周紹吉

【摘要】隨著電子商務(wù)的廣泛應(yīng)用，網(wǎng)上訂貨已走進(jìn)千家萬戶，而很多消費者和商家還依然難以擺脫商品錯發(fā)漏發(fā)的困擾，主要原因在于在大多數(shù)企業(yè)商務(wù)訂貨平臺與財務(wù)軟件系統(tǒng)仍然各自獨立運行，而現(xiàn)有的知名品牌財務(wù)軟件提供商所提供的一體化產(chǎn)品成本高昂。本文探討了一種低成本、高效率的從商務(wù)訂貨到財務(wù)管理的一體化信息化解決方案，該方案在實際運行中效果顯著。

【關(guān)鍵詞】商務(wù)訂貨平臺 財務(wù)軟件系統(tǒng) 信息化

【中圖分類號】F713.36 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】B 【文章編號】1672-5158（2013）01—0444-02

一、引言

近幾年，電子商務(wù)的蓬勃發(fā)展，使得在企業(yè)內(nèi)部、客戶和合作伙伴之間，可以利用電子業(yè)務(wù)共享信息，實現(xiàn)了企業(yè)間業(yè)務(wù)流程的電子化，大大提高了企業(yè)的生產(chǎn)、庫存、流通和資金管理等各個環(huán)節(jié)的效率。商務(wù)訂貨平臺也應(yīng)運而生，它是搭建基于互聯(lián)網(wǎng)的實時訂貨、發(fā)貨及貨款收付管理的信息平臺，可以準(zhǔn)確、及時處理核心企業(yè)與其分銷渠道、終端客戶之間的訂貨、發(fā)貨、收付款等業(yè)務(wù)，實現(xiàn)全流程的實時查詢與跟蹤。商務(wù)訂貨平臺在提高訂貨效率方面，相較傳統(tǒng)的訂貨方式，既輕松又快捷，而且核心企業(yè)、分銷商之間可以清楚直觀的了解到商品和貨款的實時狀態(tài)，對核心企業(yè)建立穩(wěn)固的客戶關(guān)系，提升客戶信任度和忠誠度方面起到了無可替代的作用。但是商務(wù)訂貨平臺在很多企業(yè)還僅僅是一個獨立的系統(tǒng)，僅將各個階段的處理過程對外開放實時共享，并未與財務(wù)軟件系統(tǒng)接軌。在企業(yè)內(nèi)部，網(wǎng)上商務(wù)訂貨的信息并不能直接形成財務(wù)軟件系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，在財務(wù)核算上還沒有擺脫人工錄入產(chǎn)品清單用于發(fā)貨的工作，而且也難以避免因人為的錯誤導(dǎo)致的貨物錯發(fā)和漏發(fā)。有的大中型企業(yè)的物料品種往往有幾千種，若靠人工辨別去錄入出庫數(shù)據(jù)，很容易出錯。

若要全面解決上述問題，商務(wù)訂貨平臺與財務(wù)軟件系統(tǒng)必須實現(xiàn)一體化對接，即網(wǎng)上訂貨的產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量，要能自動形成財務(wù)軟件系統(tǒng)的出庫數(shù)據(jù)，避免中間環(huán)節(jié)的人為操作。

一些專業(yè)的財務(wù)軟件供應(yīng)商也已有成熟的商務(wù)訂貨協(xié)同平臺與其財務(wù)軟件系統(tǒng)接軌的一體化產(chǎn)品，但在收費方式上大多是按同時在線的終端客戶數(shù)收費或每年收取年費，若企業(yè)采用同時在線終端客戶數(shù)付費方式，則對于下游分銷商數(shù)量或網(wǎng)上訂貨客戶數(shù)量不多的企業(yè)，成本適中，但是對于終端客戶數(shù)量龐大的企業(yè)，比如同時有上千家客戶或經(jīng)銷商同時在線訂貨，軟件購買成本將達(dá)到百萬元以上，而對于大中型企業(yè)來說，同時在線訂貨的客戶數(shù)量希望越多越好，這必然帶來軟件使用成本的持續(xù)上升，而且隨著企業(yè)客戶數(shù)量的不斷增加，對這一成本將無法控制；若企業(yè)選擇每年支付年費的方式，也意味著企業(yè)在生存期間內(nèi)每年都要支付一筆高昂的固定成本。

