高 鵬

(邯鄲職業(yè)技術(shù)學(xué)院繼續(xù)教育處，河北 邯鄲 056005)

胡錦濤同志曾經(jīng)在全國檔案工作暨表彰先進(jìn)會議代表時的講話中，對檔案事業(yè)的重要性做出了經(jīng)典的概括:“檔案是人類活動的真實記錄，是人們認(rèn)識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。檔案事業(yè)是一項崇高的事業(yè)，是黨和國家事業(yè)發(fā)展的一個不可缺少的方面”。在新的歷史條件下，我國的檔案管理與研究必須自覺與時代和社會進(jìn)步的要求相適應(yīng)。高校學(xué)生檔案管理作為學(xué)生未來人事檔案的組成部分，對在校生、高校和社會都有很重要的意義。但由于歷史和現(xiàn)實的多種復(fù)雜的因素的存在，使得高校學(xué)生檔案一方面未能得到應(yīng)有的重視;另一方面高校學(xué)生檔案也未能充分發(fā)揮其作用。筆者認(rèn)為，應(yīng)從以下幾方面進(jìn)一步認(rèn)識高校學(xué)生檔案管理工作重要性。

一、強化高校學(xué)生管理工作的檔案意識

筆者認(rèn)為，檔案意識指的是人們對于檔案和檔案管理工作在國民經(jīng)濟(jì)、國家和社會生活各個方面的性質(zhì)、地位和作用的認(rèn)識，是人們在實際工作中對檔案和檔案管理工作的認(rèn)知度、敏感度和反應(yīng)度。檔案意識是做好檔案管理工作的根本。

在我國，黨中央、國務(wù)院對檔案和檔案管理工作歷來都是十分重視的，特別是《檔案法》的頒布實施，表明了我們國家堅持依法治檔的決心，但就整個社會來看，特別是就高校來看，檔案意識仍普遍淡薄。有些高校領(lǐng)導(dǎo)不關(guān)心檔案和檔案管理工作，把檔案管理工作看成軟任務(wù)，沒有放在應(yīng)有的高位;高校有些部門認(rèn)為檔案管理事與己無關(guān)，不懂或不愿意收集、保存檔案，甚至有損壞、涂改檔案的現(xiàn)象發(fā)生;很多高校人還不懂得如何使用檔案資源等等。這嚴(yán)重阻礙了建設(shè)現(xiàn)代化高校的步伐。

學(xué)生是高校的根本，高校的學(xué)生檔案管理工作理所應(yīng)當(dāng)也要以學(xué)生為中心，且必須圍繞學(xué)生的各項工作來開展。我國教育部和國家檔案局對高校的學(xué)生檔案管理工作高度重視，制定了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，并且在該辦法中首次提出了“學(xué)生類”檔案的概念，并且把“學(xué)生類”檔案定為單獨設(shè)類歸檔管理范疇，這就明確了“學(xué)生類”檔案的理論價值和學(xué)生檔案管理工作在高校工作中具有重要的地位和意義。高校的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及學(xué)生檔案管理人員應(yīng)進(jìn)一步學(xué)習(xí)《檔案法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》，增強檔案意識，真正從思想上認(rèn)識到學(xué)籍檔案管理工作的重要性。與此同時，高校還要進(jìn)一步加大學(xué)生檔案管理工作的宣傳力度，使廣大師生樹立正確的檔案意識，促成學(xué)生檔案管理工作目標(biāo)的達(dá)成。

二、高校學(xué)生檔案管理工作是高校美譽度和知名度的重要參數(shù)

從某種角度來說，高校也通過人才培養(yǎng)為社會生產(chǎn)產(chǎn)品，這一產(chǎn)品就是高校的學(xué)生，和其他產(chǎn)品一樣，學(xué)生也需要產(chǎn)品說明書。高校出具的學(xué)生檔案則是該高校對其產(chǎn)品即人才培養(yǎng)結(jié)果的“產(chǎn)品說明書”。高校的管理工作繁雜、豐富，在諸多的管理工作中，高校的學(xué)生檔案管理工作必將是高校展示其校風(fēng)、教風(fēng)、學(xué)風(fēng)、工作作風(fēng)、學(xué)校文化、辦學(xué)實力乃至辦學(xué)特色的重要展示窗口之一。高校學(xué)生的檔案內(nèi)容是否翔實、細(xì)致、豐富、特點鮮明，是否嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范，高校學(xué)生的檔案是否實用、高效，成為高校贏得良好的社會知名度和美譽度重要參數(shù)之一。從全球視野來看，高校學(xué)生檔案管理工作水平的高低從一個方面體現(xiàn)著高校的辦學(xué)和人才培養(yǎng)水平的高低。因此，高校在激烈的競爭中，要想樹立整體形象、展示辦學(xué)特色、謀求可持續(xù)發(fā)展，就必須提高高校學(xué)生檔案管理水平。

