隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展，靈活就業(yè)人員的流動(dòng)將會(huì)越來(lái)越頻繁，對(duì)就業(yè)服務(wù)部門(mén)在靈活就業(yè)人員人事檔案管理工作提出了較高要求，盡管靈活就業(yè)人員人事檔案管理是一個(gè)復(fù)雜的多方面問(wèn)題，但只要我們認(rèn)真按照檔案管理制度要求和規(guī)律，并在此基礎(chǔ)上不斷創(chuàng)新，就會(huì)探索出利于靈活就業(yè)人員檔案管理的新辦法。

在企業(yè)檔案中，靈活就業(yè)的人事檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，靈活就業(yè)人事檔案對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展有著十分重要的影響。探求靈活就業(yè)人員的人事檔案管理規(guī)律，有利于相關(guān)部門(mén)在管理中掌握有效信息，為政府決策提供可靠依據(jù)，為社會(huì)穩(wěn)定提供有力保證。加強(qiáng)靈活就業(yè)人員檔案管理，會(huì)促進(jìn)中國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步。

一、實(shí)現(xiàn)靈活就業(yè)人員檔案信息化管理

在信息化快速發(fā)展的現(xiàn)代社會(huì)，檔案作為一種特殊的重要信息，對(duì)其進(jìn)行現(xiàn)代化管理是必然的發(fā)展方向，靈活就業(yè)人員人事檔案管理也是如此?，F(xiàn)代化信息管理技術(shù)的核心是計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通訊等現(xiàn)代信息技術(shù)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)靈活就業(yè)人員人事檔案進(jìn)行信息存儲(chǔ)、檢索等，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，是當(dāng)前靈活就業(yè)人員人事檔案管理需要重點(diǎn)解決的問(wèn)題，靈活就業(yè)人員人事檔案管理的信息化建設(shè)應(yīng)從以下三個(gè)方面著手：

一是檔案室管理現(xiàn)代化。檔案室的管理，需要以科學(xué)的手段來(lái)改變“看堆守?cái)偂钡木置?，以適應(yīng)檔案管理信息化的對(duì)內(nèi)管理要求，要建立人事檔案信息的專(zhuān)用數(shù)據(jù)庫(kù)。二是檔案資料電子化。利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和技術(shù)，將檔案資料整理輸入微機(jī)，通過(guò)相應(yīng)的技術(shù)處理，將資料中的圖片甚至聲像資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，使檔案數(shù)字化、信息化，在檔案查閱、借閱、歸檔、統(tǒng)計(jì)等日常工作方面實(shí)行微機(jī)化操作。三是檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。利用局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、金保網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，建立人事檔案信息化服務(wù)系統(tǒng)。配置專(zhuān)門(mén)網(wǎng)絡(luò)和專(zhuān)門(mén)網(wǎng)站實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的交換、查詢(xún)，以利于實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的異地查詢(xún)和人才流動(dòng)管理。

二、規(guī)范靈活就業(yè)人員檔案管理各環(huán)節(jié)

1.完善檔案材料的收集。檔案材料是靈活就業(yè)人員檔案工作的物質(zhì)對(duì)象，是提供利用的基礎(chǔ)。檔案材料必須真實(shí)可靠、完整齊全、文字清楚、對(duì)象明確、手續(xù)完備。才利于工作的順利開(kāi)展，為此，應(yīng)采取下列切實(shí)可行的措施。

一方面，要從檔案收集環(huán)節(jié)本身進(jìn)行規(guī)范化管理。一是健全靈活就業(yè)人員檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，按照材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)采取定時(shí)收集、及時(shí)收集、補(bǔ)充收集等方法。二是與靈活就業(yè)人員或用人單位簽訂檔案管理合同，以契約的形式明確雙方的責(zé)、權(quán)、利，并嚴(yán)格執(zhí)行確保形成的材料及時(shí)歸檔。三是流出或接收的檔案必須完整、齊全，任何單位或個(gè)人不得以任何理由扣留檔案材料或分批轉(zhuǎn)出檔案。管理人員在驗(yàn)收時(shí)，如發(fā)現(xiàn)材料不齊或丟失，要設(shè)法查找或索取必要的組織證明以保證檔案材料齊全、完整。另一方面，改變傳統(tǒng)消極的收集保存方式。傳統(tǒng)的檔案收集實(shí)際上就是對(duì)檔案原裝的“接收”，是整理之后單純意義上的檔案保存，這樣也就失去了靈活就業(yè)人員檔案管理的意義。因此，要實(shí)施檔案收集保管的新模式來(lái)改變現(xiàn)有的困局。如人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)創(chuàng)建的“人事立戶(hù)”的存檔模式，即流動(dòng)人員檔案的存放是以用人單位集體委托的方式進(jìn)行的，這種方式可以使用人單位與人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)建立動(dòng)態(tài)聯(lián)系，克服了“人檔分離”的現(xiàn)象，用人單位“直接用人，間接管人”，而管人主要是通過(guò)與就業(yè)服務(wù)部門(mén)或人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)合作管理檔案來(lái)完成的，靈活就業(yè)人員的年終考核材料、聘干表、檔案工資表和出國(guó)、獎(jiǎng)懲等檔案材料的收集和整理先由用人單位完成，在制成正式材料一個(gè)月內(nèi)送交人才市場(chǎng)或就業(yè)服務(wù)部門(mén)，并由其根據(jù)國(guó)家有關(guān)流動(dòng)人員人事檔案管理的規(guī)定進(jìn)行審核歸檔。

