●傅小峰

農(nóng)業(yè)科研事業(yè)單位辦公室功能的優(yōu)化再造

●傅小峰

《中國共產(chǎn)黨十八屆三中全會全面深化改革的決定》，明確了進一步深化科技體制改革的重要性，發(fā)揮市場主體的導(dǎo)向作用，建立產(chǎn)學(xué)研創(chuàng)新機制是科技體制改革的主要方向。農(nóng)業(yè)科研事業(yè)單位的辦公室，作為單位的首要部門，影響和帶動著整個機體的工作方向和效能。當(dāng)前農(nóng)業(yè)科研事業(yè)單位的定位仍比較模糊，重心不夠突出，改革首當(dāng)其沖，有必要進行功能再造，優(yōu)化升級，使辦公室在農(nóng)業(yè)科研事業(yè)單位的作用愈加凸顯。

農(nóng)業(yè)科研事業(yè)單位 辦公室 作用 缺陷 改造 建議

一、對辦公室一般性認(rèn)識和特殊性認(rèn)識的區(qū)別

眾所周知，辦公室是機構(gòu)中樞，既是對外窗口，也是上接下聯(lián)的紐帶，又是單位的伺服機關(guān)。就農(nóng)業(yè)科研事業(yè)單位而言，辦公室所體現(xiàn)的綜合性更強，原因是單位大多不大，規(guī)模較小，但作為一個單位所面臨的工作量都是相同的，為既保證工作，又與單位職數(shù)相匹配，一般把類似行政職能的工作歸結(jié)到辦公室統(tǒng)一管理就成為必然。具體到農(nóng)業(yè)科研事業(yè)單位的辦公室工作主要圍繞科研、生產(chǎn)中心工作以及上級安排的活動任務(wù)進行布局，包括來文來函擬辦、上下行文承辦、領(lǐng)導(dǎo)的參謀建議、后勤保障服務(wù)等等。辦公室的事情說重不算很重，它并不代表單位主要職能，專業(yè)性不強；說輕也不輕，對外代表單位的形象，所有工作都有很強的全局性，前瞻性，可變性即靈活性。

1.全方位性。就是指它所有的工作出發(fā)點都是基于單位整體層面通盤考量，始終把握局部服從整體，個人從屬集體的原則。在利益分配上，“一碗水端平”，堅持公正、公平、均衡的操作思路；工作對象是全體干部職工，尤其貼近領(lǐng)導(dǎo)層，充當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)的左臂右膀；在管理掌控上，有文化的、思想的、制度的、計劃的；在處理公共關(guān)系上，有縱向的、橫向的，內(nèi)部的、外部的，日常的、應(yīng)急的；在工作內(nèi)容上體現(xiàn)傳導(dǎo)型、信息型、服務(wù)型等特征。

2.前瞻性。辦公室作為計劃、規(guī)則制定的首要部門，預(yù)見性、目的性必須十分明確而具體，可操作性強。對于外界新概念、新動向最先感知，最先領(lǐng)悟，對上級指示精神最先接收、最先消化吸收；而又基于對本單位情況最了解、最全面、最真實來說，所提出的意見和建議立意更高，思路更清晰，因而最具代表性，最客觀實際，經(jīng)得起時間的檢驗，為大多數(shù)人所接收、所服從，指導(dǎo)性更強。既尊重歷史，又高屋建瓴，既遵循客觀規(guī)律，又不落俗套，制造合乎邏輯的想象力空間，讓人感覺正常情況下可以做的到，但又有激勵向上，崇尚先進的力度，這就是辦公室工作所要遵循的崇高境界。

3.靈活性。辦公室工作的錯綜復(fù)雜，要求在不同的地方、不同的時點、不同的作用對象分別施以不同的策略、不同的要求、不同的方法，做到足智多謀，機動靈活，表現(xiàn)的得心應(yīng)手、游刃有余。辦公室工作內(nèi)容牽涉面廣，涉及到人員多，變化大，時效性較強。一般原則是：局部利益服從整體利益，小問題服從大道理，先后有序，分別輕重緩急。但常常有例外，如果一味機械地看待事件和問題本身，似乎很有可能陷入因小失大，出力不討好的境地，凡事因人而異，因時而變，因情而動，因事而為，切忌以經(jīng)驗代替決斷，以意想代替判斷，以常理代替變通。

