中學(xué)納入九年義務(wù)教育體制，使我國(guó)的中學(xué)辦學(xué)格局和建設(shè)規(guī)模都日益增大，這標(biāo)志著我國(guó)國(guó)民對(duì)教育的重視，并最終會(huì)反映到國(guó)民素質(zhì)的整體進(jìn)步上。但與此同時(shí)也給檔案管理者帶來(lái)了巨大壓力，當(dāng)前情況下傳統(tǒng)的檔案管理觀念和方式已經(jīng)難以滿足信息化管理系統(tǒng)建設(shè)的新形勢(shì)。如何進(jìn)一步發(fā)揮電子信息在檔案管理中的作用，繼而使中學(xué)檔案管理成為服務(wù)學(xué)生工作的重要方面，是學(xué)校和相關(guān)部門(mén)亟需思考和解決的問(wèn)題。

一、當(dāng)前國(guó)內(nèi)中學(xué)檔案管理信息化薄弱的原因

在教育地位的日益提升和國(guó)家的大力扶持下，我國(guó)中學(xué)的信息化建設(shè)已經(jīng)逐漸得到推廣和發(fā)展。但是多應(yīng)用在課堂教學(xué)、校內(nèi)辦公等方面，對(duì)于檔案管理方面的應(yīng)用依舊很少。究其原因，主要有以下幾個(gè)方面：

（一）思想意識(shí)層面。由于中國(guó)傳統(tǒng)觀念對(duì)學(xué)校的功能僅停留在學(xué)習(xí)、升學(xué)等層面，對(duì)檔案幾乎缺乏意識(shí)。而多年的應(yīng)試教育又僅強(qiáng)調(diào)學(xué)生的成績(jī)、學(xué)校的升學(xué)率，這就導(dǎo)致學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和師生對(duì)檔案信息化建設(shè)工作缺乏應(yīng)有的重視和規(guī)劃，將大部分精力和時(shí)間都花到了教學(xué)管理上。特別是在中學(xué)經(jīng)費(fèi)普遍不高的情況下，大部分學(xué)校都沒(méi)有給檔案部門(mén)足夠的資金、設(shè)備的支持，部門(mén)設(shè)置不全、人員水平參齊不齊、基本的網(wǎng)絡(luò)化難以實(shí)現(xiàn)，檔案信息化建設(shè)只能成為一紙空談。

（二）技術(shù)層面。不同于國(guó)外已經(jīng)較為成熟的檔案管理體系，我國(guó)尤其是中學(xué)的檔案管理尚處于起步階段，雖然網(wǎng)站運(yùn)轉(zhuǎn)及信息存貯技術(shù)已經(jīng)變得較為低廉和便捷，但是具體到學(xué)校的檔案管理中，部分學(xué)校由于缺乏相應(yīng)的資金支持不能尋求專(zhuān)業(yè)的技術(shù)公司，只能依靠自己內(nèi)部人士進(jìn)行探索，由于大部分職工并不是專(zhuān)業(yè)人員，缺乏相應(yīng)的技能，會(huì)出現(xiàn)瀏覽信息有限，甚至在收集、存儲(chǔ)、傳輸過(guò)程中造成信息的丟失等。不少學(xué)校對(duì)于信息化建設(shè)的理解還處于較低水平，認(rèn)為只要把紙質(zhì)的信息輸進(jìn)電腦中就是實(shí)現(xiàn)了信息化，對(duì)于檔案的歸類(lèi)和查閱等還停留在手工操作和單機(jī)歸檔階段，信息與檔案相對(duì)孤立，無(wú)法真正實(shí)現(xiàn)信息化具有的交流和共享功能，無(wú)法形成一個(gè)有機(jī)的整體。此外，國(guó)家和學(xué)術(shù)界至今未能對(duì)檔案規(guī)劃做出一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，這就使得各學(xué)校在檔案建設(shè)過(guò)程中只能自行摸索，規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化缺失，存在著一定的盲目性。

二、如何實(shí)現(xiàn)中學(xué)檔案管理的信息化建設(shè)

（一）加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)建設(shè)。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該從思想上認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，把檔案信息化納入到學(xué)?，F(xiàn)代化的整體規(guī)劃中，保證檔案基礎(chǔ)建設(shè)的順利開(kāi)展。具體措施有以下幾點(diǎn)：1，制定規(guī)范的規(guī)章制度，使相關(guān)人員能夠有一個(gè)實(shí)行的參照。目前國(guó)家雖然還沒(méi)有推行一個(gè)詳細(xì)的標(biāo)準(zhǔn)，但是各?？梢越梃b比較成功的例子結(jié)合自己學(xué)校的實(shí)際制定出切實(shí)可行的制度體系，對(duì)于檔案從產(chǎn)生到保存或銷(xiāo)毀的過(guò)程都要全程監(jiān)管，特別是對(duì)于電子文件的管理制度一定要責(zé)任到人。2，推行辦公自動(dòng)化。信息化是以計(jì)算機(jī)運(yùn)行為前提的，文書(shū)檔案在建立、接收、審核中都需要用計(jì)算機(jī)，計(jì)算機(jī)自帶的檢索工具可以方便快速地完成檔案的查找、刪改，可以有效提高檔案的管理效率。3，加強(qiáng)電子檔案管理。電子檔案的設(shè)立是以學(xué)校的實(shí)際情況或已有的紙質(zhì)資料作為依據(jù)的，在信息上要保證其真實(shí)性，可以從形成、收集、鑒定等流程上全程監(jiān)督指導(dǎo)，在此基礎(chǔ)上可以適當(dāng)拓寬收集的內(nèi)容，使得資料更為豐富。

