文/江蘇海事職業(yè)技術學院 劉溪

一、高?；n案概述

（一）基本含義

高?；n案指的是學校內的所有建設項目（包括新建、改建、拆除），譬如教學樓、辦公樓、宿舍樓、圖書館、食堂等涉及學習與生活的基礎配套設施在建設過程中所形成的，記載著工程項目內容、可行性方案報告、審批流程、經辦手續(xù)、圖紙模型、基建單位、竣工驗收等系列具有保存價值的信息材料。其承載介質包括圖形表格、文字數據、聲音影像等。

（二）意義作用

高?；n案作為工程建設項目的資料，其意義作用主要有三大方面：首先，有利于反映建筑物的變化過程，為其翻新修整或重新改造提供一定的參考與借鑒。其次，有利于高校建筑物的常規(guī)檢查（特別是安全隱患的排查），并為校園的整體鋪排及工程建設提供規(guī)劃制定及方案執(zhí)行的依據。再次，有利于政府對工程項目及系列土地規(guī)劃的綜合性評估。

二、信息化建設內涵

（一）概念闡述

信息化建設，即是借助科學先進的現代計算機技術、互聯(lián)網技術、通信通訊技術等系列

信息技術來實現對目標對象的管理與運用過程。它被許多企業(yè)應用于品牌塑造、產品生產、推廣銷售、客戶服務、售后管理等經營活動之中。

（二）方式手段

信息化建設的實現方式主要有平臺搭建與技術開發(fā)這兩種。平臺搭建即是軟件開發(fā)，譬如金蝶BOS平臺、用友UAP平臺、亞思捷TNT平臺。其功能包括文檔管理、合同管理、CRM、OA等。技術開發(fā)即是以數據整合為特征，以數據管理為目的，通過物聯(lián)網及云計算來收集、加工、儲存、更換、傳輸、運用數據、文字、圖表、影音等信息。

三、高校基建檔案信息化管理的SWOT特點

SWOT，即優(yōu)勢（Strengths）、劣勢（Weaknesses）、機會（Opportunities）、威脅（Threats）。它是企業(yè)的一種戰(zhàn)略分析方法，可用于企業(yè)進行自我條件及競爭力研究，從而尋找并制定出適合企業(yè)的經營戰(zhàn)略及發(fā)展目標。作為一種科學客觀的分析方法，SWOT近年來被運用到越來越多的領域，其作用對象也不再僅限于企業(yè)管理。對于高校的基建檔案管理而言，通過SWOT分析法，我們可以從中看出基于信息化技術及建設平臺這種管理方式的實用性、可塑性及優(yōu)化性。

（一）優(yōu)勢（Strengths）

基建檔案中有不少是關于建筑物的設計圖紙及竣工圖紙，里面就涉及到建筑物的規(guī)格大小，縮放比例，管線編排等細節(jié)問題。在紙質管理的方式下，圖紙在工程建設的過程中會經由多人的傳閱與查看，期間不可避免地會出現褶皺、字跡淡化或者模糊的現象，從而破壞了圖紙的真實性與準確性，影響了使用效果。而借助信息化技術，管理人員可以將圖紙以掃描件的方式進行保持與管理，在需要外借或查看時只需要從電腦中抽掉出來或打印出來即可。

一方面，有利于提高資料的準確性，特別是在搜集的過程中還可以根據實際情況對資料進行同步的修改與更新，以避免出現信息滯后的現象。另一方面，有利于減少資料搜集的成本。在信息化平臺與技術下，一切資料的呈現方式都是“無紙化”，也即是不需要以紙質版的方式來體現與說明，這對于不以贏利為目的的高校來講尤為重要。在相對有限的資金預算下，高?？梢越柚畔⒒芾矸绞絹頊p少行政開支，加大教學建設力度，從而在無形中提高了學校的整體教學質量。

（二）劣勢（Weaknesses）

信息化技術與平臺作為一種高科技的管理方式，其最大的劣勢是投入大。一方面是軟硬

件的配置與建設。完整的基建檔案資料一般會涉及到項目申報書、設計任務書、批復意見、預算投資、工程合同、勘察報告、設計及施工圖紙、標準流程、檢測記錄報告、竣工驗收報告等多個階段，其資料類型雜，承載介質多，資料搜集與存檔的時間也存在差異?？傮w來講，基建檔案資料多具有低集成化，高分散化的特點。因此高校在引進購買或自建平臺的過程中就需要進行分門別類的設計與管理，期間需要耗費較多的資金成本與人力成本。另一方面是管理人才的選拔與培養(yǎng)。由于基建檔案涉及的內容涵蓋了氣象、結構、地質、環(huán)保、水電供給、消防安全等多個領域，因此其管理人才首先需要具備較為扎實的工程類專業(yè)知識，另外還需要在信息技術領域有所涉獵，能夠掌握基礎常用的技術。根據價值決定價格的規(guī)律，該崗位的聘用成本較高。

（三）機會（Opportunities）

對內，需求程度的增強。高校作為一個教育機構，既肩負教書育人的使命，同時也承擔

著給全體師生與職工創(chuàng)造安全、舒適的生活環(huán)境與學習環(huán)境的責任與義務。這就決定了整個校園在總體上需具有美觀、宜人、和諧、大方的感官特點，同時兼顧實用性、科學性、可持續(xù)性的設計原則與規(guī)劃理念。具體來講，不論是重建、翻新，或是修整，優(yōu)化，都離不開各式建筑物的基建檔案資料，而信息化建設作為一種科學化的管理方式，將會有助于提高檔案管理的效率與質量，從而提高校園規(guī)劃的合理性與可持續(xù)性。對外，無紙化辦公趨勢的增強。隨著人員數量的增加與工作流程的多樣化，在節(jié)省成本及提高效率的目標驅使下，無紙化辦公的優(yōu)勢將越發(fā)明顯，加之現代信息技術的高速發(fā)展及日益普及，信息化管理方式必將被越來越多人所熟悉、認同、接受并采用。

