【作 者】張雷,錢(qián)建國(guó),胡玲,陳穎
復(fù)旦大學(xué)附屬華山醫(yī)院裝備科,上海市,200040
目前,在各大醫(yī)院,幾乎所有的醫(yī)用耗材供應(yīng)商都提供耗材的批號(hào),并將批號(hào)作為其質(zhì)量追蹤的重要依據(jù)之一。雖然,醫(yī)用耗材每一批貨品都有批號(hào)(甚至個(gè)別同一批貨品中有多個(gè)批號(hào)),可是一旦發(fā)生了醫(yī)用材料臨床應(yīng)用的不良事件時(shí),由于批次多,間隔時(shí)間長(zhǎng),追溯起來(lái)就不太容易,實(shí)際情況是很多醫(yī)用耗材根本無(wú)法按照批號(hào)進(jìn)行追蹤,這就會(huì)嚴(yán)重影響問(wèn)題耗材的召回或調(diào)換。為配合JCI貫標(biāo)中 FMS 8.2的測(cè)量要素:“醫(yī)院建立產(chǎn)品/設(shè)備的召回制度,建立供應(yīng)商或制造商召回產(chǎn)品的確認(rèn)、追蹤、退回或銷毀的程序”,圍繞“醫(yī)用材料批號(hào)監(jiān)控追蹤”這一主旨,我院進(jìn)行了一項(xiàng)為期三年的相關(guān)質(zhì)量追蹤和改進(jìn)工作,取得了一些成效,現(xiàn)將相關(guān)內(nèi)容介紹于后。
2009年開(kāi)始我們著手制定計(jì)劃,落實(shí)專人進(jìn)行調(diào)研,經(jīng)研究討論后就發(fā)現(xiàn)的主要困難,并采取了相應(yīng)措施:
(1)醫(yī)用耗材的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估難醫(yī)用材料品種太多,我院常用的植入性、介入性醫(yī)用材料(三類及部分二類)品種有800多類,一般常用耗材也有近200類。我們結(jié)合醫(yī)用耗材物資管理軟件的升級(jí),將所有醫(yī)用材料按照國(guó)家食品藥品監(jiān)督局(SFDA)的標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)一、二、三類風(fēng)險(xiǎn)劃分(一類最低,三類最高),先將重點(diǎn)放在二類非植入性普通耗材的批號(hào)登記上,在軟件啟動(dòng)后,所有相關(guān)產(chǎn)品批號(hào)均經(jīng)計(jì)算機(jī)錄入系統(tǒng)中。
(2)人力資源在醫(yī)院人力資源部的全力支持下,我科引進(jìn)一名專職出入庫(kù)登記員,在流程中增加了全面核對(duì)批號(hào),從而增加了批號(hào)錄入的準(zhǔn)確率。
(3)廠商積極性不高由于成本、人力資源等原因廠商一般將批號(hào)印在醫(yī)用材料的外包裝上,而不愿意登記在我科驗(yàn)收單上。對(duì)策是對(duì)廠商加強(qiáng)培訓(xùn),說(shuō)明個(gè)中原因及風(fēng)險(xiǎn)后果,對(duì)積極響應(yīng),批號(hào)填寫(xiě)規(guī)范的供應(yīng)商先行入賬,對(duì)個(gè)別拒不執(zhí)行的供應(yīng)商采取緩收(退回)發(fā)票的方法進(jìn)行處置。
為了評(píng)估實(shí)際錄入的批號(hào)是否有效,我們對(duì)庫(kù)房批號(hào)的錄入進(jìn)行了進(jìn)一步的調(diào)研(實(shí)際抽查醫(yī)用材料進(jìn)貨共計(jì)144批次),并和護(hù)理部一起重點(diǎn)對(duì)我院二級(jí)庫(kù)房進(jìn)行了批號(hào)登記跟蹤調(diào)研,總結(jié)出造成無(wú)效錄入的主要原因:由于廠商小包裝上無(wú)批號(hào)、錯(cuò)報(bào)等導(dǎo)致無(wú)效約占總無(wú)效錄入率的78%,操作人員核對(duì)錯(cuò)誤約占22%(見(jiàn)圖1),因此,必須加強(qiáng)對(duì)醫(yī)用材料廠商的監(jiān)管和培訓(xùn)。
圖1 無(wú)效錄入原因分析Fig.1 Invalid input causes analysis
2012年是批號(hào)質(zhì)量改進(jìn)的第三年,我們制定具體目標(biāo)是將三類植入性耗材批號(hào)有效錄入率作為監(jiān)控重點(diǎn),確保其有效錄入率為100%。
圖2為2012年批號(hào)錄入情況,圖3為2012年批號(hào)錄入差錯(cuò)率。圖4為差錯(cuò)率原因分析。
圖2 2012年批號(hào)錄入情況Fig.2 The lot number input situation in 2012
圖3 2012年批號(hào)錄入差錯(cuò)率Fig.3 The lot number input error rate in 2012
圖4 差錯(cuò)率原因分析Fig.4 Analysis of the causes of error rate
