趙淑梅　楊璐

摘 要： 電子檔案的長(zhǎng)期可讀性應(yīng)該包括三個(gè)基本指標(biāo)：真實(shí)性、完整性和有效性。本文結(jié)合目前我國(guó)對(duì)電子檔案長(zhǎng)期可讀性的相關(guān)研究成果，梳理出電子檔案長(zhǎng)期可讀性的主要障礙有三方面：技術(shù)的天然脆弱性是影響電子檔案長(zhǎng)期可讀性的直接原因；權(quán)宜之計(jì)的雙套制是有效管理電子檔案長(zhǎng)期可讀性的絆腳石；頂層設(shè)計(jì)和頂層推動(dòng)的滯后是影響電子檔案長(zhǎng)期可讀性的關(guān)鍵因素。

關(guān)鍵詞：電子檔案；可讀性；檔案管理

電子檔案的長(zhǎng)期可讀性包括三個(gè)基本指標(biāo)：真實(shí)性（authenticity）、完整性（integrity）和有效性（utility）。根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）中的含義：真實(shí)性是指對(duì)電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息進(jìn)行鑒定后，確認(rèn)其與形成時(shí)的原始狀況一致；完整性是指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等無缺損；有效性是指電子文件應(yīng)具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識(shí)別性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。這三者共同保障電子檔案的長(zhǎng)期有效。

無論何種檔案，其保存的最終目的都是為了可長(zhǎng)期利用其中的檔案信息，即檔案的長(zhǎng)期可讀性是檔案長(zhǎng)期保存的最終目的。在紙質(zhì)檔案時(shí)代，檔案長(zhǎng)期保存與其長(zhǎng)期可讀的結(jié)果是一致的，但對(duì)于電子檔案來說二者的一致性就難以保證了。長(zhǎng)期保存的一份紙質(zhì)檔案可以長(zhǎng)期利用，但長(zhǎng)期保存的一張光盤檔案能否長(zhǎng)期可讀則有著許多不確定的因素。現(xiàn)實(shí)中已出現(xiàn)了面對(duì)一堆光盤或磁帶等巨量數(shù)據(jù)無法利用的案例。如，我國(guó)1982年第三次人口普查的原始數(shù)據(jù)保存在磁帶上，大約10億人口的基礎(chǔ)信息因遭水淹已無法讀出；美國(guó)1990年的一份眾議院報(bào)告中披露了政府機(jī)關(guān)電子文件因記錄格式過時(shí)等原因無法讀出或?yàn)l臨不可讀取的若干案例等。

對(duì)此，法國(guó)科學(xué)院和技術(shù)院在一份有關(guān)數(shù)字信息永久保存問題的報(bào)告中發(fā)出了這樣的一則警告，“在數(shù)字信息世界中沒有什么是永存的：如果我們對(duì)永久保存這些信息不予重視，那么，無論在CD、DVD還是硬盤或U盤中存儲(chǔ)的度假照片、易學(xué)材料、動(dòng)聽樂曲等一切信息都會(huì)在某一天突然消失”[1]。

1 技術(shù)的天然脆弱性是影響電子檔案長(zhǎng)期可讀的直接原因

計(jì)算機(jī)技術(shù)系統(tǒng)是電子檔案生成、利用、保存所必需依賴的環(huán)境。計(jì)算機(jī)技術(shù)具有生命周期短，升級(jí)快的發(fā)展特點(diǎn)，這使得電子檔案的生存和利用環(huán)境處于不斷更新變化中，這是影響電子檔案的長(zhǎng)期可讀性最為直接的原因。

1.1 計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)生命周期短。計(jì)算機(jī)自1946年誕生以來，短短的幾十年時(shí)間其核心硬件就歷經(jīng)了電子管、晶體管、集成電路、超大規(guī)模集成電路四代發(fā)展，第五代智能計(jì)算機(jī)也在研制中。至于驅(qū)動(dòng)計(jì)算機(jī)應(yīng)用的系統(tǒng)軟件，以主宰世界計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)的微軟公司推出的Windows系統(tǒng)為例，從1998年到現(xiàn)今，微軟公司先后推出了Windows 98、Windows98 SE、Windows2000、WindowsXP、Windows2003以及Windows2007、Windows8等升級(jí)版，產(chǎn)品的不斷推陳出新推動(dòng)著社會(huì)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，但同時(shí)也縮短了某一個(gè)操作系統(tǒng)的“流行”壽命。

