周向玲

(廣東機(jī)電職業(yè)技術(shù)學(xué)院，廣東廣州 510515)

高職院校人事檔案管理是高職院校人力資源管理不可或缺的重要內(nèi)容，也是高職院校人才隊(duì)伍建設(shè)的基礎(chǔ)性工作，是高職院校識(shí)別與任用人才的重要依據(jù)。隨著教師聘任制的實(shí)施，高職院校師資隊(duì)伍中愈發(fā)頻繁的人員流動(dòng)，更加復(fù)雜的人員隸屬關(guān)系，對(duì)高職院校人事檔案管理提出了更多、更嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。

一、聘任制下高職院校人事檔案管理工作的價(jià)值

(一)妥善保存和及時(shí)提供教職員工的個(gè)人信息

人事檔案是在人事管理活動(dòng)中形成的記錄和反映個(gè)人經(jīng)歷與德才表現(xiàn)，并以個(gè)人為單位，組合起來(lái)的以備考查的文件資料。目前，我國(guó)高職院校教職工的職稱、學(xué)歷、專業(yè)、年齡、身體健康狀況和教學(xué)科研能力等基本信息，也都是依托高職院校人事檔案得以記錄和保存的。同時(shí)，人事檔案還能反映教職工的工資、福利、工作量、科研與教學(xué)獎(jiǎng)勵(lì)、科研項(xiàng)目與成果、職務(wù)變動(dòng)等情況。高職院校在聘任人才或任命崗位職務(wù)時(shí)，都需要參照這些信息用以鑒別人才、選賢任能。因此，高職院校人事檔案管理工作具備為學(xué)校開發(fā)管理人力資源提供和保存信息的價(jià)值。

(二)佐證人員的個(gè)人身份和素質(zhì)能力

一般來(lái)說(shuō)，按照招聘程序，求職者需經(jīng)過(guò)筆試、面試和公示等“關(guān)卡”的層層篩選。筆試的分?jǐn)?shù)和短時(shí)間的面試無(wú)法考察出應(yīng)聘者是否忠于職守、是否具有很強(qiáng)的事業(yè)心、責(zé)任心等，考評(píng)者的個(gè)人喜好和第一印象也有一定的影響作用，使人才招聘工作帶上過(guò)多主觀色彩。相比而言，人事檔案中記載的人員個(gè)人信息則更加客觀，更加全面。檔案里記錄的個(gè)人的學(xué)歷證書、成績(jī)單、學(xué)術(shù)成果記錄、任職情況以及各種獲獎(jiǎng)證書，可以看出一個(gè)人的敬業(yè)精神和責(zé)任感;其中記載的個(gè)人任職歷史和職位變化以及評(píng)價(jià)材料，能夠反映一個(gè)人的個(gè)人品質(zhì)和能力水平。在對(duì)應(yīng)聘者個(gè)人的成長(zhǎng)經(jīng)歷進(jìn)行考察方面，檔案材料應(yīng)該比面試更有說(shuō)服力。在高職院校人員招聘、職務(wù)晉升等方面人事檔案可以發(fā)揮甄別和選拔人才的重要作用。

(三)為高職院校教職員工生成基礎(chǔ)性的個(gè)人材料

高職院校教職員工進(jìn)行工作考核、工資晉升、和崗位調(diào)整等一系列工作，是高職院校每年一度的常規(guī)行政工作。這些工作往往會(huì)涉及獎(jiǎng)金的發(fā)放，科研成果的統(tǒng)計(jì)核算等事項(xiàng)。因此，這些經(jīng)常性的資料收集和統(tǒng)計(jì)工作是與高職院校每個(gè)員工的切身利益緊密相關(guān)的。這類工作展開的過(guò)程，一方面是檔案材料的收集、整理過(guò)程，另一方面也是教職工人事檔案管理的基礎(chǔ)性資料不斷生成的過(guò)程。高職院校管理者需要通過(guò)這些人事檔案資料，才能在總體上了解和掌握人事信息。高職院校人事檔案工作所具有的特性，如重要性、常規(guī)性、繁瑣性、以及與個(gè)人利益的高度相關(guān)性，要求高職院校檔案管理工作必須謹(jǐn)慎細(xì)致，認(rèn)真負(fù)責(zé)，任何的粗心大意都有可能造成人事矛盾，不利于高職院校發(fā)展的大局。

