徐新民，曹鐵軍

軍衛(wèi)醫(yī)院信息系統(tǒng)物資管理程序應(yīng)用研究

徐新民，曹鐵軍

根據(jù)軍衛(wèi)醫(yī)院信息系統(tǒng)物資管理程序試用實(shí)際情況，提出了存在的主要問題，研究了優(yōu)化軟件系統(tǒng)、不斷調(diào)整工作流程的方法，以期實(shí)現(xiàn)新、老軟件的順利更替和系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行，提高醫(yī)療器械保管質(zhì)量和出入庫管理效率。[關(guān)鍵詞]軍衛(wèi)醫(yī)院信息系統(tǒng)；物資管理程序；使用研究

0 引言

軍衛(wèi)醫(yī)院信息系統(tǒng)由總后衛(wèi)生部、解放軍309醫(yī)院、南京軍區(qū)南京總醫(yī)院聯(lián)合開發(fā)，是總后衛(wèi)生部向全軍推廣應(yīng)用的最新版醫(yī)院信息管理系統(tǒng)，系統(tǒng)包括了物資管理、固定資產(chǎn)管理等多個(gè)程序模塊。其中，物資管理程序以O(shè)racle為底層數(shù)據(jù)庫，采用C/S模式，包括出入庫、高值耗材、賬務(wù)管理、庫存管理、信息查詢、統(tǒng)計(jì)信息、物資目錄、價(jià)格管理、字典維護(hù)等9個(gè)功能模塊（可參考《醫(yī)院信息系統(tǒng)物資管理程序使用手冊(cè)》）。在系統(tǒng)應(yīng)用過程中，遇到許多問題，經(jīng)過反復(fù)實(shí)踐研究，恰當(dāng)優(yōu)化軟件系統(tǒng)，不斷調(diào)整工作流程，使系統(tǒng)得以良好應(yīng)用，全面提升了醫(yī)療器材庫物資管理的手段和效率。

1 應(yīng)用研究的主要內(nèi)容

系統(tǒng)在初始試用過程中遇到許多問題，針對(duì)問題和應(yīng)用實(shí)際，現(xiàn)從軟件測試安裝、做好物資入庫、恰當(dāng)處理貨票分離、嚴(yán)格統(tǒng)一配置信息、應(yīng)用F9鍵調(diào)用信息等方面進(jìn)行深入研究。

1.1 軟件測試安裝

軍衛(wèi)醫(yī)院信息系統(tǒng)雖然由“軍衛(wèi)一號(hào)”技術(shù)組開發(fā)，但其作為新一代醫(yī)院信息系統(tǒng)，與現(xiàn)行的管理系統(tǒng)無論在數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)、表單格式、使用流程上都有較大區(qū)別，先期必須對(duì)軟件系統(tǒng)進(jìn)行單機(jī)測試，了解軟件特性，預(yù)測應(yīng)用中可能遇到的問題并進(jìn)行解決，然后才能在局域網(wǎng)服務(wù)器安裝。系統(tǒng)在服務(wù)器端安裝成功后不能實(shí)現(xiàn)新、老數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)共享[1]，通過字節(jié)對(duì)應(yīng)進(jìn)行數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)相互導(dǎo)入后，在使用過程中會(huì)出現(xiàn)死機(jī)，閃退，數(shù)據(jù)重復(fù)、丟失等許多異常錯(cuò)誤。經(jīng)過反復(fù)研究總結(jié)，采取盤點(diǎn)老庫、建立新庫，新、老軟件同時(shí)使用、平緩過渡的辦法，在共同使用3個(gè)月后，成功過渡到新物資管理程序，老系統(tǒng)停止使用。

1.2 嚴(yán)格做好物資入庫工作

物資管理程序投入使用后，臨床科室的物資請(qǐng)領(lǐng)申請(qǐng)由手工填寫轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮由暾?qǐng)，申請(qǐng)者通過醫(yī)院局域網(wǎng)登錄該物資管理系統(tǒng)客戶端查看醫(yī)院醫(yī)療器材庫的醫(yī)療物資品名、規(guī)格、數(shù)量等信息，科室根據(jù)需要填寫電子請(qǐng)領(lǐng)單。因此，物資入庫工作是整個(gè)庫房管理的基礎(chǔ)，是物資管理的第一個(gè)重要環(huán)節(jié)，研究如何做好器材入庫工作十分重要。

1.2.1 規(guī)范物資入庫流程

隨著醫(yī)療技術(shù)的快速發(fā)展，越來越多的新技術(shù)、新器材投入臨床使用，醫(yī)院醫(yī)療器材庫的物資品種和數(shù)量持續(xù)增加，這就使得物資入庫工作日漸繁重。建立一個(gè)規(guī)范合理的物資入庫流程（如圖1所示）是做好物資入庫工作、提高物資入庫效率的基礎(chǔ)。

