歐陽旭明

（江蘇省檔案局，江蘇南京，210008）

近年來，各地各單位以貫徹實施國家檔案局第8號令為契機，普遍結合本地本單位實際，編制了本機關單位的《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》，并經(jīng)同級檔案行政管理部門審核批準實施。這是新中國成立以來，首次以令的形式，規(guī)定了機關文件材料歸檔范圍和不歸檔范圍，同時要求按照單位職能“以我為主、以人為本”編制歸檔范圍和保管期限，這是新時期加強機關單位檔案資源建設的重大舉措。

1 實施狀況

根據(jù)筆者近年來所了解的實施情況看，就《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》的編制和審核批準環(huán)節(jié)而言，大部分地區(qū)檔案行政管理部門審核把關較嚴，介入編制指導和審核把關的全過程。很多單位在編制過程中，領導重視，部門配合，檔案人員善于分析并歸納提煉，緊貼本單位實際，歸檔范圍較詳細，有較強的可操作性。但也有不少單位在編制時照搬照抄，過于宏觀原則，結合本單位的實際不緊密，審批時沒有把好關，編制和審批只是流于形式和過場。從近年來的歸檔情況看，歸檔文件材料的數(shù)量有了明顯增長，不少賬外文件歸檔了，部分單位能夠切實按照新制定的歸檔范圍認真實施，部門對照歸檔范圍將自身職能活動中形成的應歸檔文件材料歸檔，檔案部門檔案人員積極主動上門提醒啟發(fā)，較好地保證了歸檔文件材料的齊全完整。也有一些單位存在著“兩張皮”現(xiàn)象，新制定的歸檔范圍形同虛設，實際歸檔文件材料依然如故，交什么收什么，交多少收多少，與之前相比，差別不大。

2 存在的主要問題及其原因

2.1 歸檔范圍原則籠統(tǒng)

一些單位在編制文件材料歸檔范圍時，基本上按照國家檔案局8號令所確定的歸檔范圍照搬照套，沒有根據(jù)單位內(nèi)部部門職能實際，或者根本就沒有讓職能部門參與一起編制，對職能部門的職責范圍，應該或可能會形成哪些方面的文件材料不清楚；有些單位則是將共性的應歸檔文件材料羅列在一起，覺得分設在各部門會造成重復。在歸檔時，不清楚各部門應歸檔的文件材料是否完整齊全。

2.2 賬內(nèi)文件全賬外文件缺失

單位各部門所從事的職能活動，通過單位正式行文的文件歸檔比較齊全，但部門活動的過程性文件缺的比較多。諸如召開某某會議的通知，后面缺少會議材料的歸檔；關于開展某某專項檢查的通知，后面缺少檢查的過程性匯報、統(tǒng)計、報告、總結通報等材料；關于開展評比表彰活動的通知，后面缺少先進典型的推薦材料和審批材料等等。各部門的計劃總結等材料嚴重缺乏；一些單位的黨組會議記錄長期沒有歸檔，人事調(diào)整后也無正常交接；有的單位基本建設檔案殘缺不全。實際上是制度不健全或有制度未落實到位。

2.3 專項業(yè)務文件仍由業(yè)務部門保管

所謂的集中統(tǒng)一管理，僅僅是綜合管理性文件、紅頭文件等由檔案室統(tǒng)一管理，而一些專項業(yè)務性文件仍分散在相關部門保管，如行政許可的審批、登記等報批性材料，其理由是專業(yè)性強，在部門保管使用方便。實際上造成了各部門大量的專項業(yè)務文件材料到處堆放，無專人整理保管，管理混亂，檔案資源和行政資源均未得到有效整合。

2.4 未按歸檔范圍進行有效收集

有些單位的文件材料歸檔范圍編制科學合理，按部門職能確定的工作范圍應形成哪些方面的文件材料都已系統(tǒng)列出明細，但由于檔案人員缺乏經(jīng)驗或責任心，致使一些應該歸檔的文件材料未歸到位。

