田紹敏

隨著高等教育的快速發(fā)展和網(wǎng)絡信息化的快速推進，檔案的電子化管理，檔案信息數(shù)字化，是檔案工作中的一個新課題，它面臨一些不可回避的新問題，它是在檔案工作初步實踐中的一個新生物，雖然還存在一些有待解決的問題，但我們不能不承認，電子檔案的管理，在檔案現(xiàn)代化管理中不僅減輕了勞動程度，而且極大地提高了工作效率，隨著現(xiàn)化化進程的不斷深入，檔案管理軟件系統(tǒng)的不斷開發(fā)，電子文件檔案的管理將在現(xiàn)代的檔案管理工作中發(fā)揮出它應有的作用。

關鍵詞：高校；教學檔案；數(shù)字化

1 教學檔案數(shù)字化建設的問題

1.1 檔案數(shù)字化

隨著計算機技術、掃描技術、OCR技術、數(shù)字攝影技術（錄音、錄像）、數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術、存儲技術的發(fā)展而產生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的教學檔案資源轉化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，通過互聯(lián)網(wǎng)進行聯(lián)機檢索和閱讀，實現(xiàn)資源共享。檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設最基礎的工作。

1.2 電子檔案原件的真實性問題

電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡。在使用計算機形成文件材料的過程中，擬稿者無法留下自己的筆跡，單位負責人也無法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā)，日后難以確定該份材料是否具有真實性和權威性。即使有人出于自己的目的將軟盤中存的內容進行了刪改，也難以發(fā)現(xiàn)和確定。

1.3 電子檔案內容的保密性問題

用 網(wǎng)絡 的任何終端設備都能索取到存儲在網(wǎng)絡某一個設備上的電子文件。另一方面，一個終端上的電子文件也可同時發(fā)給若干個網(wǎng)絡終端。這對于在一段時間需保密的內容或限制提供利用的內容的安全保密問題，帶來了極大的威脅。

1.4 電子檔案保管的長久性問題

隨著辦公自動化的不斷深入，好多單位將會實現(xiàn)無紙辦公，所有的情況、決策、信息存儲在網(wǎng)絡中，人們只要操作一下鍵盤就可以得到所需的信息。這種方法確實為檔案的歸檔存儲簡化了程序，也方便了利用，但是一旦網(wǎng)絡突然癱瘓或被毀，如出現(xiàn)“黑客”問題，遇到病毒問題或其它方面的故障，電子文件可能會在一瞬間同時消失，造成難以彌補的損失。

1.5 檔案管理軟件的統(tǒng)一性問題

計算機軟件研制大大落后于硬件的發(fā)展 ，遠不適應各方面存儲的需要。檔案系統(tǒng)各地區(qū)之間、單位之間不使用統(tǒng)一的軟件，勢必會影響到互相之間的利用以及全國的聯(lián)網(wǎng)。

由于現(xiàn)代高等教育體制和教學改革，各高校都在致力于提升辦學水平，彼此之間存在著激烈的競爭。各高校都在采取各種形式各種方法宣傳以期擴大學校的知名度和影響力，紛紛興建校史館、編纂校史，強調檔案要為學校、學生和社會服務。為此，檔案館根據(jù)學校 發(fā)展 要求和社會發(fā)展趨勢加強了收集整理和編研工作，使檔案館成為宣傳學校的窗口陣地；同時進行信息化建設，用現(xiàn)代技術手段高效地完成傳統(tǒng)手工服務的方法難于應付的大量的查詢服務工作，如黨政日常工作中檔案材料的查考、畢業(yè)生學籍證明、學歷學位認證、成績翻譯、人事檔案補充材料等，檔案服務的成效日益為高校所認同；新的形勢對檔案人才也提出了要求，一是檔案館要增加編制，滿足檔案工作深入發(fā)展和檔案規(guī)模擴大的需要，二是檔案館要加強人才培訓和繼續(xù)教育，形成合理的知識結構，掌握最新專業(yè)技術和理念。

