韓文廣 陳莉娟

1上海晟戈實(shí)業(yè)發(fā)展有限公司（200000）2河南省鑫誠(chéng)工程管理有限公司（450000）

對(duì)工程造價(jià)咨詢(xún)企業(yè)檔案管理的幾點(diǎn)建議

韓文廣 陳莉娟

1上海晟戈實(shí)業(yè)發(fā)展有限公司（200000）2河南省鑫誠(chéng)工程管理有限公司（450000）

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和人們認(rèn)識(shí)的不斷提高，以及我國(guó)加入WTO以后開(kāi)放的競(jìng)爭(zhēng)體系，使得大家越來(lái)越注重檔案的管理，特別是工程造價(jià)咨詢(xún)業(yè)的檔案管理備受關(guān)注。工程造價(jià)咨詢(xún)業(yè)的檔案管理涉及方方面面，我們重點(diǎn)探討一下，工程造價(jià)咨詢(xún)業(yè)出具的成果文件的檔案管理。

工程造價(jià)咨詢(xún)；檔案；歸檔；管理

工程造價(jià)咨詢(xún)業(yè)是個(gè)新興行業(yè)，它是以工程造價(jià)咨詢(xún)企業(yè)為主，以造價(jià)咨詢(xún)業(yè)務(wù)為主要內(nèi)容的工程服務(wù)的第三產(chǎn)業(yè)，這就要求工程造價(jià)咨詢(xún)業(yè)要給業(yè)主提供更優(yōu)質(zhì)、更放心的服務(wù)。工程造價(jià)咨詢(xún)業(yè)的主要任務(wù)是接受委托，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目工程造價(jià)的確定與控制提供專(zhuān)業(yè)服務(wù)，出具工程造價(jià)成果文件。出具的工程造價(jià)成果文件應(yīng)保證其合法、合理、準(zhǔn)備無(wú)誤，特別是工程造價(jià)比較大的項(xiàng)目，以及涉及到國(guó)家重點(diǎn)審計(jì)項(xiàng)目，更應(yīng)該保證其準(zhǔn)確性，并對(duì)出具成果文件的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。當(dāng)建設(shè)項(xiàng)目造價(jià)出現(xiàn)某種問(wèn)題的時(shí)候，對(duì)造價(jià)人員出具的建設(shè)項(xiàng)目成果文件有據(jù)可查，這就涉及到了檔案管理。

1 檔案管理

檔案管理是造價(jià)咨詢(xún)機(jī)構(gòu)質(zhì)量管理的前提，造價(jià)咨詢(xún)單位應(yīng)建立完善的檔案管理制度，完善材料歸檔。

為保證成果文件的質(zhì)量要求，工程造價(jià)咨詢(xún)企業(yè)應(yīng)對(duì)委托者提供的書(shū)面資料（委托者提供的書(shū)面資料應(yīng)加蓋公章或有效合法的簽名）進(jìn)行有效和合理性核對(duì)，應(yīng)保證自身收集的或已有的造價(jià)基礎(chǔ)資料和編制依據(jù)全面、現(xiàn)行、有效。同時(shí)，對(duì)自身咨詢(xún)業(yè)務(wù)使用的工程計(jì)價(jià)基礎(chǔ)資料和編制依據(jù)等要承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。為了便于質(zhì)量的檢查，成果文件及過(guò)程文件均需歸檔，便于咨詢(xún)企業(yè)規(guī)范管理，理清責(zé)任,同時(shí)提高工程造價(jià)咨詢(xún)企業(yè)的質(zhì)量管理。

2 檔案管理對(duì)工程造價(jià)咨詢(xún)機(jī)構(gòu)出具文件的可追溯性提供有利的保障

工程造價(jià)技術(shù)檔案分為成果文件和過(guò)程文件兩類(lèi)。成果文件即提交給委托方的成果報(bào)告。成果文件包括:投資估算、工程概算、工程預(yù)算、工程量清單、招標(biāo)控制價(jià)、工程計(jì)量支付文件、工程索賠處理報(bào)告、工程結(jié)算等。過(guò)程文件是支撐成果文件的基礎(chǔ)，不包括在成果文件中，但具有可追溯性。過(guò)程文件包括:委托服務(wù)合同，工程施工合同或協(xié)議書(shū)，補(bǔ)充合同或補(bǔ)充協(xié)議書(shū)，中標(biāo)通知書(shū)，投標(biāo)文件及附件，招標(biāo)文件及招標(biāo)補(bǔ)遺文件，竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及完整的竣工驗(yàn)收資料,工程結(jié)算書(shū)及完整的結(jié)算資料，圖紙會(huì)審記錄，工程的洽商、變更、會(huì)議紀(jì)要等書(shū)面協(xié)議或文件，施工過(guò)程中甲方確認(rèn)的材料、設(shè)備價(jià)款、甲供材料、設(shè)備清單，承包人的營(yíng)業(yè)執(zhí)照及資質(zhì)等級(jí)證書(shū)等。為了便于造價(jià)咨詢(xún)機(jī)構(gòu)出具的文件有據(jù)可查，并且出具時(shí)間較長(zhǎng)的文件也具有可追溯性，成果文件和過(guò)程文件均需歸檔，以后對(duì)工程造價(jià)咨詢(xún)機(jī)構(gòu)出具文件的可追溯性提供有利的保障。