3 強化文件材料收集歸檔的重點措施

3.1 修訂完善《文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》

這是一個單位文件材料歸檔能否齊全完整的基礎文件。文件材料歸檔范圍應按單位內(nèi)設機構逐一編制，可根據(jù)各部門職責和近幾年部門工作計劃及年度總結，分析各個部門有哪些方面的工作，應產(chǎn)生哪些方面的文件，一一列出條目，進行系統(tǒng)梳理，最后形成整個單位的歸檔范圍。在編制時，不要怕部門之間出現(xiàn)重復的歸檔條目，如工作計劃、總結等，雖然條目名稱相同，但實際內(nèi)容并不一樣。保管期限應突出“以我為主、以人為本”，單位自身形成的文件和涉及人的切身利益的文件材料從長?！段募牧蠚w檔范圍和檔案保管期限表》經(jīng)同級檔案行政主管部門審核批準后，由單位正式行文發(fā)各部門實施。單位內(nèi)設機構職能調(diào)整或機構增減，應及時相應調(diào)整歸檔范圍。

3.2 切實推進機關單位檔案實體的集中統(tǒng)一管理

檔案實行集中統(tǒng)一管理是檔案法確定的基本原則，也是各單位實行集約化管理、系統(tǒng)整合檔案資源和整合行政資源的有效途徑。單位檔案資源實行整合，既有利于檔案的安全保管和系統(tǒng)開發(fā)利用，使單位員工共享檔案成果，提升單位整體管理水平和工作效能，同時又節(jié)約了單位的管理成本和行政資源。

3.3 加強檔案信息化建設

提供檔案信息資源的快捷便利服務，是推進機關單位文件材料歸檔齊全完整的重要途徑。一些部門和人員之所以不愿意將文件材料主動歸檔，其重要因素是歸檔后利用不方便，一是要層層審批，二是管理手段落后，查一份檔案需要很長時間?！皬娀占⒑喕?、細化檢索、方便利用”是新世紀以來國家對機關單位檔案工作的一項重大改革，將檔案人員從繁瑣的檔案組卷中解放出來，極大地方便了檔案的整理與利用，但是必須要強化檔案信息化建設。機關單位要將檔案信息化建設與機關單位信息化建設同步規(guī)劃、同步建設，使單位員工能夠根據(jù)自己的權限，在自己的電腦上用上可用的檔案材料，真正做到為利用者所想，實現(xiàn)資源共享，讓大家感受到用檔的方便。我想，文件材料歸檔不全的困惑將會迎刃而解。

3.4 確保文件材料收集歸檔齊全完整

確保文件材料歸檔齊全完整，檔案人員必須把好關?？梢栽谝韵聨讉€方面著手把關：一是黨組會議、辦公會議記錄，有些單位會議記錄人員認為要保密，不宜當年歸檔，解決的辦法可以將會議記錄列入年度歸檔文件目錄首號，讓記錄員辦理借檔手續(xù)。二是有關通知方面的文件，有些單位歸檔文件目錄中，只有通知，如部門召開的專項會議通知、檢查通知、統(tǒng)計通知、評選表彰通知等等，沒有后續(xù)性文件，檔案人員應主動提醒相關部門，追繳相關材料。三是檢查部門年度總結，了解部門開展了哪些方面的工作，哪些方面工作應該形成文件材料而沒有歸檔的，應提醒及時歸檔。四是查閱單位年度大事記，尋求線索，看哪些大事應該形成文件材料沒有歸檔的，然后找相關部門或當事人索取歸檔。

4 結語

檔案是機關單位各項活動的真實記錄，是機關單位的一項記憶工程，也是機關單位文化建設的重要組成部分，從中可以總結成敗經(jīng)驗，探索規(guī)律。我們每個單位或多或少都有因為過去的記憶缺失給現(xiàn)行工作帶來遺憾的教訓，我們不能再將這種教訓給后來留下遺憾。因此，加強檔案資源建設應該成為一個有歷史責任心單位的自覺行動。檔案資源是檔案工作的根本，缺少檔案資源這一環(huán)節(jié)，就失去了檔案工作的重心。作為檔案工作者，無論是機關單位檔案工作者，還是檔案業(yè)務指導工作者，都應該將檔案資源建設作為我們開展工作的首要任務，這是歷史賦予我們的神圣職責！