摘 要：Excel具有很強(qiáng)的數(shù)據(jù)管理和分析功能，要想充分發(fā)揮其數(shù)據(jù)管理和分析功能，就得按規(guī)定的數(shù)據(jù)格式組織數(shù)據(jù)，但這種便于數(shù)據(jù)管理和分析的數(shù)據(jù)格式往往不能滿足我們的打印需求。本文以貴州電子信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)生成績卡打印為例，介紹如何通過Excel 函數(shù)來實(shí)現(xiàn)特殊報(bào)表的打印。

關(guān)鍵詞：excel；數(shù)組公式；特殊報(bào)表；成績打印

學(xué)生成績卡是職業(yè)院校學(xué)生求職和學(xué)籍檔案中的必備材料之一，而且成績卡的打印不像畢業(yè)證書打印那樣一次性批量完成，成績卡的打印既有批量打印，也有零散打印。如果用傳統(tǒng)的郵件合并功能來實(shí)現(xiàn)，需要將學(xué)生的基本信息和所有學(xué)科的成績合并成一行放在數(shù)據(jù)源表中，工作量相當(dāng)大，而且每個(gè)班級的學(xué)科往往不同，一個(gè)班級要做一個(gè)模板，不利于成績數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理和查詢。下面將詳細(xì)介紹通過Excel函數(shù)、條件格式和宏命令來實(shí)現(xiàn)學(xué)生成績卡的打印方法。

1 數(shù)據(jù)準(zhǔn)備

（1）添加“學(xué)生基本信息”工作表，將成績打印所需的學(xué)生基本信息整理成如圖1所示格式，該表可根據(jù)需要任意排序，各列的列名必須與圖1所示完全一致。

（2）添加“成績表”工作表，將學(xué)生成績表整理成如圖2所示的格式，該表必須以學(xué)號(hào)學(xué)期列為主要關(guān)鍵字進(jìn)行排序，各列的順序必須與圖2所示完全一致。

圖1

圖2

2 成績卡制作

（1）添加“成績卡”工作表，設(shè)計(jì)成績卡打印樣式如圖3所示（為了節(jié)省空間，此處隱藏了部分行），其中每個(gè)學(xué)生的具體信息保持為空。在U10單元格中輸入數(shù)字1備用。

（2）將A1：Q27單元格區(qū)域設(shè)置為打印區(qū)域。

（3）引用學(xué)生基本信息表中的學(xué)號(hào)，在L2單元格中輸入公式：=INDIRECT（"學(xué)生基本信息！r"&U10+1&"c"&MATCH（"學(xué)號(hào)"，學(xué)生基本信息！A1：F1，0），0）。

（4）引用其他基本信息的方法和引用學(xué)號(hào)的方法相同，只需把公式中的學(xué)號(hào)改為要引用的列名即可。

（5）引用當(dāng)前學(xué)生第1學(xué)期的成績信息，選擇A5：E15單元格區(qū)域，在編輯欄中輸入：=OFFSET（成績表！$B$1，MATCH（$L$2&"1"，成績表！$A$1：$A$793，0）-1，0，SUM（（成績表！$A$2：$A$793=$L$2&"1"）*1），5），按組合鍵。公式中雙引號(hào)包含的1表示引用第1學(xué)期成績，$A$1：$A$793表示成績表中有數(shù)據(jù)的區(qū)域。

（6）選擇相應(yīng)的單元格區(qū)域，重復(fù)（5）的操作引用其他學(xué)期的成績信息，注意要將公式中雙引號(hào)包含的1改為對應(yīng)的學(xué)期。

3 修飾成績卡

由于每學(xué)期所修課程數(shù)不相同，當(dāng)成績卡模板中的行數(shù)多于學(xué)期課程數(shù)時(shí)，多于的行就會(huì)顯示#N/A錯(cuò)誤；當(dāng)學(xué)期課程數(shù)只有1門時(shí)，所有行都會(huì)顯示相同結(jié)果；如圖4所示。為了避免這種情況，可以通過條件格式來修飾表格，操作方法如下：

