文｜林晨

概述

福建日報報業(yè)集團（以下簡稱集團）辦公系統(tǒng)已使用多年，隨著集團的發(fā)展和管理水平的提升，系統(tǒng)出現(xiàn)了信息協(xié)作不暢、不適應集團組織架構(gòu)、技術(shù)滯后等不適應性，為此集團于2011年開始對原有OA系統(tǒng)進行升級改造，重新開發(fā)建設集團協(xié)同辦公系統(tǒng)。新系統(tǒng)引入工作流、知識庫、集團化等技術(shù)，建立了集團化的信息門戶。其中通過應用工作流技術(shù)，新系統(tǒng)突破了原有系統(tǒng)的局限性，更好地滿足了集團“協(xié)同管理”的需要。

工作流技術(shù)是一項迅速發(fā)展的信息技術(shù)，具有支持過程自動化處理、支持流程整合應用等特點。協(xié)同辦公系統(tǒng)可充分利用工作流的優(yōu)勢，通過過程的定義、過程的管理和過程的自動流轉(zhuǎn)達到企業(yè)或政府隨需而變、多維管理的要求。因此協(xié)同辦公系統(tǒng)與工作流技術(shù)的結(jié)合是必須的，也是必然的。兩者的結(jié)合可以很好地解決辦公業(yè)務中的流程問題，提高辦公效率，使辦公過程更具透明度。工作流技術(shù)在福建日報報業(yè)集團協(xié)同辦公系統(tǒng)中的應用很好地說明了這一觀點。

工作流的基本概念

現(xiàn)代企業(yè)日常工作中70%以上都是有兩個或兩個以上的員工共同參與協(xié)作的任務，一項復雜的工作，往往在不同的階段需要不同的參與者來完成相應的工作。這種經(jīng)過一個步驟處理后再轉(zhuǎn)往下一站的連續(xù)步驟，稱之為“業(yè)務流”。而工作流是從英文單詞workflow翻譯得來的，用活動及活動之間變化的過程表示的業(yè)務流程就是工作流。1993年工作流管理聯(lián)盟（WFMC）給出的工作流定義是:工作流是一類能夠完全或者部分在計算機的支持下自動和半自動執(zhí)行的業(yè)務過程。工作流是針對日常工作中具有固定程序的活動而提出的一個概念，是為提高工作效率的研究而產(chǎn)生的。

引入工作流的必要性

是實施工作流程化的需要

工作流是任務的整體或部分流程在多個人或單位之間的流轉(zhuǎn)，這種流轉(zhuǎn)在網(wǎng)絡環(huán)境下表現(xiàn)為數(shù)據(jù)信息在多個人之間的傳遞。集團大部分工作帶有很強的流程性特點，工作流技術(shù)能夠支持集團對“在適當?shù)臅r間把適當?shù)男畔鹘o適當?shù)娜恕钡囊蟆?/p>

是實現(xiàn)工作協(xié)同化的需要

協(xié)同辦公系統(tǒng)最根本作用就是解決多人員、多部門間的高效協(xié)同辦公問題，這個工作正是通過流程管理來完成的，流程管理貫穿整個辦公系統(tǒng)。也正因為強大的流程管理，辦公系統(tǒng)才能夠真正實現(xiàn)解決信息孤島，打破部門壁壘的作用，從而能夠創(chuàng)建更加靈活的面向協(xié)作的大規(guī)模協(xié)同工作環(huán)境，提高工作效率，更好地分配資源。

是實現(xiàn)業(yè)務管理一體化的需要

通過業(yè)務流程這個橋梁將各種管理思想和理念整合在一起并落實到每一個具體的流程步驟上去，從而使得各種管理思想能夠真正落地。事實上，業(yè)務流程改變了管理體系的輸入和輸出。原來每個管理體系的制作文檔是輸出，是發(fā)給員工并指導其開展工作的管理要求?，F(xiàn)在，這些管理體系的相關(guān)制度變成了輸入，是建立流程的輸入信息，通過流程體系這個中樞環(huán)節(jié)將所有的管理要求整合并輸出為一套統(tǒng)一的流程手冊和崗位職責。通過制度流程化，規(guī)則表單化，審批格式化，來實現(xiàn)監(jiān)管精細化。

協(xié)同辦公系統(tǒng)中工作流的實現(xiàn)

集團與頂點公司合作利用其Livebos平臺開發(fā)協(xié)同辦公系統(tǒng)，在工作流實現(xiàn)方面，重點設計了一些以事務處理為主的工作流應用，包括人事獎金發(fā)放、財務發(fā)票管理、工會費用發(fā)放、工會生日管理、記者工分管理、采編好稿管理等流程，其中人事獎金發(fā)放流程最具代表性。

由于集團人事獎金發(fā)放業(yè)務涵蓋集團大多數(shù)部門、審批環(huán)節(jié)多、數(shù)據(jù)手工計算繁瑣易出錯，因此人事管理部門急切需要實現(xiàn)業(yè)務管理電子化，即實現(xiàn)人事管理部門對各部門獎金發(fā)放流程進行設計、審批管理和監(jiān)控，并實現(xiàn)獎金發(fā)放業(yè)務自動流轉(zhuǎn)。下面人事獎金發(fā)放流程為例，具體說明工作流的實現(xiàn)過程。

