王超慧

摘 要：公文處理工作是高職院校辦公室工作的一項重要內(nèi)容。本文從目前學(xué)院公文處理工作實際情況出發(fā)，提出在日常公文處理工作中存在的問題，進(jìn)一步分析辦文中出現(xiàn)此類問題的原因，從而提出有效的解決方案，爭取在今后的辦文中更加規(guī)范高效，進(jìn)一步提升學(xué)院內(nèi)部管理文化。

關(guān)鍵詞：公文；處理；規(guī)范

公文處理是高校辦公室日常工作中的一項重要內(nèi)容，也是學(xué)校內(nèi)部管理文化的重要體現(xiàn)。公文處理工作是否規(guī)范直接影響到學(xué)院的辦事效率和形象。新的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（以下簡稱《條例》）已于2012年4月16日由中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳發(fā)布，2012年7月1日起正式施行。學(xué)院辦公室實行新《條例》至今已經(jīng)有兩年多的時間，在工作中對改進(jìn)文風(fēng)，整合黨政機(jī)關(guān)資源，進(jìn)一步提高公文處理效率產(chǎn)生了重大意義。做好高職院校公文處理工作，就要適應(yīng)新時期、新形勢下對公文處理工作提出的新要求，學(xué)習(xí)掌握新法規(guī)，進(jìn)一步提高公文處理能力。

就學(xué)院辦公室目前辦文情況來看，收文渠道主要來自教育主管部門、本級行政主管部門及相關(guān)兄弟單位，年收文數(shù)量大約在1200份以上，與此同時，學(xué)院內(nèi)部年發(fā)文量在百份以上。總體來說，公文處理工作具有數(shù)量多、涉及內(nèi)容廣、業(yè)務(wù)量大的特點。近年來，學(xué)院進(jìn)一步貫徹落實中央及省市關(guān)于改進(jìn)文風(fēng)的意見，嚴(yán)格規(guī)范和控制發(fā)文，遵循“少而精”的原則，進(jìn)一步精簡文件數(shù)量和篇幅，把工作重點放在深入實際、深入群眾，集中精力研究和解決實際問題上；不斷加強(qiáng)對省情特點和工作規(guī)律的研究把握，把中央精神和我省實際緊密結(jié)合起來，切實提高文件質(zhì)量。但在日常辦公室公文處理工作中，仍存在一些問題，需要加以重視并改進(jìn)。

一、在工作實際中遇到的辦文方面存在的問題

（一）公文處理程序不規(guī)范。公文制發(fā)順序不規(guī)范，職能部門起草的文件未經(jīng)辦公室審核，直接呈送領(lǐng)導(dǎo)批閱，再交由辦公室發(fā)文，導(dǎo)致辦文程序“倒流”，影響了工作效率。領(lǐng)導(dǎo)批辦完的文件交由部門承辦時，未能及時督查部門執(zhí)行情況；對于一些要求由多個部門協(xié)商完成的事項，往往不了了之，導(dǎo)致政令不行。

（二）公文質(zhì)量不高。部分草擬公文存在情況不夠清楚，觀點不夠鮮明，結(jié)構(gòu)不夠嚴(yán)謹(jǐn)，條理不夠清楚，表述拐彎抹角，字詞搭配不當(dāng)，標(biāo)點運用不妥等問題，對公文整體質(zhì)量帶來影響。公文用詞用語不恰當(dāng)，文字表述前后矛盾，人名、地名、數(shù)字、引文、計量單位、簡稱運用不規(guī)范，也有因文字校對不細(xì)心而造成的錯字別字、掉字漏字、多出無用字的現(xiàn)象，使公文表達(dá)的意思不準(zhǔn)確、不清楚甚至截然相反，影響了公文的處理。

（三）公文格式不規(guī)范。從日常收到的上級及各機(jī)關(guān)單位、部委辦局的文件來看，不規(guī)范的現(xiàn)象仍然很多。主要表現(xiàn)在：文種使用不正確，如：應(yīng)當(dāng)用“函”的用成了“報告”或者“請示”，應(yīng)當(dāng)用“請示”的卻用成了“報告”；文件的各要素標(biāo)注不全或使用不正確，如：有的上報文件使用文頭不對、沒有標(biāo)注簽發(fā)人和“聯(lián)系人和聯(lián)系電話”；引用文件不規(guī)范，將引用的文件標(biāo)題中的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)在書名號外，甚至沒有發(fā)文機(jī)關(guān)，沒有標(biāo)發(fā)文字號。最新的公文格式已將主題詞這一要素去掉，但很多部門發(fā)文依然沿用老的辦法和規(guī)定，沒有及時更新辦文思想。

二、辦文過程問題原因分析

（一）思想認(rèn)識不夠，公文規(guī)范意識薄弱。辦公室辦文人員對公文的認(rèn)識有偏差，沒有認(rèn)識到公文是實施領(lǐng)導(dǎo)和管理、依法行政的重要手段和工具，辦文能力是每一個工作人員必備的基本能力。公文規(guī)范化工作能否抓好，文秘人員的思想認(rèn)識和業(yè)務(wù)水平是決定性因素，否則公文規(guī)范化就是一句空話。有的辦文人員忽視公文規(guī)范化問題，認(rèn)為所寫文章只要領(lǐng)導(dǎo)滿意就是好公文，對公文的文種、格式等問題覺得無足輕重。

