李霏

【摘要】電力檔案信息化建設(shè)是不可阻擋的趨勢(shì)，在電力事業(yè)的發(fā)展中占有舉足輕重的地位。檔案信息化的程度，它直接關(guān)系到電力企業(yè)能否贏得市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的主動(dòng)權(quán)。本文首先闡釋了電力企業(yè)建設(shè)檔案信息系統(tǒng)的重要性，分析了現(xiàn)階段電力企業(yè)建設(shè)檔案信息化存在的問(wèn)題，提出了提高電力企業(yè)檔案信息化管理的措施。

【關(guān)鍵詞】電力檔案；檔案信息化；

【中圖分類(lèi)號(hào)】G276 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1672-5158（2013）01—0329-01

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，電力企業(yè)面臨的競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，為了有效提高經(jīng)濟(jì)效益，必須采用先進(jìn)的管理方法。在信息化背景條件下，對(duì)檔案實(shí)行信息化管理，可以有效提高檔案的利用率、工作人員的工作效率和工作質(zhì)量，所以電力企業(yè)必須采取恰當(dāng)?shù)拇胧┛焖俳ㄔO(shè)信息化檔案管理系統(tǒng)。這就要求電力部門(mén)以科技創(chuàng)新為理論基礎(chǔ)，扎住機(jī)遇，加快建設(shè)和完善電力企業(yè)的檔案管理工作，使其更好地適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的管理體制，保證電力企業(yè)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。

一、電力企業(yè)檔案信息化的重要性

隨著我國(guó)信息技術(shù)的創(chuàng)新，檔案信息化管理早已成為組織信息化經(jīng)營(yíng)的一個(gè)重要的部分，對(duì)電力企業(yè)來(lái)說(shuō)也是一樣。通常情況下，檔案信息化主要指組織把檔案內(nèi)容和檔案管理的有關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行相應(yīng)的數(shù)字化處理，然后利用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)傳輸和管理相應(yīng)的檔案資料，這樣可以保證檔案資源可以得到有效的利用，實(shí)現(xiàn)相應(yīng)檔案資料的共享性。

近年來(lái)，我國(guó)非常關(guān)注信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展情況，而且還提出了以信息化帶動(dòng)工業(yè)發(fā)展的重要戰(zhàn)略。由于科技發(fā)展水平和電力企業(yè)自身的限制，電力企業(yè)的檔案管理一直沒(méi)有進(jìn)行比較徹底的信息化建設(shè)。但是在信息化背景下，檔案對(duì)企業(yè)及社會(huì)的發(fā)展所起的作用越來(lái)越大，所以企業(yè)必須重視檔案管理的信息化建設(shè)。作為一種無(wú)紙化辦公技術(shù)，在檔案管理中實(shí)行信息化不僅可以大大提高相應(yīng)人員的工作效率，還能夠?qū)崿F(xiàn)信息的快速共享，使傳統(tǒng)的檔案保存從檔案庫(kù)轉(zhuǎn)移到了電腦存儲(chǔ)庫(kù)中。在傳統(tǒng)的檔案管理中，雖然對(duì)檔案的存放形成了一定的秩序，可是沒(méi)有很好的檔案管理靈活性，但如果采用信息化檔案管理，利用信息技術(shù)的快速運(yùn)算性及嚴(yán)密的邏輯性，可以有效提高檔案管理的數(shù)據(jù)排列和資料輸出。

二、現(xiàn)階段電力企業(yè)建設(shè)檔案信息化存在的問(wèn)題

雖然對(duì)電力企業(yè)來(lái)說(shuō)檔案信息化管理有著十分重要的作用，可是目前在建設(shè)信息化檔案管理的過(guò)程中還存在一定的問(wèn)題，甚至還有很多電力企業(yè)仍然在采用傳統(tǒng)的方式對(duì)檔案進(jìn)行管理，無(wú)論是檔案的收集、分類(lèi)，還是檔案的歸檔和提取，都主要采用人工完成，這樣就會(huì)嚴(yán)重阻礙電力企業(yè)的發(fā)展，還會(huì)耽誤同經(jīng)濟(jì)信息化的連接。

（一）相應(yīng)人員的檔案管理理念比較落后?，F(xiàn)階段對(duì)我國(guó)的大對(duì)數(shù)電力企業(yè)來(lái)講，檔案管理工作的信息化水平都處在一個(gè)比較初級(jí)的階段，人們對(duì)信息化的概念還沒(méi)有十分準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)和理解，單純的認(rèn)為信息化就是把傳統(tǒng)的檔案管理工作利用人工方式和計(jì)算機(jī)模仿技術(shù)對(duì)相關(guān)的信息檔案進(jìn)行監(jiān)理工作，所以沒(méi)有將相應(yīng)的編制、獲取、瀏覽等多方面的工作進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合。這是一種分離式的檔案信息化管理，只是檔案管理工作的一個(gè)程序，不是真正的信息化。

