李立華

【摘 要】針對(duì)大中型會(huì)場(chǎng)召開(kāi)多級(jí)視頻會(huì)議，提出保障方案，規(guī)范保障程序，區(qū)分各級(jí)權(quán)責(zé)，確保網(wǎng)絡(luò)會(huì)議高效順利召開(kāi)。

【關(guān)鍵詞】視頻會(huì)議、保障、程序

【中圖分類(lèi)號(hào)】TP393.08 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】1672-5158（2013）03-0027-01

隨著基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的不斷深入和拓展，視頻會(huì)議作為一種便捷可靠的通信方式，已成為上級(jí)部門(mén)部署任務(wù)、指揮決策和實(shí)時(shí)情況掌控的重要手段。能最大范圍的保證下級(jí)人員現(xiàn)場(chǎng)領(lǐng)會(huì)把握上級(jí)意圖，達(dá)到運(yùn)籌帷幄決勝千里的效果，據(jù)對(duì)不同單位部門(mén)的統(tǒng)計(jì)，視頻會(huì)議系統(tǒng)的使用頻率呈逐年上升趨勢(shì)，越來(lái)越多的領(lǐng)導(dǎo)者熱衷于遠(yuǎn)程的網(wǎng)絡(luò)指揮，既節(jié)約人力成本，又能排除旅途安全的不可控性，便捷實(shí)時(shí)高效。但只有設(shè)備的良好運(yùn)行才能保證會(huì)議的流暢，否則便捷高效也就無(wú)從談起。如何保證設(shè)備的良好運(yùn)轉(zhuǎn)、彌補(bǔ)設(shè)備自身的不足，制定一套穩(wěn)定高效的視頻會(huì)議保障機(jī)制就顯得尤為重要。本文重點(diǎn)針對(duì)百人以上的大會(huì)場(chǎng)及下屬分會(huì)場(chǎng)的保障問(wèn)題，從保障范圍、審批程序、保障實(shí)施和責(zé)任區(qū)分四個(gè)方面探索一套行之有效的保障機(jī)制，供大家參考和借鑒。

一、視頻會(huì)議保障范圍

由于視頻會(huì)議系統(tǒng)的實(shí)時(shí)性和可交互性，即使在千里之外，與會(huì)雙方或幾方也能實(shí)時(shí)面對(duì)面的進(jìn)行交流討論，根據(jù)實(shí)際使用情況可分為以下幾種類(lèi)型。

1、上級(jí)部門(mén)部署工作任務(wù)、下達(dá)各類(lèi)指示要求的會(huì)議。這類(lèi)會(huì)議偏重于要下級(jí)人員端坐靜聽(tīng)認(rèn)真記錄，對(duì)會(huì)議內(nèi)容的可回放性要求比較高，由于發(fā)言者的語(yǔ)速或語(yǔ)調(diào)問(wèn)題可能導(dǎo)致與會(huì)者對(duì)發(fā)言?xún)?nèi)容領(lǐng)會(huì)不清，有效的解決辦法就是會(huì)議錄像，實(shí)現(xiàn)會(huì)議內(nèi)容的回放。

2、對(duì)下級(jí)單位工作情況進(jìn)行實(shí)時(shí)指揮和監(jiān)控。這類(lèi)會(huì)議對(duì)實(shí)時(shí)對(duì)講和現(xiàn)場(chǎng)畫(huà)面的要求很高，上級(jí)部門(mén)要掌握全面的現(xiàn)場(chǎng)情況，不僅需要聽(tīng)到處置人員的現(xiàn)場(chǎng)描述和處置建議，還需要根據(jù)看到的 現(xiàn)場(chǎng)事態(tài)來(lái)進(jìn)行決策。作為通信保障人員，要保證盡可能多的現(xiàn)場(chǎng)信息呈現(xiàn)在上級(jí)部門(mén)面前，為上級(jí)定下決心提供充分的依據(jù)。

3、依托網(wǎng)絡(luò)實(shí)施的各種業(yè)務(wù)的集訓(xùn)和網(wǎng)上作業(yè)。這類(lèi)保障對(duì)各類(lèi)信號(hào)的接入和轉(zhuǎn)換有比較高的要求，當(dāng)培訓(xùn)內(nèi)容有疑問(wèn)的時(shí)候就可能轉(zhuǎn)變?yōu)橛懻?，保障人員不僅需要調(diào)試好各類(lèi)信號(hào)，還需熟悉會(huì)議議程，做好轉(zhuǎn)播銜接工作。

二、審批程序

審批程序是視頻會(huì)議順利召開(kāi)的重要保證，特別是大型會(huì)議由于有參加的單位多，通過(guò)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的審批，達(dá)到合理分工、權(quán)責(zé)分明的目的。

1、上級(jí)部門(mén)組織召開(kāi)的會(huì)議。這類(lèi)會(huì)議無(wú)須審批，直接由承辦處室向通信處下達(dá)保障通知，明確會(huì)議事項(xiàng)，保障分隊(duì)實(shí)施保障。

