絡(luò)安全問題。這就需要建立一個涵蓋信息化教學(xué)檔案管理的安全保密體系，需要高校加強(qiáng)對教學(xué)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行有效監(jiān)督和管理，確保教學(xué)檔案數(shù)據(jù)庫的安全，確保教學(xué)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的傳輸安全。

3.加強(qiáng)高校信息化管理人才隊伍建設(shè)

建立高效規(guī)范安全的教學(xué)檔案信息化管理系統(tǒng)，必須加強(qiáng)高校教學(xué)檔案信息化管理人才隊伍的建設(shè)，這就要求我們需適當(dāng)引進(jìn)檔案學(xué)管理學(xué)專業(yè)人才，同時加強(qiáng)對檔案管理人員的專業(yè)知識、專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，不斷提高其知識結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)水平和專業(yè)素養(yǎng)，使之成為既具備教學(xué)檔案管理能力，又能熟練使用信息化技術(shù)的復(fù)合型人才，從而盡快適應(yīng)高校教學(xué)檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)的需要，更有效地提升工作效率，更好地服務(wù)于教學(xué)。

教學(xué)檔案信息化建設(shè)是一項長期而艱巨的系統(tǒng)工程，需要我們與時俱進(jìn)，不斷地探索與研究。

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