計(jì)算機(jī)軟硬件系統(tǒng)的升級(jí)換代，使存在于不同時(shí)代的電子檔案的信息必然產(chǎn)生“代溝”，如何跨越這些技術(shù)“代溝”，讓檔案信息在時(shí)光機(jī)器中長(zhǎng)存、可用，是世界范圍內(nèi)面臨的重大問題。

1.2 電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)更新頻繁。作為計(jì)算機(jī)脫機(jī)備份的存儲(chǔ)介質(zhì)，主要材質(zhì)是磁性載體材料和光盤材料，這兩種材料自從計(jì)算機(jī)誕生以來，更新?lián)Q代的時(shí)間也在不斷縮短。如磁性材料的軟磁盤，經(jīng)歷了8寸盤、5寸盤、3寸盤，到現(xiàn)在已完全被淘汰，存儲(chǔ)其上的信息如何讀出是個(gè)大問題。目前廣泛使用的光盤也同樣經(jīng)歷著不斷升級(jí)換代的發(fā)展。CD系列、DVD系列、藍(lán)光盤等五花八門的品種和用途，令人眼花繚亂，一種存儲(chǔ)介質(zhì)的性能還沒有完全掌握，另一種新介質(zhì)就撲面而來。電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的層出不窮，舊介質(zhì)淘汰的頻繁，無疑又是電子檔案在長(zhǎng)期可讀性方面面臨的一個(gè)重大挑戰(zhàn)。

1.3 電子檔案存儲(chǔ)格式多樣，兼容性受到挑戰(zhàn)。計(jì)算機(jī)形成的信息記錄，可以有多種存儲(chǔ)格式。由于辦公軟件設(shè)計(jì)系統(tǒng)的不同，也就形成了多種存儲(chǔ)格式，軟件設(shè)計(jì)和使用多為了滿足專業(yè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)需求，在通用性、兼容性上考慮不多。對(duì)此，我國(guó)在2002年頒布了《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002），（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)范》）對(duì)電子檔案的格式進(jìn)行了規(guī)范，但規(guī)范推行的效果并不盡如人意。2010年6月，中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院課題組對(duì)全國(guó)30個(gè)省級(jí)檔案館和16個(gè)副省級(jí)檔案館的電子文件移交進(jìn)館情況進(jìn)行了問卷調(diào)查，結(jié)果顯示接收進(jìn)館的電子檔案覆蓋了22種文件格式，“其范圍遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于《規(guī)范》規(guī)定的通用格式”[2]。

為了規(guī)范和統(tǒng)一文件的格式，2009年1月8日的版式技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)研討會(huì)上，中國(guó)電子工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)協(xié)會(huì)發(fā)出了聯(lián)合我國(guó)版式技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域產(chǎn)品與服務(wù)的制造者、使用者、政府和中介組織，成立版式技術(shù)產(chǎn)業(yè)應(yīng)用聯(lián)盟的倡議，得到積極的響應(yīng)。2009年4月9日，版式技術(shù)產(chǎn)業(yè)應(yīng)用聯(lián)盟成立大會(huì)在北京舉行。版式技術(shù)是檔案管理、數(shù)字出版、數(shù)字辦公、數(shù)字印刷、信息發(fā)布等領(lǐng)域的一種重要與核心的技術(shù)。關(guān)系到檔案管理、數(shù)字出版、信息存儲(chǔ)等各個(gè)領(lǐng)域生存和發(fā)展，不但直接威脅重要信息的長(zhǎng)期存儲(chǔ)，也對(duì)原始檔案的保存安全造成嚴(yán)重的影響。在國(guó)際上，微軟和ADOBE等企業(yè)，也在積極推進(jìn)基于其核心技術(shù)的版式技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的國(guó)際化和產(chǎn)品使用的全球化。我國(guó)版式聯(lián)盟的成立，必將推進(jìn)我國(guó)版式技術(shù)的自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)，同樣也將為維護(hù)國(guó)家核心信息安全作出貢獻(xiàn)，但目前成效還沒有顯著呈現(xiàn)。

