紀(jì)玲

【摘 要】我國的高職教育規(guī)模逐漸增大，高職教育制度體系也在不斷的變革，高職院校的檔案管理工作面臨著較大的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。現(xiàn)階段國內(nèi)高職教育工作的發(fā)展中雖然取得一定的成就，但是在高職院校的檔案管理上還存在著管理不嚴(yán)，管理隊(duì)伍素質(zhì)參差不齊，管理機(jī)制落后，服務(wù)手段傳統(tǒng)等一些問題。這些問題是制約國內(nèi)職高院校工作正常進(jìn)行的關(guān)鍵所在。我們要從加強(qiáng)職高檔案管理制度入手，推動(dòng)制度體制的改革，提高管理人員的職業(yè)素養(yǎng)來提高職院校的檔案管理工作。

【關(guān)鍵詞】高職教育規(guī)模；制度體制；機(jī)遇和挑戰(zhàn)；檔案管理工作

【中圖分類號(hào)】G71【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A【文章編號(hào)】1672-5158（2013）07-0336-01

隨著我國國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和教育水平的提升，高職教育是我國大學(xué)教育的重要組成部分。近些年來我國的高職教育取得了長足的發(fā)展與進(jìn)步，高職教育的發(fā)展進(jìn)一步的緩解了國內(nèi)本科院校的招生壓力，同時(shí)也滿足了國民對(duì)教育資源的需求。雖然國內(nèi)高職院校取得了很大的發(fā)展，但是在實(shí)際的工作中，高職檔案管理工作還存在不同程度的問題，本文就這些存在的問題一一指出，并提出自己的改進(jìn)意見。

1.高職院校檔案管理工作的問題

1.1 高職院校檔案管理制度上的問題所在

高職院校逐年的發(fā)展更多的是體現(xiàn)在教學(xué)管理和學(xué)生管理上，而對(duì)于院校的檔案管理上發(fā)展較為薄弱。制約職高院校檔案管理工作發(fā)展的原因有很多主要體現(xiàn)在：其一，職高院校在學(xué)校的發(fā)展過程中對(duì)檔案管理不夠重視，雖然制訂了相關(guān)的管理制度，設(shè)立了檔案管理機(jī)構(gòu)，但是管理體制存在漏洞尚不完善，這使得檔案管理機(jī)構(gòu)工作效率低下，不能夠充分發(fā)揮檔案管理機(jī)構(gòu)的監(jiān)管作用。而且在對(duì)于職高院校內(nèi)各院系的檔案管理無法很好地與校檔案管理做好對(duì)接，使得一個(gè)院校內(nèi)的檔案不能統(tǒng)一管理，各院系對(duì)檔案的管理與院校分開，這種各自為政的檔案管理模式一方面會(huì)造成管理成本和管理資源的浪費(fèi)，另一方面對(duì)于來自系部和校部的檔案材料會(huì)造成多方歸檔，由于當(dāng)前職高院校在校人員往往在1萬甚至幾萬以上的規(guī)模，這么巨大的檔案規(guī)模會(huì)使得多方歸檔不僅會(huì)給檔案的管理查閱帶了困難也會(huì)使得檔案管理難度進(jìn)一步增加。

其二，高職院校每年在檔案管理上的經(jīng)費(fèi)投入不足。每年高職院校的經(jīng)費(fèi)投入大多投在院校課程教育和學(xué)生獎(jiǎng)勵(lì)制度上，在檔案管理上的投入一般較低。而隨著科技和社會(huì)的發(fā)展，檔案管理的模式也在不斷的發(fā)展改變，而職高院校的檔案管理設(shè)備技術(shù)一直較為落后不能及時(shí)更新?lián)Q代，導(dǎo)致高職院校的檔案管理模式和服務(wù)質(zhì)量較低?，F(xiàn)代的檔案管理隨著計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，使得網(wǎng)絡(luò)化檔案管理成為趨勢(shì)。而院校檔案網(wǎng)絡(luò)的聯(lián)網(wǎng)建立一次投入較大，高職院校的經(jīng)費(fèi)一般遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于本科院校，一方面是由于高職院校不能依托于自身的學(xué)科優(yōu)勢(shì)進(jìn)行引資，另一方面國家每年在高職院校的投資力度較低，再加上高職院校每年的發(fā)展，這部分原本不多的教育經(jīng)費(fèi)根本不可能過多的投資到檔案建設(shè)上。一方面由于教育經(jīng)費(fèi)投資額度較低，另一方面職高院校檔案管理分開進(jìn)行大大提高檔案管理成本難度，這兩點(diǎn)在體制制度上共同制約著高職院校檔案管理的發(fā)展進(jìn)步。