本文將研究如何低成本構(gòu)建適合企業(yè)自身特點的從商務(wù)訂貨平臺到財務(wù)軟件系統(tǒng)的一體化信息管理平臺。

二、基于商務(wù)訂貨平臺、財務(wù)軟件系統(tǒng)一體化的低成本信息管理平臺構(gòu)建方案

通過對企業(yè)商務(wù)訂貨平臺與財務(wù)軟件系統(tǒng)的分析，提出以下解決方案：

1、擬定商務(wù)訂貨平臺的需求方案：通過對企業(yè)商務(wù)訂貨平臺的需求分析，功能并不復(fù)雜，主要由以下模塊構(gòu)成：

（1）提交訂單：由終端客戶在網(wǎng)上選擇自己訂購的產(chǎn)品需求，產(chǎn)品描述、收貨信息等，該產(chǎn)品信息供企業(yè)后續(xù)各相關(guān)環(huán)節(jié)自動調(diào)用。

（2）訂單處理：訂單處理包括外部共享和內(nèi)部共享。外部共享是指企業(yè)內(nèi)部各相關(guān)處理流程負(fù)責(zé)人將處理進(jìn)度關(guān)聯(lián)合同進(jìn)行登記，可供終端客戶實時查詢與共享。內(nèi)部共享指財務(wù)軟件系統(tǒng)要能自動調(diào)用客戶提交的訂單數(shù)據(jù)，供企業(yè)內(nèi)部共享，這要求客戶提交的訂單上相關(guān)數(shù)據(jù)代碼必須與財務(wù)軟件系統(tǒng)中的代碼保持統(tǒng)一，但是對于終端客戶來說，他們只知道自己訂購的產(chǎn)品名稱和型號，至于該產(chǎn)品在企業(yè)內(nèi)部是什么樣的代碼，并不清楚，因此，需要在此設(shè)定系統(tǒng)自動識別程序，在終端客戶選擇了產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號以后，系統(tǒng)自動識別其內(nèi)部代碼。在財務(wù)軟件系統(tǒng)設(shè)計從商務(wù)訂貨平臺的接口和取數(shù)關(guān)系，自動形成財務(wù)軟件系統(tǒng)的發(fā)貨數(shù)據(jù)，避免人為操作。

（3）財務(wù)結(jié)算：設(shè)計從商務(wù)訂單到財務(wù)結(jié)算的取數(shù)關(guān)系、各級價格體系，自動生成各級經(jīng)銷商與核心企業(yè)之間的結(jié)算數(shù)據(jù)。

（4）售后服務(wù)：客戶或經(jīng)銷商均可以在網(wǎng)絡(luò)終端登記售后服務(wù)需求，企業(yè)內(nèi)部各相關(guān)流程負(fù)責(zé)人登記處理進(jìn)度，可供客戶與經(jīng)銷商實時查詢與共享。

（5）統(tǒng)計管理：根據(jù)企業(yè)、經(jīng)銷商、用戶的查詢需求，設(shè)計各類查詢與統(tǒng)計表格及取數(shù)來源，滿足企業(yè)對經(jīng)銷商業(yè)績考核需求、企業(yè)對項目售后服務(wù)的管理與監(jiān)督、企業(yè)對各級經(jīng)銷商的自動化結(jié)算等個性化需求。

