萬魯愚，封常福，范 鹍，于 華，張 瑾

（山東鋼鐵集團有限公司，山東 濟南250014）

檔案信息化是運用信息技術對歸檔文件、數(shù)據(jù)信息資源及檔案進行收集、整合、維護、處置和提供利用服務的管理過程和工作方式，是檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點向以多種形式的數(shù)字化檔案管理轉變的過程。檔案信息化建設是檔案工作發(fā)展的方向和趨勢，是提升檔案管理現(xiàn)代化水平的必然手段。山鋼集團組建以來，不斷加強檔案工作，積極推進檔案信息化建設，積累了一些經(jīng)驗與體會。

1 明確檔案信息化建設的目標和原則

為保證檔案信息化建設的順利進行，首先要確立建設目標和原則。企業(yè)檔案信息化應以促進和完善企業(yè)信息化和提升檔案管理現(xiàn)代化水平為總目標。山鋼集團2008年成立后，快速推進企業(yè)信息化建設，取得明顯成效。全面預算、全面風險、財務公司資金管理、外事管理等系統(tǒng)均已成功上線，有力地促進了山鋼集團相關業(yè)務的集中、統(tǒng)一管理。ERP系統(tǒng)、人力資源管理、固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)建設全面啟動。作為山鋼集團信息化系統(tǒng)的“核心與大腦”，新辦公樓數(shù)據(jù)中心積極探索運用云平臺、虛擬計算等前沿技術，打造低碳、環(huán)保、先進的集團級信息支撐和數(shù)據(jù)交換平臺。企業(yè)信息化的發(fā)展，要求檔案信息化必須加強。如果檔案工作不實現(xiàn)信息化，不僅會使檔案工作與其他各項工作脫節(jié)，還有可能造成大量已生成的電子文件的流失，導致電子文件歸檔不全、不完整甚至“斷檔”，給企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展造成無可挽回的損失。

在下屬單位已開展的檔案信息化工作基礎上，山鋼集團本著“統(tǒng)一標準、利用優(yōu)先、分步實施、節(jié)省投資”的總體原則；按照可靠性、規(guī)范性、先進型、安全性、開放性和可擴展性的設計原則；堅持技術與管理并重，與企業(yè)信息化建設同步協(xié)調發(fā)展的管理原則，把各單位檔案信息化建設納入集團檔案信息化建設的整體規(guī)劃和方案，統(tǒng)籌兼顧，全面考慮，逐步構建以集團總部為中心，覆蓋各單位的檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)、多全宗檔案管理系統(tǒng)和統(tǒng)一的檔案查詢利用平臺，與其他各業(yè)務信息系統(tǒng)無縫銜接，實現(xiàn)全集團檔案信息資源共建共享，滿足山鋼集團多級組織機構、跨區(qū)域的檔案信息需求，為企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動提供支撐和參考。

2 明確檔案信息化的建設內容

2.1 基礎設施建設

基礎設施是檔案信息化建設不可缺少的基本條件，是檔案信息資源開發(fā)利用和信息技術應用的基礎。山鋼集團（包括二級單位、三級單位）檔案管理應用系統(tǒng)使用多全宗綜合檔案管理系統(tǒng)，采用“集中+分布”的方式在總部以及濟鋼、萊鋼兩個重點子公司分別部署應用系統(tǒng)，該系統(tǒng)總體上由兩個部分組成：C/S部分和B/S部分，其中C/S部分主要實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的采集、移交以及系統(tǒng)管理；B/S部分主要實現(xiàn)總部和各個二級用戶對檔案信息的利用（包括各單位的檔案查詢系統(tǒng)、統(tǒng)一檢索利用平臺，通過結合J2EE體系架構，充分利用了XML和Web-Service先進的數(shù)據(jù)交換技術，發(fā)揮了C/S架構和B/S架構各自的優(yōu)點，其中C/S部分使用PowerBuilder語言進行開發(fā)。以“總體集中、局部分布”為檔案數(shù)據(jù)的存儲原則，濟鋼、萊鋼及其所屬三級單位的檔案數(shù)據(jù)集中存儲在二級單位。對于山鋼集團其他的下屬單位，檔案數(shù)據(jù)和電子原文則統(tǒng)一存放在集團總部的服務器上。檔案管理信息系統(tǒng)如圖1所示。

圖1 山鋼集團檔案管理信息系統(tǒng)架構

檔案信息化基礎設施建設與辦公自動化的基礎設施共同建設，形成一個系統(tǒng)平臺和設備環(huán)境?；A設施建設包括網(wǎng)絡設備、硬件設備和支撐軟件。1）網(wǎng)絡設備是檔案信息化建設的通信保障，包括山鋼集團總部的網(wǎng)絡建設和各下屬單位的網(wǎng)絡建設；2）硬件設備包括開展信息化建設所必需的服務器、數(shù)字加工設備、海量存儲設備以及計算機和輸出設備；3）支撐軟件除運行必需的各類操作系統(tǒng)軟件外，還應包含自行研制開發(fā)的通信軟件、郵件服務器、系統(tǒng)管理軟件、安全管理軟件等系統(tǒng)。

2.2 標準規(guī)范體系建設

標準規(guī)范體系建設是檔案信息化建設的重要支撐。在檔案信息化建設過程中，如何將多元化的檔案信息資源協(xié)調組織起來，通過網(wǎng)絡互聯(lián)互通，實現(xiàn)信息共建和共享，以及數(shù)字信息的長期保存和遷移，其關鍵就在于標準化。所以按照國家相關的標準和規(guī)范，著眼于檔案工作的發(fā)展，研究制定了切實可行的標準規(guī)范體系。主要包括：

