單曉敬

包裝印刷業(yè)ERP實(shí)施要點(diǎn)

1.選擇實(shí)用的軟件

浙江某包裝印刷企業(yè)到溫州、杭州的友好單位觀摩，重新尋找了一家專門從事包裝印刷企業(yè)管理軟件研發(fā)的單位合作。一般，企業(yè)認(rèn)為選擇ERP軟件時，首先要理解ERP原理、分析企業(yè)需求并選擇合適的軟件、硬件平臺、操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫。其實(shí)，包裝印刷企業(yè)選擇軟件不必追究其是否為真正的ERP軟件，選擇軟件功能也不能以企業(yè)的大小為依據(jù)，而是要根據(jù)企業(yè)的產(chǎn)品特點(diǎn)、生產(chǎn)組織方式、經(jīng)營管理特點(diǎn)來選擇適用的軟件，有些企業(yè)生產(chǎn)一線人員自主研發(fā)的一些軟件就非常好用。

之前該企業(yè)在購買ERP軟件時，根本沒有分析企業(yè)的特點(diǎn)，對企業(yè)自身迫切需要解決的問題也不明確，不知道哪類軟件能適應(yīng)企業(yè)且能幫助企業(yè)解決實(shí)際問題。就只知道對方是知名品牌軟件供應(yīng)商，有沒有同類企業(yè)ERP軟件開發(fā)經(jīng)驗(yàn)不清楚，貪大求洋，苦不堪言。

2.制定具體的量化目標(biāo)

ERP項(xiàng)目如果沒有統(tǒng)一的目標(biāo)，或者是太抽象，即沒有具體的、量化的、可考核的目標(biāo)，就沒有辦法在系統(tǒng)實(shí)施后進(jìn)行對比和評判。于是他們將數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確率、準(zhǔn)時率，部門銜接協(xié)作、質(zhì)量目標(biāo)、產(chǎn)量目標(biāo)等編入程序系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)程序自動考核。

同時，該企業(yè)與軟件供應(yīng)商在合同簽訂前達(dá)成共識，在技術(shù)協(xié)議條款中明確了ERP的實(shí)施目標(biāo)、具體實(shí)施內(nèi)容、實(shí)現(xiàn)的技術(shù)、實(shí)施的計(jì)劃、步驟以及分階段項(xiàng)目成果、驗(yàn)收辦法等，規(guī)避了企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)。

3.做好業(yè)務(wù)流程重組

隨后，該企業(yè)對企業(yè)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理、重組。首先，根據(jù)企業(yè)的經(jīng)營目標(biāo)，調(diào)整了組織結(jié)構(gòu)，將單瓦線、紙板線兩個車間合并為紙板車間，將印刷、釘箱兩個車間合并為印刷車間，原來獨(dú)立的車隊(duì)劃歸物流部管理，取消生產(chǎn)經(jīng)理，生產(chǎn)副總下轄兩個車間主任、一個物流部主管，如此減少了管理層級，內(nèi)部溝通全部實(shí)現(xiàn)手機(jī)虛擬網(wǎng)、內(nèi)線電話、對講機(jī)3種通訊工具，基本建立起無障礙交流渠道。然后，該企業(yè)請軟件供應(yīng)商入駐企業(yè)，對生產(chǎn)工藝流程、產(chǎn)品特點(diǎn)、設(shè)備性能做深層次全面了解和熟悉，如此便可實(shí)現(xiàn)編程趨于合理化。

4.有針對性地實(shí)施ERP，解決企業(yè)管理瓶頸

眾所周知，一個完整的ERP系統(tǒng)是一個十分龐雜的系統(tǒng)，既有管理企業(yè)內(nèi)部的核心軟件MRP，也有擴(kuò)充至企業(yè)關(guān)系管理（客戶關(guān)系管理CRM和供應(yīng)鏈管理SCM）的軟件；既有管理以物流、資金流為對象的主價值鏈，又有人力資源、設(shè)備資源、融資等管理支持性價值鏈，以及對決策性價值鏈的支持。任何一個企業(yè)都不可能一朝一夕就能實(shí)現(xiàn)這樣一個龐大的系統(tǒng)，因此該企業(yè)決定先從生產(chǎn)管理系統(tǒng)做起，利用兩年的時間分三步來完善企業(yè)信息化建設(shè)，首先解決原紙出入庫管理、生產(chǎn)流程管理、成品發(fā)運(yùn)管理、業(yè)務(wù)訂單管理這幾塊業(yè)務(wù)。

