文/棗莊市人力資源服務(wù)中心 尚文宇

一、引言

檔案是一種珍貴的社會(huì)財(cái)富，對(duì)于國(guó)家各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展都有著重要的保存和參考價(jià)值，檔案一旦丟失后果不堪設(shè)想。隨著社會(huì)的飛速發(fā)展和進(jìn)步，檔案資源的開發(fā)力度越來越大，檔案利用的頻度越來越高，檔案需求的開放性越來越強(qiáng)，因而，檔案如何被及時(shí)、有效的安全保護(hù)以及如何最大限度地延長(zhǎng)檔案的壽命等問題，也相應(yīng)地突現(xiàn)出來。檔案從存儲(chǔ)介質(zhì)上可以分為紙質(zhì)檔案和電子檔案兩大種。傳統(tǒng)的檔案保護(hù)方法一般是針對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行的，然而紙質(zhì)檔案和電子檔案有著本質(zhì)上的區(qū)別，因此對(duì)兩者的保護(hù)理念、方法和技術(shù)都有很多大的差異。

二、傳統(tǒng)檔案保護(hù)方法和技術(shù)概述

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保護(hù)雖然有較豐富的內(nèi)涵,但可總結(jié)為一個(gè)主題,即對(duì)檔案載體——紙張的保護(hù)(包括修復(fù)),以期延續(xù)檔案的壽命。對(duì)紙張進(jìn)行保護(hù)可從兩個(gè)方面進(jìn)行，一是紙張本身，主要是在防霉、防蛀、對(duì)這破損的紙張的修裱加固和對(duì)擴(kuò)散字跡的恢復(fù)等方面下工夫,或進(jìn)行一些必要的縮微、復(fù)印等復(fù)制工作①。另一方面是對(duì)存儲(chǔ)紙質(zhì)檔案的外部環(huán)境進(jìn)行控制。檔案庫(kù)房溫度過高或過低，濕度太大或太小，都會(huì)影響檔案制成材料的耐久性，因此，對(duì)檔案庫(kù)房的溫濕度進(jìn)行控制與調(diào)節(jié)，盡量使其保持在一個(gè)合適的范圍是傳統(tǒng)檔案保護(hù)的常用手段。

三、信息時(shí)代下檔案保護(hù)工作面臨的新挑戰(zhàn)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和廣泛應(yīng)用，電子檔案是未來檔案業(yè)發(fā)展的趨勢(shì)。對(duì)電子檔案的保護(hù)工作也顯得尤其重要，然而由于目前技術(shù)的不成熟也為電子檔案保護(hù)工作帶來了不少難題。

（一）儲(chǔ)存載體壽命短

電子檔案的載體與紙質(zhì)檔案不同，其材料是磁性物質(zhì)和光盤。而制成這些載體的材料有其固有的特性，對(duì)保管條件更有特殊的要求。磁性物質(zhì)容易產(chǎn)生靜電、吸附灰塵，保護(hù)不當(dāng)磁粉容易脫離，伸長(zhǎng)后不易恢復(fù)，這些缺點(diǎn)都給文檔保存帶來很大難度。光盤是利用激光進(jìn)行信息存取的,它呈圓盤狀,由盤基、記錄介質(zhì)和保護(hù)層等部分組成。目前光盤常用的記錄介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應(yīng)作用下易產(chǎn)生物化性質(zhì)變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)②。與紙質(zhì)檔案載體相比,電子文件載體材料的壽命要短得多,磁盤、磁帶一般不足十年,光盤也不過二三十年。

（二）網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全問題

電子檔案的使用和傳播是和互聯(lián)網(wǎng)分不開的，電子文檔只有依賴于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)才能將其資源共享性發(fā)揮到極致。然而互聯(lián)網(wǎng)是把“雙刃劍”，它在給人們帶來方便、高效率的同時(shí)也帶來了網(wǎng)絡(luò)威脅。比如電腦病毒、系統(tǒng)或程序漏洞、黑客攻擊等都會(huì)使電子檔案面臨被修改、盜竊甚至被刪除銷毀的危險(xiǎn)。尤其是電腦病毒，它可以通過修改其它程序,并把自身的拷貝嵌入而實(shí)現(xiàn)對(duì)其它程序的污染，造成整個(gè)程序軟件甚至整個(gè)系統(tǒng)的癱瘓。如今電腦病毒已經(jīng)是電子信息保護(hù)方面的主要隱形殺手。

（三）缺乏專業(yè)技術(shù)人員

目前從事檔案工作的人員素質(zhì)良莠不齊，部分工作人員思想守舊，跟不上時(shí)代的步伐甚至不了解檔案的信息數(shù)字化，對(duì)電子檔案的保護(hù)工作就更加無從談起。

四、提高電子檔案保護(hù)工作水平的途徑

（一）改善存儲(chǔ)介質(zhì)壽命問題

對(duì)于電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)壽命短的問題，目前還沒有較好的結(jié)局方法，建議在電子文件載體接近保質(zhì)期限的時(shí)候及時(shí)進(jìn)行文件復(fù)制和備份。但是隨著技術(shù)的不斷發(fā)展，開發(fā)壽命長(zhǎng)、不易損壞的存儲(chǔ)介質(zhì)也將變?yōu)榭赡?，從根本上提高存?chǔ)介質(zhì)的使用壽命才是未來電子檔案存儲(chǔ)問題研究的趨勢(shì)。

（二）保護(hù)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境

阻止電腦病毒的入侵和破壞的最直接辦法是開發(fā)殺毒軟件，實(shí)時(shí)更新軟件的升級(jí)，另外對(duì)于已經(jīng)感染病毒的計(jì)算機(jī)要及時(shí)阻止接入網(wǎng)絡(luò)，以免禍及其他的電腦。除此之外，保護(hù)電子文件信息不被修改、盜竊、刪除的技術(shù)途徑主要還有防火墻技術(shù)、存取權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密法、數(shù)字水印法、數(shù)字時(shí)間印章法等。

五、結(jié)語

綜上所述，在信息的價(jià)值日益突出的年代，電子檔案作為信息時(shí)代的產(chǎn)物面臨著種種難題，我們必須在保護(hù)好傳統(tǒng)檔案的同時(shí)，更加重視對(duì)電子檔案的保管，我們必須不斷地探索新的保護(hù)技術(shù)和方法，為電子檔案的健康發(fā)展提供有力的保障。

注釋：

①于英香.電子檔案與紙質(zhì)檔案保護(hù)之比較[J].檔案學(xué)通訊,2004(5)74:77.

②游蘭菊.電子文件與紙質(zhì)檔案的差異及管理[J].棗莊學(xué)院學(xué)報(bào),2009(8)133:135.