2、本級(jí)集合下屬召開(kāi)的會(huì)議。由于這類(lèi)會(huì)議的前期準(zhǔn)備工作較多，包括會(huì)議組織、設(shè)備調(diào)試、會(huì)議轉(zhuǎn)播等工作，承辦處室應(yīng)在會(huì)前2小時(shí)向通信處室了解會(huì)議設(shè)備是否滿(mǎn)足召開(kāi)視頻會(huì)議的要求，然后遞交上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批過(guò)的會(huì)議通知，然后向其他分會(huì)場(chǎng)下達(dá)參加會(huì)議的通知。

3、其他臨時(shí)性會(huì)場(chǎng)保障。由承辦處室直接與通信處協(xié)調(diào)具體實(shí)施方式，通信處給與配合。

三、會(huì)議保障

從保障的具體實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，會(huì)議保障可分為組織保障和轉(zhuǎn)播保障。承辦處室負(fù)責(zé)組織保障，包括會(huì)議議程、會(huì)議資料、明確會(huì)議注意事項(xiàng)、會(huì)議情況收集等；通信處協(xié)調(diào)保障分隊(duì)負(fù)責(zé)設(shè)備保障，包括會(huì)場(chǎng)燈光音響設(shè)置、設(shè)備安裝調(diào)試、會(huì)議轉(zhuǎn)播等。

1、組織保障

批準(zhǔn)召開(kāi)視頻會(huì)議后，會(huì)議承辦處負(fù)責(zé)人至少提前2小時(shí)將承辦文件（復(fù)件）送通信處室，會(huì)議議程應(yīng)填寫(xiě)于視頻會(huì)議保障任務(wù)通知單上，如有多媒體資料需在會(huì)議中轉(zhuǎn)播，應(yīng)在會(huì)前2小時(shí)向設(shè)備保障人員提供，進(jìn)行試播。

2、轉(zhuǎn)播保障

轉(zhuǎn)播保障是會(huì)議的重頭戲，直接關(guān)系到會(huì)議能否順利召開(kāi)和達(dá)到預(yù)期效果。在實(shí)踐中我們采取建立4人保障小組，崗位專(zhuān)人負(fù)責(zé)制度，將會(huì)議轉(zhuǎn)播分為視頻切換員、網(wǎng)絡(luò)聯(lián)絡(luò)員、調(diào)音員和會(huì)場(chǎng)監(jiān)控員四個(gè)崗位，為每個(gè)崗位配備訓(xùn)練有素、技術(shù)過(guò)硬的操作手，由指定領(lǐng)班員統(tǒng)一調(diào)度。這里特別需要提出的是應(yīng)將這些崗位集中在一個(gè)房間，這樣便于轉(zhuǎn)播過(guò)程的協(xié)調(diào)溝通，最大限度地減少操作失誤。

1）設(shè)備調(diào)試

會(huì)議保障組于會(huì)前2小時(shí)到達(dá)保障現(xiàn)場(chǎng)調(diào)試設(shè)備，根據(jù)崗位職責(zé)檢查各自設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)，包括會(huì)場(chǎng)照明是否合理、音響工作是否正常、各類(lèi)顯示設(shè)備圖像是否清晰，會(huì)議開(kāi)始前一個(gè)半小時(shí)，由領(lǐng)班員對(duì)所有分會(huì)場(chǎng)點(diǎn)名進(jìn)行設(shè)備測(cè)試，詳細(xì)記錄各分會(huì)場(chǎng)設(shè)備的運(yùn)行情況及故障排除方法。

2）會(huì)前準(zhǔn)備

會(huì)議設(shè)備開(kāi)啟運(yùn)行正常后，會(huì)議保障組領(lǐng)班員應(yīng)及時(shí)組織各崗位操作員熟悉會(huì)議流程，明確轉(zhuǎn)播過(guò)程中的相關(guān)事項(xiàng)和要求；所有準(zhǔn)備工作應(yīng)在會(huì)議開(kāi)始前30分鐘完成，此時(shí)主會(huì)場(chǎng)調(diào)音員可播放會(huì)場(chǎng)須知和音樂(lè)，這樣便宜各分會(huì)場(chǎng)隨時(shí)測(cè)試自己的設(shè)備運(yùn)行情況；同時(shí)視頻切換員可根據(jù)需要將各分會(huì)場(chǎng)圖像按編制序列在輔助屏幕輪循播出，以便領(lǐng)導(dǎo)掌握各會(huì)場(chǎng)的準(zhǔn)備情況；在會(huì)議開(kāi)始前30秒關(guān)閉音樂(lè)，調(diào)整鏡頭和打開(kāi)話(huà)筒準(zhǔn)備開(kāi)會(huì)。

