劉國輝

【摘 要】組織機構(gòu)代碼電子檔案是當前代碼管理體系發(fā)展過程中所呈現(xiàn)出的技術(shù)，該技術(shù)的出現(xiàn)極大的提升了電子檔案管理所具有的水平，同時對于管理機構(gòu)電子代碼的管理水平來說，也起到了良好的促進作用。但是，在使用電子檔案系統(tǒng)的過程中，極有可能會產(chǎn)生一種依賴性，同時還存在著信息不穩(wěn)定等方面的隱患因素，這直接對于整個電子檔案的安全性造成了較大的問題。本篇文章主要針對代碼電子檔案的安全問題以及相應的對策進行了全面詳細的探討，以期為我國的組織機構(gòu)代碼發(fā)展作出貢獻。

【關鍵詞】組織機構(gòu)代碼電子檔案；安全問題；對策

組織機構(gòu)代碼電子檔案主要是形容我國各個不同部分的管理機構(gòu)本身在進行各方面的電子檔案信息變化的過程中，直接通過數(shù)字化的形式來進行轉(zhuǎn)化，將各方面的信息直接利用電子化的存儲技術(shù)來進行管理，由于電子檔案本身主要是利用計算機技術(shù)來進行操作，那么該技術(shù)也就有了遠比傳統(tǒng)紙質(zhì)技術(shù)更高的優(yōu)勢。但是必須要加以重視的是，數(shù)據(jù)化管理模式雖然有著較大的優(yōu)勢，但是在操作過程中也同樣存在著部分不穩(wěn)定因素，例如操作失誤、病毒、丟失、數(shù)據(jù)損壞等現(xiàn)象。下文主要針對組織代碼電子檔案的安全問題以及相應的對策進行了全面詳細的探討。

1.影響組織機構(gòu)代碼電子檔案安全性的不利因素

1.1計算機軟硬件的設備故障和人為失誤

由于電子檔案本身在實際使用的過程中，必須要通過計算機的軟硬體輔助支持之下，才能夠切實有效的實現(xiàn)目的。而計算機系統(tǒng)本身主要是由多個不同的部分所組成，每個不同部分都有著不同的特性，但是總體上來說是極為薄弱的，如果說任何一個部分遭到破壞，那么都有可能會導致破壞現(xiàn)象出現(xiàn)，例如：數(shù)據(jù)本身在進行輸入的過程中，極易由于各方面的主觀因素影響而出現(xiàn)錯誤輸入的現(xiàn)象；應用軟件被非法目的人員或者是病毒的侵害下出現(xiàn)盜用、篡改的現(xiàn)象；計算機硬件設備之中的電子線路、芯片等設備線路極易由于磕碰或者是振動影響而出現(xiàn)損壞現(xiàn)象。

在以上這類主觀人為破壞因素出現(xiàn)之后，其計算機中存儲的電子檔案便極有可能出現(xiàn)損壞、丟失等現(xiàn)象，這直接使得不可挽回的損失現(xiàn)象出現(xiàn)。此外，由于電子檔案本身主要的形成方式都是人機交互之后所得出的，那么在人機交互的過程中，操作人員本身就必須要保證輸入指令所具有的精確性，但是在這樣的情況下，就無法百分之百確保操作的正確性。例如： 操作人員在進行操作的過程中，由于操作的不當，或者是其他方面的原因，直接導致安全漏洞的出現(xiàn)，如果說用戶本身在這一過程中所呈現(xiàn)出來的安全意識不強，甚至于將口令密碼等重要的安全措施交給他人或者是共享，這都會導致安全隱患情況的出現(xiàn)，這些現(xiàn)象都會對于整個電子檔案系統(tǒng)所具有的安全性帶來影響。

1.2計算機病毒與黑客的攻擊

計算機病毒已經(jīng)成為了當今互聯(lián)網(wǎng)之中出現(xiàn)極為頻繁的系統(tǒng)殺手，當病毒被下載、植入到計算機系統(tǒng)之后，病毒本身就會在計算機之中開始通過各個方面的途徑來對于計算機的軟件、數(shù)據(jù)等造成破壞，嚴重情況下甚至會使得硬件設備受到損壞。當這類現(xiàn)象出現(xiàn)之后，電腦系統(tǒng)本身也就極易出現(xiàn)系統(tǒng)受損、癱瘓的情況。而當計算機在遭遇到這類病毒之后，實際上是沒有辦法在短時間內(nèi)完全清除，導致這部分原因出現(xiàn)則是由于病毒本身的更新速度遠遠超出了其他殺毒軟件的更新速度。除此之外，還有部分情況下，黑客直接通過自身精湛的入侵技術(shù)，來利用網(wǎng)絡進行違法活動，這部分人群會尋找系統(tǒng)軟件之中所存在的漏洞來執(zhí)行攻擊，并且通過口令破譯以及密碼授權(quán)非法獲得形式，來得到相應的全線。當黑客本身對于某些極為重要的電子檔案進行使用后，就會導致檔案的使用者以及本件作者都受到極大的損害，嚴重情況下甚至可能會蒙受較大的經(jīng)濟損失。

