孫寧寧

[摘 要] 本文針對(duì)高校電子檔案管理問(wèn)題，首先分析了電子檔案這一檔案資料新形式的技術(shù)優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì)問(wèn)題，進(jìn)而總結(jié)了當(dāng)前我國(guó)電子檔案管理工作中存在的問(wèn)題，并有針對(duì)性地提出了強(qiáng)化電子檔案管理工作的具體可行措施，為高校電子檔案管理工作的開(kāi)展提供參考。

[關(guān)鍵詞] 電子檔案； 管理； 歸檔； 高校； 規(guī)范化； 措施

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 05. 065

[中圖分類號(hào)] G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2014）05- 0112- 02

0 引 言

隨著我國(guó)高校管理信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，高校檔案管理工作也呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)，檔案資料的載體形式日益多元化，以磁盤(pán)、光盤(pán)等存儲(chǔ)設(shè)備作為載體的電子檔案文件日益增多，由于電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料相比，具有信息存儲(chǔ)密度高、信息存儲(chǔ)形式多樣性以及信息的集成性較高等的優(yōu)點(diǎn)，當(dāng)前已經(jīng)成為高校檔案資料的重要形式。因此，對(duì)電子檔案管理工作進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的建設(shè)，已經(jīng)成為當(dāng)前高校檔案管理工作的重要內(nèi)容，這對(duì)于確保高校教學(xué)、科研以及學(xué)生管理工作的正常開(kāi)展也具有重要的作用。

1 電子檔案資料技術(shù)特點(diǎn)分析

1.1 電子檔案的技術(shù)優(yōu)勢(shì)分析

（1） 可以大幅度提高檔案管理工作效率。由于高校電子檔案資料主要是以計(jì)算機(jī)作為信息處理工具，因此，檔案的歸集整理、分類統(tǒng)計(jì)以及存儲(chǔ)查閱等流程都是借助于計(jì)算機(jī)來(lái)完成的，這就改變了傳統(tǒng)的人工作業(yè)管理方式。不僅提高了檔案管理工作的工作效率，同時(shí)也減輕了檔案管理工作強(qiáng)度，使檔案管理質(zhì)量得以提高。

（2） 電子檔案資料有助于實(shí)現(xiàn)檔案資料的共享使用。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料，無(wú)論是各項(xiàng)信息資料數(shù)據(jù)的查找還是資料的更新，都存在著程序繁瑣與查找困難的問(wèn)題，采用電子檔案形式之后，應(yīng)用檔案管理辦公軟件，可以根據(jù)主題或者關(guān)鍵詞等直接在線搜索下載所需要的信息資料。而且由于通過(guò)軟件可以實(shí)現(xiàn)電子檔案資料的分類、排序以及查找等一系列功能，提高了電子檔案資料的檢索效率，對(duì)于電子檔案的共享使用十分有利。

（3） 電子檔案資料寫(xiě)入、輸出速度快。隨著電子科技的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)以及各種存儲(chǔ)設(shè)備朝著大容量、高速度的方向發(fā)展，數(shù)據(jù)寫(xiě)入、讀取速度非?？?。因此，采用電子檔案資料不僅可以有效節(jié)約檔案資料的庫(kù)房占地面積，同時(shí)檔案資料的整理歸檔工作速度有了根本性的提高。此外，采用電子檔案的形式，由于可以采用同一文件多次備份的形式保存，因此能夠保障一些重要資料文件的安全。

1.2 電子檔案的技術(shù)劣勢(shì)分析

（1） 電子檔案的安全隱患問(wèn)題較為嚴(yán)重。在電子檔案的整理存儲(chǔ)過(guò)程中，很容易受到互聯(lián)網(wǎng)中病毒或者木馬軟件的影響，造成需要保密存儲(chǔ)的電子檔案資料被惡意獲取以及非法使用。而且對(duì)電子檔案進(jìn)行篡改也不會(huì)存在痕跡，因此容易出現(xiàn)檔案資料被非法篡改問(wèn)題。

（2） 電子檔案的技術(shù)升級(jí)頻繁。電子檔案的整理歸檔以及保存全部是依托于計(jì)算機(jī)來(lái)完成的，由于電子產(chǎn)品的升級(jí)更新速度較快，當(dāng)計(jì)算機(jī)或者是軟件系統(tǒng)升級(jí)改造之后，為了確保數(shù)據(jù)格式與操作系統(tǒng)的相容性，需要對(duì)電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換或者是升級(jí)更新處理，這樣才能確保電子檔案的永久保存與持續(xù)可讀。