5.通過培訓(xùn)和制定制度，提高員工素質(zhì)，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行

該企業(yè)管理層達(dá)成共識，認(rèn)為實(shí)施ERP是一個循序漸進(jìn)、不斷完善的過程，只有員工素質(zhì)不斷提高，才能確保系統(tǒng)實(shí)施的不斷深入。為此，他們把企業(yè)信息化建設(shè)寫進(jìn)規(guī)章制度，將員工的經(jīng)濟(jì)效益與工作內(nèi)容結(jié)合起來，這樣不僅提高了員工的積極性，也增強(qiáng)了員工熟悉業(yè)務(wù)的自覺性，由此一來，強(qiáng)制培訓(xùn)變成自主學(xué)習(xí)。當(dāng)然，公司也對ERP的基本概念、管理思想、軟件產(chǎn)品的優(yōu)勢和管理系統(tǒng)向員工進(jìn)行深入細(xì)致地講解，以加深員工對ERP的理解。

經(jīng)過上述5項(xiàng)措施，該企業(yè)3個月后對ERP系統(tǒng)已經(jīng)運(yùn)用得得心應(yīng)手，如今他們結(jié)合瓦楞紙板線生產(chǎn)管理系統(tǒng)，管理起來更加順暢。

包裝印刷企業(yè)常見ERP系統(tǒng)模型

根據(jù)不同企業(yè)的產(chǎn)品特點(diǎn)，包裝印刷企業(yè)的生產(chǎn)形式分為4種，一是同時擁有瓦楞紙板線和水印紙箱成型設(shè)備；二是擁有瓦楞紙板生產(chǎn)線，專做紙板加工；三是彩箱、彩盒及印刷品加工；四是外協(xié)加工瓦楞紙板，然后印刷成型普通的瓦楞紙板。由于第一種生產(chǎn)形式業(yè)務(wù)流程比較全面，下面僅以第一種為例為大家講解ERP系統(tǒng)的模型，其他在此不再贅述。

擁有瓦楞紙板線和水印紙箱成型設(shè)備企業(yè)的ERP系統(tǒng)涵蓋紙箱企業(yè)管理的方方面面，包括成本核算、報(bào)價定價、訂單下達(dá)、生產(chǎn)排單、現(xiàn)場管理、成品入庫、發(fā)貨配送、財(cái)務(wù)結(jié)算等。整個業(yè)務(wù)流程如圖1所示，質(zhì)量管理貫穿始終，將紙箱企業(yè)管理水平提升到全新的高度，實(shí)現(xiàn)精確計(jì)算、合理計(jì)劃、有效監(jiān)督、分工協(xié)作、充分溝通的管理思想。

（1）流程設(shè)計(jì)特色：分別為紙箱長單、紙箱短單、紙板訂單，提供各自的下單方式，方便快捷，自動生成工藝卡、生產(chǎn)通知單，提高工作效率、方便隨時調(diào)閱；瓦楞紙板壓線按公式自動計(jì)算，快速準(zhǔn)確、杜絕人為失誤；支持按數(shù)量（單位：只）論價和按面積（單位：平方米）計(jì)價兩種方式，定價靈活方便；自動核算訂單成本，控制利潤率，保護(hù)企業(yè)利益；控制客戶信用額度，降低商業(yè)風(fēng)險(xiǎn)。

