趙志強(qiáng) 王 喆* 張 偉 黃 松 吳 兵

流程管理在醫(yī)學(xué)院校試劑耗材管理中的應(yīng)用探討

趙志強(qiáng)①王 喆①*張 偉①黃 松①吳 兵①

目的：提高試劑耗材管理的能力和水平，更好地為醫(yī)學(xué)院校教學(xué)科研工作提供支撐。方法：運(yùn)用流程管理理論，通過(guò)先進(jìn)的信息技術(shù)手段構(gòu)建試劑耗材管理平臺(tái)。結(jié)果：基于流程管理的試劑耗材管理平臺(tái)投入使用并穩(wěn)定運(yùn)行。結(jié)論：醫(yī)學(xué)院校試劑耗材流程管理可最大限度地節(jié)約人力和財(cái)力，加快采購(gòu)速度，有效提高采購(gòu)效率和采購(gòu)質(zhì)量。

醫(yī)學(xué)院校；試劑耗材；流程管理

趙志強(qiáng),男,(1979- ),博士，副研究員。首都醫(yī)科大學(xué)設(shè)備與實(shí)驗(yàn)室管理處，從事設(shè)備與實(shí)驗(yàn)室管理工作。

[First-author’s address]Department of Equipment and Laboratory Management, Capital Medical University, Beijing 100069, China.

醫(yī)學(xué)院校在試劑耗材的管理和使用上存在著數(shù)量大、品種多、采購(gòu)周期短、技術(shù)條件高以及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格等特點(diǎn)[1]。試劑耗材是醫(yī)學(xué)院校教學(xué)科研工作的重要物質(zhì)基礎(chǔ)，但存在的管理漏洞不僅會(huì)給教學(xué)科研過(guò)程增加成本，而且會(huì)影響教學(xué)的質(zhì)量以及科研活動(dòng)的進(jìn)程和效果[2]。試劑耗材的管理是醫(yī)學(xué)院校實(shí)驗(yàn)室管理工作中的一項(xiàng)經(jīng)常性工作，必須建立和完善一套科學(xué)性、可操作性的管理辦法。而試劑耗材管理的好壞，直接關(guān)系到醫(yī)學(xué)院校資金的使用效益和實(shí)驗(yàn)結(jié)果的真實(shí)準(zhǔn)確。

1 流程管理概述

流程管理是對(duì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理、分析、完善和監(jiān)控，通過(guò)對(duì)業(yè)務(wù)流程的不斷優(yōu)化，有效降低業(yè)務(wù)處理成本，提高業(yè)務(wù)處理效率，進(jìn)而提升決策反應(yīng)能力。其核心是持續(xù)性流程分析和改進(jìn)，從而提高核心流程的工作效率，最終實(shí)現(xiàn)效益最大化[3]。

隨著市場(chǎng)環(huán)境與組織模式的變化，流程管理在以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代社會(huì)信息化背景下越發(fā)顯示出其威力和效用。醫(yī)學(xué)院校通過(guò)流程管理可取得如下成效：①減少跨部門協(xié)調(diào)，削減溝通成本；②減少流程非增值步驟和等待時(shí)間，消除不必要移動(dòng)；③最重要是簡(jiǎn)化和整合流程，提高工作效率。

1.1 流程管理的特點(diǎn)

流程管理包含規(guī)范流程、優(yōu)化流程和再造流程。流程管理是系統(tǒng)化、不斷提升的管理方法，是對(duì)原有流程的規(guī)范和優(yōu)化，對(duì)于不再適合的流程要進(jìn)行重新設(shè)計(jì)[4]?；谙冗M(jìn)信息技術(shù)和相關(guān)技術(shù)，流程管理實(shí)現(xiàn)了各管理要素的有效整合，工作流程無(wú)縫銜接，減少工作的層級(jí)結(jié)構(gòu)，上下層級(jí)溝通迅速，信息傳遞的失真度低，消除不增值的活動(dòng)[5]。

1.2 核心流程的規(guī)范

規(guī)范化的流程是實(shí)施流程管理的基礎(chǔ)，針對(duì)在流程管理中的實(shí)施難度，需要選擇核心流程予以規(guī)范，根據(jù)實(shí)施的情況逐步將所有的工作進(jìn)行流程化的管理。通過(guò)在工作流程上的改進(jìn)，使高校試劑耗材購(gòu)置管理、工作質(zhì)量、工作效率最優(yōu)化，形成可降低成本、節(jié)約時(shí)間的高校試劑耗材流程管理模式與運(yùn)行機(jī)制。

