杜婷

摘 要：基于企業(yè)發(fā)展及提升其人力資源管理水平的需要，通過對(duì)企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀分析，從意識(shí)、制度、人員等方面探討加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理工作、有效利用人事檔案的可行措施。

關(guān)鍵詞：企業(yè)人事檔案；管理；人事檔案利用

企業(yè)人事檔案是企業(yè)生產(chǎn)、管理過程中形成的員工反映和記錄員工人生軌跡的材料，是記載員工個(gè)人教育背景、工作經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等信息的文件材料或電子介質(zhì)，在企業(yè)調(diào)配、選拔、任用和考核員工過程中起著依據(jù)、參考和憑證的作用。然而，隨著現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和技術(shù)變革，人事檔案管理現(xiàn)狀不容樂觀，已不能滿足企業(yè)發(fā)展的需要。如果提高人事檔案管理水平已成為企業(yè)人力資源管理工作中不能忽視的問題。

1 企業(yè)人事檔案管理現(xiàn)狀分析

1.1 重視不足

長(zhǎng)期以來，人事檔案只存在于國(guó)家政府機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和國(guó)有企業(yè)之中，在一般企業(yè)中多流于形式。人事檔案管理作為企業(yè)的非生產(chǎn)性行為，很容易使企業(yè)管理者進(jìn)入一個(gè)誤區(qū)：人事檔案并不能為企業(yè)提供產(chǎn)出，而且耗費(fèi)人力、物力、財(cái)力，只要可以保障人員調(diào)配的基本運(yùn)轉(zhuǎn)即可。從而，企業(yè)就不可避免的忽視了人事檔案管理工作。另外，未能有效利用人事檔案信息支持企業(yè)管理和生產(chǎn)工作，不能發(fā)揮其應(yīng)有作用也是造成企業(yè)忽視人事檔案管理工作的重要原因之一。

1.2 材料收集片面

企業(yè)各種行為的根本目的是盈利，基于成本控制等因素考慮，企業(yè)往往只收集與其管理和生產(chǎn)行為有直接關(guān)系的人事檔案信息，這是導(dǎo)致企業(yè)人事檔案材料收集片面的主要原因。缺乏有效的收集管理制度是企業(yè)材料收集片面的制度原因。相對(duì)于西方企業(yè)，我國(guó)企業(yè)人事檔案管理方式多沿襲舊的檔案管理模式，沒有完善的、系統(tǒng)的人事檔案收集管理制度，而且現(xiàn)有制度也沒有得到有效地執(zhí)行。人事檔案收集管理制度的缺失，導(dǎo)致材料收集過程中容易出現(xiàn)權(quán)責(zé)不清、主觀片面、被動(dòng)和不及時(shí)等情況。例如，人事檔案材料收集歸屬部門或人員變動(dòng)，先后收集的人事檔案材料可能參差不齊，缺乏全面性、系統(tǒng)性、一貫性。

1.3 內(nèi)容有失實(shí)質(zhì)作用

目前，企業(yè)人事檔案很難客觀反映員工全面信息：一方面，企業(yè)對(duì)員工的評(píng)價(jià)和鑒定材料內(nèi)容簡(jiǎn)單空泛、形式單一，側(cè)重于政治表現(xiàn)又套話、虛話多，很難起到參考和依據(jù)的作用。另一方面，因?qū)W歷、經(jīng)歷等信息造假導(dǎo)致人事檔案信息失真現(xiàn)象屢禁不絕，人事檔案管理人員又缺乏行之有效的方法鑒別信息真真?zhèn)巍Ｐ畔⑹д嬉灾缕髽I(yè)無法正確評(píng)價(jià)員工?；谏鲜鰞煞矫嬖?，人事檔案內(nèi)容無法有效的在企業(yè)調(diào)配、選拔、任用和考核員工過程中起依據(jù)、參考和憑證的作用，有失其實(shí)質(zhì)作用。

1.4 利用不足

“保存檔案的最終目的是利用，檔案如果沒有被利用，那么也就沒有價(jià)值”。在企業(yè)中，人事檔案管理多注重保管而不是開發(fā)利用，并沒有起到檔案服務(wù)的作用：一方面，人事檔案材料收集、整理后束之高閣，乏人問津；另一方面，企業(yè)調(diào)配、選拔、任用、考核員工需要詳實(shí)的參考資料，卻常常面臨無信息可依的尷尬。另外，企業(yè)對(duì)人事檔案的利用多局限于員工的身份、學(xué)歷、工齡等信息，如人事證明，而不是為企業(yè)開展干部?jī)?chǔ)備、培養(yǎng)開發(fā)等提供信息支持。

