么艷麗

[摘 要] ERP系統(tǒng)實施過程中，企業(yè)數(shù)據(jù)如何迅速轉(zhuǎn)換成實施顧問需要的形式，是一個目前尚無太多研究和討論的領(lǐng)域，但對該領(lǐng)域的忽略造成了數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換工作一直以低水平低效率的狀態(tài)在各個項目中進行，給數(shù)據(jù)批量導入乃至系統(tǒng)上線帶來很多隱患。本文以SAP系統(tǒng)實施中，BOM數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換為例，采用逐步展示圖表的方式，詳細闡述了如何利用Excel函數(shù)公式，設(shè)計出高效、快捷、準確轉(zhuǎn)換的自動化模板，迅速將多層BOM自動轉(zhuǎn)換成顧問需要的單層BOM形式，從而滿足了批量導入在格式、時間及準確度方面的要求。

[關(guān)鍵詞] SAP；Excel函數(shù)；BOM；批量導入

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 04. 022

[中圖分類號] TP391 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）04- 0038- 03

BOM（Bill of Material）也叫物料清單，是企業(yè)生產(chǎn)運營中最重要的資料之一，它說明產(chǎn)品是如何“做出來”的，包涵了企業(yè)產(chǎn)品從原材料到最終產(chǎn)成品的各種狀態(tài)下所有物料的信息，包括物料名稱、數(shù)量、材質(zhì)以及物料上下級關(guān)系。BOM是運行ERP（Enterprise Resource Planning）內(nèi)部集成系統(tǒng)的主導文件，企業(yè)各個業(yè)務(wù)部門都要依據(jù)統(tǒng)一的BOM進行工作。

1 BOM的內(nèi)涵

在缺乏ERP系統(tǒng)支持的情況下，企業(yè)通常采用辦公軟件作為BOM的載體，例如Microsoft的Excel或Word。前者由于其簡單易用，普及大眾化，并具備基本的統(tǒng)計功能，可以進行初步的物料統(tǒng)計，從而得到了眾多企業(yè)的青睞。為企業(yè)在“前ERP時代”的生產(chǎn)運營起到了不可或缺的重要作用。

圖1是一份簡化的BOM范例，真正的BOM包含更多內(nèi)容。尤其是制造業(yè)，產(chǎn)品結(jié)構(gòu)層次復雜的大型設(shè)備制造商將不得不面對動輒上千行的BOM清單。MTO（Make to Order）類型的制造商，更是比MTS（Make to Stock）類型的制造商情況復雜，因其所有產(chǎn)品均為客戶量身定制，產(chǎn)品之間各不相同，每個產(chǎn)品都擁有一個BOM，數(shù)據(jù)量之大可以想象。

因此，當企業(yè)進行ERP 系統(tǒng)的實施時，如此復雜繁多的BOM數(shù)據(jù)能否及時、準確地導入，甚至會成為系統(tǒng)能否按時上線的一個重要影響因素。

2 實例

以SAP為例，實施顧問在項目初期采取批量導入的方法，用標準格式Excel模板來收集BOM數(shù)據(jù)，一次性將所有數(shù)據(jù)上傳到系統(tǒng)。但該標準格式Excel模板嚴格遵循SAP系統(tǒng)能夠識別的邏輯設(shè)計格式，因此模板采取單層BOM的表達方式描述零件之間的邏輯層次關(guān)系，見表1①

這種單層BOM表達方式與企業(yè)現(xiàn)有的多層次BOM完全不一致，不再是一層層展開直到最下面的原材料，而是每行只描述兩個零件之間的關(guān)系，也就是單層表達方式。企業(yè)員工多年來已經(jīng)習慣了多層次的表達方式，對于這種不能直觀看出層次結(jié)構(gòu)的單層表達方法十分困惑。

更令人沮喪的是，即使員工弄清楚了該模板數(shù)據(jù)間的邏輯關(guān)系，如何將現(xiàn)有的多層次BOM轉(zhuǎn)換為顧問所要求的單層次BOM，也就是說如何從圖1轉(zhuǎn)換到表1，絕對是件頗費腦筋的事。是否應(yīng)該手工逐行輸入？如何保證效率和準確性？對于每個產(chǎn)品就要上千行的企業(yè)，是否也要手工逐行輸入？這無疑是一場噩夢，終將影響到項目整體進程。