1.2 高職院校對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)上存在著不足

高職院校在日常的工作教學(xué)和年度工作制定上更加的側(cè)重于教育教學(xué)質(zhì)量，而對(duì)于高校的檔案管理重視程度不夠。職高院校的工作重點(diǎn)多放在教育教學(xué)質(zhì)量的提升上，對(duì)于檔案管理工作往往是維持在最低水平線上，有時(shí)只在年度的上級(jí)審核評(píng)估期間才對(duì)檔案管理進(jìn)行適當(dāng)?shù)纳晕⒌母倪M(jìn)，而在檢查之后依舊保持原樣。由于院校的不重視，所以也導(dǎo)致職高院校的管理工作人員的職業(yè)素質(zhì)和職業(yè)責(zé)任感使命感普遍較低。對(duì)于檔案的日常管理松散，能省就省，往往會(huì)產(chǎn)生檔案丟失混淆。當(dāng)前我國的職高教育中的師資力量不斷增強(qiáng)，對(duì)專業(yè)教師隊(duì)伍學(xué)歷要求越來越高，但是在檔案管理工作方面的人才招聘上較少，目前國內(nèi)大多高職院校的檔案管理人員學(xué)歷和職業(yè)素養(yǎng)普遍較低?，F(xiàn)代檔案管理更加側(cè)重計(jì)算機(jī)軟件網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，而現(xiàn)有的這些人員明顯缺乏相關(guān)的知識(shí)技能，對(duì)于檔案的科學(xué)管理方法、檔案的重要性認(rèn)識(shí)等方面不達(dá)標(biāo)。特別是近年來隨著高職教師人員職稱評(píng)定辦法的實(shí)時(shí)，高職院校對(duì)于檔案管理人員的職稱評(píng)定存在歧視的態(tài)度，也致使相關(guān)的檔案管理人才不斷流失。

2.高職院校檔案管理問題分析

2.1 高職院校檔案管理面臨的形式問題

高職院校在檔案的管理制度和認(rèn)識(shí)上的不足嚴(yán)重阻礙著檔案管理工作的發(fā)展。雖然檔案管理的技術(shù)設(shè)備、管理理論方法在不斷的創(chuàng)新改革。但是國內(nèi)大多數(shù)高職的檔案管理仍舊以人工手動(dòng)為主，對(duì)檔案的管理不能很好的依托于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和相關(guān)檔案管理軟件進(jìn)行日常的管理。這種手工記錄查詢的方法在檔案的管理中效率低下，一個(gè)高職院校上萬分檔案的人工手動(dòng)管理使得檢索速度緩慢，材料歸檔難度加大，檔案管理人員的工作強(qiáng)度增加，管理人員的工作積極性和辦事效率降低，這使得高職院校的檔案管理面臨著嚴(yán)峻的形勢(shì)。

2.2 關(guān)于改善高職院校的檔案管理工作

高職院校的檔案管理事關(guān)高職院校健康可持續(xù)發(fā)展的一部分，應(yīng)當(dāng)予以足夠的認(rèn)識(shí)。在年度高職院校的工作會(huì)議上要對(duì)檔案管理工作做出明確的指示，并對(duì)檔案管理部門進(jìn)行適當(dāng)?shù)馁Y金投入。改善現(xiàn)有的高職院校檔案管理相對(duì)落后的模式，引進(jìn)新的管理技術(shù)設(shè)備，將檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，計(jì)算機(jī)化從而提高檔案管理的效率。對(duì)院校檔案管理制度要進(jìn)行完善，統(tǒng)一對(duì)檔案進(jìn)行管理，這樣方便各種資料及時(shí)有效的歸檔，也可以降低檔案管理成本。對(duì)于檔案管理人員要進(jìn)行檔案管理的理論技術(shù)培訓(xùn)，招聘檔案管理方面的人才，從而提升高職院校檔案管理隊(duì)伍的整體職業(yè)素養(yǎng)。

3.結(jié)束語

我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展推動(dòng)了國內(nèi)高職教育的蓬勃發(fā)展。目前，高職教育的快速發(fā)展中存在些許問題，檔案管理工作一直是國內(nèi)高職院校的通病和詬病，在很長的一段時(shí)期內(nèi)高職院校的檔案管理工作都引不起校方的足夠認(rèn)識(shí)。在新的時(shí)期，為了高職院校的健康發(fā)展我們有必要對(duì)現(xiàn)有的檔案管理工作進(jìn)行分析，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行科學(xué)的指導(dǎo)改進(jìn)。

參考文獻(xiàn)

[1] 謝玉華；高校人事檔案管理的思考[J]；理工高教研究；2005年04期

[2] 楊小紅；關(guān)于檔案信息化的思考[J]；遼寧大學(xué)學(xué)報(bào)（哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版）；2003年03期

[3] 于詠莉. 高職院校檔案管理工作中存在的問題及對(duì)策.《太原城市職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)》 2011年07期