邱丁初 陳改改

（河北省水利水電第二勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院 河北石家莊 050021）

談設(shè)計(jì)院?jiǎn)T工時(shí)間管理

邱丁初 陳改改

（河北省水利水電第二勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院 河北石家莊 050021）

時(shí)間是最寶貴的資源。設(shè)計(jì)院?jiǎn)T工工作繁忙，為了更有效的利用時(shí)間，節(jié)約時(shí)間，就需要進(jìn)行時(shí)間管理，本文闡述了進(jìn)行時(shí)間管理的必要性，介紹了時(shí)間的屬性和管理方法，并結(jié)合個(gè)人的工作經(jīng)驗(yàn)和思考，提出了一些時(shí)間管理的建議。

設(shè)計(jì)院 時(shí)間管理 工作效率

從不浪費(fèi)時(shí)間的人，沒(méi)有功夫抱怨時(shí)間不夠！—杰弗遜

1 前言

跨入21世紀(jì)以來(lái)，越來(lái)越多的個(gè)人和企業(yè)認(rèn)識(shí)到，時(shí)間是最寶貴的資源。而設(shè)計(jì)單位的項(xiàng)目設(shè)計(jì)工作科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)，事務(wù)繁雜，“時(shí)間緊，任務(wù)重”這幾個(gè)字往往成為許多設(shè)計(jì)院?jiǎn)T工在進(jìn)行項(xiàng)目總結(jié)時(shí)由衷的感慨，從早到晚，忙碌不停，總有畫(huà)不完的圖紙，寫(xiě)不完的報(bào)告，時(shí)間都到哪兒去了？殊不知，并非只有休息和懶惰才會(huì)失去時(shí)間，在忙碌中，更有可能“雜亂無(wú)章”地浪費(fèi)時(shí)間。利用好時(shí)間，管理好時(shí)間，不是從難得的休閑時(shí)光中再去擠時(shí)間，而是在忙碌的工作中合理安排時(shí)間，達(dá)到事倍功半的效果。

2 認(rèn)識(shí)時(shí)間

時(shí)間，是一種資源，具有以下幾個(gè)顯著的特征：①時(shí)間不能失而復(fù)得：時(shí)間是單方向性的，從過(guò)去到現(xiàn)在，從現(xiàn)在到未來(lái)，亙古不變；②時(shí)間的供給沒(méi)有彈性：時(shí)間的供給是固定不變的，任何情況下都不會(huì)增加，也不會(huì)減少，每天都是24小時(shí)；③時(shí)間不可存儲(chǔ)：時(shí)間不能像人力、物力、財(cái)力一樣存儲(chǔ)，不論愿不愿意，我們都必需消費(fèi)時(shí)間；④時(shí)間無(wú)法替代：時(shí)間是任何活動(dòng)的基本資源，無(wú)法取代。

時(shí)間的最大特性，是不可倒流，“逝者如斯夫”，時(shí)間一旦流逝，便永遠(yuǎn)不可挽回；時(shí)間的最大敵人，是荒廢，“事閑莫荒，事繁勿慌”，是前人最精辟的警醒；時(shí)間的最大力量，是改變的力量，時(shí)間可以改變一個(gè)人，改變一座城市，改變世界，甚至改變一切；時(shí)間對(duì)每個(gè)人來(lái)說(shuō)是免費(fèi)的，卻又是無(wú)價(jià)的；時(shí)間是無(wú)私的，給每個(gè)人一天都是24小時(shí)，時(shí)間又是偏心的，給每個(gè)人的一天都不是24小時(shí)；時(shí)間，對(duì)有的人來(lái)說(shuō)，是一種煎熬，對(duì)另外的人來(lái)說(shuō)，卻是一片寶藏！

在思考提高工作效率的方法中，我們往往首先考慮提高員工的勞動(dòng)技能，提高工作熟練程度，或者通過(guò)開(kāi)發(fā)新技術(shù)、新軟件來(lái)提高工作效率，其實(shí)，提高工作效率的直接目的即是利用最小的時(shí)間完成最大的工作量，而時(shí)間本身的調(diào)度和節(jié)約，通過(guò)時(shí)間管理來(lái)提高工作效率，是最低成本且最快捷實(shí)用的途徑。

3 時(shí)間管理的方法

（1）GTD管理方法

GTD的中文意思為“把事情做完”，執(zhí)行者將需要完成的事情都寫(xiě)下來(lái)并確定好待辦任務(wù)，然后按收集、整理、組織、回顧與行動(dòng)五個(gè)步驟全力以赴地做好目前的工作，一次只專(zhuān)注于做一件事情，心無(wú)掛念，提高效率。