（3） 電子檔案對(duì)于系統(tǒng)以及存儲(chǔ)設(shè)備的依賴性較高。電子檔案的處理需要借助于計(jì)算機(jī)完成，而存儲(chǔ)則主要是存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)盤(pán)等設(shè)備上，這就導(dǎo)致電子檔案對(duì)于系統(tǒng)以及存儲(chǔ)介質(zhì)的依賴性較強(qiáng)。如果存儲(chǔ)設(shè)備損壞或者是缺少備份，容易造成數(shù)據(jù)文件的丟失。

2 當(dāng)前我國(guó)高校電子檔案管理存在的問(wèn)題

（1） 高校電子檔案的歸檔管理不完善。歸檔工作是電子檔案管理工作的首要任務(wù)，然而我國(guó)部分高校檔案管理部門(mén)，正是在歸檔工作這一首要環(huán)節(jié)上出現(xiàn)了問(wèn)題，導(dǎo)致電子檔案管理工作效率不高。首先，對(duì)于電子文件檔案資料的原稿保護(hù)重視不足，對(duì)于電子檔案資料原稿隨意增刪的問(wèn)題較為嚴(yán)重。其次，電子檔案歸檔程序不明確，對(duì)于電子檔案的收集、整理、篩選以及分類使用沒(méi)有形成一套系統(tǒng)完整的管理程序。此外，在歸檔程序管理上，一些檔案管理人員沒(méi)有考慮到檔案管理工作的技術(shù)性與特殊性，存儲(chǔ)設(shè)備選擇不當(dāng)，數(shù)據(jù)格式分類不當(dāng)，都有可能造成電子檔案資料的損壞與丟失。

（2） 電子檔案保存管理問(wèn)題較多。當(dāng)前高校在電子檔案保存管理上同樣存在著較多的問(wèn)題，主要是對(duì)于電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備的保管缺乏專門(mén)的設(shè)備，由于一些數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備非常不穩(wěn)定，很容易造成電子檔案資料數(shù)據(jù)的丟失。此外，一些重要的檔案資料缺乏必要的備份，一旦數(shù)據(jù)丟失或者被篡改，很難恢復(fù)，特別是對(duì)于一些重要的科研資料，將會(huì)造成重大的損失。

（3） 檔案管理工作制度缺失。部分高校檔案管理部門(mén)沒(méi)有制定完善的檔案管理工作制度，一些檔案管理工作人員在開(kāi)展電子檔案管理工作中缺乏指導(dǎo)，再加上電子檔案管理對(duì)于管理人員的業(yè)務(wù)知識(shí)以及計(jì)算機(jī)的應(yīng)用能力要求較高，造成了電子檔案管理工作的整體水平不高。

3 高校電子檔案管理規(guī)范化措施

（1） 做好電子檔案的歸檔管理。完善電子檔案的歸檔管理，首先應(yīng)該明確電子檔案的具體歸檔范圍。電子檔案的歸檔內(nèi)容主要包括以下幾方面：高校內(nèi)部各部門(mén)在教學(xué)、科研或者是管理活動(dòng)中所形成的各類電子公文；高校信息網(wǎng)站的重要信息資料；高校教學(xué)科研活動(dòng)、黨政管理活動(dòng)以及學(xué)校重大活動(dòng)中所形成的各種圖像或者影音資料；學(xué)校內(nèi)部運(yùn)行的數(shù)據(jù)庫(kù)或者是數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的復(fù)制件；高校教師科研活動(dòng)記錄或者是學(xué)生的畢業(yè)設(shè)計(jì)資料等需要電子版保存的文件。在明確了電子檔案的歸檔范圍之后，應(yīng)該組織高校檔案管理部門(mén)對(duì)電子檔案的有效性與完整性進(jìn)行相應(yīng)的鑒定審核。對(duì)于需要加密的電子文件，則應(yīng)該提前做好加密處理，同時(shí)一并將電子文件的技術(shù)加密方法進(jìn)行歸檔。在將電子文件歸檔之后，應(yīng)該對(duì)電子檔案的具體內(nèi)容、電子檔案的創(chuàng)建時(shí)間、電子檔案的存儲(chǔ)格式以及電子檔案的文件類型做好附帶說(shuō)明。此外，在電子文件歸檔過(guò)程中，應(yīng)該確保數(shù)據(jù)文件格式的一致性，對(duì)于文本類文檔在歸檔時(shí)一般保存為PDF格式的文件，對(duì)于圖像電子文檔則可以以TIFF、PDF或者是JPEG格式進(jìn)行保存。視頻以及多媒體文件則主要保存為MPEG或者是AVI格式，音頻文件則主要以MP3與WAV格式進(jìn)行保存。

