杜曉雪

[摘要]隨著科技的發(fā)展，檔案管理信息化成為檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，現(xiàn)代化的檔案信息管理中應(yīng)用到大量的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，檔案信息化建設(shè)能夠有效實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享和合理配置，使得現(xiàn)代化檔案管理更科學(xué)更合理。本文對(duì)檔案信息化管理的內(nèi)涵進(jìn)行了簡(jiǎn)要分析，并對(duì)檔案信息化建設(shè)的程序和檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中應(yīng)注意的問題進(jìn)行了探討

[關(guān)鍵詞]科技；計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)；檔案管理；信息化；建設(shè)。

[中圖分類號(hào)]G271

[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A

[文章編號(hào)]1672-5158（2013）02-0397-01

一、檔案信息化管理的內(nèi)涵

檔案信息化管理涵蓋的內(nèi)容主要有以下四個(gè)方面：一是在檔案信息管理中采用數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)，為檔案信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)；二是通過科學(xué)的管理和規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)檔案信息接受、信息傳遞、信息存儲(chǔ)和信息利用的一體化；三是在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中建立相應(yīng)的交流平臺(tái)，從而有效實(shí)現(xiàn)檔案信息的高度共享；四是加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的力度，從而引發(fā)檔案信息管理模式的變革。

二、檔案信息化建設(shè)的程序

1.檔案信息化建設(shè)

檔案信息化建設(shè)是利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來館藏各類檔案的，該工作是在網(wǎng)絡(luò)化辦公條件下實(shí)現(xiàn)的，能夠在檔案信息管理中實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的網(wǎng)絡(luò)一體化。檔案信息化建設(shè)就是通過辦公網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的數(shù)字化，檔案管理部門不僅要加強(qiáng)信息管理人員的數(shù)字化操作技術(shù)，還要設(shè)置相應(yīng)的監(jiān)理部門，對(duì)數(shù)字化檔案的鑒定和歸檔情況進(jìn)行監(jiān)督，以免歸檔不全和歸檔不及時(shí)等檔案管理不規(guī)范現(xiàn)象的發(fā)生。

2.促進(jìn)檔案信息數(shù)字化的程序

檔案數(shù)字化必須做到檔案信息的保真，在進(jìn)行紙質(zhì)檔案的數(shù)字化歸檔時(shí)，采用圖片掃描的方式確保檔案信息的真實(shí)性，錄音類檔案的數(shù)字應(yīng)原樣存儲(chǔ)。電子檔案的數(shù)字化管理應(yīng)做到將文檔草稿、修改稿、發(fā)文紙和正文全部歸檔，并做到電子文檔的不可變更。檔案信息化建設(shè)中一定要做到安全管理，這就意味著檔案管理部門要做好保密工作，首先要確保檔案數(shù)字化的存儲(chǔ)安全，采用自動(dòng)備份的形式對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行保存。其次要確保數(shù)字檔案的安全使用，使用功能強(qiáng)大的防火墻措施保證數(shù)字檔案及其使用環(huán)境的安全。最后要確保身份安全，采用登錄身份認(rèn)證或者動(dòng)態(tài)口令的形式，有效加強(qiáng)數(shù)字檔案的保密力度。

3.優(yōu)化檔案信息化管理制度

要想對(duì)檔案信息化管理制度進(jìn)行優(yōu)化，首先要在檔案信息化管理模式下，定期對(duì)歸檔部門工作進(jìn)行指導(dǎo)和總結(jié)，對(duì)檔案信息化管理進(jìn)行全程監(jiān)督。其次要在檔案信息化的條件下，要做到檔案信息查詢的開放和安全管理，最基本的措施就是設(shè)置檔案信息查詢權(quán)限和安全安全管理協(xié)議。最后要意識(shí)到檔案憑證的法律效益，確保檔案數(shù)字信息與檔案事物原件保持一致。

三、檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中應(yīng)注意的問題

1.檔案目錄的計(jì)算機(jī)管理

檔案信息化管理包括檔案目錄的計(jì)算機(jī)管理，檔案目錄的計(jì)算機(jī)管理就是將檔案的目錄信息輸入并存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)中，其優(yōu)點(diǎn)是可對(duì)檔案進(jìn)行邏輯歸檔和有序管理。檔案目錄的計(jì)算機(jī)管理能夠?qū)崿F(xiàn)快速檢索的目的，此外，使用計(jì)算機(jī)管理檔案目錄還具有處理能力強(qiáng)和存儲(chǔ)量大的優(yōu)點(diǎn)，可實(shí)現(xiàn)一定范圍內(nèi)檔案目錄集中管理的目標(biāo)，并建立科學(xué)規(guī)范的信息交流平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)部分檔案信息的開放性。目前，我國(guó)各行各業(yè)的檔案信息管理都采用了檔案目錄的計(jì)算機(jī)管理模式，以此對(duì)工作情況進(jìn)行記錄和存檔，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的科學(xué)管理。但其中仍然存在許多問題，首先檔案管理軟件的價(jià)格昂貴，其功能性雖然已經(jīng)日趨成熟和完善，但其高額的費(fèi)用使得檔案信息化建設(shè)受到阻礙，相關(guān)部門和軟件開發(fā)商應(yīng)采用“薄利多銷”的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略，使得檔案信息化管理的成本更低。其次，檔案的錄入進(jìn)度也檔案管理者倍感壓力，一般來說地縣級(jí)需要錄入的目錄就高達(dá)幾十萬條，使用單機(jī)版軟件每年只能錄入二萬條左右，檔案管理部門應(yīng)該使用網(wǎng)絡(luò)版軟件錄入檔案目錄，將檔案管理工作進(jìn)行合理的分配，采用多人多機(jī)操作的形式進(jìn)行檔案目錄的錄入。此外，檔案目錄的計(jì)算機(jī)管理中的主題詞填寫也是一項(xiàng)常見問題，一般來說檔案目錄的計(jì)算機(jī)管理中，需進(jìn)行大量的人工著錄標(biāo)引，其工程量較大、較繁重，在進(jìn)行檔案目錄錄入的時(shí)候應(yīng)采取分步實(shí)施的方式確保數(shù)字檔案的科學(xué)管理。