2 構(gòu)建基于流程管理的試劑耗材管理平臺(tái)

試劑耗材在醫(yī)學(xué)院校的教學(xué)科研中起著重要的作用，隨著教學(xué)和科研水平的不斷提高，試劑耗材品種越來(lái)越多。根據(jù)該項(xiàng)工作特點(diǎn)對(duì)試劑耗材的管理采取以流程管理為核心的新型管理模式，構(gòu)建基于互聯(lián)網(wǎng)遴選入圍、統(tǒng)一管理、分散采購(gòu)、嚴(yán)格驗(yàn)收和集中結(jié)算的試劑耗材管理平臺(tái)。

2.1 試劑耗材管理平臺(tái)設(shè)計(jì)原則

(1)服務(wù)性原則。強(qiáng)化對(duì)試劑耗材管理的目的是為學(xué)校的教學(xué)科研工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)[6]。教師可隨時(shí)利用網(wǎng)絡(luò)終端選購(gòu)所需的試劑耗材，查詢相關(guān)試劑耗材的購(gòu)置進(jìn)程，并只需簽字確認(rèn)并提供經(jīng)費(fèi)來(lái)源即可，管理人員將集中辦理財(cái)務(wù)結(jié)算手續(xù)，使教師從繁瑣的行政事務(wù)中解脫出來(lái)，將更多的時(shí)間投入到教學(xué)和科研工作中。

(2)信息公開(kāi)原則。信息公開(kāi)是保障試劑耗材的購(gòu)置公平、公正以及提高工作效率與效益的有效手段。①所有試劑耗材的購(gòu)置管理均通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)；②所有定點(diǎn)供應(yīng)商和產(chǎn)品的信息均在網(wǎng)上公開(kāi)；③管理人員對(duì)各流程的操作記錄，如訂單管理、資金管理以及驗(yàn)收管理等均可在網(wǎng)上實(shí)時(shí)查詢。充分利用流程管理方法將各工作環(huán)節(jié)科學(xué)銜接，保證學(xué)校經(jīng)費(fèi)的使用安全。

(3)效率提高原則。將試劑耗材的選擇權(quán)交給教師，將購(gòu)置進(jìn)程可在網(wǎng)上實(shí)時(shí)查詢，使采購(gòu)行為置于市場(chǎng)化、程序化和規(guī)范化的管理之中。充分利用市場(chǎng)機(jī)制中的價(jià)格機(jī)制、供求機(jī)制和競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，提高財(cái)政經(jīng)費(fèi)的合理利用、執(zhí)行效率和使用效益[7]。

2.2 試劑耗材管理平臺(tái)設(shè)計(jì)目標(biāo)

管理平臺(tái)的開(kāi)發(fā)應(yīng)用，可實(shí)時(shí)進(jìn)行試劑耗材管理工作的信息查詢，有效溝通業(yè)務(wù)操作環(huán)節(jié)，形成完整的工作信息鏈條，有效提高試劑耗材采購(gòu)和管理效率，實(shí)現(xiàn)工作流程的規(guī)范化、程序化。通過(guò)對(duì)經(jīng)費(fèi)執(zhí)行的全過(guò)程監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)公開(kāi)、公正及透明；依托信息化管理手段實(shí)現(xiàn)信息共享，落實(shí)服務(wù)效能。對(duì)采購(gòu)經(jīng)費(fèi)執(zhí)行的全過(guò)程進(jìn)行跟蹤、監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、采購(gòu)執(zhí)行人的信息共享、公開(kāi)和透明，內(nèi)控與外部監(jiān)督并行，切實(shí)保證經(jīng)費(fèi)的使用效益。

2.3 試劑耗材管理平臺(tái)構(gòu)建

根據(jù)《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》及北京市財(cái)政局、教委相關(guān)文件的規(guī)定，醫(yī)學(xué)院校的試劑耗材采購(gòu)按政府采購(gòu)操作流程組織公開(kāi)招標(biāo)，遴選資質(zhì)合格的供應(yīng)商作為年度定點(diǎn)供應(yīng)商，為學(xué)校提供試劑耗材的供應(yīng)服務(wù)。利用試劑耗材網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)公布中標(biāo)定點(diǎn)供應(yīng)商的基本情況及經(jīng)營(yíng)范圍，建立產(chǎn)品信息庫(kù)，并實(shí)施網(wǎng)絡(luò)動(dòng)態(tài)更新。

