賀小利

[摘 要] 辦公室工作，無論政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位，還是部隊(duì)學(xué)校其基本職能都是一樣的，就是溝通內(nèi)外、團(tuán)結(jié)上下、上情下達(dá)、協(xié)調(diào)平衡的綜合部門，是一個企業(yè)的樞紐站和分棟中心，是協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部各部門的紐帶，是企業(yè)對外的聯(lián)絡(luò)中心，是領(lǐng)導(dǎo)層與基層溝通的橋梁，是為領(lǐng)導(dǎo)正確決策提供依據(jù)和支撐的信息機(jī)構(gòu)。

[關(guān)鍵詞] 辦公室；管理；新思路

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 18. 041

[中圖分類號] F272 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）18- 0065- 02

2012年7月9日，很榮幸被組織安排到國網(wǎng)重慶萬州供電公司集體企業(yè)投資平臺——濱城中心總經(jīng)理工作部工作，從此與辦公室工作結(jié)了緣。在這兩年的日子里，作為辦公室主管我深感責(zé)任重大，重任在肩，唯一做到的是堅(jiān)持不懈地學(xué)習(xí)，盡快掌握辦公室工作所對應(yīng)專業(yè)知識，以適應(yīng)辦公室工作管理的需要，不拖辦公室工作的后腿，不讓人以笑柄。盡管在辦公室工作的時(shí)間不久，筆者總結(jié)出“五基”辦公室 工作管理新思路，但愿這粗淺認(rèn)識能起到拋磚引玉的作用。

1 學(xué)習(xí)總結(jié)是辦公室管理的基礎(chǔ)

俗話說：“隔行如隔山。”開始在辦公室的工作中，發(fā)現(xiàn)自己N多年積累的知識和技能都派不上用場，與辦公室要求的專業(yè)知識格格不入，筆者想通過堅(jiān)持不懈的學(xué)習(xí)，才能快速掌握辦公室工作專業(yè)知識，才能更好地為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀和助手。雖然手里沒有關(guān)于辦公室管理和文秘方面的書籍，但是Baidu就是最好的老師，我這樣想，也付諸于行動。

于是乎，業(yè)余時(shí)間從百度里下載文秘知識、會議安排與管理、辦公成本管理與控制、接待工作禮儀等知識，通過對文秘學(xué)、檔案學(xué)、信息學(xué)、寫作知識、行政管理學(xué)、現(xiàn)代秘書與禮儀等基礎(chǔ)知識的學(xué)習(xí)，才了解接待工作講禮儀、分主賓、分上下左右、分等級接待，對于規(guī)模較大的接待工作，應(yīng)事先編寫接待預(yù)案。通過反復(fù)對《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》國發(fā)〔2000〕23號、《國務(wù)院公文主題詞表》《國家電網(wǎng)公司公文處理辦法》國家電網(wǎng)總[2003]159號、《重慶市電力公司公文格式規(guī)范》和文博編著的《辦公室標(biāo)準(zhǔn)文書》等深入學(xué)習(xí)，方知曉公文行文還有這么多講究：天頭留白多少？行列排字多少？行距留寬多少？懂得什么是上行文，下行文，平行文？什么是請示、報(bào)告、紀(jì)要、函等文件格式；了解主題詞原來是規(guī)定的，而非自己根據(jù)公文主題編造的。又參加了2013年市公司組織的關(guān)于公文處理與保密知識的培訓(xùn)，讓我大獲裨益，更加激發(fā)起對辦公知識的渴求。相信，只要主動學(xué)習(xí)、堅(jiān)持學(xué)習(xí)、不懈地學(xué)習(xí)，是搞好一切工作的基礎(chǔ)。

俗話說：不善于總結(jié)的人，一定不會有提高。就這樣，我邊學(xué)習(xí)、邊應(yīng)用，邊應(yīng)用、邊總結(jié)，邊總結(jié)、邊提升，不斷給自己補(bǔ)給基礎(chǔ)知識營養(yǎng)，灌輸專業(yè)知識血液，激活文秘知識細(xì)胞，逐步提升自己的綜合能力，使自己很快進(jìn)入角色，工作很快上了手，讓主管領(lǐng)導(dǎo)也放了心。