三、高校學(xué)生檔案管理工作是高校進(jìn)行教育教學(xué)改革的重要依據(jù)

從某種方面來講，高校的學(xué)生檔案不僅僅記錄了學(xué)生從入口到出口的全程信息，同時也真實、全面記載著高校教育教學(xué)的全過程及其成效，學(xué)生檔案體現(xiàn)著高校教育教學(xué)改革的整體風(fēng)貌，對高校謀求未來的改革和可持續(xù)發(fā)展所提供的參考和借鑒指導(dǎo)意義是無法取代的。高校只有不斷進(jìn)行教育教學(xué)改革才能保證自己健康、可持續(xù)發(fā)展，才能在激勵競爭中立于不敗之地。高?？梢詮膶W(xué)生檔案中發(fā)現(xiàn)在以往教育教學(xué)中存在的問題，同時也能找到解決問題的方法，進(jìn)而更加科學(xué)設(shè)置適應(yīng)社會需要的專業(yè)，全面提升高校的教育質(zhì)量，從而推動學(xué)校教育教學(xué)改革?？梢哉f，高校學(xué)生檔案管理工作水平的不斷提高是高校自身改革與發(fā)展的客觀需要，是高校內(nèi)涵建設(shè)、教育質(zhì)量和學(xué)生素質(zhì)提升在高校管理工作中的一個重要反映。

四、學(xué)生檔案管理工作在高校思政工作中具有重要作用

某高校學(xué)生劉某，在學(xué)校品學(xué)兼優(yōu)，但在獎學(xué)金評定時卻因為一門課程掛科而落選。教師通過學(xué)生檔案查明該生母親病逝，父親靠種地供他和妹妹上學(xué)，該生因沒錢買學(xué)習(xí)資料的實際情況后，為他借來大量書籍，鼓勵其自強奮斗。該生發(fā)奮拼搏，終獲一等獎學(xué)金，其他學(xué)生也被該生的自強不息所鼓舞而發(fā)奮讀書。這種案例在高校不勝枚舉。該案例再次說明，高校在進(jìn)行學(xué)生思想教育工作時，要充分利用好學(xué)生檔案。這樣不僅可以了解到學(xué)生的個體差異和千差萬別的實際情況，而且也必將成為教師有針對性地加強思政工作、教育、啟發(fā)、激勵學(xué)生有目的地提高自我教育能力、由被動變主動接受思政教育，從而幫助學(xué)生樹立正確的世界觀、人生觀和價值觀的一條重要途徑。

五、高校學(xué)生檔案管理工作在教學(xué)評估工作中有其重要作用

高校必須面對接受教學(xué)評估和各項考察的現(xiàn)實。在諸多評估、考察的測試項目中，認(rèn)真查看、仔細(xì)分析和深入研究學(xué)生檔案肯定是重要的規(guī)定動作，也是證實評估結(jié)果的一個不可能被替代且相當(dāng)可靠、有說服力的佐證。因此，高校必須要建立一整套完整、規(guī)范、有序、實用的學(xué)生檔案，這不僅可以準(zhǔn)確、生動地記錄該所高校辦學(xué)發(fā)展的每一段歷史進(jìn)程，而且也可以如實地反映出該所高校的辦學(xué)質(zhì)量和管理水平的優(yōu)劣。因此，高校學(xué)生檔案管理工作教學(xué)評估中有著十分重要且不可替代的作用。