企業(yè)員工遇到該問題時，首先會想到咨詢外部實施顧問，希望能獲得更專業(yè)的支持和幫助。然而遺憾的是，SAP實施顧問對此卻無能為力。因為甲乙雙方在這一點上的工作范圍劃分是：顧問提供BOM模板，企業(yè)按模板提供BOM數(shù)據(jù)，顧問負責將符合模板形式的數(shù)據(jù)上傳到系統(tǒng)。至于企業(yè)方面如何完成從原始BOM結(jié)構(gòu)到顧問要求的BOM結(jié)構(gòu)，則不是外部實施顧問的工作范疇。所以即使實施顧問在其他企業(yè)的實施項目中也發(fā)生了類似的問題，卻因為該問題不在其工作范圍內(nèi)，從而沒有給這個問題更多關(guān)注，或者說，注意到了該問題的存在卻沒有對此進行深入的研究，更不用說經(jīng)驗的積累和傳遞。而且目前市面及網(wǎng)絡(luò)上各種有關(guān)SAP實施方法論的書籍、期刊也都沒有對類似問題的研究討論。

3 解決上線瓶頸問題

本文作者曾在某SAP實施項目中，創(chuàng)造性地利用Excel函數(shù)公式解決了這個問題，利用嵌套函數(shù)公式，設(shè)計出高效、快捷、準確轉(zhuǎn)換的自動化模板，迅速將多層BOM自動轉(zhuǎn)換成顧問需要的單層BOM形式，從而滿足了批量導入在格式、時間及準確度方面的要求。極大地縮短了BOM數(shù)據(jù)批量導入時間，解決了系統(tǒng)上線的瓶頸問題。

以下為詳細說明。

3.1 確保原始BOM表物料號完整

首先檢查原始BOM表是否已經(jīng)賦予了最新的SAP物料號。在這之前，物料編碼工作應(yīng)已經(jīng)按照唯一性，即一物一號的原則編制完成，并已建立物料庫。如果原始BOM表尚未更新對應(yīng)的SAP物料號，則用Vlookup函數(shù)將BOM中各個零件所對應(yīng)的SAP物料號找出來②。C4單元格內(nèi)的公式是：

=VLOOKUP（B4，■H■2：■I■21，2，0）

3.2 在顧問提供模板中選擇基準物料號

觀察圖1與表1的異同，發(fā)現(xiàn)圖1即企業(yè)原始BOM只有一列物料號，而表1即顧問提供的模板要求有兩列物料號，一列是母件，另一列是其組件。由于母件可能包含不止一個組件，所以不能以母件物料號作為基準進行查找返回唯一值，但根據(jù)組件物料號卻可以返回唯一母件物料號。因此，我們把表1中的“BOM組件”列作為基準物料號，把圖1中的“物料編號”列數(shù)據(jù)，直接鏈接到表1的“BOM組件”列。如圖3。

3.3 根據(jù)組件物料號來查找它的上層母件物料號

我們必須找到一個與母件唯一對應(yīng)的信息，才能順藤摸瓜查找到母件物料號。此時我們發(fā)現(xiàn)“序號”在原始BOM表中是不重復的數(shù)值，序號與母件物料號有什么樣的聯(lián)系呢？對比圖1和表1我們發(fā)現(xiàn)一個規(guī)律：在圖1中“序號”列里，只要去掉倒數(shù)最后一個小數(shù)點及其后面的數(shù)字，就是該行零件的母件序號。如1.1.2對應(yīng)零件N，去掉.2就得到零件N的母件零件L的序號1.1。因此只要得到該唯一序號，就可以根據(jù)序號返回對應(yīng)的母件物料號。因此，插入輔助列，用嵌套函數(shù)求得母件序號，并根據(jù)該序號用Vlookup函數(shù)返回對應(yīng)母件物料號，見圖4。

P5單元格內(nèi)的公式為=LEFT（A5，F(xiàn)IND（"a"，SUBSTITUTE（A5，"."，"a"，LEN（A5）-LEN（SUBSTITUTE（A5，"."，""））））-1），為方便讀者理解，下面對該嵌套公式進行了分步解釋。