2 修身敬業(yè)是辦公室管理的基本

修身養(yǎng)性是辦公室工作必修課程之一。要提升自身修養(yǎng)，必須積極參加企業(yè)組織的相關(guān)培訓(xùn)，刻苦學(xué)習(xí)相關(guān)專業(yè)基礎(chǔ)知識，注重身體鍛煉，注意工作生活細(xì)節(jié)，永遠(yuǎn)保持旺盛的精力和清醒的頭腦，時(shí)刻準(zhǔn)備著為領(lǐng)導(dǎo)沖鋒陷陣。

辦公室工作應(yīng)樹立正確的人生觀、價(jià)值觀和世界觀，以馬克思主義、黨的政治思想理論基礎(chǔ)為指導(dǎo)，堅(jiān)持走群眾路線，一切從實(shí)際出發(fā)，襟懷坦白，言行一致，“有道則人推而為主，無道則人棄而不用”，堅(jiān)定黨的信仰不動搖，身體力行黨的路線、方針和政策，不折不扣地執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)決策，督查督辦各項(xiàng)重點(diǎn)工作任務(wù)。服從組織、服從領(lǐng)導(dǎo)，守好陣地，履好職責(zé)，堅(jiān)決維護(hù)企業(yè)的利益，遇事不推諉、搪塞，不走形式主義，不弄虛作假，不好大喜功；凡事以大局為重，團(tuán)結(jié)協(xié)作，求真務(wù)實(shí)，開拓創(chuàng)新，敢于自我批評和接受意見，勇于面對錯誤和糾正錯誤。

3 責(zé)任態(tài)度是辦公室管理的基石

辦公室工作是溝通上下、團(tuán)結(jié)左右、上情下達(dá)的綜合部門，是一個企業(yè)的樞紐站和分揀中心，是協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部各部門的紐帶，是企業(yè)對外的聯(lián)絡(luò)中心，是領(lǐng)導(dǎo)層與基層溝通的橋梁，是為領(lǐng)導(dǎo)正確決策提供依據(jù)和支撐的信息機(jī)構(gòu)。正因?yàn)槿绱?，這就要求辦公室工作具備高度的責(zé)任心、強(qiáng)烈的事業(yè)心、嚴(yán)肅認(rèn)真的工作態(tài)度和一絲不茍的工作作風(fēng)?！皩彺笮《鴪D之，酌緩急而布之，連上下而通之，衡內(nèi)外而施之?！边@就是說，要發(fā)揮辦公室的整體效能，非主任一人所能。辦公室工作應(yīng)權(quán)衡大小、輕重、緩急，遇大事緊盯不放，遇急事立即辦理，遇難事匯報(bào)處理，使各項(xiàng)工作有條不紊地開展。古人說，“道雖邇，不行不至；事雖小，不為不成?！睙o論再多的事務(wù)，再繁雜的工作，都需要梳理頭緒一件一件地完成。只要沉心靜氣去做，不分能力大小，就沒有完不成的任務(wù)、做不完的工作，正所謂態(tài)度決定一切。

責(zé)任來自于一個人的本能意識。辦公室工作千頭萬緒，紛繁復(fù)雜，最忌諱忙中出錯，百密一疏。比如車輛交通管理、檔案管理、合同管理、文件制度管理、會議會務(wù)管理、接待管理等工作，一些小失誤、小差錯看來不起眼，往往可能釀成大事故。如起草的文件中，一些關(guān)鍵字詞出錯或語句毛病，員工理解就可能不一樣，那樣會引起員工的誤會，導(dǎo)致整個企業(yè)不和諧、不穩(wěn)定。責(zé)任高于一切，是辦公室工作義不容辭的擔(dān)當(dāng)。只有認(rèn)真踐行自己的崗位職責(zé)，做到謹(jǐn)慎謙恭、苦思善辯、防微杜漸、注細(xì)重末方能避免差錯。古人云“一字之失，一句為之蹉跎；一句之誤，通篇為之梗塞”。辦公室起草的文件，并不要求文字要多優(yōu)美，但一定要嚴(yán)謹(jǐn)，因?yàn)檫@直接關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)決策問題。因此，這要求必須掌握文秘寫作知識和公文處理方法，把握原則和方向，使領(lǐng)導(dǎo)在遣詞造句上不用再花費(fèi)腦筋，這是對辦公室主任（秘書）工作最起碼的要求。

4 保密意識是辦公室管理的基準(zhǔn)