1.5 信息化程度低

隨著計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，信息化已成為現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的主流，現(xiàn)代人事檔案工作的發(fā)展也要求人事檔案管理工作必須信息化。將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于人事檔案管理工作已成為現(xiàn)代企業(yè)管理的發(fā)展潮流。當(dāng)前企業(yè)人事檔案信息的載體絕大部分還是采用紙質(zhì)材料，僅有小部分采用光盤、移動(dòng)硬盤等。同時(shí)，記錄于紙質(zhì)材料上的內(nèi)容很少錄入計(jì)算機(jī)，或簡(jiǎn)單錄入，并沒有采用現(xiàn)代人事管理軟件對(duì)信息進(jìn)行歸集、整理、分析，因而不能實(shí)現(xiàn)信息的資源共享和高效利用。

2 加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理的措施

2.1 轉(zhuǎn)變意識(shí)，提高對(duì)人事檔案管理工作的重視程度

人事檔案管理工作并不直接作用于企業(yè)產(chǎn)出，而是通過有效的利用對(duì)企業(yè)的發(fā)展提供支持。因此，只有使企業(yè)認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的這種潛在作用，才會(huì)增強(qiáng)對(duì)人事管理工作的重視。企業(yè)可以采用人事檔案知識(shí)普及、作用宣貫等方式，轉(zhuǎn)變企業(yè)管理人員和員工對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，尤其是增強(qiáng)企業(yè)高層管理人員對(duì)人事檔案管理工作的支持，真正做到把人事檔案管理工作作為企業(yè)管理中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)來實(shí)施。

2.2 完善人事檔案管理制度，增強(qiáng)人事檔案管理工作的規(guī)范性

企業(yè)人事檔案管理制度是建立首先必須適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和國(guó)家人事制度改革的要求，其次應(yīng)該服務(wù)于企業(yè)發(fā)展目標(biāo)。企業(yè)人事檔案管理制度是對(duì)企業(yè)人事檔案收集、審核、歸檔、利用等工作的規(guī)范，它使人事檔案管理工作有制度可依、依制度以獎(jiǎng)懲。此外，在實(shí)現(xiàn)人事檔案全面性、現(xiàn)實(shí)性、真實(shí)性、動(dòng)態(tài)性、機(jī)密性的同時(shí)，堅(jiān)持以人為本的理念，建立人事檔案定期檢查、考核制度，并將人事檔案管理納入企業(yè)績(jī)效考核工作中，促進(jìn)人事檔案管理人員自主提高工作的規(guī)范性。

2.3 確保內(nèi)容真實(shí)，強(qiáng)化人事檔案的實(shí)用性

內(nèi)容真實(shí)是人事檔案發(fā)生積極作用的基礎(chǔ)。企業(yè)應(yīng)在原有人事檔案基礎(chǔ)上核查現(xiàn)有信息，去假存真、補(bǔ)齊缺失并定期動(dòng)態(tài)更新檔案信息。此外，在企業(yè)人事檔案管理工作中應(yīng)盡量避免內(nèi)容雷同、形式單一，體現(xiàn)員工的個(gè)性。其中，尤為重要的是全面、客觀的對(duì)員工的能力、業(yè)績(jī)進(jìn)行評(píng)價(jià)，從而為企業(yè)調(diào)配、選拔、任用和考核員工提供信息支持。

2.4 重視人事檔案信息化，提高人事檔案利用率

實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化是企業(yè)對(duì)人事檔案信息需求日漸增強(qiáng)的客觀需求，這就要求提高人事檔案管理工作效率，保障人事檔案信息的時(shí)效性、準(zhǔn)確性、完整性。人事檔案信息化是通過現(xiàn)代計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和管理過程的網(wǎng)絡(luò)化，利用人事檔案管理軟件對(duì)人事檔案信息進(jìn)行整理、分析、共享和存儲(chǔ)等。實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化，需要企業(yè)做到以下幾點(diǎn)：

企業(yè)，尤其是企業(yè)高層管理人員對(duì)人事檔案信息化的支持。人事檔案信息化是一項(xiàng)系統(tǒng)性的復(fù)雜工作，需要一定的人員、資金和設(shè)備。只有得到企業(yè)尤其是企業(yè)高層管理人員的支持，促使企業(yè)全體達(dá)成共識(shí)，才能確保各項(xiàng)工作有序開，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化。

提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)。與傳統(tǒng)人事檔案管理工作不同，人事檔案信息化對(duì)人事檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)具有更高的要求。在具備基本的檔案管理知識(shí)之外，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化還要求人事檔案管理人員具備計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)操作知識(shí)、軟件應(yīng)用知識(shí)和數(shù)據(jù)分析知識(shí)。但另一方面，人事檔案信息化相對(duì)紙質(zhì)檔案信息具有可編輯、易傳輸?shù)奶攸c(diǎn)，為保障信息的真實(shí)性、完整性、秘密性，必然要求人事檔案管理人員具備較高的職業(yè)道德水平，避免出現(xiàn)信息泄露、作假等負(fù)面現(xiàn)象。

建立一套行之有效的人事檔案數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)。人事檔案數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的必要手段。人事檔案原始材料是人事檔案數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)建立的信息來源，通過錄入原始信息，利用信息系統(tǒng)完成人事檔案信息的歸集、整理、分析和共享，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，提高人事檔案管理效率。

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