（二）提高檔案管理的數(shù)字化程度。數(shù)字化程度是檔案管理的基礎(chǔ)內(nèi)容，也直接代表著信息化建設(shè)的水平，然而在大多數(shù)學(xué)校中還只是把紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，水平較低。當(dāng)然考慮到目前中學(xué)資金不足、專(zhuān)業(yè)人士缺乏的現(xiàn)實(shí)，要求所有中學(xué)都實(shí)現(xiàn)最高水平的數(shù)字化也不可能。因此可以選擇利用率較高、重要性較突出的檔案優(yōu)先管理，如學(xué)生的學(xué)籍檔案、教師考核、課程設(shè)置等。不同于傳統(tǒng)檔案的管理方式，信息化建設(shè)應(yīng)該做好目錄、檢索建設(shè)，以音像、光盤(pán)、文件夾等形式將數(shù)據(jù)永久保存，并依托網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的共享。目前大部分學(xué)校都已經(jīng)建設(shè)了自己的校園網(wǎng)，可以將這些資料鏈接到相關(guān)網(wǎng)頁(yè)，使之成為數(shù)字化系統(tǒng)中的一個(gè)子系統(tǒng)，從而形成一個(gè)立體的信息網(wǎng)絡(luò)，提高數(shù)字化程度。

（三）建設(shè)一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。檔案管理雖然依托計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，但歸根結(jié)底依舊需要人員對(duì)其操作，并且對(duì)從業(yè)人員的素質(zhì)要求非常高，既要有專(zhuān)業(yè)的檔案分類(lèi)、管理經(jīng)驗(yàn)，還需要具備計(jì)算機(jī)操作、數(shù)據(jù)庫(kù)管理、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)等相關(guān)技能，而我國(guó)目前并沒(méi)有相應(yīng)的課程設(shè)置。因此檔案工作人員要鍛煉和提高自身在電子環(huán)境下工作的能力，加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)技能的學(xué)習(xí)，如參加計(jì)算機(jī)技術(shù)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)知識(shí)、信息管理技術(shù)等培訓(xùn)，全面提高自身的文字能力、綜合分析能力、計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，使自己成為檔案信息化管理的全面性人才。學(xué)校應(yīng)該建立完善的檔案人員培訓(xùn)和考核制度，有計(jì)劃的對(duì)其進(jìn)行深造教育，更新其知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高其專(zhuān)業(yè)技能，督促其認(rèn)真學(xué)習(xí)，努力工作以適應(yīng)新形勢(shì)下對(duì)人才的新要求。此外，與其他職業(yè)不同的是，檔案工作對(duì)人員的道德素質(zhì)要求極高，在檔案管理中經(jīng)常會(huì)遇到一些涉及個(gè)人隱私或機(jī)密文件的重要信息，這就需要檔案工作人員能夠有堅(jiān)定的政治責(zé)任感和高尚的道德素質(zhì)，防止出現(xiàn)販賣(mài)或利用這些信息從事一些對(duì)他人不利的非法行為。學(xué)校和相關(guān)人員要從思想上、行動(dòng)上對(duì)檔案工作人員進(jìn)行教育，使他們能有較高的思想政治覺(jué)悟，政治敏銳性和鑒別力，從而建設(shè)出一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。

（四）要做好檔案的安全保護(hù)工作。隨著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，檔案的安全問(wèn)題成為不可忽視的一個(gè)重要方面。其中最為常見(jiàn)的是檔案信息的丟失和檔案信息的泄露。工作人員的操作失誤、計(jì)算機(jī)的故障、網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊等因素都可能導(dǎo)致文件在運(yùn)行中丟失或者損毀。此外檔案信息中有些是公開(kāi)的，有些是需要保密的且有秘密、機(jī)密、絕密等嚴(yán)格的等級(jí)劃分，如果這些信息遭到泄露或者丟失，對(duì)學(xué)校將造成重大損失。為了解決以上問(wèn)題，從業(yè)人員需要提高自己的業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德素質(zhì)，避免因?yàn)閭€(gè)人原因造成的文件損失。合理安全的規(guī)章制度，保證信息系統(tǒng)在一個(gè)安全有序和邏輯嚴(yán)密的流程中運(yùn)行。針對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊，可以引入科學(xué)有效的網(wǎng)絡(luò)安全措施來(lái)應(yīng)對(duì)，提高網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的抵御性，同時(shí)應(yīng)該做好備份，當(dāng)意外事件出現(xiàn)時(shí)可以立即啟動(dòng)備份文件，恢復(fù)檔案信息的正常工作，減少不必要的重復(fù)性勞動(dòng)。

（作者單位：甘肅省張掖中學(xué)）