（1）選擇A5：E15單元格區(qū)域，單擊功能區(qū)中的【開始】-〉【樣式】-〉【條件格式】-〉【新建規(guī)則】打開【新建規(guī)則格式】對話框，選擇【使用公式確定要設(shè)置格式的單元格】，在【為符合此公式的值設(shè)置格式】框中輸入：=ISNA（$A5），再單擊【格式】按鈕打開【設(shè)置單元格格式】對話框，將字體顏色設(shè)置為白色，單擊【確定】按鈕關(guān)閉所有對話框。

（2）重復(fù)（1）的操作，將公式改為：=$A5=$A4完成對第1學(xué)期成績的修飾。

（3）重復(fù)（1）、（2）的操作，依次完成對其他學(xué)期成績的修飾。操作過程中要注意單元格區(qū)域的選擇和公式的變化。

4 瀏覽成績卡

（1）單擊功能區(qū)中的【開發(fā)工具】-〉【控件】-〉【插入】，在表單控件工具箱中單擊【數(shù)值調(diào)節(jié)鈕】，在“成績卡”工作表的U11單元格處拖動(dòng)鼠標(biāo)畫一個(gè)數(shù)值調(diào)節(jié)鈕。

（2）右擊數(shù)值調(diào)節(jié)鈕在彈出的菜單中單擊【設(shè)置控件格式】命令。在【控制】選項(xiàng)卡的【單元格鏈接】引用框中輸入U(xiǎn)10，再單擊【確定】按鈕。

（3）單擊數(shù)值調(diào)節(jié)鈕的增加和減少按鈕即可順序?yàn)g覽成績卡。

5 連續(xù)打印成績卡

（1）單擊功能區(qū)中的【開發(fā)工具】-〉【控件】-〉【插入】，在表單控件工具箱中單擊【按鈕】，在“成績卡”工作表的空白處拖動(dòng)鼠標(biāo)畫一個(gè)按鈕。

（2）在打開的【指定宏】對話框中單擊【新建】按鈕。在【代碼】窗口中輸入如下代碼。

Sub 按鈕1_Click（）

x=InputBox（"請輸入起始序號(hào)："）

y=InputBox（"請輸入終止序號(hào)："）

For i=x To y Step 1

Range（"u10"）=i

Sheets（"成績卡"）.PrintOut

Next i

End Sub

（3）右擊按鈕可以將按鈕文字改為“連續(xù)打印”。

（4）單擊【連續(xù)打印】按鈕，根據(jù)提示輸入打印起止序號(hào)即可批量打印成績卡。

6 零散打印成績卡

（1）在“學(xué)生基本信息”工作表中添加一個(gè)【打印當(dāng)前學(xué)生成績】按鈕，在【代碼】窗口中輸入如下代碼。

Sub 學(xué)生基本信息_按鈕1_Click（）

Sheets（"成績卡"）.Range（"u10"） = ActiveCell.Row - 1

Sheets（"成績卡"）.PrintOut

End Sub

（2）利用查找功能找到要打印成績的學(xué)生學(xué)號(hào)或姓名，單擊【打印當(dāng)前學(xué)生成績】按鈕即可打印當(dāng)前選中學(xué)生的成績卡。

用這種方法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的管理和打印，可以在基礎(chǔ)表（這里指學(xué)生基本信息表和學(xué)生成績表）中管理和維護(hù)數(shù)據(jù)，相關(guān)的修改會(huì)自動(dòng)反應(yīng)在打印報(bào)表中。在產(chǎn)生新的數(shù)據(jù)時(shí)，直接將新數(shù)據(jù)添加到基礎(chǔ)表的后面或者覆蓋基礎(chǔ)表中原來的數(shù)據(jù)就可以得到新的打印報(bào)表。從而在Excel中實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)管理和報(bào)表打印的分離，不但可以制作各種復(fù)雜的特殊報(bào)表，還可以大幅度提高工作效率。

作者簡介：陳開華（1983，11-），男，貴州省桐梓縣，本科，辦公自動(dòng)化