3）會(huì)議轉(zhuǎn)播

會(huì)前準(zhǔn)備到位以后，會(huì)議轉(zhuǎn)播過(guò)程主要由視頻切換員來(lái)完成，其他三個(gè)崗位主要投入到監(jiān)控和協(xié)助上來(lái)，領(lǐng)班員則隨機(jī)抽查分會(huì)場(chǎng)的視聽(tīng)情況。需要指出的是由于操作員與會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)是隔離的，為保證會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的視聽(tīng)效果，所以需設(shè)置會(huì)場(chǎng)監(jiān)控員來(lái)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)控，協(xié)調(diào)其他崗位處理會(huì)場(chǎng)臨時(shí)情況，同時(shí)也可為不便出入會(huì)場(chǎng)的領(lǐng)導(dǎo)代辦緊急事項(xiàng)。調(diào)音員主要監(jiān)控會(huì)場(chǎng)音響和送達(dá)情況，網(wǎng)絡(luò)聯(lián)絡(luò)員主要監(jiān)控各會(huì)場(chǎng)的網(wǎng)絡(luò)連接，及時(shí)處理掉線(xiàn)、斷連等突發(fā)情況。

4）會(huì)場(chǎng)顯示設(shè)置

會(huì)場(chǎng)主屏顯示會(huì)議上級(jí)圖像，輔屏可顯示本會(huì)場(chǎng)或各分會(huì)場(chǎng)輪循圖像，如有更多的輔助屏幕，可對(duì)各分會(huì)場(chǎng)進(jìn)行編組顯示，確保領(lǐng)導(dǎo)能隨時(shí)掌握分會(huì)場(chǎng)的視聽(tīng)情況。當(dāng)需要與某一單位進(jìn)行對(duì)話(huà)時(shí)，主屏及時(shí)切換至該單位，打開(kāi)對(duì)話(huà)通道。

5）攝像要求

攝像時(shí)應(yīng)結(jié)合實(shí)際情況，以使觀眾不對(duì)會(huì)議內(nèi)容感到厭倦乏味為前提來(lái)進(jìn)行。主會(huì)場(chǎng)可采取點(diǎn)面結(jié)合的方式，哪里有發(fā)言鏡頭就打向哪里，發(fā)言?xún)?nèi)容較長(zhǎng)時(shí)可適時(shí)調(diào)整鏡頭，特寫(xiě)其他參加會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)和會(huì)場(chǎng)，整個(gè)過(guò)程一至兩遍即可，不要重復(fù)累贅；下級(jí)會(huì)場(chǎng)參加會(huì)議時(shí)，本地會(huì)場(chǎng)鏡頭始終保持會(huì)場(chǎng)全景，以最大角度向上級(jí)會(huì)場(chǎng)呈現(xiàn)參加會(huì)議全員，鏡頭的切換要做到準(zhǔn)確自然，切換時(shí)機(jī)靈活掌握。

6）結(jié)束會(huì)議

會(huì)議結(jié)束方式為自上而下逐級(jí)結(jié)束，特別是召開(kāi)多級(jí)會(huì)議時(shí)，直接上級(jí)還未宣布會(huì)議結(jié)束時(shí)下級(jí)會(huì)場(chǎng)不得私自結(jié)束會(huì)議，以免造成會(huì)議內(nèi)容的漏聽(tīng)。結(jié)束后領(lǐng)班員及時(shí)將會(huì)議錄像資料刻錄送交承辦處室保管，而后組織會(huì)議保障講評(píng)，對(duì)出現(xiàn)的問(wèn)題和需要改進(jìn)的地方及時(shí)做好登記。

四、責(zé)任區(qū)分

為了更好地完成保障工作，責(zé)任的區(qū)分是必要的，各級(jí)明確自己的責(zé)任后為圓滿(mǎn)完成保障工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1、承辦會(huì)議的處室主要負(fù)責(zé)下達(dá)召開(kāi)視頻會(huì)議通知，確定會(huì)議議程，提供會(huì)議文字材料和多媒體資料，協(xié)調(diào)會(huì)務(wù)保障，維護(hù)會(huì)議秩序。

2、通信處主要負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)會(huì)議保障相關(guān)事宜，按照領(lǐng)導(dǎo)和承辦處室的意圖準(zhǔn)時(shí)無(wú)誤地指導(dǎo)完成保障工作，對(duì)保障工作負(fù)指導(dǎo)都督的責(zé)任。

3、保障分隊(duì)負(fù)責(zé)視頻會(huì)議的具體實(shí)施和技術(shù)保障，在平時(shí)做好視頻會(huì)議系統(tǒng)設(shè)備的日常維護(hù)保養(yǎng)工作和操作員的培訓(xùn)工作，隨時(shí)掌握設(shè)備的工作性能和運(yùn)行狀態(tài)，對(duì)保障任務(wù)提出合理建議，對(duì)下級(jí)分會(huì)場(chǎng)的保障工作提供技術(shù)支持。

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