1.2.2 準(zhǔn)確錄入物資信息

“網(wǎng)絡(luò)請(qǐng)領(lǐng)”是該物資管理程序的一大創(chuàng)新點(diǎn)。臨床科室通過網(wǎng)絡(luò)終端查看醫(yī)療器材庫物資信息，根據(jù)需要填寫電子申請(qǐng)單。因此，準(zhǔn)確錄入物資的品名、規(guī)格型號(hào)、生產(chǎn)廠家、生產(chǎn)批號(hào)、有效期等相關(guān)信息是整個(gè)物資入庫工作的關(guān)鍵。為準(zhǔn)確錄入物資的相關(guān)信息，醫(yī)療器材庫入庫管理員在收貨的過程中，應(yīng)要求供貨商認(rèn)真填寫物資收貨憑證（如圖2所示），并逐一核對(duì)物資相關(guān)信息和數(shù)量，雙方簽字確認(rèn)，完成物資收貨工作。

圖1 醫(yī)療物資入庫流程

圖2 醫(yī)療物資收貨憑證

1.2.3 及時(shí)記賬入庫單據(jù)

入庫管理員完成物資清點(diǎn)、數(shù)據(jù)錄入等入庫工作后，物資管理系統(tǒng)中的庫存量并沒有實(shí)際增加，而臨床科室也無法從該物資管理系統(tǒng)客戶端填寫與新入庫物資相關(guān)的電子申請(qǐng)單。這就可能造成物資請(qǐng)領(lǐng)與下送工作的延遲，降低了物資管理效率。為避免這種情況的發(fā)生，負(fù)責(zé)單據(jù)記賬的單據(jù)記賬員要與入庫管理員密切協(xié)同，認(rèn)真核查物資入庫單據(jù)信息，確保與收貨憑證內(nèi)容完全一致，及時(shí)完成單據(jù)記賬，補(bǔ)充物資庫存，盡可能做到物資入庫與庫存更新同步進(jìn)行。

1.2.4 適時(shí)核對(duì)入庫信息

隨著該物資管理程序的使用，入庫單據(jù)量逐日增加。在此過程中，偶爾會(huì)發(fā)生單據(jù)自動(dòng)記賬、庫存不增加等現(xiàn)象。這類情況發(fā)生隱蔽、不易察覺，但是其造成的后果非常嚴(yán)重，而且發(fā)現(xiàn)的越晚，糾錯(cuò)需要付出的代價(jià)越大。針對(duì)這種情況，要求入庫管理員和單據(jù)記賬員隨時(shí)核對(duì)入庫信息。入庫管理員完成一批物資信息錄入工作后，及時(shí)核對(duì)物資入庫單據(jù)，排查單據(jù)自動(dòng)記賬現(xiàn)象；單據(jù)記賬員完成一批入庫單據(jù)的記賬工作后，及時(shí)查看新入庫物資庫存更新，排查庫存不增加現(xiàn)象。如發(fā)現(xiàn)上述現(xiàn)象，應(yīng)及時(shí)與醫(yī)院信息科相關(guān)人員聯(lián)系，從后臺(tái)刪除錯(cuò)誤記錄，重新入庫。

1.3 恰當(dāng)處理貨票分離

貨票分離是軍衛(wèi)醫(yī)院信息系統(tǒng)物資管理程序的又一創(chuàng)新點(diǎn)。該系統(tǒng)允許在物資發(fā)票未到的情況下，實(shí)現(xiàn)物資的入庫，最大限度地確保物資申請(qǐng)發(fā)放順利、高效[1]。在醫(yī)院醫(yī)療器材庫的實(shí)際管理過程中，許多物資的發(fā)票遲于貨物到達(dá)。因此，處理貨票分離需要從物資入庫階段開始。在送貨人填寫醫(yī)療物資收貨憑證過程中，要求供貨商填寫一張收貨憑證，并要求所開發(fā)票內(nèi)容與該張憑證內(nèi)容完全一致。在入庫管理員錄入物資信息過程中，每張憑證分配一個(gè)入庫單據(jù)號(hào)碼，以便于后期填寫發(fā)票號(hào)碼和賬目核查。