流程環(huán)節(jié)設計

首先，利用Livebos平臺的工作流引擎工具設計流程環(huán)節(jié)，將流程中涉及到的部門、人員、審批環(huán)節(jié)、匯總環(huán)節(jié)都定義出來。設計中利用圖形化的引擎工具，實現(xiàn)了工作流程的可視化定制（見圖1）。同時，依據(jù)業(yè)務流程的實際情況，利用平臺的靈活性，實現(xiàn)了流程環(huán)節(jié)、流程走向、流程環(huán)節(jié)之間的自動轉(zhuǎn)發(fā)的靈活定義和選擇。

如圖1所示，經(jīng)過經(jīng)辦填寫、兩個環(huán)節(jié)的領導審批、兩個環(huán)節(jié)的部門審核完成了數(shù)據(jù)收集工作。在此基礎上，通過系統(tǒng)的統(tǒng)計報表功能（預先定義計算公式），自動完成數(shù)據(jù)匯總及報表展示。

工作流技術(shù)是協(xié)同辦公系統(tǒng)中最核心功能之一，本文結(jié)合福建日報報業(yè)集團的應用實踐，重點闡述了集團協(xié)同辦公系統(tǒng)中引入工作流技術(shù)的必要性、實現(xiàn)過程及應用效果。

圖1 集團人事獎金發(fā)放流程

圖2 流程處理中心

流程審批管理

其次，利用Livebos平臺的流程處理中心（見圖2）對流程進行審批管理，包括流程的啟動、經(jīng)辦的數(shù)據(jù)填寫、領導的審批、總編辦及人事處的數(shù)據(jù)審核等過程。同時用戶還可通過此工具查閱與自己相關(guān)的流程執(zhí)行情況，查閱流程當前辦理結(jié)點的位置，辦理人和時間等信息。

流程過程監(jiān)控設計

根據(jù)需要，流程監(jiān)控環(huán)節(jié)的設計主要包含兩點。一是，在總編辦審核、人事處審核環(huán)節(jié)授予監(jiān)控權(quán)限?？偩庌k及人事處審核人員通過流程監(jiān)控工具可對工作流進行實時監(jiān)控，實時掌控各部門流程當前環(huán)節(jié)，及時發(fā)現(xiàn)長時間滯留未處理的任務，并對這類工作流進行重新配置，如對流程的流轉(zhuǎn)進行改派或終止。二是，在總編辦審核、人事處審核環(huán)節(jié)設置數(shù)據(jù)修改監(jiān)控。系統(tǒng)自動監(jiān)控總編辦及人事處審核人員對各部門上報數(shù)據(jù)的修改過程。

工作流的應用效果

在集團工作流推廣使用中，這些先期設計實現(xiàn)的事務性工作流，由于其界面簡單、功能明確、操作便捷等優(yōu)點，受到職能部門和采編部門的普遍好評，應用效果顯著。

實現(xiàn)流程電子化

將相關(guān)的紙質(zhì)管理文檔變成可執(zhí)行的電子化流程，通過系統(tǒng)定義好流程發(fā)起權(quán)限、流程節(jié)點、流程審批條件等，把流程的各種規(guī)則固化下來，讓每個人按規(guī)定的流程規(guī)則運轉(zhuǎn)。流程的電子化，使大家都不必再擔心責權(quán)混亂，也不必再對新制度、新流程的執(zhí)行三令五申，減少用人腦去判斷流程的流向而可能產(chǎn)生的錯誤，實現(xiàn)流程制度的快速落地與執(zhí)行。

提升流程辦理效率

流程的使用，減少了業(yè)務過程中不必要的中間狀態(tài)，如等待時間、往返時間等。在此基礎上，集團還配套建設了手機移動辦公系統(tǒng)，通過該系統(tǒng)的移動流程審批功能，領導即使出差也能及時對流程進行審批，真正解決了時間和空間問題。辦理完畢即刻進入下一辦理人，實現(xiàn)流程在各個環(huán)節(jié)之間的零傳遞時間，大大加快了流程處理速度。結(jié)合系統(tǒng)的數(shù)據(jù)報表功能，自動生成統(tǒng)計報表，減少手工計算過程，從而提高了各部門經(jīng)辦及審核管理人員的工作效率。

流程留痕助力監(jiān)控

所有的流程信息都具有可追溯性，有執(zhí)行就有記錄，有操作就有反饋，有數(shù)據(jù)就有統(tǒng)計。上級管理者可隨時方便地查看相關(guān)流程環(huán)節(jié)的工作痕跡，只需要查閱流程統(tǒng)計報表，就可對流程運轉(zhuǎn)情況了如指掌。

形成統(tǒng)一操作規(guī)范

對于管理層來說，有了流程就可在集團內(nèi)部建立規(guī)范統(tǒng)一的運作模式；對于普通員工來說，有了流程，就有了可以遵循的規(guī)范和學習范例。辦公系統(tǒng)中已實現(xiàn)的這些流程經(jīng)過集團內(nèi)部各個部門的充分溝通和推進，已成為整個集團所遵循的規(guī)范。

展望

集團基于工作流的應用剛剛起步，通過系統(tǒng)來規(guī)范業(yè)務流程是一個長期的過程，下一步我們將逐步解決以下問題:

1. 優(yōu)化已有流程:由于各種原因一些流程已實現(xiàn)了基本功能，但設計中一些細節(jié)考慮不充分，后期需要梳理、優(yōu)化，對工作流進行適當調(diào)整，采取適合集團實際情況的最佳做法。

2. 逐步實現(xiàn)新流程:逐步將其他具備信息化條件的業(yè)務流實現(xiàn)工作流程化。

3. 全面推廣:充分利用協(xié)同辦公系統(tǒng)集團化功能，針對子單位設計實現(xiàn)一些關(guān)鍵流程，從而在集團范圍內(nèi)全面推廣工作流?！?/p>