（6）基礎(chǔ)資料管理：通過此模塊實現(xiàn)對基礎(chǔ)資料錄入與修改，如用戶、經(jīng)銷商、物料以及其他一些輔助基礎(chǔ)資料，用于以上各操作流程錄入時調(diào)用，并且實現(xiàn)對基礎(chǔ)資料的更新與共享。

（7）系統(tǒng)安全：商務(wù)訂貨平臺屬于一個對外開放的平臺，相關(guān)資料涉及企業(yè)的客戶信息、結(jié)算體系、財務(wù)安全等核心機(jī)密，必須有可靠的系統(tǒng)安全保障措施，通過在此模塊設(shè)計相關(guān)和安全保障程序，設(shè)計各級操作人員的查詢與操作權(quán)限，保障整個系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全。

2、商務(wù)訂貨平臺與財務(wù)軟件系統(tǒng)具體對接方案的研究

商務(wù)訂貨平臺與財務(wù)軟件系統(tǒng)對接的關(guān)鍵環(huán)節(jié)在于如何建立兩個系統(tǒng)對應(yīng)單據(jù)的取數(shù)關(guān)系，使財務(wù)軟件系統(tǒng)發(fā)貨單據(jù)的產(chǎn)品代碼來源于商務(wù)訂貨平臺訂貨單據(jù)上的產(chǎn)品代碼，并保持一致。如果要實現(xiàn)這個要求，對接的方案有兩種。

方案一：將財務(wù)軟件系統(tǒng)中的基礎(chǔ)物料數(shù)據(jù)全部共享給外網(wǎng)商務(wù)訂貨平臺，這需要財務(wù)軟件供應(yīng)商提供相關(guān)的接口，使外網(wǎng)終端客戶可以隨時選用。但是會存在以下問題：

（1）財務(wù)軟件系統(tǒng)中的基礎(chǔ)物料字段是針對大多數(shù)企業(yè)的通用性設(shè)計，產(chǎn)品的屬性字段項目相當(dāng)龐大，相應(yīng)的二次開發(fā)費用也較大，而對于某個獨立的企業(yè)來說，并不是每個字段都需要，企業(yè)不必要為不需要的字段付出額外的接口費用。

（2）基礎(chǔ)物料信息在財務(wù)軟件系統(tǒng)中是一個龐大的數(shù)據(jù)庫，若開放給外網(wǎng)終端客戶即時訪問，則終端客戶訪問的時點相當(dāng)于占用了財務(wù)軟件系統(tǒng)的一個用戶資源，當(dāng)終端客戶數(shù)量龐大的時候，必然會影響整個財務(wù)軟件的運行速度。

基于方案一存在的兩個問題，不建議采用。

方案二：在商務(wù)訂貨平臺也建立簡單的基礎(chǔ)物料信息庫，具體屬性可以根據(jù)企業(yè)的需要，靈活設(shè)置，兩個系統(tǒng)的對接關(guān)鍵環(huán)節(jié)是訂貨單據(jù)上物料代碼的對接，無須基礎(chǔ)物料屬性的全部對接，因此只需要在兩個單據(jù)上設(shè)置物料代碼的取數(shù)關(guān)系，保持統(tǒng)一即可，開發(fā)難度、工作量、開發(fā)費用都大大降低，并且，由商務(wù)訂貨平臺訂貨單據(jù)關(guān)聯(lián)生成財務(wù)軟件系統(tǒng)發(fā)貨單據(jù)時，只需要企業(yè)財務(wù)人員操作即可，不額外占用財務(wù)軟件系統(tǒng)的用戶資源，因此，建議采用此種方案。