1.4 嚴(yán)格統(tǒng)一配置信息

軍衛(wèi)醫(yī)院信息系統(tǒng)物資管理程序在安裝調(diào)試和日常使用過程中，可以根據(jù)醫(yī)院的實(shí)際情況調(diào)整該系統(tǒng)的相關(guān)配置信息，比如物資加價(jià)比例、物資屬性代碼等。醫(yī)院醫(yī)療器材庫和器械供管辦公室分別擁有該系統(tǒng)管理客戶端，因此在調(diào)整配置信息的過程中，要保持各個(gè)管理終端配置信息同步更新，避免因配置不同步而造成的數(shù)據(jù)錯(cuò)亂現(xiàn)象發(fā)生。

1.5 應(yīng)用“F9”鍵調(diào)用信息

在物資信息錄入過程中，需要填寫物資的品名、規(guī)格、價(jià)格、廠商等相關(guān)信息，既可以按照收貨憑證用鍵盤直接錄入信息，也可以使用“F9”鍵調(diào)用數(shù)據(jù)目錄間接錄入信息。從直觀上看，2種錄入方式幾乎沒有區(qū)別，但是在后期的數(shù)據(jù)查詢中就會(huì)存在差別，其中使用鍵盤直接錄入物資信息的記錄將不會(huì)出現(xiàn)在查詢結(jié)果當(dāng)中，從而造成數(shù)據(jù)遺漏。因此，在使用該系統(tǒng)錄入物資信息的過程中，嚴(yán)格遵循“醫(yī)療物資入庫流程”，用“F9”鍵調(diào)用信息目錄錄入物資信息可避免統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)遺漏現(xiàn)象發(fā)生。

2 系統(tǒng)使用的效果分析

應(yīng)用軍衛(wèi)醫(yī)院信息系統(tǒng)物資管理程序后，管理系統(tǒng)更先進(jìn)、管理手段更科學(xué)、管理操控更便捷、管理效果更突出，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

2.1 普通物資管理高效便捷

該物資管理系統(tǒng)在普通耗材管理中實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上申報(bào)物資采購計(jì)劃及網(wǎng)上請(qǐng)領(lǐng)的功能。使用科室可以根據(jù)住院患者數(shù)量、庫房庫存及科室耗材使用情況制訂醫(yī)用耗材請(qǐng)領(lǐng)計(jì)劃[2]，并通過客戶端申報(bào)至醫(yī)學(xué)工程科；醫(yī)學(xué)工程科通過管理系統(tǒng)及時(shí)提取、匯總各使用科室需求，同時(shí)根據(jù)庫存擬訂醫(yī)用耗材采購計(jì)劃，并進(jìn)行審批采購，實(shí)現(xiàn)了對(duì)醫(yī)院醫(yī)療耗材使用的宏觀調(diào)控，避免了庫房存貨積壓、耗材過期和常規(guī)物資缺貨等情況的發(fā)生，使庫房管理更加科學(xué)。另外，科室通過客戶端進(jìn)行醫(yī)用物資網(wǎng)上請(qǐng)領(lǐng)，耗材庫房提取請(qǐng)領(lǐng)信息發(fā)放物品，并打印請(qǐng)領(lǐng)單，核對(duì)后簽字確認(rèn)，優(yōu)化了手工請(qǐng)領(lǐng)的繁瑣環(huán)節(jié)，改變了科室填寫請(qǐng)領(lǐng)本并反復(fù)與庫房核對(duì)以及管理人員上機(jī)上下賬的落后管理模式，提高了物資保管發(fā)放效率及出入庫準(zhǔn)確性，使普通物資管理更加高效便捷。物資管理系統(tǒng)對(duì)在庫醫(yī)療耗材的位置完成定義并實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理，庫房管理者可以通過計(jì)算機(jī)迅速查找出物資所在位置，避免了因擺放時(shí)間過長或使用頻率較低而出現(xiàn)的遺忘堆滯的情況。系統(tǒng)可以通過物品有效期提前3個(gè)月對(duì)庫房管理員進(jìn)行提示發(fā)出即將過期的警告，使管理員能有充足的時(shí)間對(duì)將過期物資進(jìn)行發(fā)放處理或調(diào)換更新。

2.2 高值耗材管理溯源有據(jù)

在高值耗材管理中，該系統(tǒng)引入了條形碼管理，實(shí)現(xiàn)了高值耗材“零”庫存[3]。通過對(duì)擬將入院的高值耗材進(jìn)行驗(yàn)收登記，將高值耗材的供貨商、聯(lián)系人、聯(lián)系電話、材料效期、入院價(jià)格、零售價(jià)及商品條形碼進(jìn)行計(jì)算機(jī)登記錄入，并利用物價(jià)管理程序與醫(yī)院收費(fèi)系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)，同時(shí)打印粘貼條形碼，使條形碼與商品條形碼一一對(duì)應(yīng)，此時(shí)高值耗材并未入庫。使用時(shí)，科室通過計(jì)價(jià)系統(tǒng)掃描條形碼，獲取材料詳細(xì)信息，并與實(shí)物進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無誤后保存使用，并通過計(jì)價(jià)系統(tǒng)輸入患者信息完成收費(fèi)，庫房獲取信息后通過系統(tǒng)完成出入庫手續(xù)。物資管理程序經(jīng)服務(wù)器將患者信息、使用信息及高值耗材信息相關(guān)聯(lián)，減少了高值耗材使用中人工干預(yù)的環(huán)節(jié)，確保高值耗材溯源準(zhǔn)確、有據(jù)。