(四)核實(shí)個(gè)人材料，糾正錯(cuò)誤信息

高職院校出于促進(jìn)學(xué)校發(fā)展、選賢任能或激勵(lì)教職工努力工作等多方面的目的，會(huì)對(duì)一部分認(rèn)真負(fù)責(zé)、工作能力突出或?yàn)閷W(xué)校發(fā)展做出重大貢獻(xiàn)的人員，進(jìn)行職務(wù)晉升或給予獎(jiǎng)勵(lì)。而在核定人選的過(guò)程中，往往對(duì)候選人的年齡、學(xué)歷和職稱等有一定的硬性要求。但是，由于聘任制的實(shí)行引發(fā)高職院校人員的加速流動(dòng)、當(dāng)事人的記憶局限以及人事檔案的高度保密性等原因，很多高職院校出現(xiàn)了教職工檔案材料所反映的個(gè)人信息與實(shí)際出入較大的情況，甚至還出現(xiàn)了弄虛作假的違規(guī)行為，這給高職院校人事管理工作帶來(lái)了不少困難。高職院校人事檔案管理部門可以充分利用現(xiàn)有的檔案材料，通過(guò)比較、鑒別、核實(shí)等手段，發(fā)現(xiàn)并糾正這些錯(cuò)誤，為高職院校人事管理部門提供準(zhǔn)確信息。

(五)為人事關(guān)系遷轉(zhuǎn)提供憑證

崗位聘任制人事關(guān)系在高職院校中的出現(xiàn)和推廣，使高職院校間的人員流動(dòng)更加自由與頻繁，靈活便捷的人才流動(dòng)有利于高職院校乃至社會(huì)各領(lǐng)域的交流與發(fā)展，而在這個(gè)過(guò)程中人事檔案作為人事關(guān)系遷移的憑證的重要作用日益凸顯?，F(xiàn)實(shí)中，一個(gè)人的工資待遇等與自身利益密切相關(guān)的各種關(guān)系，會(huì)隨著其人事關(guān)系的轉(zhuǎn)移而轉(zhuǎn)移。而這些關(guān)系在新單位的落實(shí)，都需要以檔案材料所反映的時(shí)間、單位名稱、人員的年齡、工作年限等信息為依據(jù)。有了這些依據(jù)，其工作職責(zé)的履行和工作報(bào)酬的兌現(xiàn)才能得以順利進(jìn)行。因此，作為人事關(guān)系轉(zhuǎn)移的重要依據(jù)，高職院校人事檔案在高職院校人員流動(dòng)的過(guò)程中將發(fā)揮重要作用。

二、聘任制下高職院校人事檔案管理面臨的困境

(一)高職院校人事檔案管理的意識(shí)淡薄、觀念陳舊

1.不合理的、陳舊的觀念普遍存在

在聘任制下的高職院校人事檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)。一些高職院校的管理人員對(duì)人事檔案的重要性往往只是停留在口頭上，在安排和落實(shí)人事檔案管理的具體工作層面卻并未真正用心去抓，甚至認(rèn)為聘用制人員與全民職工編制人員不同，只需做好基本的個(gè)人信息統(tǒng)計(jì)工作就行，不必將各個(gè)環(huán)節(jié)的工作都做到細(xì)致入微。這些錯(cuò)誤觀念的存在勢(shì)必會(huì)嚴(yán)重挫傷聘用制員工的工作積極性，繼而激發(fā)各種人事矛盾，并最終影響到高職院校各項(xiàng)工作的順利開展。

2.高職院校人事檔案管理的意識(shí)不強(qiáng)