(1)用戶通過(guò)注冊(cè)后登錄試劑耗材網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)查找產(chǎn)品相關(guān)信息，亦可直接與供應(yīng)商聯(lián)系，提出個(gè)性化的使用需求。選擇需采購(gòu)的試劑耗材及供應(yīng)商后提交訂單，學(xué)校設(shè)備處確認(rèn)訂單后生成供貨合同，進(jìn)入訂單供貨環(huán)節(jié)。供應(yīng)商憑訂單供貨，貨物送至學(xué)校設(shè)備處，由相關(guān)工作人員、用戶和供應(yīng)商三方現(xiàn)場(chǎng)對(duì)貨物進(jìn)行驗(yàn)收、入庫(kù)和出庫(kù)。學(xué)校設(shè)備處負(fù)責(zé)供應(yīng)商結(jié)算及辦理財(cái)務(wù)報(bào)銷手續(xù)。

(2)試劑耗材管理平臺(tái)提供包括供應(yīng)商的基本信息、產(chǎn)品信息、訂單內(nèi)容及經(jīng)費(fèi)使用等相關(guān)信息，并可根據(jù)采購(gòu)用戶、試劑耗材的種類和規(guī)格以及同品種最低價(jià)、最高價(jià)、平均價(jià)及供應(yīng)商等信息進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和查詢[8-9]。

(3)統(tǒng)計(jì)查詢功能權(quán)限分級(jí)設(shè)定為院校級(jí)、設(shè)備處和用戶3級(jí)。院校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)可以查看所有統(tǒng)計(jì)信息，從網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)得到?jīng)Q策的數(shù)據(jù)支持。設(shè)備處工作人員可以進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、查詢，并將統(tǒng)計(jì)結(jié)果及時(shí)發(fā)布。用戶憑注冊(cè)碼登錄后可查看訂單記錄、價(jià)格及供應(yīng)商評(píng)價(jià)等信息。

(4)發(fā)揮資源集中的優(yōu)勢(shì)，建立快速信息通道[10]。定點(diǎn)供應(yīng)商可利用展示平臺(tái)進(jìn)行各類新產(chǎn)品的功能展示、新技術(shù)發(fā)布，用戶可方便地獲得數(shù)十家供應(yīng)商的各類信息，極大提高信息的獲取效率[11]。有針對(duì)性地對(duì)不同公司的產(chǎn)品進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)比較和選擇，實(shí)現(xiàn)“即需、即選、即供”目標(biāo)，提高供應(yīng)效率，凸顯便捷、高效的服務(wù)宗旨[12]。

3 結(jié)語(yǔ)

通過(guò)對(duì)試劑耗材管理工作流程梳理，利用流程管理理論分析目前工作流程與需求，針對(duì)流程中存在的問(wèn)題進(jìn)行優(yōu)化和規(guī)范，改變傳統(tǒng)的職能部門式的組織結(jié)構(gòu)，建立面向工作的流程化管理與服務(wù)體系。通過(guò)流程管理優(yōu)化的工作流程以及先進(jìn)的信息技術(shù)手段，可有效提高采購(gòu)效率和采購(gòu)質(zhì)量，構(gòu)建出體現(xiàn)服務(wù)、突出效益、管理先進(jìn)、運(yùn)行高效、數(shù)據(jù)共享和公開(kāi)透明的試劑耗材管理平臺(tái)。

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The research on processing management in sorting medical college’s chemical reagent and consumable materials/

ZHAO Zhi-qiang, WANG Zhe, ZHANG Wei, et al// China Medical Equipment,2014,11(12):110-111.

Objective:This research aims to improve the management capacity and standard of chemical reagent and consumable materials in better support of the teaching and research of medical college.Methods:On the basis of processing management theory and by employing advanced information technologies, a management platform of chemical reagent and consumable materials is established.Results:As a result, this platform comes into use and operates stably.Conclusion:It is concluded this platform economizes on manpower and material resources to the utmost, speeds up the purchase rate and considerably enhance the purchase efficiency and quality.

Medical college; Reagents and consumable; Material process management

1672-8270(2014)12-0110-02

R197.39

A

10.3969/J.ISSN.1672-8270.2014.12.042

2014-08-26

①首都醫(yī)科大學(xué)設(shè)備與實(shí)驗(yàn)室管理處 北京 100069

*通訊作者：wangnet0009@126.com