3.4 設(shè)計函數(shù)公式求BOM行號

對比圖1和表1，發(fā)現(xiàn)圖1中的“BOM行號”即圖1中“序號”列里最后一個小數(shù)點后面的數(shù)字乘10?？梢钥紤]用上一步所用的方法，只不過上一步采取的是“切掉”后面部分，而這一次我們恰好需要“切掉”的那一部分。于是在上一步公式基礎(chǔ)上，稍稍變形，引入LEN函數(shù)，結(jié)合FIND函數(shù)，算一算上次被“切掉”那部分的位數(shù)，然后再利用RIGHT函數(shù)，從右往左保留這么多位數(shù)。最后，在Q5單元格中輸入完整的嵌套公式，因為內(nèi)在邏輯與第3步的分步解釋類似，此處不再贅述：

=RIGHT（A5，LEN（A5）-FIND（"a"，SUBSTITUTE（A5，"."，"a"，LEN（A5）-LEN（SUBSTITUTE（A5，"."，""）））））*10

3.5 完成“組件數(shù)量”及“單位”的函數(shù)公式，并手工將產(chǎn)成品物料號填入

因為最上層產(chǎn)成品X并未出現(xiàn)在原始BOM表中，因此需要進行最后的手工補充。

此時，BOM批量導入模板已全部賦予了函數(shù)公式，將左側(cè)數(shù)據(jù)清除，就得到了一份自動化的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換模板，見圖8。企業(yè)員工只需要將多層結(jié)構(gòu)的原始BOM復制粘貼到圖8左邊空白界面即可，右邊會自動顯示出單層結(jié)構(gòu)的BOM數(shù)據(jù)。即使是上千行的BOM表，也可以在幾分鐘內(nèi)輕輕松松搞定。

以上就是在SAP實施過程中，Excel函數(shù)公式在BOM批量導入中的巧妙應(yīng)用案例之一。

表面上看，本案例只是分析了如何將多層次BOM結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)換成系統(tǒng)能識別的單層BOM結(jié)構(gòu)，但實際上卻不是這么簡單，考慮到顧問在SAP實施過程中需要的不僅僅是BOM數(shù)據(jù)，還有其他很多例如Routing，工作中心等數(shù)據(jù)需要導入，所以其實這是一類問題的典型代表，其背后的深刻本質(zhì)是：企業(yè)員工手中的原始數(shù)據(jù)如何迅速轉(zhuǎn)換成顧問需要的數(shù)據(jù)形式？

由于我國企業(yè)的管理水平與西方企業(yè)相比信息化水平還比較低，當西方企業(yè)已經(jīng)在研究如何做系統(tǒng)遷移時，我們國內(nèi)很多企業(yè)卻是第一次上ERP系統(tǒng)，所以避免不了要面對從原始數(shù)據(jù)到系統(tǒng)可識別數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換工作。

令人遺憾的是，多數(shù)實施公司都不把數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的工作劃歸實施顧問的工作范疇，這依然需要企業(yè)自己去解決。對于實施顧問，以后依然會不斷面對這個沒有應(yīng)對方案的問題，繼續(xù)受到這個問題的困擾。而對于每個企業(yè)來說，都是第一次面對這種問題，毫無準備且并無任何經(jīng)驗可遵循，最后只能依靠加大人工的投入，增加人手、加班加點去啃這塊硬骨頭。即使某個企業(yè)總結(jié)出了解決該問題的有效方法，但經(jīng)驗最終也只停留在了該企業(yè)。

因此，希望通過本文的案例分析，為現(xiàn)實中正為著數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換一事一籌莫展的人們帶來一些啟發(fā)。同時，也希望本文能起到拋磚引玉的作用，引起各界對數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換領(lǐng)域的關(guān)注，從而帶來相關(guān)經(jīng)驗的積累和分享。雖然數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換活動未必占據(jù)整個實施項目的關(guān)鍵路徑，但一旦轉(zhuǎn)換不及時造成該活動的延期，則該活動就會自動成為實施項目的關(guān)鍵路徑，并以瓶頸的姿態(tài)影響整體項目上線。特別是在BOM結(jié)構(gòu)復雜的制造業(yè)，這類似“最后一公里”的數(shù)據(jù)銜接問題，像一道看不見的鴻溝，橫亙在顧問和他的客戶之間，最終成為阻礙企業(yè)按時上線的潛在威脅。

主要參考文獻

[1]陳啟申.ERP——從內(nèi)部集成起步[M].第2版.北京：電子工業(yè)出版社， 2005.

[2]Excel之家.Excel實戰(zhàn)技巧精粹[M].北京：人民郵電出版社，2007.