(1)高職院校檔案管理人員管理觀念陳舊，專業(yè)性不強(qiáng)。在高職院校從事檔案管理工作的人員多數(shù)并非專業(yè)人員，專業(yè)對(duì)口少，其中很多都是邊工作邊學(xué)習(xí)，業(yè)務(wù)水平低。在檔案管理人員中甚至存在“檔案管理只是做收發(fā)、整理、剪裁等一些簡(jiǎn)單的工作，不需專業(yè)人士，更談不上需要高學(xué)歷人員”的錯(cuò)誤觀念。還有一些管理員對(duì)檔案管理缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為這僅僅是做妥善保管等事后管理工作，只需認(rèn)真仔細(xì)即可，因此他們不能及時(shí)更新觀念，對(duì)自己的工作的重要性也沒有足夠認(rèn)識(shí)，更不重視對(duì)檔案的優(yōu)化管理。

(2)人事檔案及時(shí)歸檔的意識(shí)不足。在高職院校，對(duì)人事檔案往往采取封閉式管理，存在較嚴(yán)重的“重保密，輕利用”的現(xiàn)象，學(xué)校教職員工很少有機(jī)會(huì)接觸到自己的個(gè)人檔案，造成教職員工對(duì)檔案的取用和歸還程序了解不足，對(duì)人事檔案管理部門的工作范圍也缺乏清晰的認(rèn)識(shí)?；谶@些原因，高職院校經(jīng)常出現(xiàn)因檔案材料取用人歸檔不及時(shí)或未歸檔，造成人事檔案材料不齊全的情況。這不僅違反了檔案管理規(guī)定，也給日后人事檔案的利用工作埋下隱患。

(3)高職院校領(lǐng)導(dǎo)重視不夠。一些高職院校領(lǐng)導(dǎo)不注重檔案管理工作，對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，既不愿意花錢為檔案管理增添先進(jìn)的管理設(shè)施、拔給專門的管理經(jīng)費(fèi)，也較少關(guān)心人事檔案管理的人才隊(duì)伍建設(shè)。

(二)高職院校人事檔案材料的質(zhì)量不高

1.檔案材料不全、內(nèi)容陳舊

目前，在高職院校的人事檔案材料中經(jīng)常存在檔案材料不全的問(wèn)題，材料內(nèi)容不能涵蓋人事變動(dòng)的全過(guò)程，缺少包含指導(dǎo)性意見的檔案材料，容易出現(xiàn)臨時(shí)補(bǔ)充材料的現(xiàn)象，使得人事檔案管理的隨意性大大增強(qiáng)，偏離管理規(guī)定。

檔案材料內(nèi)容陳舊。目前，高職院校人事檔案的內(nèi)容依舊偏重描述靜態(tài)性的個(gè)人信息，注重歷史性和過(guò)去時(shí)的描述。在高職院校人事檔案里一般只有干部履歷表、學(xué)歷表、工資變動(dòng)表和職稱晉升表等表格，既缺乏動(dòng)態(tài)的個(gè)人信息，又不能及時(shí)補(bǔ)充新材料。這顯然無(wú)法適應(yīng)聘任制時(shí)代高職院校人事檔案發(fā)展的新需要。另外，在聘任制發(fā)展的初期階段，一些高職院校還存在沒能及時(shí)完善原有的人事檔案材料和及時(shí)存入最新的人事檔案材料等問(wèn)題。

2.高職院校人事檔案存在填寫失真甚至弄虛作假的現(xiàn)象

聘任制促成高職院校員工的高流動(dòng)性，使高職院校人員人事關(guān)系的變動(dòng)日益頻繁，這給檔案的轉(zhuǎn)移和接收都造成了一定困難，同時(shí)由于人事檔案的調(diào)轉(zhuǎn)程序復(fù)雜、過(guò)程費(fèi)時(shí)費(fèi)力，以及流動(dòng)人員自身對(duì)人事檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足等一系列原因，造成高職院校員工流動(dòng)過(guò)程中出現(xiàn)放棄自己的人事檔案的現(xiàn)象，繼而使原工作單位的檔案變成死檔。同時(shí)，接受跳槽者的工作單位，抱著加快引進(jìn)人才等多種目的，往往會(huì)給原始檔案已被原單位凍結(jié)的新員工，在新單位重建檔案。新檔案的重建過(guò)程中就容易出現(xiàn)弄虛作假和“加注水分”，甚至粉飾缺點(diǎn)等不良現(xiàn)象，致使檔案信息的真實(shí)性大打折扣，產(chǎn)生不利于高職院校人事關(guān)系和諧發(fā)展等一系列嚴(yán)重后果。

