質量管理是一種以質量為核心的經(jīng)營管理，推行質量管理是企業(yè)提高自身素質、增強市場競爭力的有效途徑。檔案質量是檔案的生命線，檔案質量的好壞直接影響其利用效果。檔案質量管理的目的就是為了自覺而系統(tǒng)地應用質量管理的思想和方法來豐富檔案的管理理論，加強檔案工作的自身建設。

一、檔案質量管理的含義和特點

檔案質量管理，是全體檔案人員參加的，以科學方法為手段，充分發(fā)揮科學管理和專業(yè)技術的作用，建立一套貫穿于檔案形成全過程的質量保障體系。其核心是提高檔案工作水平，以保證檔案的質量。它具有以下特點：

1.全員參加

檔案全面質量管理，要求與檔案形成過程有關的所有人員，樹立“檔案質量、人人有責”的觀念，嚴格按照法律法規(guī)及有關標準和要求，共同完成文件材料的立卷歸檔和檔案管理工作。保證電子文檔的及時傳輸和及時歸檔。

2.全過程控制

從公文起草、項目的立項、審核、開工、竣工到檔案的收集、整理、歸檔、編研到開發(fā)利用的整個過程都實行質量管理。

3.科學的手段

采用數(shù)理統(tǒng)計方法、現(xiàn)代科學技術和現(xiàn)代管理科學來解決檔案的質量問題，不斷提高檔案質量和檔案工作管理水平。

二、檔案質量管理對人員的要求

1.牢固樹立檔案質量意識

檔案質量的提高，與工作人員的質量意識有著密切關系。其中，最為關鍵的就是領導者的檔案質量意識，領導者要認清檔案管理的重要性，重視本單位檔案網(wǎng)絡信息化、數(shù)字化建設，本單位的檔案質量管理才能順利開展。因此，每個從事檔案工作的人員，特別是各級領導必須牢固樹立檔案質量管理意識，用較高的工作質量來促進檔案質量的不斷提高。

2.不斷提高檔案人員的素質

良好的政治思想和業(yè)務素質是搞好各項工作的基礎。從事檔案工作的人員要有良好的服務意識和無私奉獻的精神。同時，檔案工作也是一項業(yè)務性較強的工作，檔案人員的業(yè)務素質，對檔案質量起著至關重要的作用。檔案工作人員要從搞好檔案工作、提高檔案質量的角度來加強自身的業(yè)務學習。此外，領導要給從事專、兼職檔案工作的人員制訂學習培訓的計劃，創(chuàng)造業(yè)務交流的機會，使他們的業(yè)務水平能更好地達到檔案質量管理的要求。

三、加強檔案質量管理的措施

1.建立健全各項檔案規(guī)章制度

建立健全檔案工作的各項規(guī)章制度，制定檔案管理工作的標準規(guī)范，使之規(guī)范化、流程化，并且以程序圖、系統(tǒng)圖、網(wǎng)絡圖等形式，把它們形象、直觀地呈現(xiàn)出來。從事檔案工作的人員必須嚴格遵守各項管理制度和崗位責任制。

2.加強檔案質量的“過程控制”

檔案工作的形成、積累、收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等各個環(huán)節(jié)是一個有機的整體，是由多個部門、多個人員共同完成的。任何一個環(huán)節(jié)的工作質量勢必影響下一個環(huán)節(jié)的質量管理。檔案質量管理就是把檔案管理的重點從“事后把關”轉移到“事前預防”上來，從管結果變成管過程，實行“預防為主、防患于未然”，只有這樣才能切實提高檔案質量管理水平。

3.積極推進企業(yè)檔案管理信息化

企業(yè)檔案管理信息化是指在企業(yè)檔案管理活動中，全面應用現(xiàn)代信息技術，對企業(yè)檔案信息資源進行有效采集、管理和提供利用服務。信息化可以對信息資源進行有效控制，使企業(yè)實現(xiàn)對檔案信息的高效管理，真正意義上實現(xiàn)檔案管理工作為企業(yè)經(jīng)濟利益最大化服務。

4.加強對信息的反饋控制

企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)的信息反饋是指信息化系統(tǒng)輸出的檔案信息，經(jīng)過與外部環(huán)境作用后，其輸出效果返回信息化系統(tǒng)，并由此引起各項工作內容和規(guī)章制度的調整。反饋信息的獲取渠道如下：

①建立網(wǎng)上預約登記制度。通過技術手段及時記錄利用者對信息資源的訪問情況，檔案系統(tǒng)部門可以系統(tǒng)全面地了解利用者對檔案材料的借閱情況。

②通過直接走訪或者內部網(wǎng)絡向“用戶”發(fā)放檔案利用情況調查表，了解對各種提供利用方式的滿意度及對檔案部門各種規(guī)章制度的意見和建議。

做好檔案信息的反饋控制必然能夠使檔案管理更加完善、科學。

總之，必須樹立質量第一的思想，把質量意識嚴格貫穿于檔案工作的始終。建立一套科學、完善的管理思路和方法，并借助信息化的手段把質量管理的思路應用到檔案管理中來，才能使檔案質量管理水平邁上一個新的臺階，才能更好地助力于企業(yè)的發(fā)展。