1.4 電子檔案長(zhǎng)期保存技術(shù)應(yīng)用不成熟。從世界范圍內(nèi)考察，對(duì)于電子檔案長(zhǎng)期保存的技術(shù)仍然沒有非常成熟的技術(shù)推廣，只是有可供選擇的幾種技術(shù)建議使用。如，被大多數(shù)國(guó)家認(rèn)為可使用的技術(shù)策略有遷移、仿真、通用的文件存儲(chǔ)格式、多格式歸檔時(shí)統(tǒng)一轉(zhuǎn)換等。但這些技術(shù)在實(shí)踐應(yīng)用中都存在這樣那樣的缺陷。

人們?nèi)栽诓粩嗵剿髦?，?jù)介紹，IBM公司開發(fā)出一種通用虛擬計(jì)算機(jī)UVC，這種方法與仿真或遷移等技術(shù)存在一定的相似程度，在未來若想讀取某一電子檔案，仍舊需要仿真或者遷移一定的軟硬件程序，只是UVC為其提供了一個(gè)獨(dú)立性的平臺(tái)。但是，這種復(fù)雜技術(shù)是否能夠保證電子檔案的長(zhǎng)期可讀呢？這還未有權(quán)威證明。

2 權(quán)宜之計(jì)的雙套制是有效管理電子檔案長(zhǎng)期可讀的“絆腳石”

“雙套制”和“雙軌制”的出現(xiàn)是以紙質(zhì)為主的傳統(tǒng)檔案載體管理模式向電子檔案管理轉(zhuǎn)換過程中的過渡產(chǎn)物，然而隨著電子檔案的迅速產(chǎn)生，這種過渡時(shí)期的產(chǎn)物已對(duì)電子檔案的發(fā)展產(chǎn)生了越來越多的障礙。

2.1 “雙套制”的存在為電子文件（檔案）取得信任設(shè)了一道難過的坎兒。據(jù)調(diào)查結(jié)果顯示，“在機(jī)構(gòu)大量生成和使用電子文件的前提下，有73.5%機(jī)構(gòu)認(rèn)為電子文件不可以代替文件獨(dú)立行使文件的職能”[3]。雖然這個(gè)數(shù)字是2008年的調(diào)查，但目前的情況并沒有太大的改觀。因?yàn)槲覈?guó)綜合檔案館還沒有正式開始接收電子檔案，還是以紙質(zhì)檔案的管理方式運(yùn)行著。因而文件檔案管理部門從體制到機(jī)制都是套用紙質(zhì)文件（檔案）的管理模式。如，在很多機(jī)構(gòu)當(dāng)中，將電子文件的歸檔與紙質(zhì)文件的歸檔一同進(jìn)行，均于次年6月份完成，這種陳舊滯后的管理思想的沿用對(duì)電子檔案的長(zhǎng)期保存和可利用是非常不利的?！爸灰獙㈦娮游募M(jìn)行了備份就不會(huì)存在危險(xiǎn)”，“只要計(jì)算機(jī)設(shè)備不出現(xiàn)問題，電子文件就是安全的”，這些管理觀念嚴(yán)重影響了電子檔案的存儲(chǔ)質(zhì)量。

2.2 打印輸出的方式無法保障電子文件的完整真實(shí)。電子時(shí)代的雙套制管理模式主要體現(xiàn)的就是紙質(zhì)版本與電子版本的雙套保存，或者將紙質(zhì)原件數(shù)字化為電子版本后保存，或者將電子版本打印輸出后保存，而后者的這一保存方式則嚴(yán)重影響了電子文件的完整性、真實(shí)性和長(zhǎng)期可讀性，實(shí)際上是一種管理上的倒退，使電子檔案的諸多便利和優(yōu)點(diǎn)全部消失。

一方面，打印輸出方式損害了電子文件自身的特殊性。盡管打印出的文件內(nèi)容和我們閱覽電子文件時(shí)的文字內(nèi)容相同，但其本身元數(shù)據(jù)和背景信息就很難完整，必然會(huì)影響數(shù)字檔案長(zhǎng)期可讀性能；