（四）威脅（Threats）

信息化管理方式所可能面對的最大威脅就是技術漏洞所引發(fā)的資料泄密。網絡平臺的開放性在提高信息流動速度的同時也降低了信息獲取的門檻，這就給網絡黑客帶來了可乘之機。以教育行業(yè)為例，據了解，在國內重要考試期間，曾經出現黑客利用網站的技術漏洞來散布各類與試題及答案有關的虛假信息。如2009年全國碩士研究生英語、政治考試疑似考前泄題目露事件。由此可見技術漏洞給信息安全度帶來的威脅性，高校的基建檔案也不例外。在聯(lián)網的情況下（如同個學校的不同校區(qū)實行信息的共享或統(tǒng)一存放的管理方式），假如漏洞沒有及時得以修補或異常情況沒有及時被發(fā)現并消除的話，高校各類建設工程的相關數據、圖紙、表格、影像資料等就可能會泄露出去。與之相隨的還可能包括施工單位、設計單位、審批單位等在內的多個相關群體的資料泄露。除此之外，電子資料的可復制性與可修改下會在一定程度上影響資料的保密程度，特別是當資料用于學術性的交流與參考時，也有可能出現資料泄密的情況。

四、基于SWOT的高?；n案信息化優(yōu)化方法

（一）目標確認

任何事物的發(fā)展都有一個過程，不同的過程具有不同的特點與發(fā)展重心，這就決定了每一個階段的目標與方法都應該有所差異，高?；n案的信息化建設也不例外。高校的基建項目由于需要兼顧美觀實用與經濟性、可持續(xù)性，因此涉及面廣，建設時間長。考慮因素多。如校區(qū)建設的時間選擇、經費來源、承辦單位、設計原則等。特別是隨著師生人數的增加與高等教育的普及化，高校對土地的需求，對空間設計的需求，對建設速度的需求都顯得越來越迫切與深層化。這一系列的變化都對基建檔案的實用性與有效性提出了更高的要求。通過上文的分析，我們可知信息管理的優(yōu)勢、劣勢、機會、威脅的大體內容，但其程度大小與變量多少在不同的階段會呈現不同的特點。因此在進行信息化建設的過程中，首先要明確每一個階段的建設目標，由此才能更好地利用并轉換這四者的關系。

（二）組合分析

劣勢—威脅（WT）組合，這是高?；n案信息化過程中所可能面臨的最差狀態(tài)。通常情況下意味著高校目前雖有信息化管理的平臺與技術，但現階段卻存在有技術漏洞所可能引發(fā)的資料外泄風險，且由于資金與人力有限，該風險短期內無法被有效降低或化解。面對這種情況，高校應當有選擇性地暫停利用該平臺與技術來搜集與存放信息。

劣勢——機會（WO）組合。這是高校在基建檔案管理過程中已經意識并且能夠捕捉到彌補該方式缺陷的情況。例如政府相關教育機構、歷屆校友、相關組織等為支持高校基建檔案的信息化建設而撥付或贊助的支援款項，或者學校的基建檔案管理人員在這一過程中借助新技術新平臺得以尋找出更好的，可以縮減成本與減少人力的管理方式。面對額外建設成本，高校應當提高資金的使用效率與使用質量，把錢花在刀刃上。面對技術進步與平臺升級，高校應對管理人員加以激勵，以促使其更好地釋放潛力，更科學地利用技術與平臺。

優(yōu)勢—威脅（ST）組合。這是高校在基建檔案管理過程中巧妙地利用這一技術的優(yōu)勢來應對其所潛在的威脅。例如在成本花費上，高?？梢詫⒃阮A算在資料搜集上的成本劃分一部分至平臺與技術建設成本，從而提高成本花費的科學性?；蛘邔纫阉鸭戤叺幕n案信息予以不聯(lián)網或加密式處理，如刻錄成光盤或存放在U盤內并由專人進行保管。

優(yōu)勢—機會（SO）組合。這是高?；n案信息化過程中所可能面臨的最佳狀態(tài)。通常情況下意味著高校目前有充足豐裕的資金與人力可用于信息化平臺的建設工作。與此同時，該平臺的技術發(fā)展又進入鼎盛時期，高?？梢噪S時根據管理需要對平臺與技術進行換代升級。面對這種情況，高校應當快速做出反應并在全盛時期以長遠的，可預見未來需求的建設思路來完善現有平臺，以為后續(xù)可能出現的需求提前做好準備。

（三）權衡選擇

通過目標確認與組合分析，高校基本上可以有的放矢地進行基建檔案信息化平臺的建設

工作，但隨著過程的推進與深入，管理人員會發(fā)現任意組合內都有多種因素，各個因素又會呈現出多樣化的組合特征，而不同的組合特征又會最終影響到基建檔案的管理工作，因此高校在利用SWOT分析法來優(yōu)化基建檔案的信息化管理方式時，應當綜合考慮，權衡選擇。

五、結論

總體來講，隨著高校辦公系統(tǒng)的日益科技化及互聯(lián)網技術的普及，高校的基建檔案管理方式也必將由傳統(tǒng)原始的紙質化向科學先進的信息化過渡。在這一推進與發(fā)展的過程中，高校可以善用SWOT分析法來辨別該種管理方式的優(yōu)勢、劣勢及其可能潛在的機會與威脅，從而揚長避短，取長補短，最終實現提高基建檔案管理工作的效率與質量這一目的。

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