文/韶鋼設(shè)計(jì)院 黃麗芬

科技檔案是保存?zhèn)洳榈闹苯佑浭龊头从晨萍肌⑸a(chǎn)活動(dòng)的科技文件材料，它作為重要地、直接地記錄了企業(yè)發(fā)展過程的一種形式。現(xiàn)代企業(yè)的科技檔案工作不僅僅是管好檔案，更重要地是站在企業(yè)生產(chǎn)需要的角度上，為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造件，帶來效益。

我設(shè)計(jì)院是集團(tuán)公司的二級(jí)單位，存放著從66年建廠開始到現(xiàn)在的大量的基建技改檔案。歷年來設(shè)計(jì)人員充分利用我院現(xiàn)存有的的技術(shù)檔案，將科技檔案轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，提高企業(yè)的生產(chǎn)能力，促使企業(yè)技術(shù)進(jìn)步、科技創(chuàng)新，在精心設(shè)計(jì)、節(jié)能環(huán)保合理優(yōu)化設(shè)計(jì)方面為企業(yè)帶來了經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。結(jié)合本公司實(shí)際情況，筆者在這里談一些粗淺的認(rèn)識(shí)。

一、夯實(shí)業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作，為企業(yè)發(fā)展創(chuàng)造先決條件

在科技管理體制健全的情況下，設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)部門在一項(xiàng)科技活動(dòng)結(jié)束或告一段落之后，應(yīng)按歸檔制度對(duì)科技文件材料進(jìn)行篩選和系統(tǒng)整理，各科技檔案部門歸檔。將檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)施細(xì)則，有效地納入有關(guān)部門和人員的職責(zé)范圍，實(shí)行經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核；檔案工作人員要參與單位各業(yè)務(wù)部門的在生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)，掌握各設(shè)計(jì)專業(yè)部門在設(shè)計(jì)中所形成的文件材料、圖紙等具有保存價(jià)值的原始資料，進(jìn)行前期工作的介入，以做到心中有數(shù)，確保歸檔案卷的質(zhì)量。

（一）整理工作

整理工作是科技檔案提供利用的基礎(chǔ)和前提條件?？萍紮n案只有經(jīng)過科學(xué)整理，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化和條理化，科技檔案是否經(jīng)過整理，整理得是否科學(xué)，將直接影響對(duì)它的利用?？萍紮n案經(jīng)過科學(xué)整理，就能夠保持它內(nèi)部相互之間的有機(jī)聯(lián)系。實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化和條理化，才能夠保持它內(nèi)部相互之間的有機(jī)聯(lián)系。

（二）編目工作

編目是固定科技檔案的分類、排列順序和位置，以便于統(tǒng)計(jì)、查找、利用。主要包括科技檔案總目錄、分類目錄、底圖目錄和保管單位目錄，是將科技檔案按一定的形式進(jìn)行保管，以便檢索，及時(shí)為企業(yè)的各項(xiàng)科技、生產(chǎn)活動(dòng)提供利用。

（三）科技檔案鑒定銷毀工作

科技檔案鑒定銷毀工作是科技檔案基礎(chǔ)工作的必要環(huán)節(jié)，科技檔案鑒定銷毀要重視效益原則，檔案鑒定不是為了銷毀檔案和壓縮庫存，而是為了優(yōu)化檔案館藏結(jié)構(gòu)。近期我院就進(jìn)行了一批鑒定的檔案銷毀工作，根據(jù)使用單位的實(shí)際情況對(duì)一些淘汰落后設(shè)備廠房已拆除的圖紙進(jìn)行鑒定銷毀工作，對(duì)需銷毀的檔案并做好光盤刻錄工作，實(shí)行電子文檔保存，減少庫存，實(shí)行檔案有效利用和科學(xué)管理。

二、充分發(fā)揮科技檔案的功能，為企業(yè)發(fā)展帶來效益

科技檔案具有知識(shí)儲(chǔ)備功能、依據(jù)憑證功能、管理功能和認(rèn)識(shí)功能。它是企業(yè)的資產(chǎn)，是一種潛在的生產(chǎn)力?？萍紮n案管理工作的最終目的是為了檔案的開發(fā)利用，讓檔案在被開發(fā)和利用的過程中最大限度地產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，增強(qiáng)企業(yè)競爭力，為企業(yè)發(fā)展提供有效依據(jù)。

