□ 陳 淼

在企業(yè)采購管理中，商品成本和供應風險是采購人員關注的核心問題。由此將企業(yè)采購戰(zhàn)略分為4種類型，即策略型，低成本低風險；杠桿型，高成本低風險；關鍵型，低成本高風險；戰(zhàn)略型，高成本高風險。辦公用品多屬于低值易耗品，單價小總費用低，且供應商眾多，斷供風險小。因此，辦公用品采購屬于低成本低風險型，宜采用策略型戰(zhàn)略?；诘统杀镜目紤]，企業(yè)采購辦公用品應該按照標準化、規(guī)范化、程序化的原則，通過電子商務平臺，設計符合本企業(yè)實際的采購系統(tǒng)，簡化和規(guī)范采購流程。

辦公用品電子采購的采購方式主要通過招標或其他方式進行采購尋源，采購部門集中統(tǒng)一實施采購，依據(jù)尋源結(jié)果與供應商簽訂供應協(xié)議。各需求部門按照供應商提供的圖片式采購目錄，確定本次采購具體物資需求的種類、預估數(shù)量，編制采購物資需求計劃。采購部門基于階段消耗情況對各部門需求計劃進行審批及統(tǒng)計分析，匯總需求信息并保證信息的完整性、準確性，在采購平臺上創(chuàng)建采購訂單，并通過商務平臺實現(xiàn)與供應商間的采購訂單信息共享，從而使供應商及時對采購訂單進行響應。供應商在電子商務平臺上確認采購訂單后，便可依據(jù)訂單中的相關配送信息進行備貨，并按照約定時間及指定地點安排配送。需求部門對配送物資進行現(xiàn)場驗收，確認收貨后，供應商在線列出辦公用品清單、價格和總費用，采購部門便可在系統(tǒng)中鏈接到網(wǎng)絡銀行完成支付。

在傳統(tǒng)方式下，公司每年通過比價確定供應商，并按季度組織采購。在各部門提報采購計劃前，需要由供貨商先提供辦公用品的價格變化情況，各部門根據(jù)公司確定的采購范圍和價格，在預算范圍內(nèi)向綜合處提報需求計劃，由綜合處審定后向供應商發(fā)出采購需求。供應商根據(jù)需求提供對應的辦公用品，并由各部門負責驗貨簽收。最后與供應商核對單據(jù)并進行結(jié)算。

傳統(tǒng)采購方式主要有以下問題：一是辦公用品品種多、型號多以及公司零庫存的要求，辦公用品需求只能通過采購目錄進行辨識，可能出現(xiàn)部門需求和實物不對應的情況。二是商品采購存在著一定的隨機性、不確定性和滯后性。三是采購部門在計劃制定、單據(jù)審核和結(jié)算上還采用一般辦公軟件和人工核算相結(jié)合的方式，工作效率不高。以上問題不僅導致采購周期和結(jié)算時間延長，并且增加了采購部門的壓力。由于需求與實物不匹配，以及需求的多樣性，采購部門不得不投入額外的精力去解決退換貨問題，或者實施單獨采購，由此增加了采購時間和人工成本，對正常工作秩序的維護和工作效率的提升高產(chǎn)生較大影響。

電子采購模式則可以讓相關工作人員隨時了解、掌握辦公用品的采購和消耗情況，分析、比較歷史和實時數(shù)據(jù)，實現(xiàn)采購工作全面、實時監(jiān)督與控制，加大了采購管控力度。在電子商務平臺上，各類辦公用品圖文并茂，品種、價格、型號、規(guī)格等一目了然，通過實施電子采購，對照所需物品的實物照片、實時價格進行采購下單，避免了過去現(xiàn)場詢價、紙上統(tǒng)計、手工計算等復雜環(huán)節(jié)，使采購工作更加準確便捷。同時，針對辦公用品種類多、數(shù)量多的特點，運用電子采購可以規(guī)范采購流程，簡化中間環(huán)節(jié)，提高采購效率，降低采購成本，高效快捷地完成采購任務。

可見，辦公用品電子采購一方面具有規(guī)模和批量優(yōu)勢，能夠享受較大的價格優(yōu)惠，降低了采購成本，并且商品質(zhì)量和及時到貨率均能得到保證；另一方面實現(xiàn)了與電子商務的有機結(jié)合，充分滿足了采購需求，降低了退換貨率，提高了工作效率，確保了公司效益最大化。因此，實施辦公用品電子采購具有現(xiàn)實可行的意義，符合現(xiàn)代企業(yè)物資采購的發(fā)展方向。