從圖2和圖3可以看出,經(jīng)過(guò)兩年的持續(xù)改進(jìn),二類非植入性普通耗材的批號(hào)錄入差錯(cuò)率有了較大改善:如出現(xiàn)廠商報(bào)錯(cuò)以及操作人員輸入錯(cuò)誤的情況從原來(lái)的35%和13%分別下降到6%和3%。2012年因三類高值耗材的加入,比前兩年數(shù)據(jù)量明顯增加,同時(shí)差錯(cuò)率也驟然加大,其中高值耗材批號(hào)漏輸占總原因的86%(見(jiàn)圖4)。
高值耗材批號(hào)漏輸原因是其龐大的發(fā)票數(shù)量以及需要輸入的內(nèi)容較多,同時(shí)也映射出操作人員對(duì)批號(hào)重視程度不夠,仍需加強(qiáng)培訓(xùn)。對(duì)此我們所采取的辦法是調(diào)整耗材信息管理軟件系統(tǒng),在其中增加批號(hào)提示功能,對(duì)所有需要錄入批號(hào)的材料設(shè)置“批號(hào)警示”,當(dāng)操作人員因故沒(méi)有錄入批號(hào),系統(tǒng)都將會(huì)出現(xiàn)提示信息,以確保批號(hào)錄入及時(shí)準(zhǔn)確。
上述一些改進(jìn)措施能很好地對(duì)批號(hào)的有效性進(jìn)行監(jiān)控,但對(duì)于批號(hào)的追溯卻仍然存在很多不足。在與護(hù)理部一起對(duì)臨床的調(diào)研中發(fā)現(xiàn),由于批號(hào)實(shí)在太多,臨床也沒(méi)有足夠的人力和時(shí)間來(lái)進(jìn)行相關(guān)批號(hào)的登記;許多耗材小包裝上沒(méi)有印批號(hào),用完后也無(wú)人記錄登記相關(guān)信息,存在較多的風(fēng)險(xiǎn)和隱患,為了避免這種狀況的發(fā)生增加應(yīng)用“條形碼”功能,通過(guò)條形碼的掃描及和臨床的聯(lián)網(wǎng),能夠真正達(dá)到對(duì)耗材批號(hào)的監(jiān)控和追蹤。
將醫(yī)用材料批號(hào)融入“條形碼”[1]中,并與供應(yīng)商聯(lián)網(wǎng)讓其根據(jù)我們給出的編碼要求與規(guī)則統(tǒng)一進(jìn)行編碼,經(jīng)我方審核后將標(biāo)準(zhǔn)條形碼(以下簡(jiǎn)稱院外碼,見(jiàn)圖5)直接掃描入系統(tǒng)中。對(duì)耗材本身沒(méi)有條形碼的也按要求生成條形碼(以下簡(jiǎn)稱院內(nèi)碼,見(jiàn)圖6),經(jīng)審核后自動(dòng)錄入到系統(tǒng)中。
圖5 院外條形碼Fig.5 Barcode outside the hospital
圖6 院內(nèi)條形碼Fig.6 Barcode in hospital
圖7 無(wú)線終端使用流程圖Fig.7 The flow chart using wireless terminal
除了對(duì)外對(duì)供應(yīng)商條形碼的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范管理,在不久的將來(lái)我院中心庫(kù)房和所有二級(jí)庫(kù)房?jī)?nèi)將建立無(wú)線網(wǎng)絡(luò),將電腦中的管理軟件植入到PDA或PAD中實(shí)現(xiàn)條形碼無(wú)線掃描(見(jiàn)圖7)。然后將無(wú)線端掃描到的數(shù)據(jù)信息同步到配備有條形碼掃描儀的有線局域網(wǎng)中,以無(wú)線為主有線為輔的方式對(duì)二類以上所有醫(yī)用材料進(jìn)行條形碼掃描核對(duì)和驗(yàn)收,這樣既解決了在驗(yàn)收時(shí)使用有線設(shè)備會(huì)受地理位置影響的缺點(diǎn)又解決了操作人員手動(dòng)錄入批號(hào)的陳舊工作方式,批號(hào)的錄入差錯(cuò)率將大大降低,從而最終達(dá)到批號(hào)錄入準(zhǔn)確率100%的目標(biāo)。
我們還設(shè)想將醫(yī)院的一級(jí)庫(kù)房和二級(jí)庫(kù)房[2]進(jìn)行聯(lián)網(wǎng),運(yùn)用條形碼方便、快捷的特點(diǎn)進(jìn)行統(tǒng)一管理,這樣既能減輕臨床第一線工作人員繁復(fù)的批號(hào)登記工作,當(dāng)遇到耗材的安全性問(wèn)題時(shí)又能及時(shí)追溯。采用此方法后,一方掃描完條形碼的同時(shí)另一方便能及時(shí)收到耗材的完整信息,這樣在確保病人安全的同時(shí),在耗材的管理上也能做到及時(shí)有效。
綜上所述,完善“醫(yī)用材料批號(hào)監(jiān)控追蹤”,既能對(duì)醫(yī)用材料出現(xiàn)的不良事件做出及時(shí)有效的反饋,與條形碼的結(jié)合更增加了信息的透明度同時(shí)又能提高各流程工作人員的工作效率,減少重復(fù)勞動(dòng),保證了批號(hào)錄入的準(zhǔn)確率和醫(yī)用材料使用的安全率,達(dá)到提高醫(yī)用材料質(zhì)量管理的最終目的。
[1]馮建,林霄,楊慧.淺談醫(yī)用材料條形碼標(biāo)簽的可追溯性[J].中醫(yī)藥管理雜志,2010,18(9): 858-859.
[2]薛麗波,喬迎伍,姚國(guó)紅,等.醫(yī)用消耗性材料二級(jí)庫(kù)房網(wǎng)絡(luò)化管理的研究[J].醫(yī)療設(shè)備信息,2006,21(8): 52-53,31.