2.規(guī)范檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)與人事制度改革的深入，靈活就業(yè)人員的流動(dòng)將會(huì)越來(lái)越頻繁，對(duì)其檔案轉(zhuǎn)遞提出較高的要求，要確保其檔案安全、順暢的轉(zhuǎn)遞將成為靈活就業(yè)人員檔案管理的重點(diǎn)工作。

國(guó)家人事部《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》中要求：“人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)憑符合國(guó)家有關(guān)政策規(guī)定的人員流動(dòng)的有效文書(shū)，向流動(dòng)人員原單位開(kāi)具調(diào)檔函，原單位接到調(diào)檔函15天內(nèi)，將流動(dòng)人員人事檔案隨檔案轉(zhuǎn)遞通知單轉(zhuǎn)交人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)。轉(zhuǎn)遞的流動(dòng)人員人事檔案必須完整齊全，不得扣留材料或分批轉(zhuǎn)出。人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)經(jīng)審核無(wú)誤后，及時(shí)將檔案轉(zhuǎn)遞通知單回執(zhí)退回原單位?！薄叭瞬帕鲃?dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)接管流動(dòng)人員人事檔案，須由流動(dòng)人員或其現(xiàn)所在單位辦理委托存檔手續(xù)。人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)與流動(dòng)人員或其現(xiàn)所在單位簽訂檔案管理合同書(shū)，合同書(shū)須明確雙方的權(quán)利、義務(wù)等內(nèi)容?！辈⑶?，檔案的轉(zhuǎn)遞應(yīng)通過(guò)機(jī)要交通或派專(zhuān)人送取，不得郵寄或交流動(dòng)人員本人自帶。應(yīng)當(dāng)交接的檔案一定要盡快移交，靈活就業(yè)人員流動(dòng)后留下的檔案，流出單位應(yīng)盡快將其檔案轉(zhuǎn)遞到人才市場(chǎng)或新用人單位，收到的檔案經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后，要做好接收登記。在檔案管理過(guò)程中，堅(jiān)持管人與管檔并存的原則，即人在檔案在，人走檔案走，檔案與人不能脫節(jié)。

3.優(yōu)化檔案內(nèi)容構(gòu)成。優(yōu)化檔案內(nèi)容構(gòu)成，不僅要繼續(xù)保留傳統(tǒng)和共性的反映個(gè)人年齡、經(jīng)歷、社會(huì)關(guān)系等基本信息內(nèi)容，更要突出創(chuàng)建出反映個(gè)人專(zhuān)長(zhǎng)、知識(shí)水平、業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德等個(gè)性化的內(nèi)容，為單位有針對(duì)性的使用人才提供可靠保障。

為此從以下幾方面著手：一要?jiǎng)?chuàng)建能力檔案。重點(diǎn)記載個(gè)人文化程度、專(zhuān)業(yè)水平、繼續(xù)教育情況，以及參加各種資格考試、注冊(cè)師考試等反映個(gè)人才能的資料。二要?jiǎng)?chuàng)建業(yè)績(jī)檔案。要及時(shí)將靈活就業(yè)人員的工作情況、工作業(yè)績(jī)和在重大活動(dòng)、重點(diǎn)工作中的表現(xiàn)及完成任務(wù)等情況存入檔案，為用人單位選人、用人提供必要的依據(jù)。三要?jiǎng)?chuàng)建誠(chéng)信檔案。要規(guī)范靈活就業(yè)人員自身誠(chéng)信狀況的管理，重點(diǎn)記載政治自律、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員學(xué)術(shù)和技術(shù)水平以及個(gè)人公共道德與行為方面的信用資料，并加強(qiáng)推廣應(yīng)用。這樣才會(huì)使企業(yè)流動(dòng)人員人事檔案的利用價(jià)值得以提升，有關(guān)部門(mén)可通過(guò)檔案記載確定對(duì)靈活就業(yè)人員的選拔和培養(yǎng)，可見(jiàn)，優(yōu)化檔案內(nèi)容利于用人單位選才用人、育才成就事業(yè)，彰顯靈活就業(yè)人員個(gè)性檔案價(jià)值。

