張宇波，張 媛，黃 凱，荊明偉，劉雪蕾

（北京大學(xué) 實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備管理部，北京 100871）

隨著高校得到國家教育經(jīng)費(fèi)投入和其他多種渠道經(jīng)費(fèi)投入的逐年增加，以及高校對實(shí)驗(yàn)室工作重視程度的提高，高校購置儀器設(shè)備的數(shù)量大幅度增加。伴隨大批儀器設(shè)備購置而來的是項(xiàng)目論證、項(xiàng)目審批、經(jīng)費(fèi)撥付、招標(biāo)、采購、簽訂合同、執(zhí)行、驗(yàn)收、結(jié)算、歸檔、審計(jì)等一系列環(huán)節(jié)和產(chǎn)生的海量信息。對這些信息的處理、統(tǒng)計(jì)、分析需要現(xiàn)代化的管理手段，以保證設(shè)備管理工作有序、高效進(jìn)行。

1 高校儀器設(shè)備信息化管理現(xiàn)狀

目前，國內(nèi)眾多高校已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了儀器設(shè)備的信息化管理。按照實(shí)現(xiàn)手段劃分，可分為單機(jī)版管理系統(tǒng)和基于網(wǎng)絡(luò)的管理系統(tǒng)；按照管理的對象劃分，可分為面向?qū)ο蟮男畔⒒芾硐到y(tǒng)和面向過程的信息化管理系統(tǒng)。

1.1 面向?qū)ο蟮男畔⒒芾硐到y(tǒng)

面向?qū)ο蟮男畔⒒芾硐到y(tǒng)可以有面向合同、面向儀器設(shè)備管理、面向檔案3種對象。面向?qū)ο蟮男畔⒒芾硐到y(tǒng)實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)相對簡單、明確，它圍繞某一個具體的對象——合同、儀器設(shè)備或檔案——來實(shí)現(xiàn)具有自身特色的信息化管理系統(tǒng)。

面向?qū)ο蟮男畔⒒芾硐到y(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)在于能夠解決高校儀器設(shè)備管理中經(jīng)常遇到的問題，如：流水賬式的手工管理；數(shù)據(jù)匯總不及時(shí)；整理、查閱、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)困難；管理效率低等［1］。系統(tǒng)可以完成儀器設(shè)備采購的論證、申報(bào)、審批、采購、驗(yàn)收、付款等工作流程中出現(xiàn)的大量數(shù)據(jù)的及時(shí)、準(zhǔn)確處理［2］。

目前，面向?qū)ο蟮男畔⒒芾硐到y(tǒng)發(fā)展得已經(jīng)非常成熟，具有鮮明的特點(diǎn)。

首先，它實(shí)現(xiàn)了儀器設(shè)備基本信息的錄入、存儲、統(tǒng)計(jì)、查詢和匯總打?。?］，基本涵蓋了目前高校儀器設(shè)備管理所涉及的人、財(cái)、物各個方面，包括項(xiàng)目管理、儀器設(shè)備招標(biāo)采購、合同管理、儀器設(shè)備管理、經(jīng)費(fèi)管理等［4－5］。

其次，面向?qū)ο蟮男畔⒒芾硐到y(tǒng)體現(xiàn)了國家相關(guān)法律法規(guī)、學(xué)校規(guī)章制度和管理辦法的要求，實(shí)現(xiàn)了對某一具體對象的分級監(jiān)控管理，如對采購合同的監(jiān)控［6］。它通過權(quán)限控制，提高了系統(tǒng)安全性；它一般采用XML等格式進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，也可以通過Excel實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)讀取和存儲，減少了信息錄入過程中產(chǎn)生的錯誤［7］；也有的面向?qū)ο蟮男畔⒒芾硐到y(tǒng)采用條碼技術(shù)，將儀器設(shè)備實(shí)體與信息化系統(tǒng)聯(lián)系起來。