二、辦公室包攬過多，面孔太雜，管理太寬，壓力過大，致使泛而太爛，多而無功，不利于單位的長期發(fā)展

現(xiàn)階段，農(nóng)業(yè)科研事業(yè)單位由于體制機制的緣故，在大多數(shù)辦公室功能設(shè)置里，一般包括文秘、文件收發(fā)、組織學(xué)習(xí)、會務(wù)活動、對外交流和接待、后勤保障服務(wù)，還包括黨務(wù)政務(wù)，甚至包括勞動人事、財務(wù)管理，有的還囊括綜治信訪維穩(wěn)。辦公室儼然像萬花筒，大千世界，比較雜亂，管而不力，做而不細(xì)，多而不善（完善）。表面上是屬于精簡機構(gòu)的范疇，“整合”了資源，實際上淡化了關(guān)鍵性重要工作，把理應(yīng)事關(guān)全局戰(zhàn)略性大的工作格局，淹蓋在泛泛而談的一般性工作海洋里。尤其像勞動人事這一塊，人員少，素質(zhì)不高，現(xiàn)基本停留在上編下編，工資核定，簡單考核和職稱評定等一般事物性工作，因而對專業(yè)技術(shù)人員，尤其對重點崗位和拔尖人才缺乏專業(yè)的、統(tǒng)一的、持續(xù)的管理流程，造成相當(dāng)一部分人積極性不高，無明確的職業(yè)規(guī)劃，無進一步提升的想象空間，陷入迷茫；考核也僅僅是形式，走過場，沒有對考核對象進行面對面的交流和情況分析，以此幫助考核對象，促進提高，或者再接再厲，有時卻相反，負(fù)面影響不小，不知道錯在哪里？往哪改，怎么改？結(jié)果情緒低落，影響了工作；還有財務(wù)管理，也僅僅做日常的科研生產(chǎn)、人員活動經(jīng)費的報支和預(yù)決算，缺乏嚴(yán)格的成本核算、效益分析、資產(chǎn)管理機制。實際上當(dāng)前農(nóng)業(yè)科研事業(yè)單位發(fā)展緩慢，停滯不前，很大部分原因是這些關(guān)鍵崗位關(guān)注度不夠、力量薄弱、研究不深不透、被極度的弱化、無所作為造成的，試想在如此重要的工作職位，缺位缺人缺職責(zé)，怎么能以人為本，疑心聚力，攜手共進，又怎能增強實力，做大做強，起到引領(lǐng)帶動區(qū)域農(nóng)業(yè)科研示范作用。

三、強化辦公室職能，既突出內(nèi)設(shè)各個崗位的專業(yè)性、獨立性，又不失綜合性和協(xié)調(diào)性的統(tǒng)一

1.建立分工明確、職責(zé)分類的崗位責(zé)任制。根據(jù)農(nóng)業(yè)科研事業(yè)單位人員編制大小、主系列專業(yè)技術(shù)人員比重大的特點，確定辦公室組成人員多寡。人數(shù)多，一般在四五十人上下，就要將辦公室內(nèi)工作進行細(xì)化，分文秘、收發(fā)、后勤服務(wù)和治安、組織人事、黨建工青婦、財務(wù)計劃預(yù)決算等，必要時將組織人事和財務(wù)預(yù)決算分離出來，分別單設(shè)，目的是突出這兩個部門的重要性、獨立性和專業(yè)性；人數(shù)少，如二三十人，有些崗位可合并，人員混合使用，但像人事、財務(wù)卻要專職專人，不可兼職兼人。以此建立各個崗位的職責(zé)、目標(biāo)和任務(wù)。有責(zé)任也有權(quán)限，不搞無權(quán)限的責(zé)任，也不行無責(zé)任的權(quán)限，權(quán)限大，則責(zé)任大，擔(dān)子重，則報酬多（實際上在當(dāng)前體制下，實行起來有不小的難度，各單位可摸索著試行）。對于職責(zé)和責(zé)任要明確和具體，不能搞含糊其辭，模凌兩可，目的是明確是非，為監(jiān)督和考核提供事實和依據(jù)，建立衡量標(biāo)準(zhǔn)。但由于工作上相互間會存在某些關(guān)聯(lián)和影響，于是這種標(biāo)準(zhǔn)必須有足夠的彈性，為彼此協(xié)調(diào)和配合留有空間，畢竟是一個整體，團隊的力量才是確保完成目標(biāo)和任務(wù)最重要的保證。