1）管理性標準規(guī)范。是指對信息資源管理維護方法、提供利用的模式、查詢權限的劃分等進行管理的一系列規(guī)則，如《山鋼集團檔案工作規(guī)定》、《山鋼集團全宗號編制規(guī)則》和《電子檔案管理制度》等。2）業(yè)務性標準規(guī)范。是針對數(shù)字檔案館的業(yè)務處理過程進行規(guī)范化管理的一系列規(guī)則，如《山鋼集團檔案分類編號規(guī)則》、《山鋼集團檔案整理細則》和《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》等。

2.3 信息資源建設

信息資源是檔案工作得以生存發(fā)展的基礎和核心。信息資源不僅涵蓋原有的傳統(tǒng)意義的檔案信息，并且將其信息采集的范圍進一步擴大到電子文件、各信息系統(tǒng)的專業(yè)數(shù)據(jù)庫和專題數(shù)據(jù)庫以及從互聯(lián)網(wǎng)、局域信息網(wǎng)等各方面收集的與本單位相關的各類信息。具體包括：1）傳統(tǒng)的庫藏檔案的數(shù)字化信息；2）直接接收的數(shù)字信息、通過其他信息系統(tǒng)及其他分支業(yè)務網(wǎng)絡收集的各種類型電子文件及其元數(shù)據(jù)，如山鋼集團OA（辦公自動化）、FMIS（財務管理系統(tǒng)）、ERP（企業(yè)資源計劃）等系統(tǒng)采集電子文件；3）直接采購的與山鋼集團有關的專業(yè)數(shù)據(jù)庫和專題數(shù)據(jù)庫；4）其他對山鋼集團發(fā)展有價值的信息。

2.4 應用系統(tǒng)建設

應用系統(tǒng)是檔案信息資源的開發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡建設的技術保障。根據(jù)功能設計與標準兼容的建設要求，選擇采用了通用化、實用化的軟件系統(tǒng)—東方飛揚多全宗檔案管理信息系統(tǒng)，主要包括系統(tǒng)數(shù)據(jù)歸檔接口、檔案信息管理系統(tǒng)、檔案信息利用服務系統(tǒng)和運行維護跟蹤管理系統(tǒng)。

2.5 人才隊伍建設

檔案信息化建設不僅帶來技術上的巨大進步和工作效率的極大提高，而且從客觀上對檔案人員的素質提出較高的要求。所以堅持以人為本的原則，把培養(yǎng)人才、建設隊伍、提高素質放在第一位，有針對性地進行各種形式的業(yè)務培訓，特別加強對計算機知識與技術、信息開發(fā)技術、網(wǎng)絡技術等方面內容的培訓。

2.6 信息安全保障體系建設

在檔案信息化建設過程中，如何確保信息的安全保密是提供信息服務的前提和保證。通過信息安全體系的建設，確保信息的可用性、保密性、完整性和可追溯性，同時滿足系統(tǒng)的可靠性、可控性和穩(wěn)定性。

2.6.1 安全保密措施管理

安全保密措施是為保證檔案信息安全所采用的一系列技術方法和手段，是安全保密體系的核心。

1）物理安全措施。通過嚴格遵守國家相關法規(guī)和標準，切實做好防火、防水、防盜等工作，對信息進行必要的容災備份，并對重點設備進行電磁屏蔽和干擾，以保證網(wǎng)絡設備自身的運行安全和設備所處環(huán)境的安全。

2）網(wǎng)絡安全措施。實施入侵檢測，安裝運行防病毒軟件，并針對操作系統(tǒng)可能存在的漏洞，依托網(wǎng)絡操作系統(tǒng)自身提供的安全設置對入網(wǎng)計算機進行管理，自動對各終端的安裝操作系統(tǒng)更新和病毒升級文件。

3）信息安全措施。通過硬件加密設備及特殊的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，對檔案信息實施加密存儲和傳輸，避免因惡意攻擊造成的失泄密情況。

4）應用安全措施。采用身份認證、數(shù)字簽名等技術，確保信息在收集、整理、利用過程中的真實性和有效性，并根據(jù)授權實施訪問控制。

2.6.2 安全監(jiān)控與審計

利用技術手段對檔案信息系統(tǒng)運行全過程進行監(jiān)控，包括操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的運行情況，用戶登錄和信息訪問情況，針對數(shù)據(jù)庫進行的增、刪、改維護操作日志，數(shù)據(jù)流量統(tǒng)計等，為事故調查提供準確、詳盡、完整的資料。

3 檔案信息化建設應注意的問題

1）克服重設施建設輕資源建設的傾向。不能將項目建設資金全部投向設備設施和系統(tǒng)，而信息資源建設投入很少或幾乎沒有；不能安裝完系統(tǒng)就萬事大吉，要將電子檔案信息資源建設作為一項常態(tài)性的工作，堅持長抓不懈。

2）做到標準先行，利用優(yōu)先。在檔案信息化建設啟動前期，先制訂完善統(tǒng)一的標準規(guī)范體系；堅持“突出重點，分步實施”的原則，對庫藏重點檔案信息和利用率高的檔案先進行數(shù)字化處理。

3）避免檔案管理系統(tǒng)形成信息“孤島”。實現(xiàn)與各業(yè)務信息系統(tǒng)的銜接，解決好后續(xù)檔案信息資源的來源問題。

4）轉變檔案服務觀念，處理好保密和安全、控制與開放、支持決策和面向職工的關系，進一步拓展檔案工作的服務功能。