（2）帕累托原則

帕累托原則又稱(chēng)“二八定律”，由19世紀(jì)意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托提出。其核心內(nèi)容是生活中80%的結(jié)果幾乎源于20%的活動(dòng)。因此，執(zhí)行者需要把注意力放在20%的關(guān)鍵的事情上。在時(shí)間管理中運(yùn)用帕累托原則有助于應(yīng)付一長(zhǎng)列有待完成的工作。

（3）四象限時(shí)間管理方法

該方法把日常工作按照重要和緊急兩個(gè)維度進(jìn)行了劃分，分為四個(gè)“象限”：既緊急又重要、重要但不緊急、緊急但不重要、既不緊急也不重要。處理原則為：“著手第一象限，投資第二象限，走出第三象限，拋棄第四象限?！钡谝幌笙拗匾揖o急的事應(yīng)放下一切，全力處理，否則壓力會(huì)越來(lái)越大，第二象限重要但不緊急的事往往影響深遠(yuǎn)，如不及時(shí)處理，就會(huì)變?yōu)榈谝幌笙薰ぷ?，?yīng)集中精力，優(yōu)先處理。第三象限是緊急但不重要的事，這類(lèi)事情看似緊急，需要馬上處理，但屬于不重要的事，對(duì)此類(lèi)事情要認(rèn)真辨別，學(xué)會(huì)拒絕。對(duì)于第四象限不重要也不緊急的事，要學(xué)會(huì)舍棄，盡量不去做。

4 設(shè)計(jì)院?jiǎn)T工時(shí)間管理的幾點(diǎn)建議

時(shí)間管理就是要改變習(xí)慣，有計(jì)劃，有條理地做事。時(shí)間管理并不是要把所有的事情做完，而是思考如何最快地把事情做完。

（1）整理好桌面，管理好電子文檔

桌面的整理不僅是眼前的辦公桌，同時(shí)也包括“相看兩不厭”的電腦桌面（電腦硬盤(pán)）。

按經(jīng)驗(yàn)來(lái)說(shuō)，辦公桌面其實(shí)不是整理的越整潔越好，適當(dāng)?shù)碾s亂反而能提高查找文件的速度。根據(jù)個(gè)人的習(xí)慣，對(duì)辦公桌面經(jīng)常進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼砗头诸?lèi)是十分必要的，使自己能第一時(shí)間找到文件位置，而不是找任何一件文件都需要將整個(gè)辦公桌翻個(gè)遍！

隨著電腦硬盤(pán)容量的不斷增大和電子文檔的增加，電子文檔的管理也成為節(jié)省時(shí)間的重要一環(huán)，通過(guò)不同硬盤(pán)分區(qū)嚴(yán)格分類(lèi)、將項(xiàng)目資料按年度或階段存放、每個(gè)項(xiàng)目文檔成果按時(shí)間順序或進(jìn)行編號(hào)存放等方法，尤其是對(duì)同一文件不同版本進(jìn)行有效標(biāo)識(shí)，都可以有效提高查找文件和使用文檔的效率。

（2）列出任務(wù)清單

時(shí)間飛馳，我們應(yīng)該做時(shí)間的駕駛員，而不是乘客，應(yīng)該做時(shí)間的主人，而不是每天被繁雜的事務(wù)牽著鼻子走。讓時(shí)間聽(tīng)自己的安排，主動(dòng)管理，提前謀劃，詳細(xì)列出自己需要完成的事務(wù)并排序，用最短的時(shí)間完成最緊要的事，用精力最好的時(shí)間段完成挑戰(zhàn)性最大的事。對(duì)于一些緊急的事務(wù)，還可以考慮進(jìn)行自我加壓，將截止時(shí)間提前，提高自己心里的緊迫感，發(fā)揮個(gè)人潛力。

（3）注意電話(huà)溝通技巧

盡管電話(huà)的使用拉近了人們的距離，方便了相互溝通，但電話(huà)溝通的效率卻越來(lái)越低，大部分時(shí)間在無(wú)效溝通中浪費(fèi)。

建議在通話(huà)之前做好充分準(zhǔn)備，列出需要解決的問(wèn)題，站在對(duì)方角度考慮別人關(guān)心的問(wèn)題，避免通話(huà)時(shí)東拉西扯，掛斷后又感覺(jué)沒(méi)有說(shuō)清，無(wú)所適從，還得再次去電，多次反復(fù)溝通，降低電話(huà)的溝通效率。