辦公室是一個企業(yè)的“心臟”和“窗口”。辦公室工作與領(lǐng)導(dǎo)活動緊密相連，知密早、知密多，涉密人員較多。因此，保密工作成敗與否，小可關(guān)系到一人一事，中可關(guān)系到一行一業(yè)，大可關(guān)系到一城一國。古今中外，無論發(fā)達(dá)國家（地區(qū)）與否都是如此。對于辦公室工作來講，保密工作不能僅掛在嘴上、寫在紙上，務(wù)必體現(xiàn)在行動上、落實(shí)到工作中。必須堅(jiān)定不移地樹立“保守企業(yè)秘密，從我做起做實(shí)”的理念，將企業(yè)保密工作與安全質(zhì)量工作和經(jīng)營指標(biāo)工作同等對待。

辦公室人員涉及大量商密，每一份文件傳達(dá)到什么范圍，都必須按照企業(yè)規(guī)定執(zhí)行，決不能馬虎從事，尤其是檔案管理人員必須引起高度重視，不得隨意將企業(yè)保密文件借閱、借出和丟失。特別是有些文件涉及企業(yè)經(jīng)濟(jì)情報(bào)、企業(yè)內(nèi)部商密，就更要有高度的責(zé)任心，養(yǎng)成保持沉默的習(xí)慣，不得出去亂傳亂說，將知曉的信息“爛”在肚子里。

5 準(zhǔn)確領(lǐng)會是辦公室管理的基業(yè)

辦公室作為企業(yè)“總理衙門”，企業(yè)機(jī)關(guān)里的機(jī)關(guān)。辦公室主任長期緊跟領(lǐng)導(dǎo)身邊，準(zhǔn)確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖，主動提醒和為領(lǐng)導(dǎo)排憂解難，是辦公室主任義不容辭的責(zé)任。準(zhǔn)確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖，必須做到“三悟”即覺悟、醒悟和悟性。因領(lǐng)導(dǎo)的閱歷、性格、喜好的不同，工作思路、作風(fēng)、節(jié)奏迥異，加之領(lǐng)導(dǎo)的風(fēng)格千差萬別，有的喜歡具體，有的只要結(jié)果，有的講究過程；有的講話語速較快，有的則語速較慢；有的講話溫婉含蓄，有的講話直截了當(dāng)。當(dāng)你聽到的、想到的不一定是領(lǐng)導(dǎo)所表達(dá)的，當(dāng)你理解和消化的不一定是領(lǐng)導(dǎo)所想的，所以必須做到覺悟、醒悟和悟性，即聽領(lǐng)導(dǎo)講話后要有覺悟，事中要醒悟，挖空心思理解要有悟性。

筆者認(rèn)為，要準(zhǔn)確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖，事前應(yīng)摸清領(lǐng)導(dǎo)有什么考慮和打算，明確領(lǐng)導(dǎo)講話的目的，根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況，按照事物發(fā)展的規(guī)律，早著手、早介入、早知情，多想多琢磨，站在領(lǐng)導(dǎo)的角度和高度想問題，方能正確理解領(lǐng)導(dǎo)意圖。切忌斷章取義、胡亂猜度，切忌“追、趕、逼、打”，即再三追問領(lǐng)導(dǎo)，趕到領(lǐng)導(dǎo)有事時(shí)尋問，逼迫領(lǐng)導(dǎo)給你解釋，領(lǐng)導(dǎo)休息時(shí)打電話查問。常跟在領(lǐng)導(dǎo)身邊，應(yīng)當(dāng)意識到領(lǐng)導(dǎo)眉頭緊鎖時(shí)必有其心事，領(lǐng)導(dǎo)吸悶煙或低頭不語時(shí)必有其難事，領(lǐng)導(dǎo)面帶不悅之色時(shí)必有其大事。作為領(lǐng)導(dǎo)的助手，應(yīng)當(dāng)主動試探詢問，竭盡全力為領(lǐng)導(dǎo)排憂解難，為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的排頭兵和解悶鑰匙，努力打開領(lǐng)導(dǎo)的心結(jié)。

做好企業(yè)各項(xiàng)工作的推手，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，全心合意為廣大員工服好務(wù)，是辦公室工作管理不可推卸的責(zé)任。

主要參考文獻(xiàn)

[1]胡占有.辦公室管理行動指南[M].北京：機(jī)械工業(yè)出版社，2005.

[2]沈蕾.辦公室管理[M].北京：中國建材工業(yè)出版社，2005.