引言：研究所的基本文檔和資料要做好管理工作必須要按照有效的方式進行整理，而以計算機智能處理為依托的信息管理系統(tǒng)由于其精確、高效的文檔管理技術因此越來越受各科研所關注。目前已經有許多研究所引用了信息管理技術來對其內部機密或普通的文檔進行有效管理。本文主要探討了研究所信息化管理方法使用前和使用時應注意的問題。

一、序言

高科技的迅速發(fā)展為現(xiàn)代資料管理提供了更為高效的方法，其中信息化管理技術就是使用范圍較廣的一種手段。在各類研究所里借助科學的信息管理手段可以幫助研究人員共享資源，進行高效網(wǎng)絡交流和互動，在確保信息能夠并僅在內部流動的情況下實現(xiàn)高效、快捷的科研信息和資料管理。近年來許多研究所和科研院校開始使用電子信息管理技術并取得了較好的成效，由此可見實現(xiàn)信息化管理是勢在必行的。但由于科研資料的機密性和管理技術的不夠完整性，科研工作人員在進行具體的信息管理工作時會遇到了一些問題，這就有待相關科技人員努力去解決并為科研工作者和其他人提供更好的信息管理技術。

二、在研究所引進信息管理技術的基本前提

1.明白研究所資料信息化管理的重要性

這是一個知識爆炸的時代，科研工作者每天要應對繁多的數(shù)據(jù)和資料，要閱讀大量文獻，以便指導自己實驗和創(chuàng)新。他們必須將龐雜、混亂的信息進行分類整理然后有序研讀，這是一個巨大的挑戰(zhàn)。在沒有意識到信息管理技術的重要性之前，科研工作者只能借助簡單的計算機處理技術，而這種技術并不高明，它只是模仿傳統(tǒng)的手工管理模式，借助電子存儲減少麻煩，計算機管理操作起來也并不快捷，因此效率不會太高。而信息化管理方式由于其統(tǒng)一的操作管理模式和系統(tǒng)的指導，無論科研工作者知識水平高低都能較快地進行信息管理工作。在研究所引用信息化管理方式是通過計算機網(wǎng)絡的使用對研究所各種檔案、資料進行合理的分類和規(guī)整，若科研工作者對其沒有良好的認識就難以意識到信息管理模式對推進各項工作所產生的積極作用。

2.意識到信息管理的創(chuàng)新性

信息化的管理模式不同于傳統(tǒng)手工管理或簡單的計算機處理技術，它旨在整合所有資源，在對信息分門別類的基礎上進行合理的連接和邏輯的排序，因此可以讓相關工作人員對信息管理工作有更全面的認識和深刻的把握，也可以加強科研工作者之間的交流和互動，鼓勵他們進行合作創(chuàng)新。信息化管理方式的新穎之處在于對繁雜的各種資源進行快速、系統(tǒng)、邏輯以及針對性的整理，讓人們免受繁瑣資料整理的麻煩。

3.研究所領導要首先重視信息化管理模式

實現(xiàn)研究所的信息化建設是一件極為不易的工作，要使信息化建設得以順利實施必須得到上級領導的重視和支持。因此在引入信息管理模式進行各項前，必須要引起領導對信息化管理模式的充分重視及肯定，這樣科研工作者才會更加意識到信息化管理模式的重要性，并將其當作一種有效的方式去實施。由此可見要順利在研究所中采用信息化管理模式必須要得到領導領導的支持和肯定。

4. 始終要以人為本開展信息化管理工作

科研工作中人始終是最為重要的因素，若是缺乏人才科研工作基本無法順利開展。同樣信息化管理的關鍵也在于人才，沒有人來實施管理工作又何來管理成效一說呢。因此無論何時何地信息管理的核心都必須放在對科研工作人員潛能的挖掘和創(chuàng)造能力的培養(yǎng)上。在進行研究資料信息化管理時要始終以調動負責人工作積極性為核心，在考慮工作人員需求和工作人員之間友好和諧關系的前提下，激發(fā)其創(chuàng)造性和潛能。

三、 對信息化管理工作流程有準確的認識

信息化管理模式是科技進步的產物，在具體實踐過程中還要注意與科學的進步和技術的革新同步跟進，進行優(yōu)化和改革，從而使相關技術始終處于前沿，以便于更好地進行科研工作。信息化管理方式的基本流程是對各項資料和數(shù)據(jù)進行收集、加工、傳送、回饋，整個流程會涉及到管理人員和科研工作者，要使這項繁雜的工作得以順利實施并高效的完成，必須要求所有人員共同參與和積極配合，這樣才能使其得以高效、高質量的完成。一旦漏掉任何環(huán)節(jié)，都將導致數(shù)據(jù)錯誤和不全面，這些都不利于信息管理工作的實施和完善，因此必須避免。

四、定期對信息管理系統(tǒng)進行維護和改進

信息化管理體系的建立不是一件簡單的事，其涉及的步驟繁瑣，成本較高，需要研究所花費較大的人力、財力才能最終建立起來。因此管理人員在購買相關設備和軟件后要做好相應的管理和維護工作，以確保系統(tǒng)有較長的壽命和高效的運轉能力。研究所實現(xiàn)信息化管理不是朝夕間就可以完成的，隨著研究所的不斷發(fā)展及各種領域的拓寬，信息化管理系統(tǒng)也在不斷的擴充與完善，因此要根據(jù)時代的前進和技術的發(fā)展更新相應管理技術和手段，確保信息管理體系始終處于高效運轉的狀態(tài)，這就需要領導的大力支持和各類人員的積極配合。為此管理人員要長期做好對信息化管理系統(tǒng)的維護和革新工作，保證系統(tǒng)始終能以最快的速度進行高質量的服務。

五、確保信息管理系統(tǒng)安全和保密

1.對信息管理系統(tǒng)使用的網(wǎng)絡進行維護和安保

信息化管理體系使用的各級網(wǎng)絡是其安全運轉的基本前提。研究所的各項資料和數(shù)據(jù)大都是國家保護的機密要件，因此必須在安全保密的前提下進行整理歸類和流轉工作。管理人員要堅持維護各級網(wǎng)絡保證信息管理工作的安全性，在機密要件不被泄露的基本條件下設置內部共享功能。

2.對信息化管理體系自身進行維護和安保

研究所需要嚴格整理分類的信息資料大都是前人研究結果，這些數(shù)據(jù)的重要性不言而喻，因此必須嚴格保密。整理數(shù)據(jù)和資料的工作人員在利用信息化管理模式時要在確保該方法安全可靠的前提下工作。一旦數(shù)據(jù)遭到黑客襲擊和盜取，其后果可能非常嚴重，甚至可能導致國家級機密泄露。為此工作人員要時刻做好信息化管理體系的維修和安全管理工作。

六、結語

在研究所引用信息化管理技術對其進行有效的科研管理時，既要確保各項前期工作順利實施，同時還要做好對信息管理體系的維護和安全保障，以便在做好研究信息保密的前提下積極開展有效的信息化管理工作。

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（作者單位：中國電科第二十研究所）

作者簡介：王斌，男。出生于1984年12月，籍貫遼寧沈陽，就職于中電科技第二十研究所，通信事業(yè)部，助理工程師