最后，面向?qū)ο蟮男畔⒒芾硐到y(tǒng)實(shí)現(xiàn)了儀器設(shè)備信息的網(wǎng)上發(fā)布，如：由儀器設(shè)備管理部門統(tǒng)一發(fā)布校內(nèi)閑置的儀器設(shè)備、申請報(bào)廢的儀器設(shè)備信息，方便了校內(nèi)儀器設(shè)備的調(diào)劑［8］。

可以認(rèn)為，面向?qū)ο蟮男畔⒒芾硐到y(tǒng)基本完成了設(shè)備采購合同信息的標(biāo)準(zhǔn)化、電子化、合同管理工作的網(wǎng)絡(luò)化，向無紙化辦公邁出了重要一步［9］。

1.2 面向過程的信息化管理系統(tǒng)

面向過程的信息化管理應(yīng)分為狹義的和廣義的。狹義的面向過程管理是對儀器設(shè)備整個生命周期的管理，“包括從儀器設(shè)備的計(jì)劃、采購、安裝、調(diào)試、使用、維護(hù)、維修直至報(bào)廢的整個過程。在整個儀器設(shè)備生命周期內(nèi)，能夠跟蹤和記錄完整的儀器設(shè)備相關(guān)信息?！保?0］廣義的面向過程管理是除儀器設(shè)備外，還包括與之相關(guān)的人事、財(cái)務(wù)、規(guī)劃等內(nèi)容，涉及的部門還應(yīng)包括學(xué)校人事、財(cái)務(wù)、發(fā)展規(guī)劃、科研、房產(chǎn)、后勤、計(jì)算中心、紀(jì)檢審計(jì)等許多職能部門［11］，此外還有用戶、外貿(mào)、外商等有關(guān)聯(lián)的部門。概括來說，它是“以儀器設(shè)備采購及管理為主，兼顧儀器設(shè)備生命周期發(fā)展所涉及到的人財(cái)物等全部信息的一體化信息管理系統(tǒng)”。該系統(tǒng)或使用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，或多個數(shù)據(jù)庫之間的數(shù)據(jù)信息實(shí)時(shí)交換、更新和共享，使相關(guān)職能部門可以隨時(shí)、方便地獲取所需儀器設(shè)備的完整、準(zhǔn)確的信息，為管理決策提供及時(shí)、可靠的依據(jù)［12］。

北京大學(xué)近年來開發(fā)的“北京大學(xué)經(jīng)費(fèi)使用和儀器設(shè)備采購進(jìn)程管理系統(tǒng)”，是建立面向過程的儀器設(shè)備信息化管理系統(tǒng)的嘗試。該系統(tǒng)的設(shè)計(jì)是以儀器設(shè)備采購過程為主線，包括經(jīng)費(fèi)管理、論證、招標(biāo)、合同、檔案、信息發(fā)布管理等子系統(tǒng)［13］以及后期開發(fā)的儀器設(shè)備建賬系統(tǒng)［14］。面向過程的儀器設(shè)備信息化管理系統(tǒng)包括與儀器設(shè)備采購、管理相關(guān)的人、財(cái)、物等內(nèi)容，既包括校內(nèi)各部門，也包括校外的廠商，系統(tǒng)靈活性大、擴(kuò)充性好［15］。同時(shí)，系統(tǒng)的設(shè)計(jì)結(jié)合了國家相關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校各項(xiàng)規(guī)定，可在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)時(shí)、動態(tài)地顯示儀器設(shè)備采購進(jìn)程，增加了采購?fù)该鞫?，?guī)范了管理。

系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了過程數(shù)據(jù)的規(guī)范化和數(shù)字化，特別是論證報(bào)告、招投標(biāo)文件、專家意見、原始發(fā)票等文件的數(shù)字化，保證了數(shù)據(jù)的完整性，并且吸收了面向?qū)ο蟮男畔⒒芾硐到y(tǒng)的長處。

系統(tǒng)采用客戶端／服務(wù)器端管理模式和分級授權(quán)管理、分塊維護(hù)的模式，不同的職能部門維護(hù)各自部門負(fù)責(zé)的數(shù)據(jù)，計(jì)算中心負(fù)責(zé)系統(tǒng)開發(fā)和維護(hù)，保證了系統(tǒng)的安全性，并在保證儀器設(shè)備負(fù)責(zé)人知情權(quán)的基礎(chǔ)上，開發(fā)了瀏覽器／服務(wù)器端的查詢模式，擴(kuò)大了系統(tǒng)的查詢范圍，便利了用戶的查詢，也保護(hù)了其隱私權(quán)。

