王文杰

摘 要：工程建設(shè)的文本資料記錄著工程的整個(gè)過程，文本資料管理是工程管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，它是工程竣工驗(yàn)收時(shí)必須遞交的材料，同時(shí)它是施工單位管理水平的重要體現(xiàn)。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，信息化的運(yùn)用提高了建設(shè)工程文本資料的管理水平，但是仍存在一系列的問題。本文主要分析了信息化在工程建設(shè)文本資料管理中的應(yīng)用，從而不斷提高工程建設(shè)文本資料的管理水平。

關(guān)鍵詞：信息化；文本資料管理；工程建設(shè)

中圖分類號(hào)：TU712 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

建設(shè)工程項(xiàng)目的文本資料涉及多個(gè)單位，比如勘察設(shè)計(jì)單位、材料設(shè)備單位、建設(shè)施工單位等。建設(shè)文本資料詳細(xì)記錄了工程建設(shè)的相關(guān)情況，對(duì)后期工作的開展起著重要的作用，比如工程質(zhì)量的評(píng)定、擴(kuò)建工程的準(zhǔn)備等都具有很高的參考利用價(jià)值。因此，必須充分認(rèn)識(shí)到建設(shè)工程文本資料管理的重要性。目前很多建設(shè)工程的管理還是采取傳統(tǒng)的管理手段，即使運(yùn)用了信息化技術(shù)，但是管理水平不高，管理中存在很多的不足，比如管理需求不明確、資料的分類標(biāo)準(zhǔn)模糊、資料的記錄不規(guī)范、信息系統(tǒng)與文本資料不匹配等問題，最終影響建設(shè)工程的文本資料管理水平，對(duì)后期的工程建設(shè)帶來很多問題。因此，建設(shè)工程在運(yùn)用信息化技術(shù)的時(shí)候，一定要有針對(duì)性的解決以上問題，提高資料管理水平。

1 明確建設(shè)工程文本資料管理的需求

很多施工企業(yè)逐漸將信息化運(yùn)用到文本資料的管理中，一定程度上提高了文本資料的管理水平，但是由于施工項(xiàng)目的文本資料非常繁雜，導(dǎo)致管理需求不系統(tǒng)，管理水平比較低。因此，在運(yùn)用信息化技術(shù)的時(shí)候，一定要注意明確建設(shè)工程文本資料管理的需求。具體來講，可以采取“業(yè)務(wù)外包”的方法，即憑借社會(huì)上的第三方人員，但是，這個(gè)第三方人員一定要有良好的實(shí)力，另外，還要對(duì)運(yùn)作規(guī)則掌握得非常熟悉。這樣的第三方人員有很多，比如比較常見的咨詢管理公司、專門研究此類工作的業(yè)內(nèi)研究機(jī)構(gòu)等等，企業(yè)管理人員借助第三方人員的專業(yè)知識(shí)，彌補(bǔ)企業(yè)內(nèi)部信息化管理上存在的不足，共同分析和研究，最終確定建設(shè)工程的文本資料管理的需求。

2 加強(qiáng)文本資料的分工管理工作

建設(shè)工程的文本資料分類比較多，在信息化管理模式下，很多人員對(duì)資料的分類不清晰，很多資料要經(jīng)過多個(gè)職能部門的處理，流程非常復(fù)雜。因此，在運(yùn)用信息化管理手段的時(shí)候，一定要加強(qiáng)文本資料的分工管理工作。首先，需要對(duì)文本資料進(jìn)行分類，確定每份文檔的性質(zhì)；其次，在信息化管理模式下，應(yīng)該確定具體的崗位分工，不同性質(zhì)的文本資料有不同的人員來負(fù)責(zé)，確保每份文本資料都有人負(fù)責(zé)，避免出現(xiàn)交叉管理的現(xiàn)象。對(duì)于現(xiàn)階段的信息化文本資料管理的水平而言，應(yīng)當(dāng)采取“抓兩口，促檔口”的辦法，這里的“兩口”指的是“采集口”和“歸檔口”兩個(gè)方面的內(nèi)容，對(duì)于每個(gè)項(xiàng)目的文本資料處理中流程上的差異問題不必太嚴(yán)格，可以局部忽略，而對(duì)于文本資料的中間管理環(huán)節(jié)要逐步規(guī)范起來，這樣的信息化管理可以進(jìn)一步保證項(xiàng)目文本資料的準(zhǔn)確度，與此同時(shí)還能對(duì)建設(shè)工程的資料采取及時(shí)收集的措施，后期的責(zé)任也能真正落實(shí)到每個(gè)人身上。