（一）發(fā)揮科技檔案的知識(shí)儲(chǔ)備、依據(jù)憑證功能

為企業(yè)發(fā)展內(nèi)含擴(kuò)大再生產(chǎn)服務(wù)。我公司在2001年一料廠改擴(kuò)建工程的事例正生動(dòng)地說明了科技檔案的儲(chǔ)備功能。在工程建設(shè)中，一設(shè)備基礎(chǔ)設(shè)計(jì)由于外委設(shè)計(jì)院設(shè)計(jì)的基礎(chǔ)過大投資過高，我院工程技術(shù)人員調(diào)研了檔案室保存的原設(shè)備的基礎(chǔ)資料原始圖紙和設(shè)計(jì)材料，對(duì)原有同類設(shè)備的基礎(chǔ)進(jìn)行了分析論證對(duì)比，改善了原設(shè)計(jì)方案，僅此一項(xiàng)就為公司節(jié)約200多萬元建設(shè)費(fèi)用?？萍既藛T依據(jù)科技檔案客觀憑證性的特點(diǎn)對(duì)企業(yè)進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)，以達(dá)到利潤最大效益化。

（二）發(fā)揮科技檔案的管理功能，為企業(yè)科技、生產(chǎn)的優(yōu)化管理服務(wù)

在企業(yè)的科技、生產(chǎn)活動(dòng)中，有些項(xiàng)目完成了設(shè)計(jì)暫緩施工，凡這類工程資料就一定要保存完整，以科技檔案的形式儲(chǔ)備起來，待以后需要時(shí)再正式施工用。對(duì)于一企業(yè)來說，高質(zhì)量、豐富的科技檔案儲(chǔ)備，有利用于企業(yè)的發(fā)展。如果在科技、生產(chǎn)活動(dòng)中不注意形成、積累科技檔案，也就失去了它的知識(shí)儲(chǔ)備功能。

（三）企業(yè)的技術(shù)人員利用科技檔案的管理功能，實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理企業(yè)

科技檔案信息提供所提供的有關(guān)數(shù)據(jù)，有助于企業(yè)決策者對(duì)情況進(jìn)行分析、判斷，對(duì)企業(yè)的科技、生產(chǎn)活動(dòng)進(jìn)行有效地監(jiān)督和控制，實(shí)現(xiàn)科技、生產(chǎn)活動(dòng)的優(yōu)化管理。

（四）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)通過來自檔案庫存科技檔案大量可靠客觀的數(shù)據(jù)進(jìn)行判斷，為企業(yè)管理作出決策

比如:我公司以周邊的農(nóng)村的邊界問題的糾紛，工農(nóng)渠水源利用及松山技術(shù)學(xué)院南華寺地界爭議問題、焦化廠曲江化工廠的用地問題、韶鋼二水源的用地、我公司有關(guān)人員查閱大量我設(shè)計(jì)院存有的歷史檔案進(jìn)行論證，及時(shí)解決了有關(guān)的糾紛問題為保護(hù)我公司的利益提供了可靠的依據(jù)，為現(xiàn)場(chǎng)的管理提供服務(wù)。

（五）科技檔案之所以具有認(rèn)識(shí)功能，是因?yàn)樗涊d和存儲(chǔ)了前人或他人的科技成果、工作經(jīng)驗(yàn)和其它有關(guān)的科技信息

科技活動(dòng)具有繼承性特點(diǎn)，任何一項(xiàng)科技活動(dòng)都需要吸取和借鑒已有的科技成果?？萍紮n案不僅僅為工程技術(shù)人員提供了前人或他人的設(shè)計(jì)理念和設(shè)計(jì)依據(jù)而且提供了有關(guān)的技術(shù)數(shù)據(jù)和圖形結(jié)構(gòu)。如南韶韶鋼新建PC棒線工程，就是通過利用現(xiàn)原有的五軋老廠房進(jìn)行改造的，設(shè)計(jì)人員通過查閱了大量的圖紙資料論證，減少了廠房的投資資金350多萬元，縮短了建設(shè)周期，為工程的早日完工和投產(chǎn)，取得了顯著的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

總之，?韶鋼的發(fā)展和建設(shè)與充分發(fā)揮科技檔案的作用有著密切的關(guān)系。因此，在今后的檔案工作中，我們必須樹立為企業(yè)爭取經(jīng)濟(jì)效益的觀念，重視利用，想企業(yè)所想，急企業(yè)所急，供企業(yè)所需，為促進(jìn)設(shè)計(jì)合理化，節(jié)約企業(yè)建設(shè)成本，多創(chuàng)經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)。