屈宇清

摘 要： 電子郵件是現(xiàn)代辦公、商務(wù)和日常生活的重要交際媒介，英語電子郵件的寫作是大學(xué)生應(yīng)該具備的基本技能。本文分析了英文電子郵件的特點，具體闡述了英文電子郵件的寫作流程和要點。

關(guān)鍵詞： 英文電子郵件 5C原則 禮貌原則 寫作流程

據(jù)麥肯錫全球研究中心2012年的一則報道：在美國，每個辦公室工作人員每年平均花費650個小時的時間，即辦公時間的28%閱讀和書寫電子郵件。實際上，在網(wǎng)絡(luò)日益普及的今天，電子郵件被廣泛應(yīng)用于辦公系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)貿(mào)易及學(xué)習(xí)和日常生活中。因此，書寫英文電子郵件不僅是學(xué)習(xí)了多年英語的中國大學(xué)生應(yīng)該具備的基本學(xué)習(xí)和工作技能，更是個人在經(jīng)濟全球化發(fā)展背景下加強人際交往，聯(lián)系外部世界的日常需要。

一、英文電子郵件區(qū)別于傳統(tǒng)書信的特點

要書寫完整、得體的英文電子郵件，首先有必要對比它與傳統(tǒng)英文書信的不同。首先，從功能上來說，傳統(tǒng)書信更具有情感交流的效果，而電子郵件則能夠更及時、快捷地傳遞各種信息?；谛畔鬏?shù)募皶r性、實用性和高效性的特點，從形式上看，電子郵件相對篇幅短小，但信息量更集中，書信的格式顯得更簡單明了。電子郵件完全去掉了信頭和信內(nèi)地址兩部分，通常只保留稱呼、正文、結(jié)尾語和署名部分。從語言表達來看，傳統(tǒng)書信為手寫，內(nèi)容與作者情感的傾向和語言風(fēng)格關(guān)系密切，而電子郵件，尤其是商務(wù)郵件，鑒于其時效性和處理便捷的特點，通常直入正題，言簡意賅，文面上修辭少見，語言清晰、簡潔，直指雙方要探討的問題。

二、英文電子郵件的書寫流程和要點

有人總結(jié)了英文商務(wù)電子郵件寫作的5C原則，即correctness（準確），conciseness（簡潔），complete（完整），clarity（清晰）和courtesy（禮貌）。即無論是商務(wù)電子郵件還是私人電子郵件，都要體現(xiàn)出信息內(nèi)容的準確性，文體風(fēng)格的簡潔性，格式的完整性，措辭和語意的清晰性，以及語意所傳遞出的禮貌性和合作性。以下從電子郵件的寫作流程中具體分析5c原則的應(yīng)用。

完整的電子郵件包括主題、稱呼、正文、致謝、署名五個部分，有時候還有附件。主題欄的設(shè)置是電子郵件區(qū)別與傳統(tǒng)書信的一個細節(jié)特點，讀者能從主題欄直觀得知信件的要點，即刻對電子郵件的處理方式做出判斷。因此，在高效率工作理念的信息社會，發(fā)件者準確、清晰地書寫英文電子郵件的主題十分必要。在對準確性和簡潔性的原則需要下，英文電子郵件的主題欄中通常以名詞或者動名詞直指主題，而不用“Important”，“Hello”，“Message from x”，“Good news”等含混的表達。

禮貌原則與合作原則是寫作英文電子郵件，尤其是商務(wù)電子郵件要遵循的重要原則。依據(jù)讀信者與寫信者的個人關(guān)系和郵件內(nèi)容的嚴肅程度禮貌地稱呼收信者能有效奠定全文的感情基調(diào)。在正式的電子郵件或者頭幾次給對方寫電子郵件的時候，通常要使用“Dear Mr/Mrs/Ms/Professor/Dr”等稱謂加上對方的名字，表達尊敬與合作的誠意；如果是比較熟悉的人，就可以直呼“Hello”后面再加上對方的名字。

電子郵件的正文部分通常開門見山，直入主題，例如“I am writing to enquire about ...”。為了在有限的時間和文本內(nèi)明確各項信息內(nèi)容，正文中的措辭要明晰、準確，盡量不使用“this thing”，“that person”之類含混不清的說法。而且，詞匯拼寫要完整、規(guī)范，不貿(mào)然使用諸如WUWT（whats up with that）之類的不常見的縮略詞和縮略句，也不要通篇使用大寫字母拼寫或者不區(qū)分大小寫，因為這樣既破壞英文寫作的基本規(guī)范，又影響讀信者對信件內(nèi)容的理解。

寫信者還要設(shè)身處地考慮收件人的感情、希望和要求，即要換位思考，既表現(xiàn)出禮貌與誠意，又極大地提高郵件交流的有效性。在電子郵件中開門見山地感謝對方及時來信，或者贊賞對方對自己觀點的理解是很有必要和很常見的。英文電子郵件的正文部分要層次清晰，措辭準確。為此，回復(fù)郵件時要逐一回答問題，而且有必要用一個自然段集中回答一個問題，并將次級問題在段內(nèi)用數(shù)字或者符號標注。同樣的，提出問題要主次分明，表達準確。如果期待對方及時回信，就要在正文結(jié)尾部分不吝言辭，表達出該想法。雖然如此，出于高效性和簡潔性的原則要求，英文電子郵件的正文部分一般不要超過三個自然段。如果內(nèi)容過于龐雜，就可以使用附件。

從行文風(fēng)格來說，雖然電子郵件通常會少了些細膩的情感表達，但為了從整體上傳達出語氣溫和、待人誠懇禮貌的特點，書寫英文電子郵件時要不吝使用“Please”“thank you”之類的禮貌用語。除了致謝之外，在結(jié)尾部分直接表達歉意，或者委婉表明希望對方諒解，或者對對方的諒解表示感謝都是電子郵件中十分常見的內(nèi)容。電子郵件的署名部分既可以使用傳統(tǒng)英文信件中常用的“Yours sincere/faithfully”，“Sincerely”引入，又常以“Best regards”，“Warm regards”，“Thanks again”等傳遞給對方問候、祝愿、感激等。

在署名時，寫信者可以根據(jù)個人關(guān)系親疏和信件的正式程度簽署全名，也可以只簽名字。如果需要表明性別就要在姓名后面注明（Mr./Ms.）。如果寫信人代表的是一個組織或部門，就應(yīng)在名字下一行寫上自己的職位和所屬部門。

書寫電子郵件是現(xiàn)代生活的基本內(nèi)容，但是，電子郵件書寫能力和一個人的思維邏輯、語言水平、生活閱歷甚至性格態(tài)度都緊密相關(guān)。書寫高質(zhì)量的電子郵件不僅要有較高的英語語言水平，更要凸顯電子郵件短小精悍、實用性和高效性的特點。學(xué)習(xí)書寫電子郵件需要充分的生活積累和實踐練習(xí)，這是當今大學(xué)生英語寫作練習(xí)和生活實踐的重要內(nèi)容。