（二）進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的軟件和硬件設(shè)施需要進(jìn)一步完善。企業(yè)檔案信息化其實(shí)是近幾年才逐步提出和開(kāi)展的，所以在多數(shù)企業(yè)中，技術(shù)支持不全面。一是電子文件在性質(zhì)上確定了它的保管條件、保管期限等方面存在著一定的弊端，如果不能很好進(jìn)行解決，可能會(huì)帶來(lái)。二是在檔案信息化建設(shè)初期，有大量的紙質(zhì)檔案需要通過(guò)掃描儀等設(shè)備轉(zhuǎn)化為電子檔案，目前我們多數(shù)單位使用的平板掃描儀雖然價(jià)格便宜，但速度慢，無(wú)法適應(yīng)將原始檔案資料短期內(nèi)完成轉(zhuǎn)化的要求。信息化技術(shù)可以有效保證檔案管理信息化的建設(shè)，在時(shí)間上，我國(guó)的電力企業(yè)實(shí)行檔案管理信息化的歷程還不長(zhǎng)，所以十分缺乏相應(yīng)的計(jì)算機(jī)軟件和硬件的建設(shè)，相關(guān)的工作人員在編制軟件的時(shí)候，常常經(jīng)驗(yàn)不足，所以不能做出十分適合企業(yè)使用的檔案管理軟件，最后只能棄之不用，浪費(fèi)了很多企業(yè)資金。此外，各個(gè)電力企業(yè)對(duì)檔案管理軟件的管理沒(méi)有統(tǒng)一的辦法，彼此之間缺乏有效的溝通和交流，從而很難實(shí)現(xiàn)資源共享，浪費(fèi)了一定的資源。

三、提高電力企業(yè)檔案信息化管理的措施

（一）檔案信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)

1、檔案信息著錄的規(guī)范化

檔案著錄包括著錄原則、方法、項(xiàng)目、格式、文字、來(lái)源、詳簡(jiǎn)級(jí)次、主要規(guī)則和標(biāo)識(shí)符號(hào)等。檔案著錄是建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的第一步，通過(guò)著錄將文件的內(nèi)容和形式特征記錄下來(lái)，形成數(shù)據(jù)條目，再將數(shù)據(jù)條目錄入計(jì)算機(jī)，組成檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。著錄必須統(tǒng)一規(guī)范，否則就會(huì)在出現(xiàn)同一事物或同一人物具有不同的名稱(chēng)，而不同的事物或不同的人物卻具有同一名稱(chēng)等一系列問(wèn)題時(shí)，造成同一檢索點(diǎn)的條目前后不一致的現(xiàn)象，影響檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)的檢索和利用效率。目前，我國(guó)已有《檔案著錄規(guī)則》《電子文件著錄規(guī)則》等一些標(biāo)準(zhǔn)，這是我國(guó)檔案信息化工作規(guī)范化的重要文件，我們的著錄標(biāo)引工作應(yīng)以此為標(biāo)準(zhǔn)。

2、檔案信息存儲(chǔ)的規(guī)范化

目錄檔案信息多以硬盤(pán)為存儲(chǔ)方式，隨著數(shù)量的增加，為了安全起見(jiàn)，就要考慮卸載方式保存檔案的信息，要研究統(tǒng)一的存儲(chǔ)載體，如果以光盤(pán)為主，那么就要對(duì)光盤(pán)作為檔案信息的保存載體進(jìn)行研究，并制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)范。

3、檔案信息管理軟件開(kāi)發(fā)技術(shù)的規(guī)范化

檔案信息管理是對(duì)傳統(tǒng)檔案實(shí)體信息及檔案的管理信息利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行的輔助管理。作為一個(gè)規(guī)范化的檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件，必須具備檔案的收集、整理、編目、保管、鑒定、檢索、開(kāi)發(fā)利用及檔案統(tǒng)計(jì)等基本業(yè)務(wù)管理能力。它不是簡(jiǎn)單的模擬手工作業(yè)，而是根據(jù)檔案管理中各個(gè)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)工作流程，結(jié)合計(jì)算機(jī)硬件特性來(lái)實(shí)現(xiàn)一個(gè)具有高效率、高質(zhì)量、簡(jiǎn)捷的合理化工作模式。因而我們應(yīng)該更新原有的檔案信息管理系統(tǒng)，將原系統(tǒng)的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)平滑轉(zhuǎn)入新的信息平臺(tái)并投入使用，使其為檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)高度共享奠定一個(gè)良好的基礎(chǔ)。

（二）提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

業(yè)務(wù)素質(zhì)問(wèn)題關(guān)系到檔案工作數(shù)字化建設(shè)成敗關(guān)鍵。檔案信息化建設(shè)涉及數(shù)字化檔案信息資源建設(shè)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、辦公自動(dòng)化和文檔一體化管理，簡(jiǎn)言之，就是把計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)運(yùn)用于文書(shū)工作和檔案管理，可謂一項(xiàng)檔案技術(shù)工程。這就要求檔案管理人員既要掌握檔案學(xué)基礎(chǔ)理論和檔案管理知識(shí)，還要掌握一些自然科學(xué)基礎(chǔ)理論知識(shí)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和操作技能。具體而言，檔案工作人員應(yīng)該做到：能熟練運(yùn)用信息工具。作為檔案管理人員，要注重自我完善，掌握計(jì)算機(jī)理論知識(shí)和運(yùn)用技能，使自己能熟練使用各種現(xiàn)代信息工具，特別是網(wǎng)絡(luò)傳輸工具，為更快、更好地開(kāi)發(fā)檔案信息打下牢固的技術(shù)基礎(chǔ)。能捕捉檔案信息。

述上所述，檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、全面而具體的工作，是檔案工作適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的必然趨勢(shì)，是全面提升檔案工作為社會(huì)服務(wù)能力的不可缺少的手段。需要所有檔案人員的積極參與與配合。檔案隊(duì)伍素質(zhì)對(duì)檔案工作信息化管理的質(zhì)量起著關(guān)鍵作用，因此，檔案隊(duì)伍計(jì)算機(jī)技能的提高是目前檔案部門(mén)素質(zhì)教育的重中之重。

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