2.重點加強組織人事管理。參照企業(yè)人力資源管理辦法，把組織中的每個人，尤其是專業(yè)技術(shù)人員當(dāng)重要的人力資源來規(guī)劃設(shè)計，從選拔引進開始，就要根據(jù)本單位的工作性質(zhì)和專業(yè)要求，并依據(jù)各人的能力、風(fēng)格和興趣偏好，選對人，選好人，用好人。在實際工作中，人力資源工作的同志，要隨時跟蹤觀察對象的所作所為，一言一行，既尊重個體的特性，又要與實際工作相對應(yīng)，掌握動態(tài)的變化；經(jīng)常與團隊成員面對面交流，了解個人思想、意愿和需求，考察表態(tài)和行為的一致性、連貫性。只有不斷跟進、不斷考量、不斷修正、不斷調(diào)整，才能盡其每個人所能，為組織積累能量，帶來豐厚的回報。另外一方面，對各個小團體成員的組成和搭配，也要講究性格、知識水平、業(yè)務(wù)能力的互補或者合作的可能性，盡量減少掣肘和負(fù)作用的相抵觸，有時組織管理者從中需要做介入和協(xié)調(diào)的工作，以緩解一些矛盾和誤會。因此從事這項工作的同志，首先，要具有一定的人力資源管理水平，至少要有這方面的學(xué)習(xí)能力；第二，善于溝通，有較強的親和力，耐心聽取不同意見、做大家的貼心人，甘心為群眾服務(wù)，為大家謀利益；第三，事業(yè)心強，人力資源管理是一件長期而艱難的工作，要有良好的職業(yè)道德，愛崗敬業(yè)，要有甘作人梯的精神；第四，善于觀察、善于思考，與人交往，與人分擔(dān)和共享，幫人助人，直接觸及個人利益和敏感話題是人力資源管理者最常見的工作，因而要在長期積累的工作事件當(dāng)中，找出某種規(guī)律性的聯(lián)系，運用人文的、自然的、情感的、道義的、激勵的手法，做人的工作，為組織效力；第五，政策性和組織觀念強，人力資源管理是組織機體最重要的部分，一頭連著黨的方針、政策和組織原則，一頭心系廣大干部群眾，既要給個體帶來實惠，又要維護整體的，大家的共同利益，在有限的政策范圍內(nèi)，找到利益的共同點，是時刻要堅守的底線。

3.樹立成本意識，加強財務(wù)核算。事業(yè)單位的公益性質(zhì)，政府埋單，養(yǎng)成了不顧投入產(chǎn)出比的習(xí)慣必須克服。要建立資產(chǎn)登記造冊制度和進出臺賬，履行公用設(shè)施和儀器、設(shè)備使用保管手續(xù)，適時核資核產(chǎn)；不能無人看管，無人過問，到頭來只留下一筆糊涂賬，造成國有資產(chǎn)流失；有條件的地方，要逐步建立和完善完善資產(chǎn)保值增值計劃，使公共財產(chǎn)最大限度地發(fā)揮效用?？蒲薪?jīng)費是科研事業(yè)單位主要財務(wù)資金，從來源上說，有省市科技主管部門下?lián)艿哪甓日n題項目資金，一般每年都有安排，這部分主要以課題研究成果的鑒定作為驗收的標(biāo)準(zhǔn)，注重的是成果的科學(xué)價值和社會意義；其他有農(nóng)業(yè)開發(fā)辦和物價調(diào)控等部門分別針對大型農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)開發(fā)項目和物價調(diào)節(jié)補助專項調(diào)配資金，這部分資金是偶然的，階段性的，一次性的，數(shù)額不穩(wěn)定。對于以上資金的使用，雖然在申報審核時或者政府認(rèn)定時，都有明文規(guī)定，根據(jù)項目的大小和層次的高低，有一定的限額，一部分用于添置固定資產(chǎn)，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和購買儀器設(shè)備等，一部分作為流動資金，用于辦公經(jīng)費、專題學(xué)習(xí)考察費用等等。但實施起來往往上有政策，下有對策，會放大使用范圍，有時采取巧立名目、虛報瞞報、截留挪用等方式，瞞天過海，蒙蔽過關(guān)，這些都是降低科研使用效果，造成國有資產(chǎn)隱形流失的常見行為。因此要嚴(yán)格資金流向，細(xì)化資金使用項目；要有專人跟蹤，專人核算、專項檢查，定期驗收，杜絕管理真空和漏洞，防范資金風(fēng)險。

