劉艷春

（泰州職業(yè)技術(shù)學(xué)院 綜合檔案室，江蘇 泰州 225300）

論高職檔案管理的創(chuàng)新與優(yōu)化

劉艷春

（泰州職業(yè)技術(shù)學(xué)院 綜合檔案室，江蘇 泰州 225300）

文章就如何優(yōu)化高職院校檔案的管理工作進行了論述，提出如何創(chuàng)新檔案管理工作，使高職院校檔案管理工作效率得到進一步的提高，有效地提高檔案的利用率。

管理創(chuàng)新；高職檔案；檔案管理；管理優(yōu)化

高職院校作為我國高等教育的重要組成部分，隨著教育改革的步伐出現(xiàn)在我國教育領(lǐng)域內(nèi)并逐漸增多，高職院校的檔案管理工作也隨之產(chǎn)生，作為具有保存學(xué)校發(fā)展、建設(shè)歷史、學(xué)生學(xué)習(xí)生活、教師工作生活的歷史記錄，高職院校檔案管理工作是高職院校發(fā)展中不可缺少的重要組成部分，《高等學(xué)校檔案管理辦法》的頒布實施使其進入了一個新的發(fā)展時期。

1 高職檔案管理優(yōu)化的必要性

1.1 高職院校檔案管理的作用

隨著新時期高校教學(xué)改革的不斷推進，各高職院校除了完成既定的教學(xué)任務(wù)外，還不斷有新的教學(xué)成果、科研成果產(chǎn)生，對這些重要成果的記錄、保存就是高職院校檔案管理工作的內(nèi)容之一，并成為檔案管理工作中數(shù)量和內(nèi)容較多的一部分。

除此以外，檔案的另一項重要作用，就是對歷史的記錄。從高職院校建校起，學(xué)校的檔案也就隨之產(chǎn)生，學(xué)校的發(fā)展、建設(shè)、教學(xué)工作都可在檔案中得以體現(xiàn)，高職院校檔案保存了對于學(xué)校和社會來說有價值的所有圖文、影像資料，使之前的所有與學(xué)校相關(guān)的資料都有史可查[1]。另外，高職院校檔案在教學(xué)評估過程中也具有重要的作用，檔案對高職院校教學(xué)工作的方方面面都進行了記錄，是教學(xué)評估的第一手原始資料，所以做好檔案管理工作對學(xué)校通過教學(xué)評估具有重要的意義。

1.2 高職院校檔案管理的必要性

檔案管理工作的首要目的就是服務(wù)于學(xué)校的各項建設(shè)、教學(xué)工作，所以首先要提升檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量，以實效性和實用性為重點，提高檔案管理工作的質(zhì)量和水平。為了實現(xiàn)以上目的，在提高高職院校檔案管理工作服務(wù)質(zhì)量的同時，也要推進檔案管理工作的信息化程度，檔案管理信息化程度的提高，勢必會使檔案管理的效率和實用性得到更大的提升。還應(yīng)強化檔案意識，提高對檔案管理工作的重視，并加強檔案法規(guī)的執(zhí)行力度。

2 高職檔案管理所面臨的問題

2.1 對高職檔案管理意識的缺失

目前高職院校普遍存在對檔案管理工作不重視的現(xiàn)象，一般認(rèn)為高職院校的工作重點是教學(xué)管理工作，對于檔案只有在需要使用或查詢時才能引起關(guān)注，日常工作中經(jīng)常忽略檔案管理工作的重要性，使得檔案管理工作常常處于學(xué)校管理工作的較底層位置。

2.2 檔案管理人才與設(shè)備的缺失

目前高職院校的檔案管理工作正在逐步走向信息化、自動化，但是由于大部分校園網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)庫建設(shè)的滯后，導(dǎo)致檔案管理信息化受到了嚴(yán)重的制約，使得目前大部分高職院校的檔案管理工作仍沿用人工管理模式[2]。紙質(zhì)檔案的保存和管理也存在一定的問題，缺乏正規(guī)的、四防的檔案存儲設(shè)備，使紙質(zhì)檔案存放混亂，檔案存在損毀、丟失等現(xiàn)象。

目前部分高職院校缺乏專業(yè)的檔案管理人才，一些院校檔案管理工作甚至由兼職人員來完成。即使有專門的檔案管理人員有些也沒有經(jīng)過專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，缺乏檔案管理的專業(yè)知識，使檔案的分類、保管、查詢等不能達(dá)到令人滿意的水平。在檔案管理日漸信息化的同時，大部分檔案管理人員計算機水平的低下也對檔案管理工作造成了一定的阻礙。

2.3 高職院校檔案管理的缺失

由于上述檔案管理人員及管理制度的缺失，高職院校的檔案還存在缺乏完整性的問題，檔案管理人員人數(shù)的不足，使得在應(yīng)歸檔資料的搜集、整理方面存在較大的問題。高職院校內(nèi)其他工作人員不明確哪些資料應(yīng)整理歸檔，而檔案管理人員與其他部門的溝通不足，不能及時了解其他部門產(chǎn)生的應(yīng)歸檔資料有哪些，導(dǎo)致一些應(yīng)歸檔資料，例如某些校外會議資料等不能及時歸檔。