2.3 醫(yī)療包管理準(zhǔn)確精細(xì)

消毒供應(yīng)室利用物資管理系統(tǒng)中的醫(yī)療包管理程序?qū)χ貜?fù)使用的醫(yī)療包實(shí)現(xiàn)物流化溯源管理。程序從新包打包起為每個(gè)醫(yī)療包生成一個(gè)條形碼，同時(shí)對(duì)該醫(yī)療包的物流狀態(tài)實(shí)行計(jì)算機(jī)管理，隨后的消毒、發(fā)放、使用、回收（或歸還）等各個(gè)環(huán)節(jié)都需要對(duì)該條形碼進(jìn)行掃描登記，并將登記信息通過網(wǎng)絡(luò)上傳至服務(wù)器，供應(yīng)室及管理人員可以通過物資管理系統(tǒng)準(zhǔn)確掌握醫(yī)療包的狀態(tài)，不僅實(shí)現(xiàn)了醫(yī)療包全效期的溯源管理，同時(shí)也減少了丟包和遺漏回收等情況的發(fā)生。

2.4 成本核算及時(shí)準(zhǔn)確

該物資管理系統(tǒng)是軍隊(duì)推行的標(biāo)準(zhǔn)化物資應(yīng)用管理系統(tǒng)，能夠與HIS進(jìn)行對(duì)接，并能通過醫(yī)信通上報(bào)數(shù)據(jù)[4]實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)療普通耗材、高值耗材及醫(yī)療包的使用情況進(jìn)行上報(bào)統(tǒng)計(jì)，并能在月中生成成本核算數(shù)據(jù)，上報(bào)醫(yī)院財(cái)務(wù)管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行科室成本核算，徹底擺脫人工核算成本的管理模式，保證統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的及時(shí)準(zhǔn)確。

3 結(jié)語

綜上所述，軍衛(wèi)醫(yī)院信息系統(tǒng)物資管理程序從數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)到使用流程都優(yōu)于目前在用的“軍衛(wèi)一號(hào)”物資管理程序。其清晰的使用流程、細(xì)致的功能劃分、全面的數(shù)據(jù)模塊以及優(yōu)秀的網(wǎng)絡(luò)功能使醫(yī)院醫(yī)療物資管理更加系統(tǒng)化、模板化、自動(dòng)化，不僅節(jié)省了人力，而且還收到了科學(xué)、精細(xì)、高效的管理效果。

[1]牛曉紅，王厚興.淺談中小醫(yī)院醫(yī)用耗材的采購管理[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備，2013，34（9）：123-124.

[2]黃智勇，李杰，成雄，等.醫(yī)院體檢信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開發(fā)[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備，2013，34（5）：48-49.

[3]童學(xué)中，張傳新，趙永強(qiáng).建立長效機(jī)制 規(guī)范耗材采購[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備，2013，34（1）：123-124.

[4]常玉鋒，劉廣全，謝澤橋.醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用[J].醫(yī)療衛(wèi)生裝備，2013，34（12）：57-58.

（收稿：2013-09-29 修回：2014-03-04）

Application of medical materials management of military hospital information system

XU Xin-min,CAO Tie-jun
(Department of Medical Engineering,the 323rd Hospital of the PLA,Xi'an 710054,China)

The problems of the medical materials management of military hospital information system are put forward on the basis of the trials.The measures to optimize the software and regulate working flow are explored to realize subrogation of the new and original software as well as stable running of the system.The storage,warehouse-in and-out management are enhanced greatly for medical devices.[Chinese Medical Equipment Journal，2014，35（10）：141-143]

military hospital information system;materials management program;utilization management

R318；TP311.13；R197.324

A

1003-8868（2014）10-0141-03

10.7687/J.ISSN1003-8868.2014.10.141

徐新民（1958—），男，主任技師，主要從事醫(yī)療設(shè)備技術(shù)和管理方面的研究工作，E-mail：323ygk@163.com。

710054西安，解放軍323醫(yī)院醫(yī)學(xué)工程科（徐新民，曹鐵軍）