丁洪瓊

新時(shí)期航空企業(yè)檔案工作運(yùn)行機(jī)制研究的總體目標(biāo)就是要促使檔案館不斷調(diào)整思想和方法，以全新的理念駕馭檔案工作的重大變革，研究適應(yīng)航空企業(yè)檔案工作發(fā)展的完善的組織、制度、工作流程和保密安全體系，搭建成熟實(shí)用的集成管理平臺(tái)，構(gòu)筑特色服務(wù)機(jī)制，促進(jìn)檔案信息服務(wù)向數(shù)字化、專業(yè)化和知識(shí)化的三化轉(zhuǎn)型，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案專業(yè)自身的建設(shè)與發(fā)展，使之更好地為本單位可持續(xù)發(fā)展提供強(qiáng)有力的基礎(chǔ)管理和檔案信息資源保障。

一、提煉全新理念，引領(lǐng)檔案工作運(yùn)行機(jī)制創(chuàng)新

思想現(xiàn)代化是管理現(xiàn)代化的前提，任何工作的跨越和創(chuàng)新，都必須有一個(gè)嶄新而有創(chuàng)意的思想觀念作前導(dǎo)。在筆者所在的中航工業(yè)成都所（以下簡(jiǎn)稱成都所）檔案工作運(yùn)行機(jī)制創(chuàng)新研究與實(shí)踐互動(dòng)中，檔案館確立“發(fā)掘信息資源，共享人類智慧”的信息管理核心理念，奠定檔案工作的發(fā)展基礎(chǔ)；確立“主動(dòng)作為，堅(jiān)持檔案工作服務(wù)型號(hào)研制為第一要?jiǎng)?wù)”的檔案工作核心理念，突出檔案工作的自身定位和企業(yè)特色；確立“理念先行、需求引領(lǐng)、轉(zhuǎn)型推動(dòng)”的工作方式核心理念，轉(zhuǎn)變檔案工作的實(shí)踐方式；確立“數(shù)字化、專業(yè)化和知識(shí)化”的發(fā)展方向核心理念，推動(dòng)檔案工作實(shí)現(xiàn)新跨越。面對(duì)工作對(duì)象和環(huán)境的變化，檔案館在思想觀念上進(jìn)行積極有效的適應(yīng)性、開拓性調(diào)整，在選擇中繼承，在繼承中創(chuàng)新，以理念引領(lǐng)發(fā)展，逐步從幕后走向前臺(tái)，從后端走向前端，從局部走向全程，從保管走向監(jiān)管和控制，從信息管理走向知識(shí)管理。

二、完善檔案工作體制，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的規(guī)范、導(dǎo)向和約束作用

檔案工作的規(guī)范性和政策性很強(qiáng)，形成者的義務(wù)、利用者的權(quán)利和服務(wù)者的行為都要靠相關(guān)的組織領(lǐng)導(dǎo)、制度和程序來(lái)保證。

1、檔案工作組織建設(shè)研究

按照《檔案法》及其實(shí)施辦法等有關(guān)法規(guī)文件要求，成都所早期成立了館處合一的檔案館，配備了專、兼職檔案工作隊(duì)伍。鑒于單位機(jī)構(gòu)改革和人事變動(dòng)，為便于有效加強(qiáng)全所檔案綜合管理力度，適時(shí)下發(fā)《關(guān)于調(diào)整所檔案管理相關(guān)機(jī)構(gòu)和網(wǎng)絡(luò)成員的通知》，形成了由主管副所長(zhǎng)直接領(lǐng)導(dǎo)、以檔案館為主體、以各部門分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)和專、兼職檔案員為網(wǎng)絡(luò)的檔案工作組織體系，并進(jìn)一步明確了相關(guān)機(jī)構(gòu)、各部門分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)和兼職檔案員的職責(zé)，保持檔案工作組織體系的正常有效運(yùn)行。

在機(jī)構(gòu)調(diào)整過(guò)程中，根據(jù)崗位設(shè)置等實(shí)際情況，一方面，形成了檔案館內(nèi)各檔案管理工作崗位的說(shuō)明書，并進(jìn)行了相應(yīng)的職責(zé)分工，從而進(jìn)一步明確了各崗位的工作職責(zé)、崗位職責(zé)以及對(duì)人員的相關(guān)要求；另一方面，為完整地體現(xiàn)企業(yè)檔案部門的管理職能，取得企業(yè)中其他各相關(guān)部門的支持、配合與協(xié)調(diào)，在企業(yè)各部門調(diào)整并制訂、實(shí)施其崗位職責(zé)時(shí)，有意識(shí)地把有關(guān)檔案資料管理的相關(guān)內(nèi)容納入到他們的崗位職責(zé)中去，明確相應(yīng)的義務(wù)職責(zé)，從而實(shí)現(xiàn)整個(gè)企業(yè)內(nèi)在檔案管理工作方面的高度協(xié)調(diào)與配合。