另一方面，印刷技術(shù)的局限性導(dǎo)致部分電子文件的流失。在雙套制管理中，聲音、視頻類電子文件，目前還無法記錄在紙張上。因此，雙套制的管理方式將導(dǎo)致多種形式電子文件的流失。

2.3 傳統(tǒng)公文流程的套用不能滿足電子文件的特殊需求。文件的雙軌制運(yùn)行極易造成公文流轉(zhuǎn)的混亂。電子文件可以突破時(shí)間與地域的限制，通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)收發(fā)文等事務(wù)的辦理，可以簡(jiǎn)化諸多傳統(tǒng)文件流轉(zhuǎn)的手續(xù)，節(jié)省時(shí)間。然而雙套制歸檔模式中，電子公文被當(dāng)做紙質(zhì)文件一樣來對(duì)待，沒有適用于電子文件的流程規(guī)則，使得電子文件的保管成為一種系統(tǒng)的冗余，增加了成本。筆者在某機(jī)關(guān)實(shí)習(xí)時(shí)，發(fā)現(xiàn)該單位用于管理公文的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與用于管理歸檔后的檔案管理軟件系統(tǒng)是分開使用的，互不關(guān)聯(lián)，這種現(xiàn)象在實(shí)踐中并不少見。這實(shí)際上是電子文件與電子檔案管理軟件的設(shè)計(jì)理念和流程仍然停留在模仿紙質(zhì)管理的模式。

3 頂層設(shè)計(jì)和頂層推動(dòng)的滯后是影響電子檔案長(zhǎng)期可讀的關(guān)鍵因素

頂層設(shè)計(jì)原本只是一個(gè)工程學(xué)術(shù)語，現(xiàn)用意多為統(tǒng)籌規(guī)劃，總體布局的具體化。2006年，馮惠玲教授提出“加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，制定和實(shí)施我國(guó)電子文件管理的國(guó)家戰(zhàn)略已經(jīng)迫在眉睫”[4]，這一倡議的提出將電子文件管理推上了理論研究和實(shí)踐探索的前沿。2009年，馮惠玲教授同其課題組進(jìn)一步提出，我國(guó)電子文件宏觀管理應(yīng)秉承“統(tǒng)攬全國(guó)、政策引導(dǎo)、融合發(fā)展、綜合治理”的十六字發(fā)展方針，進(jìn)一步明確了電子文件管理的整體計(jì)劃。盡管提出了這些新的理論思想，但是，目前的研究卻“不接地氣”，“重電子文件管理國(guó)家戰(zhàn)略‘頂層設(shè)計(jì)頂層研究，缺乏與‘底層的整合的研究”[5]，理論被懸于空中而與實(shí)踐脫節(jié)，起不到應(yīng)有的作用。

3.1 國(guó)家層面的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)過于宏觀，可操作性差?，F(xiàn)有法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)多是綜合性規(guī)范，指導(dǎo)性不強(qiáng)，導(dǎo)致各省市“本地化”發(fā)展。至2011年11月7日，周文泓學(xué)者曾對(duì)全國(guó)范圍的省、自治區(qū)、直轄市的電子文件規(guī)范進(jìn)行了檢索分析，一共檢索出17個(gè)省級(jí)地方政府頒布的21份電子文件歸檔管理制度。他將這21份電子文件管理制度歸納為4種管理方式，即以上海為代表的“先鋒型”；以遼寧、天津、北京為代表的“修訂型”；以廣東為代表的“創(chuàng)新型”；還有一類“融合型”[6]。本地化發(fā)展固然是好的，俗話說，“適合自己的才是最好的”，但這給電子文件的統(tǒng)一管理帶來了困難。這也就解釋了為什么《規(guī)范》在出臺(tái)之后，調(diào)研人員仍舊發(fā)現(xiàn)電子文件的保存格式遠(yuǎn)比規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)格式多得多。