3 進(jìn)一步規(guī)范文本資料的分類標(biāo)準(zhǔn)

由于工程建設(shè)的文本資料種類繁多，容易導(dǎo)致資料管理交叉或遺漏的問題。因此，必須要進(jìn)一步規(guī)范文本資料的分類標(biāo)準(zhǔn)，便于后期資料的管理。這里的分類可以綜合考察工程的特點(diǎn)以及資料的相關(guān)內(nèi)容，確定好資料的分類。一般來講，建設(shè)工程的資料等分類標(biāo)準(zhǔn)比較多，比如根據(jù)資料記錄內(nèi)容上進(jìn)行劃分，將資料分為技術(shù)文本資料、施工人員資料等，還可以根據(jù)項(xiàng)目的不同階段進(jìn)行劃分，比如設(shè)計(jì)階段的資料、施工階段的資料、竣工階段的資料等，明確資料的分類標(biāo)準(zhǔn)，這樣的信息化管理才能有效提高建設(shè)工程的文本資料管理水平。

4 不斷提高文本資料記錄規(guī)范化水平

建設(shè)工程文本資料信息化管理模式下，必須要嚴(yán)格把控好資料的記錄，包括記錄的內(nèi)容、記錄的過程、記錄的規(guī)范化等，處理好每個(gè)細(xì)節(jié)，如果資料的記錄不規(guī)范，可能會(huì)對(duì)后期的文本資料的管理產(chǎn)生不好的影響。比如在信息化管理模式下，一般先要將原始的文本資料輸入到相關(guān)的信息系統(tǒng)中，如果時(shí)間界定沒有處理好，很有可能影響后期的歸檔規(guī)范化問題。比如有的人在記錄建設(shè)工程的文本資料時(shí)，先完成所有的簽字記錄后再將資料輸入到信息系統(tǒng)的，而有的人則是先將文本資料輸入到信息系統(tǒng)中，然后再打印出來，再要求相關(guān)人員進(jìn)行簽字，這樣不同的記錄程序就會(huì)影響書面文檔與系統(tǒng)數(shù)據(jù)的一致性問題，而且還會(huì)影響到建設(shè)工程文本資料后期的管理。因此，一定要處理好文本資料記錄規(guī)范化問題。

5 處理好文本資料集成化問題

對(duì)建設(shè)工程實(shí)施信息化管理模式，最終是為了提高資料管理水平。但是現(xiàn)在建設(shè)工程的信息化管理水平不高，很多的信息系統(tǒng)不匹配。因此，建設(shè)工程的文本資料管理一定要處理好文本資料的集成化問題，在所建立的信息系統(tǒng)中，可以根據(jù)相關(guān)的條件對(duì)資料進(jìn)行查找，實(shí)現(xiàn)各類信息的集成問題。

6 強(qiáng)化文本資料管理標(biāo)準(zhǔn)

建設(shè)工程的文本資料的管理標(biāo)準(zhǔn)，主要分為兩種，一種是行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，比如建設(shè)工程中涉及到的各行各業(yè)中關(guān)于資料管理的標(biāo)準(zhǔn)；另一種就是企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，即建設(shè)工程中文本資料在不同的企業(yè)中的標(biāo)準(zhǔn)，通過強(qiáng)化文本資料的標(biāo)準(zhǔn)，逐步加強(qiáng)信息化資料管理的效率。這里還需要不斷優(yōu)化項(xiàng)目的管理流程，促進(jìn)每個(gè)環(huán)節(jié)資料管理的流程規(guī)范化。另外，這里的文本資料標(biāo)準(zhǔn)化一定要結(jié)合信息化管理的特點(diǎn)，協(xié)調(diào)好兩者之間的關(guān)系。

結(jié)語

為了提高信息化技術(shù)對(duì)建設(shè)工程文本資料的管理水平，必須要明確建設(shè)工程文本資料管理的需求，加強(qiáng)文本資料的分工管理工作，進(jìn)一步規(guī)范文本資料的分類標(biāo)準(zhǔn)，處理好文本資料集成化問題，強(qiáng)化文本資料管理標(biāo)準(zhǔn)。只有這樣，才能不斷提高建設(shè)工程文本資料的管理水平，不斷加強(qiáng)工程項(xiàng)目的管理。

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