3 檔案管理中成果文件的存檔規(guī)定

1）上述中提到成果文件即提交給委托方的成果報(bào)告。除提交給委托方外，造價(jià)咨詢(xún)公司內(nèi)部要存檔一份,歸檔文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料，不得使用易褪色的書(shū)寫(xiě)材料，歸檔的成果文件應(yīng)包括紙質(zhì)原件和電子文件。其他文件及依據(jù)可為紙質(zhì)原件、復(fù)印件或電子文件，工程造價(jià)協(xié)會(huì)規(guī)定工程審核類(lèi)的成果文件在存檔過(guò)程中應(yīng)包括以下資料:①審核報(bào)告及定案表;②工程量計(jì)算書(shū)及計(jì)算書(shū)底稿；③送審單位結(jié)算書(shū)；④施工合同及補(bǔ)充協(xié)議；⑤經(jīng)濟(jì)簽證；⑥變更資料；⑦洽商記錄；⑧委托方評(píng)價(jià)意見(jiàn)等。工程預(yù)算類(lèi)成果文件存檔過(guò)程中應(yīng)包括以下資料:①建設(shè)方提供的招標(biāo)文件及答疑文件；②工程（概）預(yù)算（標(biāo)底）書(shū)；③工程量計(jì)算書(shū)（抽筋附鋼筋分析）；④委托方評(píng)價(jià)意見(jiàn)。工程清單類(lèi)成果文件存檔過(guò)程中應(yīng)包括以下資料:①工程量清單；②招標(biāo)控制價(jià)；③工程量計(jì)算書(shū)及鋼筋量計(jì)算書(shū)；④委托方評(píng)價(jià)意見(jiàn)。存檔過(guò)程中，要填寫(xiě)成果文件交接單，雙方簽字、蓋章后方可交接。工程造價(jià)技術(shù)檔案過(guò)程文件自歸檔之日起，保存期應(yīng)為5年；成果文件自歸檔之日起保存期應(yīng)為10年。

2）歸檔文件必須完整、系統(tǒng)，能夠反映工程編制和審查活動(dòng)的全過(guò)程，歸檔文件必須經(jīng)過(guò)分類(lèi)整理，應(yīng)組成符合要求的案卷。案卷封面的編制:

①填寫(xiě)檔號(hào):按照?qǐng)?bào)告書(shū)的編號(hào)；②檔案館號(hào):例如2011年為I，依次2012年為J；③案卷題名:項(xiàng)目的名稱(chēng)；④編制單位:某工程管理有限公司；⑤編制日期:本報(bào)告書(shū)上的日期；⑥保管期限:十年；⑦密級(jí):一級(jí)。

4 檔案管理的幾點(diǎn)建議

1）工程造價(jià)咨詢(xún)企業(yè)出具的成果文件資料，作為工程造價(jià)的最終成果文件，具有法律效力。當(dāng)成果文件對(duì)應(yīng)的工程出現(xiàn)某種問(wèn)題的時(shí)候，特別是投資巨大的項(xiàng)目，勢(shì)必會(huì)涉及到重新調(diào)閱出具的成果文件資料，這就要求工程造價(jià)人員做完一項(xiàng)工程以后，和此項(xiàng)目有關(guān)的一些具有支撐力的有效、合法的資料要及時(shí)存檔，以利于日后的查找和調(diào)閱。

2）歸檔的文件要分類(lèi)整理，編碼排序，便于后續(xù)的查找，建立完整的檔案管理制度是為了加強(qiáng)對(duì)檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護(hù)和利用檔案，努力開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源，便于工程造價(jià)咨詢(xún)成果質(zhì)量的審查，為工程造價(jià)咨詢(xún)企業(yè)提供更及時(shí)、有效的服務(wù)，促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展。

[1]中國(guó)建設(shè)工程造價(jià)管理協(xié)會(huì)標(biāo)準(zhǔn),建設(shè)工程造價(jià)咨詢(xún)成果文件質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)[S].北京:中國(guó)計(jì)劃出版社,2012,36.

[2]中國(guó)建設(shè)工程造價(jià)管理協(xié)會(huì)標(biāo)準(zhǔn),建設(shè)項(xiàng)目工程結(jié)算編審規(guī)程[S].北京:中國(guó)計(jì)劃出版社,2007,20.