3 高職檔案管理優(yōu)化的方式定位

3.1 檔案使用登記制度的完善

在檔案資料的使用過程中必須建立完善的借閱登記制度，使檔案資料的使用處于有據(jù)可查的狀態(tài)，防止檔案資料的損毀和丟失。充分提高檔案資料的使用效率，有使用人員的簽名也防止了信息的泄露，即使造成了信息泄露也便于追查相關(guān)責(zé)任人。借閱登記制度的建立還同時限定了不同職能人員的借閱權(quán)限，可杜絕超范圍使用造成的信息泄露。

3.2 檔案信息分類匯總的完善

無論是仍然沿用人工紙質(zhì)檔案信息管理模式的高職院校，還是已經(jīng)逐漸走向檔案信息電子化的高職院校，在對檔案信息進行搜集、匯總后，還要根據(jù)檔案信息的內(nèi)容進一步地分類整理，根據(jù)檔案內(nèi)容的不同類別，如教師培訓(xùn)類的內(nèi)容、教學(xué)成果及創(chuàng)新類的內(nèi)容等等分別歸檔[3]。便于日后的查詢及使用，另外檔案信息的分類歸檔也有利于以后對檔案信息中的內(nèi)容進行梳理和對比。

3.3提高檔案信息的使用效率

可將檔案信息使用方式分為有償使用和公共資源兩種，對于一些基礎(chǔ)資源，可在數(shù)據(jù)庫進行存儲時即以非加密狀態(tài)進行存儲，方便使用者隨時查詢。對于一些特殊的檔案信息或涉及個人信息部分的內(nèi)容則應(yīng)加密存儲，查詢時要賦于查詢者不同的使用權(quán)限加以區(qū)分，非范圍內(nèi)的檔案信息不能查詢使用，以保證檔案信息的保密性。

4 高職檔案管理的具體應(yīng)對策略

4.1 建立檔案管理部門的獎懲制度

本著“以人為本”的原則，如果要將檔案管理工作提高到一個新的臺階，檔案部門的人員素質(zhì)與工作態(tài)度是一個較為關(guān)鍵的點。由于目前檔案管理工作在高職院校各項管理工作中沒有受到重視，所以對于檔案管理人員的認(rèn)識也存在一定的誤區(qū)，認(rèn)為檔案工作內(nèi)容枯燥、簡單，兼職人員足以。即使有專職人員從事檔案管理工作，也沒有受到足夠的重視，造成了人才的缺乏和流失。為了提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)應(yīng)積極為其提供培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的機會，并建立相應(yīng)的獎懲制度，在改善工作環(huán)境的同時，進一步改善檔案管理人員的待遇等，使其充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要性和發(fā)展前景以調(diào)動其工作積極性[4]。

4.2 促進檔案信息化的進程

檔案管理的信息化與紙質(zhì)檔案管理相比，提高了檔案管理的工作效率，并為使用者的查詢使用提供更為便利的方式，讓更多的使用者體會到便利性，更好地配合檔案管理工作的進行。檔案管理工作的無紙化進程中，最重要的一點是要有配套的硬件設(shè)備，目前大數(shù)高職院校出于資金或檔案意識方面的問題，沒有建立相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫并接入校園網(wǎng)絡(luò)，無法實現(xiàn)電子檔案的匯總查詢，也無法實現(xiàn)各院校、校內(nèi)各系之間的檔案信息交流。因此，應(yīng)提高相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門的檔案管理意識，加大硬件方面的投入。

5 結(jié)語

基于以上論述，在增強檔案管理工作意識的同時，扭轉(zhuǎn)大家對檔案管理工作的錯誤認(rèn)識，提高高職院校在檔案管理方面的硬件建設(shè)、專業(yè)人才的培養(yǎng)、完善檔案管理制度等。做好高職院校檔案管理工作，提高檔案管理部門的服務(wù)質(zhì)量與服務(wù)意識，立足于檔案管理工作是服務(wù)于院校建設(shè)的基本點，進一步推動檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，為高職院校的發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻。

[1]周麗.高職檔案管理探索[J].時代金融，2012，（20）：80，85.

[2]許敏.民辦高職檔案管理創(chuàng)新之我見[J].科技信息, 2012，（33）：283，310.

[3]李曉萍.關(guān)于高職院校檔案管理工作的幾點思考[J].遼寧高職學(xué)報,2011，（5）：103-104.

[4]常暉.基于中等專業(yè)學(xué)校檔案管理分析研究[J].成功（教育）,2013，（11）：188.

（責(zé)任編輯 劉紅）

Discuss the Innovation and Optimization of Archives Management in Higher Vocational College

LIU Yan-chun
(Taizhou Polytechnic College, Taizhou Jiangsu 225300,China)

Archives management is an important part of the work in higher vocational colleges, which has important significance and the effect that cannot be replaced. This paper discusses the importance and the problems existing in the archives management work under the new period. How to improve and innovate archives management and how to enhance the work efficiency is worth to be explored, in order to increase the utilization of archiveseffectively.

management innovation; archival work of higher vocational college;archives management; optimalmanagement

G717.24

B

1671-0142（2014）04-0037-02

劉艷春（1977-），女，江蘇興化人，館員.