4.打造綜合素質(zhì)高，協(xié)調(diào)有力的干部隊伍。辦公室工作性質(zhì)尤其在科研單位綜合性極強。單位規(guī)模不大，表面上工作量不多，但工作項目不少，如果設(shè)置多個部門又顯得過多。常常將多個行政職能合并在辦公室，合力工作，從提高效率、節(jié)約人力物力、共享資源來說是合理的，是通常的做法。這只團隊里，雖然每個人都有具體的分工，“釘是釘，鉚是鉚”，但這只是相對的，原因在于彼此工作松緊時間和程度是不同的，隨時都有協(xié)商合作的機會和可能。為了在某個時間段，完成某項任務(wù)，自覺地結(jié)合在一起，突擊一陣子，應(yīng)該是常有的事。那么就要求工作人員相互默契，相互包容，有團隊協(xié)作精神，但這并不妨礙人事、財務(wù)管理的獨立性和專一性，不能以此沖淡兩者的重要性特征，降低兩者要求，否則將回到老路上去。所以辦公室成員強調(diào)的是綜合素質(zhì)，整體效能，溝通和協(xié)調(diào)能力，要求不低。既要有很強的文字功底，又要知曉本單位一些專業(yè)知識和業(yè)務(wù)流程，還要有較好的協(xié)調(diào)控制能力，現(xiàn)在有許多單位領(lǐng)導(dǎo)錯誤地認(rèn)為：辦公室的事情雜，專業(yè)性不強，文化素質(zhì)要求不高。其實不然，恰恰相反，上面已經(jīng)提及到辦公室方方面面的工作是相當(dāng)繁瑣的，壓力很大，尤其是對于辦公室主任要求更高。辦公室主任一方面是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和智囊，另一方面是上下溝通的紐帶，必須有吃苦耐勞的精神，具備較強的文字功底，較好的語言表達(dá)能力和綜合協(xié)調(diào)能力，以及穩(wěn)健的工作作風(fēng)，其能力和水平直接關(guān)系到辦公室整體工作力度和效率，甚至關(guān)系到整個單位的工作效率。因此，選賢用能，選拔精力充沛、業(yè)務(wù)能力強、有責(zé)任擔(dān)當(dāng)?shù)那嗄旮刹砍鋵嵉睫k公室的領(lǐng)導(dǎo)崗位，對建設(shè)和改造強有力的辦公室，十分迫切和必要。

四、提升現(xiàn)代化辦公的硬實力和軟實力

如今信息化時代，數(shù)字技術(shù)、計算機技術(shù)、通信技術(shù)、微電子技術(shù)高度發(fā)達(dá)，互聯(lián)網(wǎng)幾乎滲透到各個領(lǐng)域。作為對外窗口，與外界直接交匯的辦公室，從信息的獲取、處理、存儲到信息制作加工、打印、輸出基本上都?xì)w結(jié)于一身，無論從時間、速度到數(shù)量、質(zhì)量要求愈來愈高，許多文字圖像傳輸交換系統(tǒng)升級加快，自動化程度加速，呈現(xiàn)咄咄逼人的高壓態(tài)勢，如不跟隨時代節(jié)奏、不及時接納新技術(shù)、新方法、新設(shè)施、新設(shè)備，不利于單位對外交流、不利于社會認(rèn)知、難以獲取社會資源、落后社會步伐，勢必被淘汰出局。因此，要求工作人員必須不斷地“充電”學(xué)習(xí)。業(yè)務(wù)上，及時掌握使用辦公新技術(shù)、新方法；思想上，從轉(zhuǎn)變觀念開始，要有緊迫感、危機感，不斷自我加壓，努力突破原有固化模式，敢為人先，創(chuàng)新出合符單位實際，有利于提升辦事效率和水平的辦公手段和方法；理論上，很好地學(xué)習(xí)研究黨和政府的各項方針政策，把握正確的原則底線，使所實行的決定，采取的措施，做出來的事情符合政策要求，吻合上級領(lǐng)導(dǎo)意圖，滿足大多數(shù)人的利益訴求，大方向正確。

[1]舒琦艷，吳林妃.淺談如何做好農(nóng)業(yè)科研院所辦公室工作[J].農(nóng)業(yè)科技管理，2013（1）

[2]黃得林，李海亮.基于分類管理理念的農(nóng)業(yè)科研單位辦公室工作實踐［J].農(nóng)業(yè)科技管理，2014（1）

[3]鄭文開，李超.事業(yè)單位人事制度改革途徑分析[J].經(jīng)濟師，2014（4）

[4]丁云.新時期我國事業(yè)單位會計核算改革面臨的問題與對策[J].經(jīng)濟師，2014（4）

[5]王樹兵.完善事業(yè)單位內(nèi)部控制制度的建議[J].新財經(jīng)，2014（1）

（作者單位：南昌市農(nóng)業(yè)科學(xué)院 江西南昌 330038）

（責(zé)編：賈偉）

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1004-4914（2014）06-194-02