2.電子檔案的歸檔

電子檔案的正確歸檔就是利用計(jì)算機(jī)將電子檔案進(jìn)行收集和整理，然后將其以數(shù)字信息的形式記錄在磁性記錄材料和光盤載體上，近幾年來，檔子檔案的歸檔模式一直在進(jìn)行不斷地革新，但其中仍然遇到許多問題。做好電子檔案的管理，應(yīng)做好檔案信息的收集、整理和存盤工作，具體情況如下：

（1）對(duì)電子文件進(jìn)行簡(jiǎn)單排序。排序的方式多種多樣，可按照文種和文號(hào)對(duì)文件進(jìn)行排序，該方法簡(jiǎn)單易行，無需任何檔案管理軟件，進(jìn)行脫機(jī)工作即可，但文件的部分檢索必須采用手動(dòng)檢索的方式。

（2）使用檔案管理軟件管理檔案目錄。采用該方式能使得檔案的檢索更方便、更快捷，同時(shí)也能對(duì)電子檔案進(jìn)行有序管理，在實(shí)現(xiàn)機(jī)上閱文時(shí)實(shí)現(xiàn)文件的快速檢索。

（3）確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的歸檔保持一致。電子檔案的分類和歸檔管理應(yīng)與紙質(zhì)檔案保持一致，以免形成兩套檔案目錄，給查閱造成不必要的麻煩。一般來說，電子檔案和紙質(zhì)檔案都可以按照成文的時(shí)間來進(jìn)行排序，此外，還要將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)變，這就是說，檔案管理部門不僅要要將紙質(zhì)檔案上的內(nèi)容輸入到計(jì)算機(jī)中的檔案管理系統(tǒng)中，還要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行完整的掃描，并對(duì)其進(jìn)行數(shù)字化存檔。

總的來說，對(duì)電子檔案的歸檔應(yīng)該做好電子文件的接收和管理工作。不少人認(rèn)為，隨著科技的發(fā)展和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的革新，網(wǎng)絡(luò)辦公成為一種最普遍的辦公形式，對(duì)電子檔案進(jìn)行歸檔時(shí)，只需在網(wǎng)上采集電子文件即可。經(jīng)過研究發(fā)現(xiàn)，網(wǎng)上次啊及電子文件易出現(xiàn)采集不全的情況。網(wǎng)上發(fā)布的電子文檔的保密性較差，許多保密性較強(qiáng)的文章都不能傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)上，這就造成了電子文件的支離破碎和殘缺不全。對(duì)電子檔案進(jìn)行收集和整理，最好是接收基層基層部門已經(jīng)整理好的電子文件。各行各業(yè)的電子檔案管理部門在進(jìn)行電子檔案管理時(shí)，應(yīng)該采用同類型的軟件對(duì)電子文檔進(jìn)行歸檔，并對(duì)其進(jìn)行備份。使用電子檔案管理軟件對(duì)電子文件進(jìn)行整理，應(yīng)該安排基層進(jìn)行電子文件的歸檔。這樣能夠充分調(diào)動(dòng)基層工作的積極性，并減輕檔案管理部門電子檔案管理的壓力。

3.數(shù)字檔案館的建立

要想實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)必須建立數(shù)字檔案館，數(shù)字檔案館的研發(fā)與建立能夠加強(qiáng)我國(guó)檔案信息化管理的力度。電子檔案館的主要作用就是將館藏的檔案數(shù)字化，通過科學(xué)合理的手段對(duì)所需的電子文件進(jìn)行收集和整理，并將其錄入到計(jì)算機(jī)中，最終通過網(wǎng)絡(luò)的形式將檔案信息公布給社會(huì)大眾，為其提供查閱檔案的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。數(shù)字檔案館檔案信息化管理的工作量很大，很難實(shí)現(xiàn)檔案的全部數(shù)字化，因此，必須將現(xiàn)有的檔案信息分為館藏檔案、未進(jìn)館檔案和現(xiàn)行文件三種類型，然后數(shù)字檔案館就可以根據(jù)需要，將具有地方特色的重要的檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字檔案，并將剩下的氣體檔案進(jìn)行檔案目錄的錄入，方便相關(guān)人員通過該目錄對(duì)未進(jìn)館檔案和現(xiàn)行文件進(jìn)行查閱。由于檔案的數(shù)量過多，無法實(shí)現(xiàn)檔案的全部數(shù)字化，因此，數(shù)字檔案館的工作人員必須將其工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到對(duì)現(xiàn)行文件的收集上，盡可能多的實(shí)現(xiàn)檔案信息化，為社會(huì)提供更好的服務(wù)。

總結(jié)

檔案信息化建設(shè)能夠更好的為社會(huì)提供服務(wù)，至我國(guó)檔案管理中一項(xiàng)最重要的任務(wù)，各行各業(yè)應(yīng)該充分意識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，對(duì)檔案信息化管理進(jìn)行合理的規(guī)劃，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行深入的開發(fā)和廣泛利用，從而有效加快檔案信息化建設(shè)的步伐。

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