2、檔案工作制度建設(shè)研究

檔案管理是企業(yè)管理鏈中一個(gè)重要環(huán)節(jié)，其制度應(yīng)涵蓋從文件形成到利用各個(gè)環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容。根據(jù)航空企業(yè)的實(shí)際情況，結(jié)合《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》、《企業(yè)檔案工作規(guī)范》、國(guó)家檔案局10號(hào)令等新要求，成都所創(chuàng)新性地將保密要求融入到各業(yè)務(wù)流程中，強(qiáng)化和規(guī)范檔案工作參與者的責(zé)任和義務(wù)、各門類文件材料的歸檔范圍和保管期限以及基層檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)的構(gòu)建，即規(guī)定做什么，由誰(shuí)做，形成了覆蓋各環(huán)節(jié)、各門類檔案及各分室的管理制度，提出涵蓋電子文件生命周期的數(shù)字檔案館管理制度，為全所各項(xiàng)工作開展提供了強(qiáng)有力的檔案制度保證，使企業(yè)檔案工作有法可依、有章可循。

（1）綜合性檔案業(yè)務(wù)工作管理制度研究

結(jié)合檔案工作業(yè)務(wù)流程需求，提煉歸納在實(shí)際工作中形成和采取的一系列原則、方法，形成了包括檔案工作獎(jiǎng)懲、統(tǒng)計(jì)、借閱利用、輸入輸出、分發(fā)、更改文件材料管理、編研、調(diào)撥、庫(kù)房管理、鑒定銷毀、密級(jí)資料管理等方面的綜合性檔案業(yè)務(wù)工作管理制度。

（2）各門類檔案資料管理制度研究

根據(jù)國(guó)家檔案局和航空工業(yè)檔案館相關(guān)制度要求，結(jié)合自身實(shí)際，對(duì)各門類文件材料的形成、積累、歸檔、整理、著錄標(biāo)引等方面分別制定相應(yīng)的管理規(guī)定，明確了各部門在檔案工作中的責(zé)任和義務(wù)，界定了各門類文件材料的歸檔范圍和保管期限。涵蓋了文書、航空產(chǎn)品、通用標(biāo)準(zhǔn)、科學(xué)技術(shù)研究、設(shè)備儀器、基本建設(shè)、聲像、成果專利、實(shí)物、質(zhì)量、引進(jìn)技術(shù)資料和經(jīng)營(yíng)檔案等常用門類。

（3）數(shù)字檔案館管理制度研究

結(jié)合數(shù)字檔案館建設(shè)要求，研究企業(yè)在信息技術(shù)應(yīng)用和電子業(yè)務(wù)實(shí)施方面的特點(diǎn)，對(duì)數(shù)字檔案館的開展進(jìn)行深入分析和探討，找到了適合現(xiàn)有管理流程的現(xiàn)代化檔案管理模式，形成了促進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)的管理制度，規(guī)范了電子文件從形成、歸檔、整理到利用的全過(guò)程管理。

（4）檔案資料分室管理制度研究

對(duì)各檔案資料分室的建立及其檔案資料管理工作的具體特點(diǎn)進(jìn)行研究，形成了人事檔案、教育檔案、會(huì)計(jì)檔案、審計(jì)檔案、保密檔案、保衛(wèi)檔案、紀(jì)檢監(jiān)察案件檔案等分室檔案管理制度，規(guī)范了各分室檔案資料的管理，形成了門類齊全、制度完善、組織健全的覆蓋全所的檔案工作網(wǎng)絡(luò)。

3、檔案工作業(yè)務(wù)流程建設(shè)研究

為了規(guī)范企業(yè)檔案部門的管理職能行為，便于開展工作并保證其工作質(zhì)量，需要有相應(yīng)的工作流程來(lái)幫助業(yè)務(wù)人員達(dá)到預(yù)定的工作目標(biāo)。在形成檔案工作制度體系的基礎(chǔ)上，對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)工作流程進(jìn)行認(rèn)真梳理，研究制訂了一套完整的具有可操作性的工作程序來(lái)引導(dǎo)檔案工作的順利進(jìn)行，內(nèi)容涵蓋企業(yè)各類檔案資料管理與服務(wù)保障全過(guò)程，是對(duì)制度體系的具體執(zhí)行和補(bǔ)充。

4、檔案工作安全保密建設(shè)研究

建立確保檔案館和人員安全的檔案館應(yīng)急預(yù)案，以及確保工作環(huán)節(jié)符合保密要求的保密二級(jí)制度，確保檔案工作的安全保密與有效服務(wù)。