此外，電子文件管理的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容上多數(shù)仍舊在套用傳統(tǒng)檔案的管理模式。比如，《規(guī)范》中7.2.3規(guī)定“電子文件的歸檔范圍參照國(guó)家關(guān)于紙質(zhì)文件材料歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行”。電子檔案歸檔數(shù)量的統(tǒng)計(jì)也還沿用“卷”做計(jì)量單位?！皣?guó)家標(biāo)準(zhǔn)將電子文件作為一個(gè)有形物理實(shí)體加以定義和規(guī)范，其整個(gè)標(biāo)準(zhǔn)制定過程凸現(xiàn)出是在紙質(zhì)世界中完成的?！盵7]

電子檔案與紙質(zhì)檔案的管理存在很大的不同，但我國(guó)現(xiàn)行的《中華人民共和國(guó)檔案法》以及1996年修訂，都對(duì)電子文件（檔案）的管理只字未提，這種針對(duì)電子檔案管理規(guī)定的缺位，必須在即將修訂的《檔案法》中重點(diǎn)關(guān)注。

3.2 頂層領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)缺失，基層實(shí)踐各自發(fā)展。2009年12月，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳聯(lián)合頒布的《電子文件管理暫行辦法》中提到“建立國(guó)家電子文件管理部際聯(lián)席會(huì)議制度，由中共中央辦公廳牽頭，國(guó)務(wù)院辦公廳、國(guó)家發(fā)展和改革委員會(huì)、工業(yè)和信息化部、財(cái)政部、國(guó)家檔案局、國(guó)家保密局、國(guó)家密碼管理局、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)等相關(guān)部門為成員單位，負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)全國(guó)電子文件管理工作”， [8]雖有此會(huì)議制度，卻沒有確立一個(gè)權(quán)威的龍頭部門來統(tǒng)籌規(guī)劃全國(guó)的電子文件管理工作，這仍舊是各司其職，整體的管理需求被分割凌亂，違背了電子文件系統(tǒng)管理原則。

頂層領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的欠缺導(dǎo)致了電子文件在實(shí)踐過程中缺乏有效的指導(dǎo)監(jiān)督力量。目前，電子文件中心建設(shè)儼然有一種“燎原之勢(shì)”，出現(xiàn)了“江蘇模式”、“天津模式”、“安徽模式”等比較有代表性的模式，然而，由于地區(qū)發(fā)展的不平衡，每種模式間也存在著較大差異。缺乏領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)的指導(dǎo)，多種模式各自發(fā)展，雖然具有本地特色，但容易出現(xiàn)“信息孤島”現(xiàn)象，在未來的發(fā)展中多種模式難以統(tǒng)一。

3.3 頂層推動(dòng)滯后，文檔分段管理依舊。馮惠玲教授提出了電子文件管理的國(guó)家戰(zhàn)略，但其理論在實(shí)踐中的執(zhí)行仍困難重重。盡管關(guān)于電子文件（檔案）管理研究得較多，如果國(guó)家的體制、機(jī)制不做出反應(yīng)，那么，這些理論研究也就失去價(jià)值，對(duì)實(shí)踐的發(fā)展也沒有太大意義。

文檔分段管理，使得檔案的質(zhì)量和功能難以保障。如，現(xiàn)行期的文件流轉(zhuǎn)管理與歸檔后管理前后兩段缺乏銜接和協(xié)同，需要在前端實(shí)現(xiàn)的功能往往因?yàn)槁毮芊纸缍y以實(shí)現(xiàn)，這在元數(shù)據(jù)的管理和維護(hù)上問題是最為突出的。

歸根結(jié)底，影響我國(guó)電子檔案長(zhǎng)期可讀性的根本障礙是適用于電子檔案的管理體制沒有建立起來，而是被強(qiáng)行嵌入到了傳統(tǒng)的檔案管理體制中。體制的障礙解決了，技術(shù)上、管理上的障礙就會(huì)迎刃而解。

參考文獻(xiàn)：

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[8]羅灤，傅榮校.電子文件管理機(jī)制與傳統(tǒng)檔案管理機(jī)制比較研究[J].浙江檔案，2012（9）：14.

（作者單位：趙淑梅，遼寧大學(xué)歷史學(xué)院；楊璐，中國(guó)人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院 來稿日期：2013-10-18）