（2）管理特色：同時管理印版/模切版，清晰模具管理；支持成套送貨，既可以配套送貨，也可以分別送貨；按線路排車、自動估算裝車量，節(jié)約運(yùn)輸成本、方便配車；自動計(jì)算運(yùn)輸費(fèi)用，簡化人工計(jì)算，制度統(tǒng)一透明；優(yōu)化生產(chǎn)排程，降低生產(chǎn)損耗、提高生產(chǎn)效率、強(qiáng)化監(jiān)督力度；生產(chǎn)現(xiàn)場管理，準(zhǔn)確及時反映生產(chǎn)進(jìn)行情況，便于部門溝通；計(jì)件工資及時核算，激發(fā)生產(chǎn)積極性；紙卷?xiàng)l碼化管理，真正管到每一卷紙，有效利用庫存、降低庫存損耗、盤活流動資金，圖2為通過原紙配方來檢查紙張庫存狀態(tài)的操作界面。

（3）系統(tǒng)效益：快速準(zhǔn)確地回答客戶咨詢情況，大幅度提高服務(wù)質(zhì)量和企業(yè)形象；提供各類分析報(bào)表，多角度了解企業(yè)運(yùn)營情況，為及時正確決策提供有力保障；系統(tǒng)自動引導(dǎo)部門間溝通，明確責(zé)任、加強(qiáng)協(xié)作、提高管理效益；可連接生產(chǎn)管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、稅務(wù)開票系統(tǒng)，有效整合企業(yè)現(xiàn)有資源；支持遠(yuǎn)程訪問，方便企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)人員隨時隨地進(jìn)行業(yè)務(wù)活動。endprint

除此之外，某企業(yè)經(jīng)過多年論證測試和多家客戶實(shí)際使用，總結(jié)了多家紙板、紙箱企業(yè)的拼單經(jīng)驗(yàn)，專為雙刀生產(chǎn)線設(shè)計(jì)了自動拼單系統(tǒng)，填補(bǔ)了國內(nèi)瓦楞機(jī)自動排程的技術(shù)空白，實(shí)現(xiàn)根據(jù)訂單和機(jī)床參數(shù)自動拼單排序，達(dá)到修邊最小、換紙最少的排程效果。瓦楞機(jī)自動排程流程如圖3所示，其優(yōu)點(diǎn)如下：

（1）自動拼單排序，保證用紙最少，解決長久以來人工排程的困擾；

（2）界面友好，操作容易，方便插單、抽單、改單；

（3）可人工交互調(diào)整拼單，滿足特殊要求；

（4）打印生產(chǎn)通知單、排程表、紙卷需求表等，方便快捷；

（5）可隨時調(diào)閱拼單排程情況，方便監(jiān)督檢查。

實(shí)施ERP應(yīng)注意的事項(xiàng)

ERP系統(tǒng)上線之后，包裝印刷企業(yè)需要定期對ERP系統(tǒng)進(jìn)行“體檢”，以確定系統(tǒng)的運(yùn)行狀況。當(dāng)發(fā)現(xiàn)“體檢”的結(jié)果不理想時，就需要有針對性地采取措施進(jìn)行優(yōu)化。

在為ERP系統(tǒng)進(jìn)行“體檢”時，最綜合的指標(biāo)就是數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確度。如果ERP系統(tǒng)相關(guān)的操作規(guī)范沒有嚴(yán)格執(zhí)行，那么最終反映到數(shù)據(jù)上，就是數(shù)據(jù)誤差較大，如倉庫的賬上數(shù)量與實(shí)物不符等。具體來說，需要核對如下數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率：原紙、油墨、印版等原輔材料，以及能源（煤炭、電能）、人工等的投入數(shù)據(jù)，紙板線、印刷成型的產(chǎn)出數(shù)據(jù)，成品的出庫數(shù)據(jù)，結(jié)算數(shù)據(jù)等。

包裝印刷企業(yè)信息項(xiàng)目管理員至少需要從以下幾個指標(biāo)來為ERP系統(tǒng)進(jìn)行“體檢”。

1.ERP系統(tǒng)中庫存數(shù)量與實(shí)物數(shù)量的一致性

一般企業(yè)在年末都會對庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，此時需要以ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，對實(shí)物進(jìn)行盤點(diǎn)，然后再確定兩者之間的差異，更為重要的是，需要分析差異的原因。有些差異是允許的，如損耗等造成的誤差，但是有些差異是不允許的，如沒有開單就發(fā)料或沒有開單就入庫等。因此，分析庫存數(shù)據(jù)與實(shí)物之間的差異，并分析產(chǎn)生差異的原因，就可以了解員工是否按標(biāo)準(zhǔn)在操作。