(三)資金缺乏導(dǎo)致技術(shù)升級(jí)遲滯

資金與設(shè)備的投入是發(fā)展任何一項(xiàng)事業(yè)的物質(zhì)基礎(chǔ)。然而，目前的情況是，許多高職院校因不重視人事檔案管理工作，缺乏必要的資金和設(shè)備，致使人事檔案管理仍未能達(dá)到檔案庫(kù)房、辦公室、閱覽室“三室分離”的基本標(biāo)準(zhǔn)，更惶論配備其他先進(jìn)的硬件設(shè)施。貧瘠的財(cái)力資源、落后破舊的設(shè)備，無(wú)法應(yīng)對(duì)當(dāng)前聘任制下頻繁的人員流動(dòng)給人事檔案管理工作帶來(lái)的壓力與挑戰(zhàn)，更不能滿足檔案管理進(jìn)一步完善和發(fā)展的需要。

(四)檔案管理信息化的開發(fā)和利用不足

目前，高職院校人事檔案的管理依舊過(guò)于依賴傳統(tǒng)模式，信息化技術(shù)在檔案管理上運(yùn)用較少。傳統(tǒng)的檔案管理模式主要是通過(guò)手工操作來(lái)完成檔案從收集整理到歸類編目的全過(guò)程，其不足在于兩個(gè)方面，一是人工書寫和整理既費(fèi)時(shí)費(fèi)力又容易出錯(cuò)，二是查找材料時(shí)依然需要人工翻檢，從而造成查閱困難、進(jìn)程緩慢等弊端，嚴(yán)重影響了檔案管理的質(zhì)量和效率。

人事檔案管理的有效利用不夠。高職院校人事檔案管理實(shí)行了保密制度，除了檔案管理員和人事部門因工作需要才會(huì)翻閱，教職工本人很少用得到，造成員工對(duì)自己的檔案信息不明、使用不當(dāng)或不夠重視，不利于擇業(yè)人員挖掘自身優(yōu)勢(shì)合理?yè)駱I(yè)，也不利于用人單位對(duì)應(yīng)聘人員的深入考察和了解，這在很大程度上妨礙了聘用制下雙方的自由選擇。

三、聘任制下高職院校人事檔案管理的應(yīng)對(duì)策略

高職院校人事檔案管理工作的最終目的在于是通過(guò)對(duì)人事信息的良好管理，盤活人才資源，從而構(gòu)建合理的人才隊(duì)伍，為高職院校選賢任能，進(jìn)而提升高職院校的教學(xué)、科研整體水平。人事檔案的合理利用，能夠有效地防止和避免不講德才條件，只憑主觀臆斷和個(gè)人喜好聘用和提拔干部的情況。

(一)確立聘用制下高職院校人事檔案管理工作的重要地位

要明確聘用制下高職院校人事檔案管理的重要性，首先，在高職院校內(nèi)要加大宣傳力度?？梢酝ㄟ^(guò)開辦相關(guān)培訓(xùn)班、交流會(huì)等活動(dòng)進(jìn)行宣傳，還可以充分利用高職院校媒體如校報(bào)、廣播等形式擴(kuò)大宣傳，以期增強(qiáng)包括學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)在內(nèi)的全體教職員工的檔案意識(shí)。其次，各高職院校應(yīng)在《檔案法》的基礎(chǔ)上，建立健全各項(xiàng)規(guī)章和獎(jiǎng)懲制度，制定相關(guān)細(xì)則，明確人事檔案工作的職責(zé)范圍，成立由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)牽頭的工作小組，將人事檔案管理工作常態(tài)化，將相關(guān)工作要求落到實(shí)處。最后，將人事檔案目標(biāo)管理工作納入主管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)工作人員的考核內(nèi)容，明確獎(jiǎng)懲制度，提高其工作積極性，切實(shí)做好人事檔案管理工作。