（二）公文知識匱乏，缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)。高校的秘書人員雖然是具有較高的學(xué)歷，但是大多數(shù)未受過專門的業(yè)務(wù)訓(xùn)練。辦理公文的工作人員并非文秘專業(yè)，往往沿用傳統(tǒng)思維和經(jīng)驗處理文件，對一些不規(guī)范的環(huán)節(jié)沒有明確認(rèn)識。沒有及時學(xué)習(xí)新知識，改進(jìn)工作方法，缺乏專人對辦文人員的公文知識培訓(xùn)。因此，必須加強(qiáng)對辦文人員的培訓(xùn)，盡快提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和水平。

（三）制度建設(shè)不完善，缺乏規(guī)范機(jī)制。單靠個人經(jīng)驗和覺悟去處理問題難免顧此失彼，出現(xiàn)問題也難以追究責(zé)任。沒有一套完整的辦文制度體系，就無法實現(xiàn)公文處理的科學(xué)規(guī)范化。公文處理環(huán)節(jié)眾多，且環(huán)環(huán)相扣不可分割，形成一個有機(jī)的整體。整個公文處理過程，哪一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都會給學(xué)院整體工作帶來影響，所以應(yīng)該對每一個處理環(huán)節(jié)都有明確的規(guī)定，形成辦文規(guī)范機(jī)制。

三、新時期新形勢下，就進(jìn)一步做好學(xué)院公文處理工作，提出以下幾點建議：

（一）修訂《公文處理辦法》，適應(yīng)新形勢下對公文處理工作提出的要求。要建立一套嚴(yán)密健全的制度，參照國務(wù)院辦公廳《公文處理工作條例》中對“公文種類”“公文格式”“行文規(guī)則”“公文擬制”“公文辦理”“公文管理”提出的要求，結(jié)合學(xué)院辦公室工作實際，制定公文處理實施細(xì)則，嚴(yán)格規(guī)范辦文程序。比如，制發(fā)學(xué)院紅頭文件，必須經(jīng)過辦公室審稿，分管領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)院負(fù)責(zé)人簽發(fā)，否則一律不予印發(fā)。對業(yè)務(wù)部門送交的公文，辦公室按照規(guī)定進(jìn)行審核把關(guān)，確保在格式和內(nèi)容上符合相關(guān)要求。通過修訂制度，在保證學(xué)院日常工作正常運轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)上，最大限度發(fā)揮公文在重大決策和重要工作部署貫徹落實上的積極作用。

（二）增強(qiáng)公文規(guī)范意識，形成辦文規(guī)范機(jī)制。學(xué)院公文處理工作涉及到方方面面，需要各部門和相關(guān)人員的共同努力。這就要求凡是接觸公文處理工作的有關(guān)人員，都必須樹立公文規(guī)范意識，重視辦文工作，嚴(yán)格執(zhí)行公文處理工作規(guī)范，注重辦文工作每一個細(xì)節(jié)。一是要對辦公室人員的專業(yè)培訓(xùn)，二是對其他職能部門人員的規(guī)范培訓(xùn)，三是對指揮辦文工作的領(lǐng)導(dǎo)培訓(xùn)。目前，辦公室對內(nèi)進(jìn)行了三次公文規(guī)范化培訓(xùn)，對辦公室工作和公文處理工作質(zhì)量的提高起到了很大作用，但是還需要在學(xué)院內(nèi)部開展相關(guān)公文知識培訓(xùn)，才能有效地形成合力，使公文處理工作走上規(guī)范化道路。

（三）強(qiáng)化文字運用能力，提高公文質(zhì)量。一要領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，明確發(fā)文主旨。主動參加會議，了解一個時期領(lǐng)導(dǎo)安排的工作重點、工作要求、工作措施。帶著疑問去征詢領(lǐng)導(dǎo)指示，以澄清一些模糊問題，獲得有關(guān)解決措施。認(rèn)真調(diào)查研究，儲備素材觀點。二要主動收集材料。材料包括綜合情況、重要數(shù)據(jù)、生動事例及重要思想觀點。分析材料最重要的是要發(fā)現(xiàn)新情況、新問題，并善于從常人不以為然的現(xiàn)象中發(fā)現(xiàn)有重大價值的東西，善于從表象看到實質(zhì)。三要精心設(shè)計結(jié)構(gòu)。做到綱目清楚、思路貫通，層次清晰、段落完整，銜接緊密、符合邏輯，開頭明快、結(jié)尾有力。

（四）開發(fā)學(xué)院網(wǎng)上公文流轉(zhuǎn)平臺，切實提高文件處理效率。傳統(tǒng)公文流轉(zhuǎn)存在效率低、打印機(jī)和紙張損耗量大的弊端，隨著信息化的加強(qiáng)，傳統(tǒng)的模式已不能適應(yīng)瞬息萬變的信息社會。如何進(jìn)一步提高工作效率，加快學(xué)院內(nèi)部信息溝通，輔助領(lǐng)導(dǎo)更加快速、準(zhǔn)確地決策，更需要一個快速有效的自動化系統(tǒng)。通過實現(xiàn)工作流程的自動化，開發(fā)適應(yīng)學(xué)院實際的文件流轉(zhuǎn)規(guī)范系統(tǒng)，從而更加有效地做好各項服務(wù)工作。網(wǎng)上流轉(zhuǎn)能夠大大節(jié)約人力成本，有效縮短傳閱文件路程所耗費的時間，減少耗材，節(jié)約用紙，打造低碳辦公，從根本上提升工作效率。

近年來，學(xué)院完善和規(guī)范公文處理工作，提高黨政公文質(zhì)量，努力實踐辦公室做好“三服務(wù)”工作的宗旨，不斷發(fā)揮辦公室輔助決策和助手作用。堅持制度化、規(guī)范化辦文，探索和創(chuàng)新方法，在適應(yīng)新形勢和任務(wù)的要求下，辦公室辦文工作將在新的起點上實現(xiàn)新突破。

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