1.3電子檔案的存儲載體的保護技術(shù)問題

電子檔案的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤。聚酯底基是磁盤和磁帶的支持體。聚酯底基具有易產(chǎn)生靜電而吸引塵埃導致卷曲、易與磁粉脫離、伸長后不易恢復等缺點。粘和劑起著連接底基和磁粉的作用，它具有易熱脹冷縮、磨損、脫落、粘連、生霉等缺點，直接影響信息再現(xiàn)。磁粉中的磁性氧化物顆粒的剩磁感應強度是記錄和再現(xiàn)信息的決定因素，它極易受外磁場影響而導致退磁、消磁等。光盤是利用激光進行信息存取的，它呈圓盤狀，由盤基、記錄介質(zhì)和保護層等部分組成。目前光盤常用的記介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物以及一些在激光熱效應作用下易產(chǎn)生物化性質(zhì)變化的材料。這些材料不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應。電子檔案的載體材料的這些特點，決定了電子檔案容易受外部環(huán)境的影響。

2.加強電子檔案安全性的管理措施

2.1健全的制度是電子檔案安全的保證

建立并執(zhí)行一整套科學、合理、嚴密的管理制度，把電子檔案的安全責任貫穿在電子檔案的形成、處理、收集、積累、整理、保管和利用等各個環(huán)節(jié)。對于維護電子檔案的安全十分重要。如：明確電子檔案的制作過程各級人員職責、制訂電子檔案存貯、電子檔案應用制度。

2.2充分采用備份技術(shù)

所謂“備份”，是指為電子檔案制作一份或幾份相同的拷貝，并將拷貝后的電子檔案放在一個安全的地方，一旦原文件被破壞，還有相同的備份文件可以取而代之，這樣就可避免因文件被毀所帶來的重大損失。為了防止存檔載體物理性能變化或設備故障而丟失信息，電子檔案的備份系統(tǒng)可以從硬件級備份、軟件級備份、人工級備份三個層次入手，每年應對備份磁帶或光盤進行抽檢，抽檢比率不低20%，每年對電子檔案的讀取、處理設備的更新情況進行一次檢查登記，這種多層次的綜合應用才能達到理想的備份目的，做到萬無一失。

2.3運用“防火墻”技術(shù)，防止非法訪問或病毒入侵

所謂“防火墻”是一種訪問控制技術(shù)。它可防止其它系統(tǒng)的網(wǎng)上用戶對該機構(gòu)信息資源的非法訪問，也可以阻止該機構(gòu)的信息從機構(gòu)的網(wǎng)絡上非法輸出。防火墻的安全保障能力僅限于網(wǎng)絡邊界，它是通過在網(wǎng)絡邊界上建立起來的相應的網(wǎng)絡通信監(jiān)控系統(tǒng)，監(jiān)測所有通過防火墻的數(shù)據(jù)流，凡是符合事先制定的網(wǎng)絡安全規(guī)定的信息允許通過，不符合的就拒于墻外，從而使被保護網(wǎng)絡的信息、結(jié)構(gòu)不受侵犯，實現(xiàn)網(wǎng)絡的安全，保護網(wǎng)上電子檔案的原始性、真實性。實現(xiàn)防火墻功能所用的技術(shù)主要有：數(shù)據(jù)包過濾、應用網(wǎng)關和代理服務等。與此同時，防止計算機病毒入侵也是保護電子檔案的重要內(nèi)容。它包括預防和殺毒兩個方面。為了防止病毒入侵，要杜絕合作非法軟件及不隨意從網(wǎng)絡上下載軟件。同時還必須在計算機系統(tǒng)安裝殺毒軟件。并且還要不斷升級更新殺毒軟件。以確保網(wǎng)絡與系統(tǒng)的安全，確保組織機構(gòu)代碼電子檔案的真實性的安全性。

3.結(jié)語

綜上所述，組織機構(gòu)代碼的電子檔案安全，主要是貫穿于各個不同的工作環(huán)節(jié)之中，要使得整個管理體系能夠得到較高的安全體系保障，那么才能夠使得電子檔案問題能夠得以極大的提升，并且推動組織機構(gòu)代碼電子檔案問題的業(yè)務能力提升，那么電子檔案之中所可能存在的各方面問題得以解，組織機構(gòu)電子檔案本身也在能夠在這一行業(yè)領域之中發(fā)揮出更加重要的作用。 [科]

【參考文獻】

[1]李娜.淺談高校電子檔案的交接、認定、整理和保護[A].河北省首屆社會科學學術(shù)年會論文專輯[C].2007.

[2]余夷.電子檔案的安全和管理[A].貴州省檔案學會2008年年會論文集[C].2008.

[3]王愛萍，安景麗.電子檔案是企業(yè)檔案工作發(fā)展的必然趨勢[A].河南省建筑業(yè)行業(yè)優(yōu)秀論文集（2004）[C].2004.