2 教學檔案數(shù)字化管理的優(yōu)點

2.1 便捷實現(xiàn)多種媒體信息存儲和傳遞

電子檔案可同時將文字、聲音、影像等內容集成保存， 并可借助計算機實現(xiàn)任意組合編輯，極大增加了檔案的編輯性、可讀性、可視性，豐富了檔案的內容。

2.2 信息存儲容量大

電子檔案體積小但存儲容量大。一張CD-ROM光盤可存儲650 Mb，相當于30萬漢字的圖書1000冊、35萬張A4打印紙上的文字信息或10萬張圖形信息。

2.3 便捷實現(xiàn)檢索瀏覽

電子文獻由于具有全文數(shù)據(jù)庫的結構和相應的按自身邏輯關系組織成相互聯(lián)系的網(wǎng)狀結構，通過數(shù)據(jù)庫、檢索軟件等技術，借助某些關鍵詞，能夠便捷的查找所需要的資料， 大大方便了用戶檢索，提高了檢索效率，免除了翻閱、查找實體檔案的繁瑣。在教學檔案管理網(wǎng)絡平臺上，檔案管理人員還可通過網(wǎng)絡完成檔案的收集、整理、歸檔和提供利用；利用者亦可以足不出戶地遠程訪問檔案材料，網(wǎng)上下載檔案信息，或遠距離、高速度的傳輸，真正實現(xiàn)了信息資源的共享。

2.4 提高了教學檔案的利用率

在網(wǎng)絡環(huán)境下電子檔案可被多人在不同地域同時訪問、瀏覽、下載，同一份電子檔案可同時為不同的用戶服務，大大提高了檔案的利用率。

3 建議采取的對策

3.1 盡快培養(yǎng)精通計算機技術的檔案專業(yè)人才

培養(yǎng)一批既懂檔案業(yè)務又精通計算機專業(yè)知識的人才已是檔案部門的當務之急。當前要在加強全員計算機知識培訓的同時，通過招考、送出去深造等渠道選拔、培養(yǎng)高、精、尖計算機管理應用人才，使他們不僅精通計算機技術而且熟悉檔案業(yè)務，熱愛檔案事業(yè)；不僅會操作而且會設計程序，能夠開發(fā)軟件。

3.2 建立健全維護 電子 文件真實和安全的法規(guī)

在電子文件的形成、處理、歸檔，電子檔案的保管、利用等各個環(huán)節(jié)，信息都有被更改、丟失的可能性，即使擁有完善的信息安全技術，也需要有相應的管理措施來保證其得以實施。因此，建立健全相關法規(guī)和管理制度，對于維護電子檔案的原始性、真實性，保證其安全具有重要的意義。要通過 法律 形式將電子檔案的保管和利用標準規(guī)定下來，使人們能夠自覺地遵守這些規(guī)定。同時要通過立法確認電子文件、電子檔案的法律憑證作用，確保國家檔案行政管理部門依法管理電子文件和電子檔案。

3.3 制定 科學 、合理、嚴密的電子檔案工作標準和規(guī)范

隨著電子文件的大量產生，迫切需要建立一套科學、合理、嚴密的電子檔案管理標準和規(guī)范。將電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔工作和分類、排列、保存方式，用標準和規(guī)范確定下來，使電子檔案從誕生之初就得以科學、有序、規(guī)范地管理，這是擺在檔案部門面前的一項重大課題，也是迫切需要解決的基礎性工作。

3.4 研制開發(fā)數(shù)據(jù)格式標準統(tǒng)一、可以互相兼容的檔案管理軟件

辦公自動化的廣泛實現(xiàn)，信息高速公路的建成，對傳統(tǒng)的檔案工作是一次巨大的沖擊，必將促使檔案工作從管理方式和管理手段上進行一次徹底革命。檔案部門要盡快認清形勢，采取有力措施，從工作重點和方式上來一次大轉變，從人才和技術力量上來一次大儲備，以勇敢地應對信息時代的挑戰(zhàn)。

高校檔案工作的重要性早已在《高等學校檔案管理辦法》中得到體現(xiàn)，在現(xiàn)實中，也逐漸被各高校所認識和重視，很多高校檔案館的辦館條件得到改善，如新建獨立的館舍，更新設備，加大經(jīng)費投入，注重檔案人才培養(yǎng)；檔案館應充分利用收集指導、培訓和展覽等各種途徑宣傳檔案意識，充分利用較好的辦館條件，扎實做好檔案基礎工作，努力開發(fā)檔案信息資源，為學校的管理建設服務，為社會服務。如此則高校的管理建設與檔案工作構成良性循環(huán)，二者之間的關系越來越密切，相互促進，最終達到提升高校辦學水平的目標。

參考文獻

[1]張照余.檔案信息網(wǎng)絡化建設[M].中國檔案出版社.2001： 94-99

[2]《高等學校檔案管理辦法》（教育部、國家檔案局令[2008]第27號）