該系統(tǒng)的使用，極大地提高了工作效率。系統(tǒng)引入了自動郵件通知功能，保證了各項(xiàng)工作及時(shí)、順暢地進(jìn)行。系統(tǒng)在儀器設(shè)備采購流程的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（例如合同付款、免稅辦理完畢、到貨等）會自動觸發(fā)Email通知，方便、快捷、高效地使當(dāng)事人能夠?qū)崟r(shí)了解情況。

2 高校儀器設(shè)備信息化管理的發(fā)展趨勢

高校儀器設(shè)備管理涉及許多新的知識領(lǐng)域、新的技術(shù)，涉及眾多部門。高校儀器設(shè)備信息化管理系統(tǒng)應(yīng)該是既符合服務(wù)、高效、動態(tài)的管理理念和工作流程，又采用先進(jìn)技術(shù)［16］的復(fù)雜系統(tǒng)。因此，單純的面向?qū)ο蟮男畔⒒芾硐到y(tǒng)已經(jīng)不能適應(yīng)高校設(shè)備管理發(fā)展的需要。建立面向過程的儀器設(shè)備信息化管理系統(tǒng)將成為必然趨勢。

應(yīng)該積極探索適合未來儀器設(shè)備管理特色的、完善的、面向過程的信息化管理系統(tǒng)。目前儀器設(shè)備的采購審批還不能離開紙介質(zhì)文件［17］，在一定程度上造成人力和物力的浪費(fèi)。未來需在系統(tǒng)中引入電子簽章等功能［18］，以提高工作效率，降低紙張成本等，形成低碳、綠色的工作方式。

完善的儀器設(shè)備信息化管理系統(tǒng)，對采購過程風(fēng)險(xiǎn)的防范機(jī)制也是必不可少的。在設(shè)計(jì)信息化管理系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)充分考慮采購執(zhí)行階段的時(shí)間風(fēng)險(xiǎn)、采購方式選擇風(fēng)險(xiǎn)、采購計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)、項(xiàng)目分解風(fēng)險(xiǎn)等，并通過系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)控制。

此外，還應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)對特種設(shè)備的安全管理。特種設(shè)備是指涉及生命安全、危險(xiǎn)性較大的設(shè)備或設(shè)施，如放射設(shè)備、化學(xué)設(shè)備、鍋爐、壓力容器、電梯等［19］。系統(tǒng)在對特種設(shè)備進(jìn)行管理時(shí)，應(yīng)增加相關(guān)管理部門審批模塊，以方便統(tǒng)一監(jiān)管。

儀器設(shè)備信息化管理系統(tǒng)離不開高新技術(shù)的支持，如無線射頻識別［20］、條形碼技術(shù)［21］等。提高管理效率、增強(qiáng)設(shè)備管理透明度是設(shè)備管理的最終目標(biāo)；高效、快捷的信息互動平臺是必不可少的使用手段。因此，系統(tǒng)需要多種形式的儀器設(shè)備信息的定制與發(fā)布，系統(tǒng)信息的發(fā)布除具有用戶查詢功能之外，關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的信息發(fā)送形式都應(yīng)該有所考慮和體現(xiàn)。系統(tǒng)不但應(yīng)具有信息主動發(fā)送功能，還應(yīng)具有用戶信息定制、選取信息發(fā)送的功能。

3 結(jié)束語

每所高校的儀器設(shè)備管理都有自己的特點(diǎn)和需求，很難找到一套普遍適用的高校儀器設(shè)備信息化管理系統(tǒng)［22］。高校在開發(fā)本校的儀器設(shè)備信息化管理系統(tǒng)時(shí)，不僅需要根據(jù)自身的發(fā)展階段來量身定做，還需要與時(shí)俱進(jìn)，以先進(jìn)的管理理念為宗旨，以高端的技術(shù)手段為依托，為學(xué)校建設(shè)貢獻(xiàn)力量。

（

）

［1］寧萍，姜源.計(jì)算機(jī)軟件在采購合同及付款管理中的應(yīng)用［J］.實(shí)驗(yàn)室研究與探索，2009（10）：73－74.