三、拓展人事檔案管理方式

在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，靈活就業(yè)人員人事代理是適應(yīng)中國(guó)企業(yè)流動(dòng)人員管理的新方式，是一種促進(jìn)人才產(chǎn)業(yè)化，最終將人事管理轉(zhuǎn)化成一種公眾服務(wù)的制度。簡(jiǎn)單地說(shuō)，就是把“單位人”變成“社會(huì)人”，實(shí)現(xiàn)人事關(guān)系管理與人員使用分離，即單位管用人，而一些具體的人事管理工作，如檔案管理、計(jì)算工齡、評(píng)定職稱(chēng)、社會(huì)保險(xiǎn)等，由人才流動(dòng)或就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)代管。隨著新形勢(shì)的出現(xiàn)與發(fā)展，人事代理制度也開(kāi)拓了新的服務(wù)形式，實(shí)行“人事派遣（人才租賃）”制度，這在一些地區(qū)已經(jīng)實(shí)行。它由人才市場(chǎng)或就業(yè)服務(wù)部門(mén)擔(dān)當(dāng)員工的法定雇主，負(fù)責(zé)派遣員工的人事管理，實(shí)際用工單位同人才市場(chǎng)或就業(yè)服務(wù)部門(mén)簽訂人事派遣或租賃合同，實(shí)現(xiàn)勞動(dòng)關(guān)系轉(zhuǎn)移，提高人力資源配置效率和使用效益。

實(shí)行人事派遣后，對(duì)于用人單位而言：一是用人單位便捷用人，打破人事關(guān)系與勞動(dòng)關(guān)系一體管理的格局，用人單位用人，專(zhuān)業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)管人。二是人才資源共享。通過(guò)對(duì)高級(jí)專(zhuān)業(yè)人才兼職租賃業(yè)務(wù)的開(kāi)展，可以有效地促進(jìn)地區(qū)人力資源的社會(huì)共享。三是準(zhǔn)確選人，規(guī)避用人風(fēng)險(xiǎn)。人才市場(chǎng)或就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)根據(jù)用人單位的要求，利用專(zhuān)業(yè)化手段為用人單位選定合適人選后再由用人單位進(jìn)行面試確定，使招聘更加準(zhǔn)確有效。四是可突破編制限額，滿(mǎn)足用人需求。一些屬于定員定編的單位可以通過(guò)派遣增加員工，這樣用人單位可以在不擴(kuò)大編制的情況下解決用人需求。

對(duì)于被派遣人員而言：首先，通過(guò)就業(yè)服務(wù)部門(mén)或人才中心對(duì)其人事檔案等人事、勞動(dòng)關(guān)系的管理，完善工作檔案內(nèi)容如工作情況、業(yè)績(jī)情況、培訓(xùn)、健康及考核等，有效地維護(hù)勞動(dòng)者的合法權(quán)益。其次，派遣人員合同到期后，若不再續(xù)簽，由于其人事關(guān)系仍然由人事派遣服務(wù)機(jī)構(gòu)代理，其工齡連續(xù)計(jì)算，并可繼續(xù)為代理人員代交社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)，辦理各種以人事檔案為依據(jù)的各種證明等人事代理服務(wù)。

人事檔案是與靈活就業(yè)人員密切相關(guān)的人生記錄，對(duì)其人事檔案的管理伴隨著社會(huì)市場(chǎng)的發(fā)展而產(chǎn)生、發(fā)展和完善。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)與人事制度改革的深入，靈活就業(yè)人員的流動(dòng)將會(huì)頻繁增加，作為檔案管理的就業(yè)服務(wù)部門(mén)要勇于探索、不斷開(kāi)拓，就一定會(huì)尋找到適合本服務(wù)行業(yè)發(fā)展的人事檔案管理的新路徑。

（作者單位：石家莊市橋西區(qū)勞動(dòng)就業(yè)服務(wù)局）