數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確度是最能夠反映ERP系統(tǒng)運(yùn)行狀況的一個指標(biāo)。在對ERP系統(tǒng)“體檢”時，需要抓住基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，就像抓住了主要矛盾，能夠起到事半功倍的效果。在實(shí)際工作中，根據(jù)需要，還應(yīng)對價格表、供應(yīng)商明細(xì)表等記錄進(jìn)行審核。一般情況下，庫存數(shù)據(jù)需要根據(jù)企業(yè)的盤點(diǎn)作業(yè)來進(jìn)行核對，通過抽盤等動作來監(jiān)督員工的行為，而其他的數(shù)據(jù)，ERP系統(tǒng)稽核人員可以不定時地進(jìn)行。

2.訂單中的未交貨明細(xì)

包括采購訂單上的未交貨明細(xì)和銷售訂單上的未交貨明細(xì)。因?yàn)檫@些數(shù)據(jù)都是根據(jù)其他單據(jù)更新的，如采購訂單是根據(jù)收貨單更新收貨數(shù)量和未交貨數(shù)量，而銷售訂單則是根據(jù)出貨部門的單據(jù)來更新出貨數(shù)量與未出貨數(shù)量，這些單據(jù)都涉及到不同的部門。所以，分析這些數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，可以判斷部門之間的協(xié)作有沒有問題。如果有問題的話，就需要采取措施，來確保部門之間的友好協(xié)作。

3.需要查看單據(jù)編號等是否符合要求

企業(yè)在上ERP系統(tǒng)前，一般都需要編制一套編碼規(guī)則，包括各種單據(jù)的編號（如銷售訂單與采購訂單的編號）、產(chǎn)品的編號、員工的編號等。在實(shí)際工作中，筆者發(fā)現(xiàn)第一年員工基本上還可以遵守這個規(guī)則。但是隨著時間的推移，加上員工的頻繁流動，會導(dǎo)致編碼比較混亂。如員工隨心隨意的編寫訂單號碼、產(chǎn)品編號等。不一致的編碼規(guī)則會導(dǎo)致其他部門查詢數(shù)據(jù)時發(fā)生困難，故在對ERP系統(tǒng)“體檢”時，可以查詢員工是否按編碼規(guī)則在進(jìn)行編碼，特別是對于手工編碼的情況。如果發(fā)現(xiàn)沒有按編碼原則編寫，那么需要及時更正，并加強(qiáng)對相關(guān)員工的培訓(xùn)。

4.不斷優(yōu)化流程，結(jié)合ISO 9001質(zhì)量管理體系及時改進(jìn)程序

有條件的企業(yè)如今都設(shè)置了信息部，有專人負(fù)責(zé)程序的維護(hù)和系統(tǒng)的更新，甚至自主研發(fā)ERP系統(tǒng)，因?yàn)檫@些人最了解企業(yè)的實(shí)際狀況和產(chǎn)品特點(diǎn)，以及員工的操作習(xí)慣，同時再根據(jù)質(zhì)量管理體系的要求優(yōu)化，就更加科學(xué)，更具可操作性，這無疑有利于包裝印刷企業(yè)信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。

此外，包裝印刷企業(yè)生產(chǎn)信息化管理，不僅僅是管理軟件的應(yīng)用，無障礙溝通的信息工具應(yīng)用也必不可少，例如，微信、QQ、OA辦公系統(tǒng)、手機(jī)、對講機(jī)等。企業(yè)的財(cái)務(wù)、采購、營銷、人力資源管理系統(tǒng)可以與生產(chǎn)管理系統(tǒng)聯(lián)機(jī)實(shí)現(xiàn)高效運(yùn)作，真正實(shí)現(xiàn)遙控指揮、在線監(jiān)控，企業(yè)管理者在異地也可以實(shí)時掌控企業(yè)的狀況，且更直接、便捷、及時、高效。這也是很多包裝印刷企業(yè)舍得花費(fèi)大筆資金實(shí)現(xiàn)企業(yè)生產(chǎn)信息化建設(shè)的緣由。（全文完）endprint