［2］殷元元，趙麗清.高校設(shè)備采購風(fēng)險(xiǎn)與防范［J］.中國現(xiàn)代教育裝備，2009（8）：9－11.

［3］落巨福，張紀(jì)瑩，張向東，等.高校設(shè)備采購合同管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)［J］.實(shí)驗(yàn)室科學(xué)，2008（2）：98－99.

［4］朱華勇，吳昊，肖湘江，等.基于Web的高校設(shè)備資產(chǎn)管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)［J］.科技信息，2009（34）：212－215.

［5］劉淑云，李繼才.高校儀器設(shè)備管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)［J］.實(shí)驗(yàn)室研究與探索，2011（1）：164－167.

［6］周建美.基于Web的合同管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)［J］.南通大學(xué)學(xué)報(bào)，2007（1）：87－90.

［7］張珊，陳建勛.基于Web的高校儀器設(shè)備管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)［J］.信息化縱橫，2009（9）：48－50.

［8］呂樹進(jìn)，劉彥玲，安程輝.基于網(wǎng)絡(luò)的儀器設(shè)備管理系統(tǒng)［J］.保定師范?？茖W(xué)校學(xué)報(bào)，2006（4）：37－39.

［9］王啟才，李鵬.設(shè)備采購合同管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)［J］.中國電力教育，2008（增刊1）：395－396.

［10］毛曉青，尉云峰，朱永明.面向全局管理的高校設(shè)備管理信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開發(fā)［J］.中國現(xiàn)代教育裝備，2008（5）：8－10.

［11］陳敬德，于海燕，劉小芳，等.基于設(shè)備全生命周期管理的多部門協(xié)同探討［J］.實(shí)驗(yàn)技術(shù)與管理，2011（10）：190－193.

［12］陳敬德，溫光浩.高校設(shè)備的全生命周期管理模式初探［J］.實(shí)驗(yàn)室研究與探索，2010（6）：182－184.

［13］卞晶.基于經(jīng)費(fèi)控制的設(shè)備采購管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)［J］.中山大學(xué)學(xué)報(bào)，2009（增刊）：204－206.

［14］卞晶，周勇義，邢承杰.基于三級管理模式的設(shè)備建賬系統(tǒng)設(shè)計(jì)［J］.實(shí)驗(yàn)技術(shù)與管理，2011，28（4）：277－279.

［15］權(quán)利寧，陳光，鄧昌明.北京大學(xué)經(jīng)費(fèi)使用和設(shè)備采購進(jìn)程管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)［J］.中山大學(xué)學(xué)報(bào)，2009（3）：144－146.

［16］焦萃峰.高校儀器設(shè)備管理信息化探討［J］.中國現(xiàn)代教育裝備，2010（1）：10－12.

［17］葛偉，趙永生.科研合同管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)［J］.計(jì)算機(jī)工程，2002（6）：246－248.

［18］李軍.基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的高校設(shè)備采購管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)［J］.咸寧學(xué)院學(xué)報(bào)，2009（3）：51－53.

［19］汪錫鑫.高校特種設(shè)備安全管理模式的探討［J］.實(shí)驗(yàn)室科學(xué)，2010（1）：162－164.

［20］郭海平，倪振文.無線射頻識別在高校儀器設(shè)備管理中的應(yīng)用［J］.實(shí)驗(yàn)室研究與探索，2010（2）：170－172.

［21］才欣.高校儀器設(shè)備管理中條形碼技術(shù)的應(yīng)用研究［J］.黑龍江科技信息，2008（23）：81－82.

［22］劉玲，衷琦，李霞.高校設(shè)備器材供應(yīng)管理信息系統(tǒng)研究與應(yīng)用［J］.實(shí)驗(yàn)技術(shù)與管理，2008，25（9）：104－107.