（1）突發(fā)事件應(yīng)急機(jī)制研究

為建立健全檔案館處置突發(fā)事件應(yīng)急機(jī)制，有效預(yù)防、及時(shí)控制和迅速消除或最大限度減少突發(fā)災(zāi)害事件對(duì)檔案工作人員和檔案資料造成的損害，制定了《檔案館應(yīng)急預(yù)案》，明確了其適用范圍、工作原則、組織機(jī)構(gòu)及職責(zé)、應(yīng)急處理程序以及備災(zāi)工作等有關(guān)內(nèi)容。endprint

（2）檔案館保密二級(jí)制度研究

檔案館作為保密安全要害部門，結(jié)合《保密法》及其實(shí)施辦法和集團(tuán)公司、研究所保密制度的有關(guān)規(guī)定，深入分析檔案工作中的保密注意事項(xiàng)，制定并嚴(yán)格執(zhí)行相應(yīng)的保密二級(jí)制度，包括檔案資料管理、資料打印復(fù)制管理、待銷毀庫(kù)房管理、調(diào)撥分發(fā)管理、信息導(dǎo)入導(dǎo)出、機(jī)器設(shè)備管理和專用資料管理等方面。

三、構(gòu)建特色服務(wù)機(jī)制，以三化轉(zhuǎn)型促進(jìn)檔案工作取得實(shí)效

在當(dāng)前新的發(fā)展趨勢(shì)下，檔案館敏銳體察變化，找準(zhǔn)自身角色定位，主動(dòng)介入，以自我提升應(yīng)對(duì)需求之變，以創(chuàng)新服務(wù)應(yīng)對(duì)角色之變，加強(qiáng)三化轉(zhuǎn)型研究，確保檔案工作有效運(yùn)行，真正實(shí)現(xiàn)檔案工作“服務(wù)”的宗旨。

1、數(shù)字化轉(zhuǎn)型研究

隨著信息技術(shù)的快速推進(jìn)，傳統(tǒng)的檔案管理和利用手段已經(jīng)無(wú)法滿足工作的需要，現(xiàn)代檔案工作和服務(wù)的數(shù)字化要求日益緊迫。為此，成都所檔案館以需求為導(dǎo)向，以用戶為中心，以利用促發(fā)展，著力加快檔案信息化進(jìn)程，全面推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)，打造全所先進(jìn)的信息資源中心，實(shí)現(xiàn)資源數(shù)字化、應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)化和管理信息化，促進(jìn)數(shù)據(jù)的有效管理、信息的快速傳遞和知識(shí)的便捷利用。

2、專業(yè)化轉(zhuǎn)型研究

在專業(yè)化服務(wù)的實(shí)踐中，學(xué)科館員制是成都所推進(jìn)檔案人員與專業(yè)技術(shù)人員相結(jié)合的新嘗試。每位學(xué)科館員一對(duì)一服務(wù)于相應(yīng)專業(yè)和專家，了解該專業(yè)發(fā)展動(dòng)向和專家信息需求，挖掘和搜集信息資源，有針對(duì)性提供檔案資料咨詢解答、學(xué)科/專業(yè)資源推介、動(dòng)態(tài)信息跟蹤報(bào)道及資料翻譯等服務(wù)。每位學(xué)科館員能“向?qū)＜覍W(xué)知識(shí)，在服務(wù)中成長(zhǎng)”，經(jīng)過(guò)積累和沉淀，提升自己的專業(yè)水準(zhǔn)，通過(guò)個(gè)人的成長(zhǎng)帶動(dòng)檔案隊(duì)伍的整體提升，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的專業(yè)化以及檔案人才隊(duì)伍的專業(yè)化。

3、知識(shí)化轉(zhuǎn)型研究

在新時(shí)期知識(shí)化進(jìn)程中，檔案館構(gòu)建了基于單位內(nèi)部局域網(wǎng)、集成多種平臺(tái)與工具的檔案情報(bào)信息服務(wù)綜合保障系統(tǒng)架構(gòu)，實(shí)現(xiàn)了檔案、情報(bào)、圖書等多種信息資源的集成管理、檢索與利用，全面提升企業(yè)綜合信息管理與共享能力，以敏捷、集成服務(wù)快速響應(yīng)知識(shí)管理需求的變化。通過(guò)搭建一個(gè)在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下挖掘與發(fā)揮知識(shí)資產(chǎn)價(jià)值并能夠創(chuàng)造新知識(shí)的集成平臺(tái)，深入開發(fā)、整合并加工各種專業(yè)知識(shí)，實(shí)現(xiàn)知識(shí)資源系統(tǒng)化、有序化，完成知識(shí)有效引導(dǎo)、組織和挖掘，實(shí)施集成知識(shí)檢索與傳遞的知識(shí)管理，提供全面的知識(shí)服務(wù)，促進(jìn)檔案工作不斷取得新的突破和發(fā)展。

（作者單位：中航工業(yè)成都所檔案館）endprint