（4）工作盡量一次做完

由于人腦思維的連貫性，有些工作任務(wù)一旦被打斷，可能需要較長(zhǎng)的時(shí)間才能重新進(jìn)入之前的思考深度與工作狀態(tài)。因此，每做一起工作之前，例如整理一本計(jì)算書(shū)，或者繪制一張圖紙，可以估計(jì)大概需要的時(shí)間，感覺(jué)有足夠的時(shí)間才開(kāi)始干，不然就先干別的，否則，每件事情都做到一半而無(wú)結(jié)果，重新進(jìn)入又得花費(fèi)更多進(jìn)入狀態(tài)的時(shí)間。

（5）無(wú)打擾時(shí)間工作效率最高

很多時(shí)候，我們花80%的時(shí)間只能完成20%的工作，但有時(shí)候，20%的時(shí)間卻能完成80%的工作，很快取得進(jìn)展。這20%的時(shí)間就是無(wú)打擾時(shí)間。對(duì)于一些項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，很多重要的工作可能是晚上加班干出來(lái)的，因?yàn)榘滋煊懈鱾€(gè)專(zhuān)業(yè)的事務(wù)需要協(xié)調(diào)，開(kāi)會(huì)、接電話(huà)、布置任務(wù)，大半天的時(shí)間被肢解的七零八落，忙過(guò)不停，卻收效甚微，無(wú)法持續(xù)進(jìn)入工作狀態(tài)，反而到了晚上，可以安心、專(zhuān)心的進(jìn)行計(jì)算或撰寫(xiě)報(bào)告，時(shí)間利用效率最高，因此，白天應(yīng)盡量騰出兩個(gè)小時(shí)的無(wú)打擾時(shí)間，與外界“絕緣”，這段時(shí)間的工作，最有效率，也最有成就感。

（6）項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)時(shí)間的管理

項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的時(shí)間管理是個(gè)人時(shí)間管理的放大鏡，在目標(biāo)一致、步調(diào)一致的情況下，時(shí)間管理最有效的方式，就是提高時(shí)間利用的透明度和

配合度，參與團(tuán)隊(duì)的每個(gè)員工，在團(tuán)隊(duì)中的任務(wù)進(jìn)度和時(shí)間計(jì)劃應(yīng)該是透明的，并且是可以進(jìn)行調(diào)控的，團(tuán)隊(duì)中的合作人員，能夠彼此掌握各自的工作任務(wù)、工作計(jì)劃和進(jìn)展情況，這有利于負(fù)責(zé)人把握項(xiàng)目進(jìn)度、合理安排工作，極大限度的發(fā)揮團(tuán)隊(duì)的執(zhí)行力，避免出現(xiàn)個(gè)別員工“閑的時(shí)候像放羊，忙的時(shí)候想逃亡”的失控狀況。

5 結(jié)語(yǔ)

時(shí)間就是生命，時(shí)間就是金錢(qián)，設(shè)計(jì)院的工作，嚴(yán)謹(jǐn)而精細(xì)，緊張而忙碌，一些員工可能覺(jué)得根本就沒(méi)有時(shí)間也沒(méi)必要來(lái)思考時(shí)間管理的問(wèn)題。然而，時(shí)間管理的本質(zhì)就是自我管理，越忙越需要進(jìn)行時(shí)間管理，忙碌的設(shè)計(jì)人員，需要像重視專(zhuān)業(yè)技術(shù)一樣重視時(shí)間管理，像使用金錢(qián)一樣使用時(shí)間，提高時(shí)間利用效率，發(fā)揮出工作時(shí)間段的潛力，從繁瑣的事務(wù)中解脫出來(lái)。

人不是機(jī)器，人的生命是有限的，節(jié)省了時(shí)間，也便是節(jié)省了生命，明日復(fù)明日，明日真如多？讓我們從現(xiàn)在開(kāi)始，珍惜時(shí)間，管理時(shí)間，最快最好地完成手頭每一件工作。

1 湛文倩 袁傳攀 淺析企業(yè)員工的時(shí)間管理 [J] 企業(yè)導(dǎo)報(bào)，2011（8）.121.

10.3969/j.issn.1672-2469.2014.12.029

TV9

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1672-2469(2014)12-0084-03

邱丁初（1982年—），男，工程師。