(二)確保人事檔案內(nèi)容的真實(shí)性

人事檔案具有為人事關(guān)系轉(zhuǎn)移提供憑證的功能，檔案內(nèi)容所反映的信息與個(gè)人升學(xué)、入黨、工資待遇、職務(wù)晉升等有密切的聯(lián)系，也事關(guān)高職院校人事部門日常工作的順利開展和高職院校教職工的工作熱情。因此，要維護(hù)人事檔案的嚴(yán)肅性及權(quán)威性，防止個(gè)人材料的遺失和不全，更要杜絕弄虛作假的現(xiàn)象出現(xiàn)。材料的收集要嚴(yán)格遵守程序規(guī)定，通過(guò)正常的組織渠道的材料方可接收歸檔;對(duì)新接收的材料要認(rèn)真核查比對(duì)，嚴(yán)格把關(guān)，充分發(fā)揮人事檔案管理部門的監(jiān)督職能。另外，還要重視人事檔案材料日常審核工作，要堅(jiān)持不懈、持之以恒地做好檔案材料的日常審核工作。

(三)實(shí)現(xiàn)信息化管理，積極開發(fā)利用人事檔案

高職院校檔案管理的信息化、數(shù)字化建設(shè)，是高職院校人事檔案管理工作發(fā)展的必經(jīng)之路。在限定使用權(quán)限、保障信息安全的基礎(chǔ)上，在線開放檔案和授權(quán)查閱檔案成為檔案管理發(fā)展的新趨勢(shì)。為此，一方面，要積極開發(fā)適合高職院校需求的信息技術(shù)，努力實(shí)現(xiàn)高職院校人事檔案管理的信息化、數(shù)字化，對(duì)高職院校教職工的檔案實(shí)行數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理。還要建立操作便捷的網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，一來(lái)便于對(duì)流動(dòng)人員的檔案材料進(jìn)行信息存儲(chǔ)，二來(lái)可以簡(jiǎn)化人事檔案的轉(zhuǎn)移和添補(bǔ)程序，提高管理效率。另一方面，加強(qiáng)人事檔案信息的開發(fā)技能，在保證安全的前提下，實(shí)現(xiàn)人才信息的交流與共享。通過(guò)人事檔案的開放式管理，解決人才流動(dòng)中人事檔案難以利用的問(wèn)題，促進(jìn)人才流動(dòng)，為高職院校廣大教職工、為社會(huì)提供方便、快捷、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

(四)提高人員素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)

首先，要廣攬精英，提高檔案管理人員的水平，建成一支高素質(zhì)的專業(yè)隊(duì)伍。目前，我國(guó)高職院校普遍缺乏檔案管理專業(yè)人才，各高職院校要積極引進(jìn)具有專業(yè)知識(shí)、專業(yè)技能的人才，充實(shí)人事檔案管理隊(duì)伍。其次，要注重現(xiàn)有檔案人員的繼續(xù)教育。要結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際需要與發(fā)展趨勢(shì)，為檔案管理人員創(chuàng)造再學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)。學(xué)習(xí)內(nèi)容應(yīng)講究實(shí)效，學(xué)習(xí)方式要偏重實(shí)際操作，要注意按需施教、學(xué)以致用，最大限度地提高工作效率，滿足利用者的需要。最后，要穩(wěn)定檔案人員隊(duì)伍。人事檔案工作具有較強(qiáng)的連續(xù)性，需要檔案管理人員長(zhǎng)期積累工作經(jīng)驗(yàn)，才能逐步適應(yīng)工作流程，提高工作能力，檔案管理人員的穩(wěn)定性勢(shì)必影響高職院校人事檔案管理的日常工作。因此，要積極關(guān)注人事檔案管理人員的思想動(dòng)態(tài)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并幫助他們解決工作與生活中的實(shí)際問(wèn)題，增強(qiáng)其歸屬感，充分調(diào)動(dòng)其工作積極性，發(fā)揮其潛力，努力維護(hù)人才隊(duì)伍的團(tuán)結(jié)與穩(wěn)定。

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