3、具體開發(fā)與實施

提出以上需求方案以后，委托財務(wù)軟件提供商提供發(fā)貨單的對外接口，設(shè)置取數(shù)關(guān)系，開發(fā)難度不大，工作量較小，企業(yè)只需支付少量的接口費用。對于商務(wù)訂貨平臺，功能簡單，難度不大，開發(fā)成本較低。另外，企業(yè)自己設(shè)計的商務(wù)訂貨平臺，還可以加入個性化需求：比如查詢、統(tǒng)計、分析，還可以對項目售前、售中、售后等一系列流程實現(xiàn)跟蹤管理，還可以實現(xiàn)財務(wù)結(jié)算的信息化，提高財務(wù)結(jié)算的效率，使整個電子商務(wù)延展到財務(wù)結(jié)算和售后服務(wù)，而且，最大的優(yōu)勢是不限終端客戶數(shù)，并且永久使用，企業(yè)再也不用為因日益增加的客戶而增加的軟件使用成本而擔(dān)憂，企業(yè)真正低成本、高效率的實現(xiàn)了在商務(wù)訂貨、財務(wù)管理的一體化信息管理。

三、上述模式在具體實踐中的應(yīng)用效果

我們將上述模式在藍(lán)鴿集團(tuán)有限公司進(jìn)行實施，藍(lán)鴿集團(tuán)有限公司是外語教育技術(shù)行業(yè)的龍頭企業(yè)，擁有三個科技園，下屬6家子公司，分別承擔(dān)了生產(chǎn)外語教育技術(shù)行業(yè)的語言學(xué)習(xí)設(shè)備、開發(fā)外語教學(xué)應(yīng)用軟件等業(yè)務(wù)，產(chǎn)品遍及全國各地高等院校及中小學(xué)校，并且與國家廣電部、廣東電視臺共同承辦了中央數(shù)字電視——英語輔導(dǎo)，在全國100多個城市落地，有500多萬收觀用戶，惠及全社會千家萬戶，幾百家產(chǎn)品經(jīng)銷商遍布全國各地，曾經(jīng)，各地經(jīng)銷商與公司簽訂合同后，由公司財務(wù)專員根據(jù)合同需求錄入設(shè)備清單發(fā)貨，財務(wù)專員錄入設(shè)備清單發(fā)貨的工作相當(dāng)繁重，而且經(jīng)常難免出錯，錯發(fā)、漏發(fā)難以避免，內(nèi)部處理流程也無法及時開放給客戶與經(jīng)銷商，公司財務(wù)對各級經(jīng)銷商對應(yīng)的設(shè)備價格結(jié)算任務(wù)相當(dāng)繁重，很難滿足各級經(jīng)銷商對財務(wù)結(jié)算的時效性需求，而且，隨著未來集團(tuán)公司的業(yè)務(wù)量的大幅增長，對應(yīng)經(jīng)銷商、終端客戶必然大幅擴(kuò)充，對商務(wù)、財務(wù)一體化信息化需求非常迫切，若按現(xiàn)有的財務(wù)軟件提供商解決方案，購買1000個左右的使用站點，成本已達(dá)百萬元以上，我們經(jīng)過梳理以后，研究提出了從商務(wù)訂貨平臺到財務(wù)管理的一體化信息化解決方案，并且根據(jù)公司的個性化需求，加入了各級經(jīng)銷商的自動化結(jié)算方案，提高了財務(wù)結(jié)算的效率。同時，也將售后服務(wù)納入的信息化管理，提高了服務(wù)質(zhì)量。整個解決方案的財務(wù)成本不過幾萬元，即可達(dá)到全流程的信息化管理，取得了比較理想的效果。

總結(jié)

企業(yè)財務(wù)成本管理無處不在，成本降低的方法也源于解決方案的不斷創(chuàng)新和優(yōu)化，信息化建設(shè)無疑也是企業(yè)降低成本的必經(jīng)之路，但是在對具體信息化方案的選擇上，財務(wù)人員也要勤于思考和鉆研，善于分析，結(jié)合企業(yè)自身的需求與特點，找到一種低成本、高效率的解決方案。

參考文獻(xiàn)

[1]《基于協(xié)同平臺的供應(yīng)鏈與財務(wù)一體化的設(shè)計和應(yīng)用》丁艷CIO時代網(wǎng)