（2） 完善電子檔案的存儲(chǔ)管理。電子檔案的存儲(chǔ)管理也是電子檔案管理工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對(duì)于電子檔案的存儲(chǔ)管理，首先應(yīng)該嚴(yán)格制定《歸檔文件整理規(guī)則》以及《檔案實(shí)體分類方案》等技術(shù)文件作為檔案整理以及分類管理工作的依據(jù)。在將電子文檔檔案資料整理存儲(chǔ)之前，必須對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備或者是存儲(chǔ)數(shù)據(jù)平臺(tái)進(jìn)行病毒檢查清理工作，確保存儲(chǔ)環(huán)境的安全可靠。對(duì)于重要的電子文件檔案資料，應(yīng)該一式三份進(jìn)行備份處理，一份封存?zhèn)浒?，另一份提供檢索查詢使用，第三份則采取異地存儲(chǔ)的管理方式。為了確保存儲(chǔ)介質(zhì)的安全，應(yīng)該采用專門(mén)的保護(hù)設(shè)備對(duì)電子文檔進(jìn)行保存管理，通過(guò)將存儲(chǔ)設(shè)備置于防光、防磁、防火以及防潮的專業(yè)設(shè)備中，確保電子檔案資料的安全可靠。對(duì)于電子文件檔案資料，每年都應(yīng)該采取機(jī)讀抽檢的方式進(jìn)行檢查，以確保電子檔案的安全保存。同時(shí)應(yīng)該間隔4～5年時(shí)間對(duì)電子檔案資料進(jìn)行轉(zhuǎn)存，以免由于存儲(chǔ)設(shè)備不穩(wěn)定造成數(shù)據(jù)文件的丟失。

（3） 規(guī)范電子檔案資料的查詢使用。對(duì)于電子檔案資料的檢索查詢使用，可以通過(guò)與高校的校園網(wǎng)絡(luò)相連接，直接利用這一網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)對(duì)于電子檔案資料的查詢功能，以提高信息檢索與查詢的效率。對(duì)于機(jī)密文件，特別是涉及學(xué)生信息或者是科研成果的電子檔案資料，應(yīng)該按照相關(guān)的保密規(guī)定進(jìn)行管理，所有資料的查詢必須經(jīng)過(guò)相應(yīng)的授權(quán)。可以采取設(shè)置電子密碼或者是授權(quán)IP登錄訪問(wèn)的方式，按照不同電子檔案資料的密級(jí)程度，進(jìn)行限制性的檢索使用。

（4） 明確電子檔案資料管理工作人員的職責(zé)。為了督促檔案管理工作人員積極開(kāi)展電子檔案管理工作，應(yīng)該制定相應(yīng)的管理制度，落實(shí)電子檔案管理工作人員的責(zé)任。重點(diǎn)要求檔案管理工作人員嚴(yán)格按照管理規(guī)定對(duì)電子檔案資料的收集整理、管理系統(tǒng)的維護(hù)開(kāi)發(fā)以及檔案資料的檢索使用進(jìn)行細(xì)致的管理。此外，為了提高電子檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)能力水平，應(yīng)該定期對(duì)工作人員進(jìn)行崗位培訓(xùn)教育，重點(diǎn)針對(duì)電子檔案管理的業(yè)務(wù)知識(shí)、檔案管理系統(tǒng)操作使用等方面進(jìn)行培訓(xùn)，以提高其檔案管理技能。

4 結(jié) 語(yǔ)

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，電子檔案在高校檔案資料中的比重不斷增加，對(duì)于確保高校教學(xué)科研活動(dòng)的順利開(kāi)展，推動(dòng)高校管理現(xiàn)代化發(fā)揮了重要的作用。由于電子檔案資料無(wú)論是在檔案資料的歸集整理還是在建檔保存等方面，都與傳統(tǒng)的檔案資料管理有著明顯的不同，這就要求檔案資料管理人員必須結(jié)合電子檔案的特點(diǎn)，完善檔案的整理、歸集以及存儲(chǔ)保管，進(jìn)而提高高校檔案管理的整體水平。

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