六、高校學(xué)生檔案管理工作對學(xué)生個人的發(fā)展有重要作用

高校學(xué)生檔案不僅僅是學(xué)生在學(xué)期間個人學(xué)習(xí)、經(jīng)歷、能力及其重要社會實踐活動的真實紀(jì)錄，還是學(xué)生個人成長中人事檔案的重要組成部分。學(xué)生檔案將學(xué)生在校期間主要學(xué)習(xí)經(jīng)歷、成績、政治面貌、社會關(guān)系、品德修養(yǎng)、實踐能力、學(xué)術(shù)水平、綜合能力、身體狀況、心理人格、社會活動、個性特點、專長愛好和獎懲等方面的真實情況記錄入檔，由確鑿的原始材料和歷史證件構(gòu)成。學(xué)生畢業(yè)后，學(xué)生檔案將移交給相關(guān)部門，學(xué)生檔案的性質(zhì)也發(fā)生變化，轉(zhuǎn)變?yōu)槿耸聶n案。學(xué)生檔案是該生大學(xué)時期的一個重要記錄，就一個學(xué)生來說，不論他的職業(yè)生涯如何規(guī)劃、發(fā)展，他在大學(xué)這一階段所表現(xiàn)出來的理念、感情、品行、操守與他未來的職業(yè)生涯都緊密相連，對他走出校門后的職業(yè)選擇、定級晉升、職稱評定、工資工齡、福利待遇、升學(xué)出國等密切相關(guān)。因此，高校學(xué)生檔案管理工作對學(xué)生個人發(fā)展的重要作用，應(yīng)引起高校和有關(guān)部門的高度重視。

七、學(xué)生檔案在學(xué)生就業(yè)時有重要作用

大學(xué)生活只是人生的一段經(jīng)歷，學(xué)生必須通過就業(yè)謀求人生的其他價值。用人單位在選擇高校畢業(yè)生時，可以通過該生在高校的檔案了解該生在高校期間的各方面情況，從而對該生的綜合素質(zhì)、職業(yè)技能進(jìn)行有針對性的考察和評定，決定被考察學(xué)生是否被錄用以及決定其具體的工作崗位?，F(xiàn)實情況中有些用人單位特別是政府機(jī)關(guān)和一些事業(yè)單位對高校畢業(yè)生的學(xué)生檔案是非常重視的，而且，未來發(fā)展越好的單位對高校畢業(yè)生的學(xué)生檔案越重視。這些單位在招聘高校畢業(yè)生時，即使筆試、面試合格，依然還要對其檔案進(jìn)行查閱。用人單位通過高校學(xué)生檔案可以判斷出該生是否是用人單位所需要的人才或是用人單位通過培養(yǎng)可以使用的人才。如果學(xué)生檔案不完整、不規(guī)范、不準(zhǔn)確、不實用，都會直接影響學(xué)生的錄用情況。因此，必須高度重視完整、規(guī)范、準(zhǔn)確、實用的學(xué)生檔案，在學(xué)生就業(yè)時發(fā)揮的重要作用。

筆者認(rèn)為，高校學(xué)生檔案是學(xué)生在接受大學(xué)教育期間學(xué)習(xí)、生活和各種社會實踐活動的真實歷史記錄，是學(xué)生擇業(yè)、就業(yè)乃至在未來的職業(yè)生涯中接受各級組織選拔、任用、考核、晉升的重要依據(jù)之一。因為不重視高校學(xué)生檔案或高校學(xué)生檔案作假毀掉自己前程的人在現(xiàn)實生活中不勝枚舉?？梢哉f，高校學(xué)生檔案關(guān)系著學(xué)生的前途命運，對學(xué)生、高校、學(xué)生家庭乃至全社會都具有十分重要的意義。認(rèn)真做好高校學(xué)生檔案的管理工作，對高校的教育工作者來說更是意義重大、任重道遠(yuǎn)。

［1］馮惠玲，張輯哲.檔案學(xué)概論［M］.北京:中國人民大學(xué)出版社，2001

［2］胡錦濤同志在會見全國檔案工作暨表彰先進(jìn)會議代表時的講話［J］.蘭臺內(nèi)外，2001，(1)

［3］孫鵬紅.人事代理中的檔案管理問題探析［J］.中國校外教育，2009，(12)

［4］陳玲.高校學(xué)生檔案建設(shè)發(fā)展研究——以無錫商業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例［J］.無錫商業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2011，(6)